Helyszíni szolgáltatásmenedzsment szoftver a diszpécseléstől a számlázásig

Mi az a helyszíni szerviz menedzsment szoftver?

A helyszíni szerviz irányítása az a napi munka, amellyel az ügyfélnél és nem az irodában zajló feladatokat tartják mozgásban. Betelefonál egy ügyfél, valaki eldönti, melyik szerelő megy ki és mikor, a szerelőnek kell a cím és a megfelelő alkatrész, a munka végén pedig ki kell számlázni. A helyszíni szerviz menedzsment szoftver mindezt egy helyen tartja ahelyett, hogy egy tábla, két táblázat és egy soha el nem hallgató telefon között oszlana meg.

Minden kiszállás mögött négy kérdés áll. Ki megy, mikor, mivel, és mi történt valójában a helyszínen. Az az FSM rendszer, amelyik ezekre tisztességesen felel, nyugdíjba küldi a papír munkalapot, a csoportos üzenetváltást, amelyben a szerelők jelentkeznek, és az esti telefonkört, amivel a diszpécser megpróbálja összerakni a napot.

A Shifton a munka köré épül, nem a naptári sáv köré. A diszpécser élő térképen látja minden brigádját. A szerelő megnyitja az alkalmazást, és készen találja a címet, az ügyfél előzményeit, az ellenőrzőlistát és az alkatrészlistát. Az iroda munka közben látja a státuszok változását, nem másnap reggel, így egy csúszó feladat tizenegykor derül ki, nem este hatkor. Már önmagában ez elveszi az iroda és a terep közötti hívások nagy részét, és a szervizcsapatok pontosan ezeken veszítik el a délutánjukat.

Ma a Shifton több mint 100 országban és 41 nyelven működik. A csapatok két szerelőtől több százig terjednek. Ugyanaz az FSM rendszer elbír egy két furgonos brigádot és egy országos kivitelezőt is, mert a modulok külön kapcsolhatók.

Tervezés, kiadás és munkalapok

Munkák tervezése és kiosztása

A tervezőtábla húzd és ejtsd elven működő naptár. Adjon ki egy munkát úgy, hogy ráhúzza egy szerelőre, vagy hagyja, hogy az automatikus kiosztás válassza ki a legközelebbi alkalmas embert szaktudás, aktuális helyzet és leterheltség alapján. A sürgős hívások megjelölve előre kerülnek. A munkakiadás megszűnik attól függeni, hogy ki mire emlékszik.

A tervezés megszűnik memóriagyakorlat lenni. A legtöbb cég egy nagyon pontos pillanatban kezd tervezőszoftvert keresni: két hibabejelentés esik ugyanabba az órába, és senki nem tudja hangosan megmondani, ki ér rá. A munkakiadó szoftver úgy zárja be ezt a rést, hogy a szabad kapacitást láthatóvá teszi a fejben tartás helyett. A tervezett munka ugyanígy kerül a naptárba, hetekkel előre, így a negyedéves átvizsgálás a beosztásban áll, nem valakinek az emlékezetében.

Munkalapok kezelése

Minden kiszállásból strukturált elektronikus munkalap lesz, saját előzményekkel: ki hozta létre, ki vette át, mit csináltak, milyen anyag fogyott, mennyi ideig tartott. A szerelő a helyszínen frissíti, csatolja az előtte és utána képeket, és aláírást vesz. A vezető munkakövetést kap papírok hajkurászása nélkül.

Az elektronikus munkalap a vitákat is lezárja. Amikor az ügyfél azt állítja, hogy a kiszállás meg sem történt, vagy hogy mást javítottak meg, az időbélyegek és a fotók kétperces visszakereséssé alakítják az ügyet.

Űrlapok, ellenőrzőlisták és dokumentálás

A digitális munkalapok leváltják az irattartót. Állítsa össze azt az ellenőrzőlistát, amire a szakmájának tényleg szüksége van, tegye kötelezővé a kritikus mezőket, és a szerelő nem tudja lezárni a munkát, amíg ki nem tölti őket. A biztonsági ellenőrzések, mérőállások, berendezések gyári számai és az ügyfél jóváhagyása ugyanabba a rekordba kerül, kereshetően és percre datálva.

A mobil oldal: szerelők, követés és munka térerő nélkül

Ezt a mobil felet a szerelők óránként megérintik, és egy eszközt sokkal keményebben ítélnek meg ezen, mint bármin, ami az irodában történik. A szerelői alkalmazás iOS-en és Androidon fut, és viszi magával a beosztást, a munka részleteit, a navigációt és az ügyfélhez tartozó jegyzeteket. Az offline működés többet nyom a latban, mint amennyit a bemutatók bevallanak. Pincék, liftaknák, ipari parkok, földutak: elmegy a térerő, és a munkát ettől még le kell zárni. A Shifton az eszközön tartja a módosításokat, és abban a másodpercben elküldi őket, amikor visszatér a kapcsolat, így a gépházban két órát töltő szerelő este semmit nem gépel be újra.

A munkahely-ellenőrzés térképre teszi a csapatot. Élőben. A követés rögzíti az útvonalat, a megállásokat és az egyes helyszíneken töltött időt, így hibabejelentéskor a diszpécser látja, ki van tényleg a közelben, ahelyett hogy találgatna. Az útvonaltervezés ugyanezekre az adatokra épül. Kevesebb autózás a megbízások között, és olyan érkezési ablak, amire az ügyfél be tud rendezkedni egy ködös délután helyett.

Annak ismerete, hogy ki mire jogosult, a terepi csapat vezetésének a fele. A képesítések a szerelő adatlapján ülnek, a szolgáltatási területek a térképen, és egy kattintás küldi ki a legközelebbit, akinél mindkettő megvan. A diszpécsernek nem kell többé fejben tartania azt a táblázatot.

Számlázás, szerződések és alkatrészek

A pénznél dől el, hogy egy terepi szoftver megtérül-e vagy sem. A szervizmunkák számlázása közvetlenül a lezárt munkából építi fel a bizonylatot: munkaórák, beépített alkatrészek, kiszállás, adók és bármilyen további tétel, a cég adataival és logójával már rajta. A munkalapról indított számlázás elveszi azt az újragépelést, ami számlázási ciklusonként általában egy-két napba kerül, a helyszíni fizetés pedig azt jelenti, hogy a szerelő ugyanazon a látogatáson zárja le a munkát és a számlát is.

A karbantartási szerződések számlázása ugyanezeken a bizonylatokon fut: a látogatás egy munka, a munka számlát ad, a szerződéses árak pedig azok maradnak, amilyennek beállította őket.

Az alkatrésznyilvántartás zárja be a másik lyukat. A raktár és az autókészlet egyetlen nyilvántartásban él: mi van az egyes raktárakban, mi utazik az egyes járművekben, mit adtak ki, mi jött vissza, mi került át egyik furgonból a másikba. Az alacsony készlet azelőtt látszik, hogy megakasztana egy munkát, nem utána.

A megelőző karbantartás a reaktív munkát kiszámítható bevétellé alakítja, és ez sima tervezés, csak időben elvégezve: tegye ki a szezonális átvizsgálásokat a táblára, mielőtt a szezon elindul, ossza szét őket körzetenként, és a naptár megszűnik hibabejelentések sorának lenni.

Ki dolgozik szervizcég szoftverrel

Minden cégnek, amely embereket küld ügyfélcímekre, szüksége van szervizcégeknek szóló szoftverre, bárhogy is hívják a szakmát. Az alábbi ágazatok ugyanazon a magon futnak, mindegyik azokkal a modulokkal, amelyeket ténylegesen használ.

• A fűtés és klíma cégek egyetlen tábláról viszik a beüzemeléseket, a szezonális karbantartást és a hibaelhárítást
• A vízvezeték-szerelő és villanyszerelő csapatok a napon belüli hibákat a tervezett munka mellé illesztik
• A takarítócégek naponta több helyszín között mozgatják a brigádokat
• A kártevőirtók szezonális kezeléseket ütemeznek, és helyszínenként vezetik a felhasznált szereket
• A tájépítészet és az építőipar brigádokat, gépeket, alvállalkozókat és szállítási ablakokat hangol össze
• A távközlési és a helyszíni informatikai csapatok kezelik a telepítéseket, javításokat, hibajegyeket és a mögöttük álló eszköznyilvántartást
• A létesítménygazdálkodás és az orvostechnikai szerviz minden egyes látogatáshoz hozzátűzve tartja a megfelelőségi dokumentumokat

A szoftvernek kell a szakmához igazodnia, nem fordítva. Az űrlapokat, státuszokat és szolgáltatástípusokat maga állítja be, ezért működik ugyanaz a platform egy öt furgonos víz-gáz brigádnál és egy országos klímacégnél is. A teljes lista száz szakmán túl fut az iparágak oldalán.

Mi változik az átállás után

Négy helyen mérhető a haszon.

A reakcióidő csökken, mert a diszpécser mindig tudja, ki van a legközelebb és ki szabad. A Shifton ügyfelei arról számolnak be, hogy az átlagos reakcióidejük 40%-kal esett az átállás után.

Az elsőre megoldott munkák aránya akkor emelkedik, amikor a szerelő a megfelelő alkatrésszel, a helyszín teljes előzményével és az ott álló berendezéshez illő ellenőrzőlistával érkezik. Minden visszatérés kétszer kerül pénzbe: egy második út üzemanyaggal és órákkal, meg egy ügyfél, akinek újabb délelőttöt kell kivennie, hogy beengedjen valakit. Egy tíz szerelős csapatnál tíz pont ezen a mutatón többet ér, mint bármelyik másik változás ezen az oldalon, mert munkát vesz el ahelyett, hogy gyorsítaná. A nehezét itt az előzmény viszi. Az a szerelő, aki látja, hogy ugyanaz a gép a múlt szezonban leállt, hogy akkor mit cseréltek és melyik cikkszám ment be, a megfelelő darabot viszi magával a kocsiban, ahelyett hogy az ügyfél konyhájából rendelné meg.

A papír eltűnik. Az iroda nem gépel át jegyzeteket gyűrött lapokról, a brigádok nem cipelnek mappákat, és minden bejegyzés kereshető és időbélyeges. Egy ellenőrzés percek alatt lemegy.

Az ügyfelek abbahagyják a telefonálgatást, hogy hol jár a szerelő. Az automatikus emlékeztetők a látogatás előtt mennek ki, az ügyfélportál pedig térképen mutatja a szerelőt becsült érkezéssel, valamint hívás és üzenet gombbal. Az önkiszolgálás váltja ki a "mikor ér ide" hívást, azt, amelyikből az irodájuk a legtöbbet kapja. A munka után az értékeléskérés magától megy ki.

Ráadásul megkapja azokat a számokat, amelyekkel vezetni lehet. A riportfelületek szerelőnkénti munkákat, helyszínen töltött időt, útidőt, ismételt kiszállásokat és szolgáltatástípusonkénti bevételt mutatnak, a szűk keresztmetszet pedig azelőtt látszik, hogy panasszá válna.

Ingyenes csomag, modulok és árak

A Shiftont modulonként árulják, tehát azokért a részekért fizet, amelyeket használ. Az alapmodul a feladatok és a tervezés, és az ingyenes csomag pontosan ezen fut: legfeljebb két munkatárs, digitális munkalapok, iOS és Android alkalmazás és riportok. Időkorlát nélkül és lejárati dátum nélkül.

Minden más olyan modul, amelyet akkor kapcsol be, amikor szüksége van rá, egyenként 5 $ munkavállalónként havonta. Négy van belőlük: munkahely-ellenőrzés GPS-szel, raktár, számlázás és ügyfélportál. Egy öt szerelős brigád, amely GPS-t és számlázást szeretne, havi 50 $-t fizet, és semmit azért, amit nem használ.

Minden fizetős modulhoz legfeljebb 55 nap ingyenes próba jár, ami elég egy teljes szezonnyi visszatérő munka végigvitelére a döntés előtt. Az éves fizetés 20%-ot levesz. 50 munkavállaló felett az árat cégre szabják.

A teljes kalkulátor az árak oldalán ül, ahol kipipálja a kívánt modulokat, és még bármilyen regisztráció előtt látja a havi összeget.

Hogyan válasszon helyszíni szerviz szoftvert

A legjobb programok listái ugyanazt a tizenkét nevet rakják más sorrendbe minden alkalommal, ezért a saját hétköznapi keddjéből induljon ki, ne egy funkciólistából. Rajzolja fel, mi történik attól a pillanattól, hogy a megkeresés befut, addig, hogy a számla ki van fizetve, majd nézze meg, lefedi-e a platform minden lépést kerülőút nélkül. Bemutatón bármelyik eszköz ügyesnek látszik. A kérdés az, hogy kibír-e egy hétköznapi hetet.

Négy dolog választja el azokat a megoldásokat, amelyek megmaradnak, azoktól, amelyeket a csapat a harmadik hónapban félretesz.

• A mobilalkalmazás. A szerelő egész nap benne él, tehát gyorsan kell nyílnia, térerő nélkül is működnie, és néhány érintéssel elfogadnia egy fotót, egy aláírást és egy státuszváltást. Az esetlen alkalmazás a leggyakoribb oka annak, hogy egy bevezetés szétesik
• Az integrációk. A könyvelés, a CRM és a fizetési eszközök maguktól cseréljenek adatot, kész csatolókon vagy nyílt API-n keresztül, különben valaki mindent kétszer visz be
• Tisztességes ár. Kérdezze meg, mennyibe kerül egy modul, mi történik, ha hozzáad egy szerelőt, és hogy a tárhelyet vagy az API-hívásokat külön számlázzák-e. A költségnek az első hónaptól kiszámíthatónak kell lennie
• Beállítás tanácsadó nélkül. A munkatípusokat, státuszokat, űrlapokat, jogosultságokat és értesítési szabályokat a saját vezetőjüknek kell tudnia hétfőn átállítani

Amikor szállítókat hasonlít össze, azt nézze, mire épült mindegyik, ne a funkciók számát, mert ugyanaz a negyventételes lista majdnem mindenkinél megvan. A vállalati platformok vállalati folyamatokra áraznak. A szűk szakmára szabott eszközök tökéletesen ülnek egy ágazaton, a másodikon pedig ellenállnak. A Shifton a kettő közé áll: azok a modulok, amelyekből egy szervizcég valójában összeáll, modulonként fizetve. A szokásosan ugyanabba a rövid listába kerülő platformokkal való összevetések az összehasonlító oldalon vannak.

És vigyen át egy valódi munkát a rendszeren, mielőtt aláír. Hozza létre, adja ki, végezze el telefonról, zárja le, számlázza ki. Az a lépés, amelyik már az első napon kerülőutat kér, még sokáig kérni fogja.