Programvare for serviceledelse i felt fra utsending til faktura

Hva er programvare for feltservice

Feltservice er det daglige arbeidet med oppdrag som skjer et annet sted enn på kontoret. En kunde ringer, noen bestemmer hvilken tekniker som drar og når, teknikeren trenger adressen og de riktige delene, og når jobben er ferdig må noen fakturere. Programvare for feltservice holder alt dette i ett system i stedet for spredt utover en tavle, to regneark og en telefon som aldri slutter å ringe.

Spørsmålene er fire. Hvem drar, når, med hva, og hva skjedde ute hos kunden. Ethvert FSM-system står og faller på svarene. Et system for feltservice som svarer skikkelig på dem, pensjonerer arbeidsordren på papir, meldingsgruppen der teknikerne rapporterer inn, og ringerunden på slutten av dagen der planleggeren prøver å sette sammen hva som faktisk skjedde.

Shifton er bygget rundt oppdraget og ikke rundt en luke i kalenderen. Planleggeren ser hvert lag på et levende kart. Teknikeren åpner appen og finner adressen, kundehistorikken, sjekklisten og dellisten klare. Kontoret ser statusene endre seg mens arbeidet pågår, ikke neste morgen, så et oppdrag som sklir ut blir oppdaget før lunsj og ikke ved arbeidsdagens slutt. Nettopp det fjerner mesteparten av telefonene mellom kontor og felt, og det er der serviceteam mister ettermiddagene sine.

Shifton kjører i dag i mer enn 100 land og på 41 språk, for team fra to teknikere til flere hundre. Samme plattform passer en varebil med to mann og en landsdekkende entreprenør, fordi modulene slås på hver for seg.

Planlegging, utsending og arbeidsordrer

Planlegge oppdrag og fordele henvendelser

Planleggingstavlen er en kalender med dra og slipp. Tildel et oppdrag ved å dra det over på en tekniker, eller la automatisk tildeling velge nærmeste kvalifiserte person ut fra kompetanse, posisjon og arbeidsmengde. Hastesaker blir merket og går først, så utsendingen slutter å henge på hvem som husker hva.

Planlegging slutter å være en hukommelsesøvelse. De fleste bedrifter begynner å lete etter programvare i ett bestemt øyeblikk: to hastesaker lander i samme time, og ingen klarer å si høyt hvem som er ledig. Programvare for planlegging og utsending tetter det hullet ved å gjøre tilgjengelighet synlig i stedet for husket. Planlagt arbeid legges inn på samme måte, uker i forveien, slik at kvartalskontrollen står i planen og ikke i hodet på noen.

Håndtering av arbeidsordrer

Hvert oppdrag blir en strukturert digital arbeidsordre med egen historikk: hvem som opprettet den, hvem som tok den, hva som ble gjort, hvilke materialer som gikk med, hvor lang tid det tok. Teknikeren oppdaterer den ute, legger ved bilder før og etter og henter en signatur. Lederen får oversikt over utført arbeid uten å jage papirer.

Digitale arbeidsordrer avgjør også uenigheter. Når en kunde sier at besøket aldri fant sted eller at feil ting ble reparert, gjør tidsstempler og bilder det om til et oppslag på to minutter.

Skjemaer, sjekklister og dokumentasjon

Digitale jobbskjemaer erstatter skriveunderlaget. Bygg sjekklisten faget ditt faktisk trenger, gjør de kritiske feltene obligatoriske, og teknikeren får ikke lukket oppdraget uten å fylle dem ut. Sikkerhetskontroller, måleravlesninger, serienumre og kundens signatur havner i samme post, søkbar og tidfestet til minuttet.

Den mobile siden: teknikere, sporing og arbeid uten dekning

Programvare for mobil arbeidsstyrke er den halvdelen av systemet teknikerne dine tar på hver time, og en app for felteknikere dømmes hardere på den enn på noe annet. Appen for iOS og Android bærer planen, oppdragsdetaljene, navigasjonen og kundenotatene. Offline betyr mer enn demoene innrømmer. Kjellere, heissjakter, industriområder, grusveier: dekningen forsvinner, og oppdraget må lukkes likevel. Shifton beholder endringene på enheten og sender dem i samme øyeblikk den kobler seg opp igjen, så en tekniker som har stått to timer i et teknisk rom skriver ingenting om på kvelden.

Kontroll av arbeidssted setter laget på kartet. Direkte. Sporingen registrerer ruten, stoppene og tiden på hvert sted, noe som gir planleggeren et faktisk bilde i stedet for gjetning når en hastesak kommer inn. Ruteplanlegging for teknikere kjører på de samme dataene. Mindre kjøring mellom avtaler, og et ankomstvindu kunden kan legge dagen rundt.

Å vite hvem som har hvilke sertifikater er halve jobben i felt, og det er der programvare for feltpersonell tjener seg inn. Kompetansen ligger på teknikeren, tjenesteområdene ligger på kartet, og ett klikk sender nærmeste person med de riktige papirene. Planleggeren slipper å holde den tabellen i hodet.

Fakturering, avtaler og deler

Pengene avgjør. Det er der feltserviceprogramvare enten betaler seg eller ikke. Fakturering bygger dokumentet rett ut av det ferdige oppdraget: arbeidstimer, brukte deler, reise, avgifter og ekstra linjer, med firmaopplysninger og logo allerede på. Fakturering fra arbeidsordren fjerner omskrivingen som vanligvis koster en dag eller to per faktureringsrunde, og betaling på stedet gjør at teknikeren lukker oppdraget og fakturaen i samme besøk.

Fakturering av serviceavtaler går på de samme dokumentene: besøket er et oppdrag, oppdraget gir fakturaen, og avtalen beholder prisen du har satt.

Del- og lagerstyring tetter den andre lekkasjen. Lager og bilbeholdning ligger i ett register: hva som står på hvert lager, hva som er i hver bil, hva som er utlevert, hva som kom tilbake, hva som gikk fra en bil til en annen. Lav beholdning er synlig før den forsinker et oppdrag i stedet for etterpå.

Planlegging av forebyggende vedlikehold er det som gjør reaktivt arbeid om til planlagt inntekt, og det er alminnelig planlegging gjort tidlig: legg sesongens kontroller på tavlen før sesongen starter, fordel dem etter område, og kalenderen slutter å være en kø av hastesaker.

Hvem kjører på programvare for feltservice

Enhver bedrift som sender folk ut til kundeadresser trenger programvare for servicebedrifter, uansett hva faget kalles. Løsningene under kjører på den samme kjernen, med de modulene hvert fag faktisk bruker.

• VVS- og ventilasjonsbedrifter kjører installasjoner, sesongservice og hasteutrykninger fra én tavle
• Rørleggere og elektrikere tar hastesaker samme dag ved siden av planlagt arbeid
• Renholdsbedrifter ruter lag over mange adresser per dag
• Skadedyrkontroll planlegger sesongbehandlinger og logger middelbruk per adresse
• Anleggsgartnere og byggelag koordinerer mannskap, maskiner, underleverandører og leveringsvinduer
• Telekom og IT-støtte på stedet håndterer installasjoner, reparasjoner, saker og utstyrshistorikken bak hver av dem
• Eiendomsdrift og medisinsk service holder dokumentasjonen knyttet til hvert besøk

Programvare for feltteam må tilpasse seg faget og ikke omvendt. Shifton leverer jobbskjemaer, statuser og tjenestetyper du konfigurerer selv, og derfor fungerer samme plattform for en rørleggerbedrift med fem biler og for en landsdekkende ventilasjonsentreprenør. Hele listen strekker seg til over hundre fag på bransjesiden.

Hva endrer seg etter byttet

Programvare for teknikerstyring gjør seg fortjent på fire målbare måter.

Responstiden faller fordi planleggeren alltid vet hvem som er nærmest og ledig. Shiftons kunder melder at gjennomsnittlig responstid gikk ned 40% etter byttet.

Andelen oppdrag som blir løst på første besøk stiger når teknikeren kommer med riktig del, full historikk og en sjekkliste som passer utstyret på stedet. Hvert gjenbesøk koster dobbelt: en ny tur med drivstoff og timer, og en kunde som må ta seg fri en formiddag til for å slippe noen inn. På et lag med ti teknikere er ti poeng på den andelen verdt mer enn noen annen endring på denne siden, fordi den fjerner arbeid i stedet for å gjøre det raskere. Historikken gjør mest av jobben her. En tekniker som ser at samme aggregat har sviktet før, hva som ble byttet den gangen og hvilket delenummer som gikk inn, kommer med riktig del i bilen i stedet for å bestille den fra kundens kjøkken.

Papiret forsvinner. Kontoret slutter å skrive av notater fra krøllete skjemaer, lagene slutter å bære skriveunderlag, og hver post er søkbar og tidsstemplet. En revisjon tar minutter.

Kundene slutter å ringe for å spørre hvor teknikeren er. Automatiske påminnelser går ut før besøket, og kundeportalen viser teknikeren på et kart med beregnet ankomst og en knapp for å ringe eller sende melding. Selvbetjeningen erstatter den telefonen kontoret ditt tar aller oftest. Etter jobben går forespørselen om tilbakemelding ut av seg selv.

Du får i tillegg tallene å styre etter, og det er det automatisering av feltservice er til for. Rapportene viser oppdrag per tekniker, tid på stedet, kjøretid, gjenbesøk og inntekt per tjenestetype, slik at flaskehalser blir synlige før de blir klager.

Gratisplan, moduler og hva du betaler

Shifton er en samlet feltserviceplattform som selges i moduler, så du betaler for delene du bruker. Basismodulen er oppgaver og planlegging, og det er den gratisplanen kjører på: opptil to personer i teamet, digitale jobbskjemaer, appen for iOS og Android og rapporter, uten tidsbegrensning og uten utløpsdato.

Alt utover det er en modul du slår på når du trenger den, til $5 per ansatt i måneden. Det er fire av dem: kontroll av arbeidssted med GPS, lager, fakturering og kundeportalen. Et lag på fem teknikere som vil ha GPS og fakturering betaler $50 i måneden og ingenting for funksjonene det ikke bruker.

Hver betalt modul kommer med opptil 55 dagers gratis prøvetid, som er nok til å kjøre en hel sesong med gjentakende arbeid før avgjørelsen. Årlig betaling tar av 20%. Over 50 ansatte prises per bedrift.

Årlig betaling tar av 20%. Team over 50 ansatte får volumpris fra salgsteamet. Hele kalkulatoren ligger på prissiden, der du huker av modulene du vil ha og ser månedsbeløpet før du melder deg på noe som helst.

Slik velger du programvare for feltservice

Lister over den beste feltserviceprogramvaren stokker det samme dusinet navn i ny rekkefølge hver gang, så start med din egen vanlige tirsdag i stedet for med en funksjonsliste. Tegn opp hva som skjer fra en henvendelse kommer inn til fakturaen er betalt, og sjekk deretter om plattformen dekker hvert steg uten en omvei. Ethvert verktøy ser dyktig ut i en demo; spørsmålet er om det overlever en helt vanlig uke. Funksjoner er lette å ramse opp og tunge å leve med.

Fire ting skiller løsningene som blir værende fra dem teamet ditt forlater i måned tre.

• Appen. Teknikerne lever i den hele dagen, så den må laste raskt, virke uten dekning og ta et bilde, en signatur og en statusendring på noen få trykk. En treg app er den vanligste grunnen til at en innføring mislykkes
• Integrasjoner. Regnskap, CRM og betalingsverktøy skal utveksle data automatisk, gjennom ferdige koblinger eller et åpent API, ellers ender noen med å taste alt to ganger
• Ærlig prising. Spør hva en modul koster, hva som skjer når du legger til en tekniker, og om lagring eller API-kall faktureres separat. En skytjeneste skal være forutsigbar fra første måned
• Oppsett uten konsulent. Oppdragstyper, statuser, skjemaer, tilganger og varslingsregler må være noe din egen leder endrer på en mandag

Når du sammenligner leverandører, se på hva hver enkelt er bygget for framfor på antall funksjoner, siden de fleste lister opp de samme førti. Plattformer for store konsern prises for konsernprosesser. Nisjeverktøy passer én bransje og kjemper imot i den neste. Shifton ligger imellom: en feltserviceplattform med modulene en servicebedrift faktisk drives på, priset per modul. De direkte sammenligningene ligger på sammenligningssiden, inkludert plattformene team vanligvis setter opp mot oss.

Kjør så ett ekte oppdrag gjennom systemet før du binder deg. Opprett det, tildel det, utfør det på en telefon, lukk det, fakturer det. Ethvert steg som trenger en omvei på dag én, kommer til å trenge den lenge etterpå også.