Kenttäpalvelun hallintaohjelmisto työnohjauksesta laskutukseen

Mikä on kenttäpalvelun hallintaohjelmisto?

Kenttäpalvelun hallinta on sitä arkista työtä, jolla pidetään pyörimässä keikat, jotka tehdään muualla kuin omalla konttorilla. Asiakas soittaa, joku päättää kuka asentaja lähtee ja milloin, asentaja tarvitsee osoitteen ja oikeat varaosat, ja kun työ on tehty, jonkun pitää laskuttaa se. Kenttäpalvelun hallintaohjelmisto pitää kaiken tämän yhdessä paikassa sen sijaan, että se olisi hajallaan tussitaululla, kahdessa taulukossa ja puhelimessa, joka ei lakkaa soimasta.

Jokaisen keikan takana on neljä kysymystä. Kuka lähtee, milloin, millä ja mitä kohteessa oikeasti tapahtui. FSM-järjestelmä, joka vastaa niihin kunnolla, eläköittää paperisen työmääräimen, viestiketjun jossa asentajat raportoivat, ja illan soittokierroksen jolla työnjohtaja yrittää koota päivän kasaan.

Shifton on rakennettu keikan eikä kalenteriruudun ympärille. Työnjohtaja seuraa jokaista ryhmää elävältä kartalta. Asentaja avaa sovelluksen ja löytää osoitteen, asiakashistorian, tarkistuslistan ja varaosalistan valmiina. Konttorilla nähdään tilojen muuttuvan työn aikana eikä seuraavana aamuna, joten myöhässä oleva keikka huomataan yhdeltätoista eikä kuudelta illalla. Jo pelkästään tämä poistaa suurimman osan konttorin ja kentän välisistä puheluista, ja juuri niihin huoltotiimit hukkaavat iltapäivänsä.

Shifton toimii tänään yli 100 maassa ja 41 kielellä. Tiimit ovat kahdesta asentajasta useaan sataan. Sama FSM-järjestelmä kantaa kahden pakettiauton porukan ja valtakunnallisen urakoitsijan, koska moduulit kytketään päälle erikseen.

Suunnittelu, työnjako ja työmääräimet

Töiden suunnittelu ja jakaminen

Suunnittelutaulu on kalenteri, jossa keikat siirretään raahaamalla. Osoita työ asentajalle vetämällä se hänen kohdalleen, tai anna automaattijaon valita lähin pätevä tekijä osaamisen, sijainnin ja kuormituksen perusteella. Kiireelliset keikat merkitään ja ohjataan ensin. Töiden jako lakkaa riippumasta siitä, kuka muistaa mitäkin.

Suunnittelu lakkaa olemasta muistiharjoitus. Useimmat yritykset alkavat etsiä suunnitteluohjelmistoa yhdessä tietyssä hetkessä: kaksi hätäkeikkaa osuu samaan tuntiin, eikä kukaan osaa sanoa ääneen kuka on vapaana. Työnjaon ohjelmisto paikkaa sen aukon tekemällä vapaana olosta näkyvää muistettavan sijaan. Suunniteltu työ menee kalenteriin samalla tavalla viikkoja etukäteen, jolloin neljännesvuosihuolto seisoo suunnitelmassa eikä jonkun päässä.

Työmääräinten hallinta

Jokaisesta keikasta tulee jäsennelty sähköinen työmääräin, joka kantaa omaa historiaansa: kuka loi, kuka otti vastaan, mitä tehtiin, mitä materiaalia meni, kauanko kesti. Asentaja päivittää sen kohteessa, liittää kuvat ennen ja jälkeen ja ottaa allekirjoituksen. Esimiehet saavat työn seurannan juoksematta papereiden perässä.

Sähköinen työmääräin katkaisee myös kiistat. Kun asiakas väittää, ettei käyntiä koskaan tehty tai että korjattiin väärä laite, aikaleimat ja kuvat muuttavat sen kahden minuutin hauksi.

Lomakkeet, tarkistuslistat ja dokumentointi

Digitaaliset työlomakkeet korvaavat kansion ja kynän. Rakenna se tarkistuslista, jota oma alasi oikeasti tarvitsee, tee kriittisistä kentistä pakollisia, eikä asentaja saa keikkaa kiinni täyttämättä niitä. Turvallisuustarkastukset, mittarilukemat, laitteiden sarjanumerot ja asiakkaan kuittaus päätyvät samaan tietueeseen, haettavaan ja minuutilleen ajoitettuun.

Mobiilipuoli: asentajat, seuranta ja työ ilman verkkoa

Järjestelmän mobiilipuolta asentajat koskettavat joka tunti, ja työkalu tuomitaan sen perusteella paljon ankarammin kuin minkään konttorilla tapahtuvan perusteella. Asentajan mobiilisovellus toimii iOS- ja Android-laitteilla ja kantaa mukanaan aikataulun, keikan tiedot, navigoinnin ja asiakasmuistiinpanot. Offline-tila painaa enemmän kuin useimmat esittelyt myöntävät. Kellarit, hissikuilut, teollisuusalueet, maaseudun tiet: kenttä katoaa, ja keikka pitää silti saada kiinni. Shifton pitää muutokset laitteella ja lähettää ne sillä sekunnilla, kun yhteys palaa, joten kaksi tuntia konehuoneessa viettänyt asentaja ei naputtele mitään uudelleen illalla.

Työmaan sijainninhallinta asettaa ryhmän kartalle. Reaaliajassa. Seuranta tallentaa reitin, pysähdykset ja ajan jokaisessa kohteessa, ja kun hätäkeikka tulee, työnjohtaja näkee kuka on oikeasti lähellä sen sijaan että arvailisi. Reittien optimointi käyttää samaa dataa. Vähemmän ajoa käyntien välillä, ja saapumisikkuna, jonka varaan asiakas voi suunnitella päivänsä epämääräisen iltapäivän sijaan.

Sen tietäminen, kenellä on pätevyys mihinkin, on puolet kenttätiimin johtamisesta. Osaamiset ovat asentajan kortilla, palvelualueet ovat kartalla, ja yksi klikkaus lähettää lähimmän, jolta löytyy molemmat. Työnjohtajan ei tarvitse enää pitää sitä taulukkoa päässään.

Laskutus, sopimukset ja varaosat

Rahassa ratkeaa, maksaako kenttäohjelmisto itsensä takaisin vai ei. Huoltotöiden laskutus rakentaa asiakirjan suoraan valmiista keikasta: työtunnit, käytetyt osat, matka, verot ja mahdolliset lisärivit, yrityksen tiedot ja logo valmiiksi paikallaan. Laskutus työmääräimestä poistaa uudelleennaputtelun, joka yleensä syö päivän tai kaksi jokaisella laskutuskierroksella, ja maksun ottaminen kohteessa antaa asentajan sulkea sekä keikan että laskun samalla käynnillä.

Huoltosopimusten laskutus kulkee samojen asiakirjojen kautta: käynti on keikka, keikka tuottaa laskun, ja sopimuksen hinnat pysyvät sellaisina kuin ne asetit.

Varaosien hallinta tukkii toisen vuodon. Varasto ja autojen saldot ovat yhdessä rekisterissä: mitä missäkin varastossa on, mitä kussakin autossa on, mitä otettiin ulos, mitä palautui, mitä siirtyi autosta toiseen. Vähissä oleva saldo näkyy ennen kuin se pysäyttää keikan eikä vasta sen jälkeen.

Ennakoiva huolto muuttaa reagoivan työn ennustettavaksi liikevaihdoksi, ja se on tavallista suunnittelua tehtynä ajoissa: pistä kauden tarkastukset taululle ennen kuin kausi alkaa, jaa ne alueittain, ja kalenteri lakkaa olemasta jono hätätapauksia.

Ketkä käyttävät kenttätyön ohjelmistoa

Jokainen yritys, joka lähettää ihmisiä asiakkaiden osoitteisiin, tarvitsee huoltoyrityksen ohjelmiston, kutsuttiin alaa millä nimellä tahansa. Alla olevat toimialat pyörivät samalla ytimellä, kukin niillä moduuleilla, joita ala oikeasti käyttää.

• LVI-yritykset hoitavat asennukset, kausihuollot ja hätäkeikat yhdeltä taululta
• Putkiasentajat ja sähköasentajat sovittavat saman päivän hätätyöt suunnitellun työn rinnalle
• Siivousyritykset reitittävät ryhmiä useaan kohteeseen päivässä
• Tuholaistorjunta aikatauluttaa kausikäsittelyt ja kirjaa käytetyt aineet kohteittain
• Viherrakentajat ja rakennusliikkeet sovittavat yhteen ryhmät, kaluston, aliurakoitsijat ja toimitusikkunat
• Teleoperaattorit ja paikan päällä tehtävä IT-tuki hallitsevat asennukset, korjaukset, tiketit ja jokaisen takana olevan laiterekisterin
• Kiinteistönhallinta ja terveydenhuollon laitehuolto pitävät vaatimustenmukaisuuden kirjaukset kiinni jokaisessa käynnissä

Ohjelmiston pitää taipua alaan eikä toisin päin. Työlomakkeet, tilat ja palvelutyypit määrität itse, ja siksi sama alusta palvelee viiden auton putkiliikettä ja valtakunnallista LVI-toimijaa. Koko lista yltää yli sataan alaan toimialasivulla.

Mikä muuttuu siirtymän jälkeen

Hyöty näkyy neljässä mitattavassa kohdassa.

Vasteaika lyhenee, koska työnjohtaja tietää aina kuka on lähimpänä ja vapaana. Shiftonin asiakkaat kertovat keskimääräisen vasteajan pudonneen 40% siirtymän jälkeen.

Ensimmäisellä käynnillä valmiiksi saatujen töiden osuus nousee heti, kun asentaja saapuu oikean osan, koko kohdehistorian ja paikan laitteeseen sopivan tarkistuslistan kanssa. Jokainen paluukäynti maksaa kahdesti: toinen ajo polttoaineineen ja tunteineen, ja asiakas joka joutuu ottamaan toisen aamupäivän vapaaksi päästääkseen jonkun sisään. Kymmenen asentajan tiimissä kymmenen prosenttiyksikköä tässä luvussa on arvokkaampi kuin mikään muu tällä sivulla mainittu muutos, koska se poistaa työtä sen sijaan että nopeuttaisi sitä. Historia tekee täällä raskaimman osan. Asentaja, joka näkee saman laitteen hajonneen viime kaudella, mitä silloin vaihdettiin ja mikä varaosanumero meni sisään, vie oikean osan mukanaan autoon sen sijaan että tilaisi sen asiakkaan keittiöstä.

Paperi katoaa. Konttorilla ei enää naputella muistiinpanoja rypistyneistä lomakkeista, ryhmät eivät raahaa kansioita, ja jokainen merkintä on haettavissa ja aikaleimattu. Auditointi hoituu minuuteissa.

Asiakkaat lakkaavat soittamasta ja kysymästä, missä asentaja viipyy. Automaattiset muistutukset lähtevät ennen käyntiä, ja asiakasportaali näyttää asentajan kartalla arvioidun saapumisajan kanssa sekä painikkeen soittoa tai viestiä varten. Itsepalvelu korvaa sen "missä hän on" -puhelun, jota konttorinne ottaa vastaan eniten. Työn jälkeen arvostelupyyntö lähtee itsestään.

Lisäksi saat luvut, joilla johdetaan. Raporttinäkymät näyttävät keikat asentajaa kohden, ajan kohteessa, ajoajan, uusintakäynnit ja liikevaihdon palvelutyypeittäin, ja pullonkaula näkyy ennen kuin siitä tulee valitus.

Ilmainen paketti, moduulit ja hinta

Shifton myydään moduuleina, joten maksat niistä osista, joita käytät. Perusmoduuli on tehtävät ja suunnittelu, ja juuri sillä ilmainen paketti pyörii: enintään kaksi työntekijää, digitaaliset työlomakkeet, iOS- ja Android-sovellus sekä raportit. Ilman aikarajaa ja ilman päättymispäivää.

Kaikki muu on moduuli, jonka kytket päälle kun tarvitset, hintaan 5 $ työntekijää kohden kuussa kukin. Niitä on neljä: työmaan sijainninhallinta GPS:llä, varasto, laskutus ja asiakasportaali. Viiden asentajan porukka, joka haluaa GPS:n ja laskutuksen, maksaa 50 $ kuussa eikä mitään siitä, mitä ei käytä.

Jokaiseen maksulliseen moduuliin kuuluu enintään 55 päivää ilmaista kokeilua, mikä riittää ajamaan läpi kokonaisen kauden toistuvia töitä ennen päätöstä. Vuosimaksu vie hinnasta 20%. Yli 50 työntekijän kohdalla hinta lasketaan yrityskohtaisesti.

Koko laskuri on hinnoittelusivulla, jossa rastitat haluamasi moduulit ja näet kuukausisumman ennen kuin rekisteröidyt mihinkään.

Miten valita kenttäpalvelun hallintaohjelmisto

Listat parhaista ohjelmistoista järjestävät samat kaksitoista nimeä uuteen järjestykseen joka kerta, joten aloita omasta tavallisesta tiistaistasi äläkä ominaisuuslistasta. Piirrä auki, mitä tapahtuu siitä hetkestä kun pyyntö saapuu siihen hetkeen kun lasku on maksettu, ja tarkista sitten, kattaako alusta jokaisen askeleen ilman kiertotietä. Esittelyssä mikä tahansa työkalu näyttää pätevältä. Kysymys on siitä, kestääkö se tavallisen viikon.

Neljä asiaa erottaa ne ratkaisut, jotka jäävät, niistä jotka tiimi hylkää kolmantena kuukautena.

• Mobiilisovellus. Asentaja elää siinä koko päivän, joten sen pitää avautua nopeasti, toimia ilman kenttää ja ottaa kuva, allekirjoitus ja tilan vaihto muutamalla painalluksella. Kankea sovellus on yleisin syy siihen, että käyttöönotto kaatuu
• Integraatiot. Kirjanpito, CRM ja maksuvälineet pitää saada vaihtamaan tietoa itsestään, valmiilla liittimillä tai avoimella rajapinnalla, muuten joku syöttää lopulta kaiken kahdesti
• Rehellinen hinnoittelu. Kysy mitä moduuli maksaa, mitä tapahtuu kun lisäät asentajan, ja laskutetaanko tallennustila tai rajapintakutsut erikseen. Kulun pitää olla ennustettavissa ensimmäisestä kuukaudesta.
• Käyttöönotto ilman konsulttia. Työtyypit, tilat, lomakkeet, oikeudet ja ilmoitussäännöt pitää olla oman esimiehenne muutettavissa maanantaina

Kun vertailet toimittajia, katso mihin kukin on rakennettu äläkä ominaisuuksien lukumäärää, koska sama neljänkymmenen kohdan lista löytyy melkein jokaiselta. Enterprise-alustat hinnoittelevat enterprise-prosesseja varten. Yhteen alaan erikoistuneet työkalut istuvat täydellisesti yhdelle alalle ja panevat vastaan toisella. Shifton asettuu näiden väliin: ne moduulit, joista huoltoyritys oikeasti koostuu, maksettuna moduuli kerrallaan. Suorat vertailut niihin alustoihin, jotka päätyvät yleensä samalle lyhyelle listalle, ovat vertailusivulla.

Ja aja yksi oikea keikka järjestelmän läpi ennen kuin allekirjoitat. Luo se, osoita se, tee se puhelimella, sulje se, laskuta se. Askel, joka pyytää kiertotietä jo ensimmäisenä päivänä, pyytää sitä vielä pitkään.