Programvara för fältservicehantering från dispatch till faktura

Vad är programvara för fältservicehantering

Fältservice är det dagliga arbetet med jobb som utförs någon annanstans än på kontoret. En kund ringer, någon avgör vilken tekniker som åker och när, teknikern behöver adressen och rätt delar, och när jobbet är klart måste någon fakturera. Programvara för fältservicehantering samlar allt det i ett system i stället för att sprida ut det på en whiteboard, i två kalkylblad och i en telefon som aldrig slutar ringa.

Frågorna är fyra. Vem åker, när, med vad och vad hände på plats. Varje FSM-system står och faller med svaren. Ett system för fältservice som svarar på dem ordentligt pensionerar arbetsordern på papper, chattgruppen där teknikerna rapporterar in och kvällsrundan av samtal där planeraren försöker rekonstruera dagen.

Shifton är byggt kring jobbet och inte kring en ruta i kalendern. Planeraren ser varje lag på en levande karta. Teknikern öppnar appen och hittar adressen, kundhistoriken, checklistan och dellistan redan på plats. Kontoret ser statusar ändras medan arbetet pågår och inte nästa morgon, så ett jobb som drar över märks före lunch och inte vid arbetsdagens slut. Just den förändringen tar bort merparten av samtalen mellan kontor och fält, och det är där serviceteam förlorar sina eftermiddagar.

Shifton körs i dag i över 100 länder och på 41 språk, för team från två tekniker till flera hundra. Samma plattform passar en skåpbil med två man och en rikstäckande entreprenör, eftersom modulerna slås på var för sig.

Planering, utskick och arbetsorder

Planera jobb och fördela ärenden

Planeringstavlan är en kalender med dra och släpp. Tilldela ett jobb genom att dra det till en tekniker, eller låt den automatiska fördelningen välja den närmaste behöriga personen utifrån kompetens, aktuell position och belastning. Akuta ärenden flaggas och går först, så utskicken slutar hänga på vem som minns vad.

Planering slutar vara en minnesövning. De flesta företag börjar leta efter planeringsprogram i ett mycket bestämt ögonblick: två akuta ärenden landar samma timme och ingen kan säga högt vem som är ledig. Programvara för planering och utskick täpper till glappet genom att göra tillgängligheten synlig i stället för ihågkommen. Planerat arbete läggs in på samma sätt, veckor i förväg, så att kvartalsbesiktningen står i schemat och inte i någons huvud.

Hantering av arbetsorder

Varje jobb blir en strukturerad digital arbetsorder med egen historik: vem som skapade den, vem som tog den, vad som gjordes, vilket material som gick åt, hur lång tid det tog. Teknikern uppdaterar den på plats, bifogar bilder före och efter och tar en signatur. Chefen får uppföljning av utfört arbete utan att jaga papper.

Digitala arbetsorder avgör också tvister. När en kund säger att besöket aldrig ägde rum eller att fel sak lagades gör tidsstämplar och bilder det till en uppslagning på två minuter.

Formulär, checklistor och dokumentation

Digitala jobbformulär ersätter skrivplattan. Bygg den checklista som din bransch faktiskt behöver, gör de kritiska fälten obligatoriska, och teknikern kan inte stänga jobbet utan att fylla i dem. Säkerhetskontroller, mätaravläsningar, serienummer och kundens signatur hamnar i samma post, sökbar och tidsatt på minuten.

Den mobila sidan: tekniker, spårning och arbete utan täckning

Programvara för mobil arbetsstyrka är den halva av systemet som dina tekniker rör vid varje timme, och en app för fälttekniker bedöms hårdare på den än på något annat. Appen för iOS och Android bär schemat, jobbdetaljerna, navigeringen och kundnoteringarna. Offlineläge väger tyngre än demonstrationer erkänner. Källare, hisschakt, industriområden, grusvägar: täckningen försvinner och jobbet måste ändå avslutas. Shifton behåller ändringarna i telefonen och skickar dem i samma stund som den kopplar upp sig igen, så en tekniker som stått två timmar i ett fläktrum skriver inte om något på kvällen.

Kontroll av arbetsplats sätter laget på kartan. Live. Spårningen registrerar rutten, stoppen och tiden på varje adress, vilket ger planeraren en verklig bild i stället för gissningar när ett akutärende kommer in. Ruttplanering för tekniker bygger på samma data. Mindre körning mellan besök, och ett ankomstfönster som kunden kan planera sin dag runt.

Att veta vem som är behörig till vad är halva jobbet i fält, och det är där programvara för fältpersonal betalar sig. Kompetenser sitter på teknikern, serviceområden sitter på kartan, och ett klick skickar närmaste person som har rätt papper. Planeraren slipper hålla den tabellen i huvudet.

Fakturering, avtal och delar

Pengarna avgör. Det är där fältserviceprogram antingen betalar sig eller inte. Fakturering bygger dokumentet direkt ur det avslutade jobbet: arbetstimmar, förbrukade delar, resa, moms och extra rader, med dina företagsuppgifter och din logotyp redan på plats. Fakturering från arbetsordern tar bort omskrivningen som brukar kosta ett par dagar per faktureringsomgång, och betalning på plats gör att teknikern stänger jobbet och fakturan vid samma besök.

Fakturering av serviceavtal går på samma dokument: besöket är ett jobb, jobbet ger fakturan, och avtalet behåller det pris du satt.

Del- och lagerhantering täpper till det andra läckaget. Lager och bilsaldo ligger i ett register: vad som finns i varje lager, vad som finns i varje fordon, vad som lämnats ut, vad som kommit tillbaka, vad som flyttats mellan bilarna. Lågt saldo syns innan det försenar ett jobb i stället för efteråt.

Planering av förebyggande underhåll är det som gör reaktivt arbete till planerad intäkt, och det är vanlig planering gjord tidigt: lägg säsongens besiktningar på tavlan innan säsongen börjar, fördela dem per område, så slutar kalendern vara en kö av akutjobb.

Vilka kör på programvara för fältservice

Alla företag som skickar folk till kundadresser behöver programvara för serviceföretag, vad branschen än kallas. Lösningarna nedan kör på samma kärna, med de moduler varje yrke faktiskt använder.

• VVS- och klimatföretag sköter installationer, säsongsservice och akututryckningar från en tavla
• Rörmokare och elektriker hanterar akutjobb samma dag vid sidan av planerat arbete
• Städbolag ruttlägger lag över många adresser per dag
• Skadedjursbekämpare planerar säsongsbehandlingar och loggar preparatåtgång per adress
• Trädgårdsanläggare och byggföretag samordnar lag, maskiner, underentreprenörer och leveransfönster
• Telekom och IT-support på plats hanterar installationer, reparationer, ärenden och utrustningshistoriken bakom vart och ett
• Fastighetsförvaltning och medicinsk service håller dokumentationen kopplad till varje besök

Programvara för fältteam ska anpassa sig efter yrket och inte tvärtom. Shifton levererar jobbformulär, statusar och servicetyper som du själv konfigurerar, och därför fungerar samma plattform för en rörfirma med fem bilar och för en rikstäckande klimatentreprenör. Hela listan sträcker sig till över hundra yrken på branschsidan.

Vad som ändras efter bytet

Programvara för teknikerhantering gör sig förtjänt på fyra mätbara sätt.

Svarstiderna sjunker eftersom planeraren alltid vet vem som är närmast och ledig. Shiftons kunder rapporterar att den genomsnittliga svarstiden gått ner 40% efter bytet.

Andelen jobb som blir klara vid första besöket stiger när teknikern kommer med rätt del, hela jobbhistoriken och en checklista som matchar utrustningen på plats. Varje återbesök kostar dubbelt: en andra resa med bränsle och timmar, och en kund som måste ta ledigt en förmiddag till för att släppa in någon. I ett lag med tio tekniker är tio punkter på den siffran värt mer än någon annan förändring på den här sidan, eftersom det tar bort arbete i stället för att snabba upp det. Historiken gör det tyngsta jobbet här. En tekniker som ser att samma aggregat havererat tidigare, vad som byttes då och vilket artikelnummer som gick in, kommer med rätt sak i bilen i stället för att beställa den från kundens kök.

Pappret försvinner. Kontoret slutar skriva av anteckningar från skrynkliga blanketter, lagen slutar bära skrivplattor, och varje post är sökbar och tidsstämplad. En revision tar minuter.

Kunderna slutar ringa och fråga var teknikern är. Automatiska påminnelser går ut före besöket, och kundportalen visar teknikern på en karta med beräknad ankomst och en knapp för att ringa eller skriva. Självbetjäningen ersätter det samtal ditt kontor tar emot allra oftast. Efter jobbet går förfrågan om omdöme ut av sig själv.

Du får dessutom siffrorna att styra på, och det är vad automatisering av fältservice är till för. Rapportvyerna visar jobb per tekniker, tid på plats, restid, återbesök och intäkt per servicetyp, så flaskhalsar syns innan de blir klagomål.

Gratisplan, moduler och vad du betalar

Shifton är en samlad fältserviceplattform som säljs i moduler, så du betalar för de delar du använder. Basmodulen är uppgifter och planering, och det är den gratisplanen kör på: upp till två personer i teamet, digitala jobbformulär, appen för iOS och Android samt rapporter, utan tidsgräns och utan slutdatum.

Allt därutöver är en modul du slår på när du behöver den, för $5 per anställd och månad. Det finns fyra: kontroll av arbetsplats med GPS, lager, fakturering och kundportalen. Ett lag på fem tekniker som vill ha GPS och fakturering betalar $50 i månaden och ingenting för de funktioner det inte använder.

Varje betald modul kommer med upp till 55 dagars fri provperiod, vilket räcker för att köra en hel säsong av återkommande arbete innan beslutet. Årsbetalning drar av 20%. Över 50 anställda offereras priset per företag.

Årsbetalning drar av 20%. Team över 50 anställda får volympris av säljteamet. Hela kalkylatorn ligger på prissidan, där du kryssar i de moduler du vill ha och ser månadsbeloppet innan du registrerar dig för något.

Så väljer du programvara för fältservicehantering

Listor över den bästa fältserviceprogramvaran rangordnar samma dussin namn i ny ordning varje gång, så börja med din egen vanliga tisdag i stället för med en funktionslista. Kartlägg vad som händer från det att en förfrågan kommer in tills fakturan är betald, och kontrollera sedan om plattformen täcker varje steg utan kringgående. Varje verktyg ser kapabelt ut i en demo; frågan är om det överlever en helt vanlig vecka. Funktioner är lätta att räkna upp och svåra att leva med.

Fyra saker skiljer lösningarna som sitter kvar från dem ditt team överger i månad tre.

• Appen. Teknikerna lever i den hela dagen, så den måste ladda snabbt, fungera utan täckning och klara en bild, en signatur och en statusändring på några tryck. En trög app är den vanligaste orsaken till att en införing misslyckas
• Integrationer. Din bokföring, ditt CRM och dina betalverktyg ska utbyta data automatiskt, via färdiga kopplingar eller ett öppet API, annars sitter någon och matar in allt två gånger
• Ärlig prissättning. Fråga vad en modul kostar, vad som händer när du lägger till en tekniker och om lagring eller API-anrop faktureras separat. En molntjänst ska vara förutsägbar från första månaden
• Konfiguration utan konsult. Jobbtyper, statusar, formulär, behörigheter och aviseringsregler måste vara sådant din egen chef kan ändra på en måndag

När du jämför leverantörer, titta på vad var och en är byggd för snarare än på antalet funktioner, eftersom de flesta listar samma fyrtio. Plattformar för storföretag prissätter för storföretagsflöden. Nischade verktyg passar en bransch och sätter sig på tvären i nästa. Shifton ligger mittemellan: en fältserviceplattform med de moduler ett serviceföretag faktiskt drivs på, prissatt per modul. De direkta jämförelserna finns på jämförelsesidan, inklusive de plattformar team brukar sätta bredvid oss.

Kör sedan ett riktigt jobb genom systemet innan du binder dig. Skapa det, tilldela det, utför det i en telefon, stäng det, fakturera det. Varje steg som behöver en genväg dag ett kommer att behöva den långt senare också.