Työvuorosuunnitteluohjelmisto autokorjaamoille ja liikkeille

Autoalan huoltoyritys seisoo ja kaatuu nostimen varassa. Ajoneuvo jätetään aamulla, asentajan on oltava vapaana ottamaan se vastaan, ja asiakas odottaa sitä takaisin luvattuun aikaan. Kun vuorolista rakennetaan taulukkoon, jokainen näistä luovutuksista on sovitettava käsin, ja aukot paljastuvat vasta kun nostin seisoo tyhjänä tai työ pysähtyy, koska oikea henkilö on jo toisen auton kimpussa.

Useimmat suunnittelutyökalut on rakennettu toimistoihin, joissa kysyntä on tasaista ja kaikki tekevät samat tunnit. Korjaamo ei toimi niin. Työmäärä heilahtelee ajanvarauskirjan mukaan, asentajilla on erilaiset pätevyydet jotka määräävät mitä töitä he voivat ottaa, ja vuorolistan tekijä on usein sama, joka palvelutiskillä ottaa vastaan seuraavan asiakkaan. Työkalu, joka sivuuttaa tämän todellisuuden, kierretään kuukaudessa, ja kiertotie on yleensä valkotaulu ja ryhmächatti.

Mitä autoalan työvuorosuunnitteluohjelmiston on osattava

Kun ominaisuuslistat riisutaan pois, tehtävä tiivistyy muutamaan asiaan. Huoltopäällikkö saa rakentaa viikon vuorot nopeasti, useassa roolissa yhtä aikaa. Työvoimakustannukset näkyvät varattua työtä vasten ennen vuorolistan julkaisua, ei vasta palkanlaskennan jälkeen. Tunnit kirjataan tarkasti, jotta palkkalasku ja laskutetut työtunnit todella täsmäävät. Tavoitetaan tiimi, joka on autojen alla ja tiskillä eikä pöydän ääressä. Ja työkalu kestää kun suunnitelma pettää, sillä kiireisessä korjaamossa suunnitelma pettää lähes joka päivä. Autoalan työvuorosuunnitteluohjelmisto, joka ylittää nämä rimat, voittaa sellaisen jolla on pidempi ominaisuuslista mutta joka ratkaisee ongelmia, joita korjaamolla ei ole.

Asentajien, neuvojien ja niiden välissä olevien roolien suunnittelu

Autoalan yritys ei ole yksi tiimi. Mekaanikot, vianmääritysasentajat, huoltoneuvojat, varaosahenkilöstö ja pihatyöntekijät työskentelevät eri rytmissä, pitävät eri pätevyyksiä ja maksavat eri verran. Hyvä autoalan henkilöstön vuorosuunnitteluohjelmisto kohtelee jokaista ryhmää omanaan pitäen silti koko korjaamon yhdessä näkymässä. Asentajien vuorolista ja etutiskin lista rakennetaan omien mallien mukaan, mutta kokonaismiehitys ja kokonaiskustannus pysyvät yhdellä näytöllä, ja roolikohtainen vähimmäismäärä voidaan lukita jokaiseen vuoroon, jottei korjaamo koskaan avaa vajaana huoltoneuvojasta tai pätevästä asentajasta. Ajanvarauksiin perustuva suunnittelu sitoo miehityksen varattuun työmäärään jäykän viikkoruudukon sijaan, joten kiireinen maanantai ja hiljainen keskiviikko saavat kumpikin tarvitsemansa miehityksen.

Henkilöstön sovittaminen nostinkapasiteettiin ja aikoihin

Nostimet ovat se rajoite, jonka ympärille koko vuorolista rakennetaan. Vuoro, joka näyttää kalenterissa hyvältä, voi silti jättää nostimen tyhjilleen, jos siihen työhön pätevä asentaja on varattu täyteen muualla. Autoalan työvuorosuunnitteluohjelmisto kantaa tätä kuvaa suunnitelman sisällä. Näet montako pätevää asentajaa on vuorossa kunakin tuntina tulevaa työtä vasten, porrastat alkamisajat kattaaksesi aamun jätöt ja iltapäivän noudot, ja pidät oikeat taidot töissä jotka niitä vaativat. Näin korjaamon läpimenosta tulee jotain suunniteltavaa sen sijaan että sen vain toivoo pitävän, ja juuri siinä vuorolista lakkaa olemasta paperityötä ja muuttuu itse liiketoiminnaksi.

Työvoimakustannusten hallinta ja tuntien seuranta

Työvoima on ainoa kustannus, jota korjaamo voi liikutella päivästä toiseen, ja se joka piiloutuu. Kun vuorosuunnittelu elää taulukossa, ylitykset pysyvät näkymättöminä kunnes palkanlaskenta saapuu: ylimääräinen asentaja kutsuttuna iltapäiväksi joka hiljeni, työ joka venyi kaksi tuntia arvionsa yli, ylityöraja ylitettynä kenenkään huomaamatta. Autoalan työajanseurantaohjelmisto tekee tämän menon näkyväksi vielä silloin, kun aikaa toimia on. Henkilöstö leimaa sisään ja ulos sovelluksesta, arvioidut työvoimakustannukset näkyvät jo suunnitellessa, hälytys tulee ennen kuin vuoro kääntyy ylityöksi, ja suunnitellut tunnit voi seuraavana aamuna verrata siihen mitä korjaamo todella tuotti. Koko viikon aikana nämä säästöt kertyvät nopeasti, jo ennen kuin vuorolistan teossa säästettyä aikaa on laskettu mukaan.

Useamman toimipisteen koordinointi

Sillä hetkellä kun jälleenmyyjäketju tai franchising pyörittää toista toimipistettä, koordinointi lakkaa olemasta vuorolista ja muuttuu logistiikkaongelmaksi. Yksi korjaamo hukkuu takuutöihin toisen ollessa hiljainen, pätevä vianmääritysasentaja on jouten kaupungin toisen laidan toimipisteessä, eikä ketju näe sitä ennen kuin raportit saapuvat. Autoalan työvoiman hallintaohjelmisto tuo jokaisen korjaamon ja huoltokeskuksen yhteen kojelautaan. Epätasapaino näkyy reaaliajassa, jaettu asentaja siirretään napautuksella, ja toimivaksi todettu viikkopohja otetaan käyttöön uudessa toimipisteessä tyhjän ruudukon sijaan. Se mikä ennen söi huoltojohtajan koko aamun puheluina muuttuu lyhyeksi katsaukseksi. Koko Shiftonin ominaisuusvalikoima kattaa vuoronvaihdot, työajan seurannan, ilmoitukset ja raportoinnin, joten muutos tavoittaa oikeat ihmiset kerralla.

Tiimin tavoittaminen, joka ei ole koskaan pöydän ääressä

Autoalan henkilöstö on harvoin tietokoneen lähellä. He ovat auton alla, varaosahuoneessa tai palvelutiskillä, ja seinään teipattu vuorolista vanheni sillä hetkellä kun se tulostettiin. Mobiili edellä -lähestymistapa tavoittaa ihmiset siellä missä he ovat. Vuorolistat julkaistaan suoraan puhelimiin, vaihdot ja avoimet vuorot hoidetaan sovelluksessa esihenkilön hyväksyessä napautuksella, ja saatavuus- ja vapaapyynnöt kerätään ennen vuorolistan tekoa sen sijaan että niitä jahdattaisiin jälkikäteen. Muutos tavoittaa kaikki asianosaiset kerralla eikä vuorojen välisen puhelukierroksen kautta.

Oikean työkalun valinta korjaamollesi

Testaa jokaista alustaa niin kuin tiimi sitä oikeasti käyttää. Avaa se peruspuhelimessa, sillä sellaista useimmat työntekijät kantavat lattialla. Rakenna kokonainen viikko asentajien ja neuvojien kesken ja ota aikaa. Lähetä vuoronmuutosilmoitus ja katso kuinka nopeasti se saapuu. Kysy mitä ilmoitukselle tapahtuu, kun puhelin on kaapissa kesken vuoron. Työkalu joka selviää näistä testeistä on se, joka on käytössä ensi vuonnakin. Alle kymmenen työntekijän kohdalla Shiftonin ilmainen paketti hoitaa koko homman ilman aikarajaa, mikä kattaa yksittäisen itsenäisen korjaamon, ja kun yritys kasvaa toimipisteiden yli, maksulliset tasot lisäävät monitoiminäkymän, syvemmän kustannusraportoinnin ja edistyneet hallinnat. Kummassakin tapauksessa tavoite pysyy samana: vuorolista joka heijastaa todellista työmäärää, tunnit jotka täsmäävät palkanlaskennan kanssa, työvoimarivi joka laskeutuu sinne mihin se suunniteltiin, ja tiimi joka aina tietää milloin se on töissä. Se on ero korjaamon vuorojen hallinnan ja niiden sammuttelun välillä, ja juuri siinä oikea autoalan työvuorosuunnitteluohjelmisto ansaitsee paikkansa.