Software para sa pamamahala ng serbisyo sa field mula dispatch hanggang invoice

Ano ang field service management software

Ang field service ay ang araw-araw na pag-uugnay ng trabahong nangyayari hindi sa opisina kundi sa lugar ng customer. May pumapasok na request, may nagdedesisyon kung sinong technician ang aalis at kailan, kailangan ng technician ang address at ang tamang piyesa, at kapag tapos na ang trabaho may kailangang mag-isyu ng invoice. Ang field service management software ang humahawak ng lahat ng iyon sa iisang sistema sa halip na ikalat ito sa whiteboard, dalawang spreadsheet at isang teleponong hindi humihinto sa pagtunog.

Apat lang ang tanong. Sino ang pupunta, kailan, dala ang ano, at ano ang nangyari sa site. Doon nakatayo ang bawat FSM system. Ang sistema ng pamamahala ng field service na sumasagot nang tapat sa apat na iyon ang nagpapaalis sa papel na work order, sa ulat ng mga technician sa group chat at sa hanay ng tawag sa gabi kung saan pinipilit ng dispatcher na buuin muli ang buong araw.

Nakabuo ang Shifton sa paligid ng trabaho, hindi sa paligid ng puwang sa kalendaryo. Nakikita ng dispatcher ang bawat crew sa buhay na mapa. Binubuksan ng technician ang app at nandoon na ang address, ang kasaysayan ng customer, ang checklist at ang listahan ng piyesa. Nakikita ng opisina ang pagbabago ng status habang ginagawa ang trabaho, hindi kinabukasan ng umaga, kaya ang jobs na nahuhuli ay napapansin bago mag-tanghali at hindi sa dulo ng shift. Iyon mismo ang nag-aalis sa halos lahat ng tawag sa pagitan ng opisina at field, at doon nauubos ang hapon ng mga service team.

Umaandar ngayon ang Shifton sa mahigit 100 bansa at sa 41 wika. Iba-iba ang laki ng team: mula dalawang technician hanggang ilang daan. Kayang tumakbo ng parehong platform sa isang van na may dalawang tao at sa kontratistang nasa buong bansa, dahil hiwalay na binubuksan ang bawat module.

Iskedyul, dispatch at work order

Pag-iiskedyul ng trabaho at paghahati ng request

Ang scheduling board ay kalendaryong drag and drop. Mag-assign ng trabaho sa pamamagitan ng paghatak nito sa isang technician, o hayaan ang auto-assign na piliin ang pinakamalapit na kwalipikadong tao batay sa kasanayan, kasalukuyang lokasyon at dami ng hawak. Namarkahan ang mga urgent na tawag at nauuna ang mga iyon, kaya hindi na nakadepende ang dispatch sa kung sino ang nakakaalala ng ano.

Hindi na ehersisyo ng memorya ang pag-iiskedyul. Nagsisimulang maghanap ng software ang karamihan ng kumpanya sa iisang tiyak na sandali: dalawang emergency ang dumating sa parehong oras at walang makapagsabi nang malakas kung sino ang bakante. Isinasara ng dispatch software ang puwang na iyon dahil nagiging nakikita ang availability sa halip na tandaan. Ganoon din pumapasok sa kalendaryo ang planadong trabaho, ilang linggo nang maaga, kaya nasa iskedyul ang quarterly inspection at wala sa isip ng manager.

Pamamahala ng work order

Nagiging structured at digital na work order ang bawat trabaho, may sariling kasaysayan: sino ang gumawa, sino ang tumanggap, ano ang ginawa, anong materyales ang napunta roon, gaano katagal. Ina-update ito ng technician sa site, nagdadagdag ng larawan bago at pagkatapos at kumukuha ng pirma. Nakukuha ng manager ang talaan ng natapos na trabaho nang hindi hinahabol ang papel.

Tinatapos din ng digital work order ang pagtatalo. Kapag sinabi ng customer na hindi naman nangyari ang bisita o mali ang inayos, ginagawa itong dalawang minutong pagsusuri ng timestamp at larawan.

Form, checklist at dokumentasyon

Pinapalitan ng mga digital na form sa trabaho ang clipboard. Buuin ang checklist na talagang kailangan ng inyong linya ng trabaho, gawing mandatory ang mga kritikal na field, at hindi maisasara ng technician ang trabaho hangga't hindi napupunan ang mga iyon. Napupunta sa iisang talaan ang safety check, basa ng metro, serial number ng kagamitan at pirma ng customer, nahahanap sa search at may oras hanggang minuto.

Ang panig na mobile: technician, tracking at trabaho kahit walang signal

Ang mobile workforce software ang kalahati ng sistemang hinahawakan ng inyong technician kada oras, at doon mas mabigat husgahan ang app para sa field technician kaysa sa kahit anong nasa opisina. Dala ng app para sa iOS at Android ang iskedyul, ang detalye ng trabaho, ang navigation at ang mga tala tungkol sa customer. Mas mabigat ang offline kaysa inaamin ng mga demo. Basement, elevator shaft, industrial estate, kalsada sa probinsya: nawawala ang signal, at kailangan pa ring isara ang trabaho. Itinatago ng Shifton ang mga update sa device at ipinapadala ang mga ito sa sandaling bumalik ang koneksyon, kaya walang muling tinitipa sa gabi ang technician na dalawang oras nasa machine room.

Inilalagay ng kontrol sa lugar ng trabaho ang team sa mapa. Live. Itinatala ng tracking ang ruta, ang mga hinto at ang oras sa bawat site, kaya may totoong larawan ang dispatcher kapag may pumasok na urgent na tawag sa halip na manghula. Sa parehong datos umaandar ang route planning para sa mga technician. Mas kaunting biyahe sa pagitan ng appointment, at isang window ng pagdating na kayang paikutan ng customer ang kanyang araw.

Ang malaman kung sino ang kwalipikado sa ano ay kalahati na ng pamamahala sa field, at doon kumikita ang software para sa field workforce. Nasa tala ng technician ang kanyang mga kasanayan, nasa mapa ang mga lugar ng serbisyo, at isang klik ang nagpapadala sa pinakamalapit na may tamang papeles. Hindi na kailangang dalhin sa ulo ng dispatcher ang talahanayang iyon.

Invoice, kontrata at piyesa

Ang pera ang nagdedesisyon. Doon kumikita o hindi kumikita ang field service software. Binubuo ng pag-i-invoice ang dokumento mismo mula sa natapos na trabaho: oras ng paggawa, gamit na piyesa, biyahe, buwis at karagdagang linya, kasama na ang detalye at logo ng kumpanya. Inaalis ng invoice na galing sa work order ang muling pagtitipa na karaniwang kumakain ng isa o dalawang araw kada billing cycle, at ang bayad sa site ay nangangahulugang isinasara ng technician ang trabaho at ang invoice sa iisang pagbisita.

Sa parehong dokumento umaandar ang billing ng service contract: ang bisita ay isang trabaho, ang trabaho ang gumagawa ng invoice, at nananatili sa presyong itinakda ninyo ang kasunduan.

Isinasara ng pagsubaybay sa piyesa at imbentaryo ang isa pang butas. Nasa iisang rehistro ang bodega at stock sa mga sasakyan: ano ang nasa bawat bodega, ano ang nasa bawat sasakyan, ano ang inilabas, ano ang bumalik, ano ang lumipat mula sa isang van patungo sa iba. Nakikita ang mababang stock bago pa nito maantala ang isang trabaho, hindi pagkatapos.

Ang pag-iiskedyul ng preventive maintenance ang gumagawang planadong kita sa trabahong reaktibo, at ordinaryong pag-iiskedyul lamang ito na maagang ginawa: ilagay sa board ang mga inspeksyon ng panahon bago pa magsimula ang panahon, hatiin ayon sa lugar, at hihinto ang kalendaryo sa pagiging pila ng emergency.

Sino ang gumagamit ng software para sa field service

Kailangan ng anumang kumpanyang nagpapadala ng tao sa address ng customer ng software para sa mga service company, anuman ang tawag sa linya ng trabaho. Sa parehong core umaandar ang mga solusyon sa ibaba, kasama ang mga module na talagang ginagamit ng bawat trabaho.

• Pinapatakbo ng mga kumpanya ng HVAC ang installation, seasonal servicing at emergency callout mula sa iisang board
• Sabay na hinahawakan ng mga tubero at elektrisyan ang same-day emergency at ang planadong trabaho
• Pinaplano ng mga kumpanya ng paglilinis ang ruta ng crew sa maraming site kada araw
• Nag-iiskedyul ang pest control ng seasonal na treatment at itinatala ang gamit na kemikal kada site
• Pinagsasama ng pangangalaga sa hardin at konstruksyon ang crew, kagamitan, subcontractor at window ng delivery
• Hinahawakan ng telekomunikasyon at on-site na suporta sa IT ang installation, repair, ticket at ang talaan ng kagamitan sa likod ng bawat isa
• Pinapanatili ng pamamahala ng pasilidad at serbisyong medikal ang compliance record na nakakabit sa bawat bisita

Dapat umangkop ang software para sa field team sa trabaho, hindi kabaligtaran. May job form, status at uri ng serbisyo ang Shifton na kayo mismo ang nagse-set up, kaya gumagana ang parehong platform sa isang tubero na may limang van at sa operasyong HVAC na nasa buong bansa. Umaabot ng mahigit sandaang linya ng trabaho ang buong listahan sa pahina ng mga industriya.

Ano ang nagbabago pagkatapos lumipat

Sa apat na masusukat na paraan pinapatunayan ng technician management software ang halaga nito.

Bumababa ang response time dahil alam palagi ng dispatcher kung sino ang pinakamalapit at bakante. Iniuulat ng mga customer ng Shifton na bumaba ng 40% ang average na response time nila pagkatapos lumipat.

Umaakyat ang first-time fix rate kapag dumarating ang technician na dala ang tamang piyesa, ang buong kasaysayan ng trabaho at ang checklist na tugma sa kagamitan sa site. Doble ang gastos ng bawat balik: pangalawang biyahe na may gasolina at oras, at isang customer na kailangang mag-leave ulit ng isang umaga para may makapagpapasok. Sa team na sampung technician, mas malaki ang halaga ng sampung puntos sa first-time fix rate kaysa sa kahit anong pagbabago sa pahinang ito, dahil inaalis nito ang trabaho sa halip na pabilisin. Ang kasaysayan ang pinakamabigat dito. Ang technician na nakikita na nasira na dati ang parehong unit, kung ano ang pinalitan noon at kung anong part number ang pumasok, dala na ang tamang bagay sa van sa halip na mag-order pa mula sa kusina ng customer.

Nawawala ang papel. Tumitigil ang opisina sa pagtitipa mula sa lukot na form, tumitigil ang crew sa pagdadala ng clipboard, at nahahanap sa search ang bawat talaan at may timestamp. Ilang minuto lang ang audit.

Tumitigil ang customer sa pagtawag para itanong kung nasaan na ang technician. Lumalabas ang automated na paalala bago ang bisita, at ipinapakita ng customer portal ang technician sa mapa kasama ang tantiyang dating at ang pindutan para tumawag o magmensahe. Pinapalitan ng self-service na iyon ang tawag na pinakamadalas tanggapin ng opisina ninyo. Pagkatapos ng trabaho, kusang lumalabas ang hiling para sa review.

Nakukuha rin ninyo ang mga numerong pagbabatayan ng pamamahala, at iyon ang layunin ng field service automation. Ipinapakita ng mga dashboard ng ulat ang trabaho kada technician, oras sa site, oras sa biyahe, ulit na bisita at kita kada uri ng serbisyo, kaya nakikita ang bottleneck bago ito maging reklamo.

Libreng plano, module at kung magkano ang babayaran

Ipinagbibili ang Shifton kada module, kaya binabayaran ninyo ang bahaging ginagamit ninyo. Task at scheduling ang base module, at doon umaandar ang libreng plano: hanggang dalawang miyembro ng team, digital na job form, ang app para sa iOS at Android at mga ulat, walang limitasyon sa oras at walang petsa ng pagtatapos.

Module ang lahat ng lampas doon, binubuksan kapag kailangan, sa $5 kada empleyado kada buwan. Apat ang mga ito: kontrol sa lugar ng trabaho gamit ang GPS, imbentaryo, pag-i-invoice at customer portal. Ang crew na limang technician na gustong magkaroon ng GPS at invoice ay nagbabayad ng $50 kada buwan at wala para sa mga tampok na hindi nito ginagamit.

May hanggang 55 araw na libreng trial ang bawat bayad na module, sapat para maranasan ang buong panahon ng paulit-ulit na trabaho bago magdesisyon. May bawas na 20% ang taunang bayad. Lampas 50 empleyado, kada kumpanya ang presyo.

May bawas na 20% ang taunang bayad. Ang team na lampas 50 empleyado ay binibigyan ng volume pricing ng sales team. Nasa pahina ng presyo ang buong calculator, kung saan tsi-tsek ninyo ang gustong module at makikita ang buwanang halaga bago pa kayo mag-sign up ng kahit ano.

Paano pumili ng field service management software

Pinagsusunod-sunod ng listahan ng pinakamahusay na field service software ang parehong labindalawang pangalan sa ibang ayos tuwing bagong listahan, kaya magsimula sa sarili ninyong ordinaryong Martes at hindi sa listahan ng tampok. Imapa ang nangyayari mula sa sandaling dumating ang request hanggang mabayaran ang invoice, tapos tingnan kung nasasakop ng platform ang bawat hakbang nang walang paikot. Mukhang kaya ng kahit anong tool sa demo; ang tanong ay kung mabubuhay ito sa isang ordinaryong linggo. Madaling ilista ang mga tampok at mahirap makisama sa kanila.

Apat na bagay ang naghihiwalay sa solusyong nananatili at sa iniiwan ng team pagsapit ng ikatlong buwan.

• Ang mobile app. Buong araw dito nakatira ang technician, kaya kailangang mabilis mag-load, gumana kahit walang signal at tanggapin ang larawan, pirma at pagbabago ng status sa ilang tap lang. Ang app na mabagal ang pinakakaraniwang dahilan ng bagsak na rollout
• Integration. Dapat magpalitan ng datos nang kusa ang inyong accounting, CRM at payment tool, sa pamamagitan ng handang konektor o bukas na API, kung hindi may mag-eencode ng lahat nang dalawang beses
• Tapat na presyo. Itanong kung magkano ang module, ano ang mangyayari kapag nagdagdag kayo ng technician, at kung hiwalay bang sinisingil ang storage o API call. Dapat mahulaan ang cloud based na field service software mula pa sa unang buwan
• Configuration nang walang consultant. Ang uri ng trabaho, status, form, permission at panuntunan ng notification ay dapat mababago ng sarili ninyong manager tuwing Lunes

Kapag inihahambing ninyo ang mga vendor, tingnan kung para saan ginawa ang bawat isa sa halip na bilangin ang tampok, dahil pareho lang ang apatnapung tampok na inilalista ng halos lahat. Nagpepresyo ang enterprise na platform para sa daloy ng enterprise. Ang tool na para lang sa isang industriya ay tumutugma sa isa at lumalaban sa pangalawa. Nasa gitna ang Shifton: isang platform na may modules na talagang pinapatakbo ng isang service business, may bayad kada module. Nasa pahina ng paghahambing ang mga harapang paghahambing, pati ang mga platform na karaniwang isinasama ng mga team katabi namin.

Pagkatapos, patakbuhin ang isang totoong trabaho sa sistema bago kayo magkasundo. Likhain ito, i-assign, gawin sa telepono, isara, i-invoice. Ang hakbang na kailangan ng paikot sa unang araw ay kakailanganin pa rin ito matagal pagkatapos.