Saha hizmet yönetimi yazılımı sevkten faturaya

Saha servis yönetimi yazılımı nedir

Saha servisi, ofiste değil müşterinin adresinde yapılan işin günlük koordinasyonudur. Bir talep gelir, hangi teknisyenin ne zaman gideceğine biri karar verir, teknisyenin adrese ve doğru parçalara ihtiyacı olur, iş bittiğinde de birinin fatura kesmesi gerekir. Saha servis yönetimi yazılımı bütün bunları bir panoya, iki tabloya ve hiç susmayan bir telefona dağıtmak yerine tek sistemde tutar.

Soru aslında dört tane. Kim gidiyor, ne zaman, neyle ve yerinde ne oldu. Her FSM sistemi tam olarak bu cevapların üstünde durur. Bunları dürüstçe yanıtlayan bir saha servis yönetim sistemi kâğıt iş emrini, teknisyenlerin mesaj grubundaki raporlarını ve dispeçerin günü yeniden kurmaya çalıştığı akşam telefon turunu emekliye ayırır.

Shifton takvimdeki boş kutunun değil, işin etrafında kurulmuştur. Dispeçer her ekibi canlı haritada görür. Teknisyen uygulamayı açar; adres, müşteri geçmişi, kontrol listesi ve parça listesi onu bekliyordur. Ofis durum değişikliklerini iş sürerken görür, ertesi sabah değil, dolayısıyla saati kaçmakta olan bir iş öğleden önce fark edilir, mesai bitiminde değil. Ofisle saha arasındaki telefon trafiğinin büyük kısmını ortadan kaldıran şey tam olarak budur ve servis ekipleri öğleden sonralarını orada kaybeder.

Shifton bugün 100'den fazla ülkede ve 41 dilde çalışıyor. Ekipler çok farklı: iki teknisyenden birkaç yüz kişiye kadar. Modüller ayrı ayrı açıldığı için aynı platform iki kişilik bir araca da ülke geneline hizmet veren bir taşerona da uyar.

Planlama, sevkiyat ve iş emirleri

İş planlama ve talep dağıtımı

Planlama tahtası sürükle bırak mantığında bir takvimdir. İşi bir teknisyenin üstüne sürükleyerek atayın ya da otomatik atamanın yetkinlik, güncel konum ve iş yüküne göre en yakın uygun kişiyi seçmesine izin verin. Acil çağrılar işaretlenir ve öne geçer, böylece sevkiyat kimin neyi hatırladığına bağlı olmaktan çıkar.

Planlama bir hafıza egzersizi olmaktan çıkar. Çoğu şirket yazılım aramaya çok belirli bir anda başlar: aynı saate iki acil çağrı düşer ve kimin boşta olduğunu kimse sesli söyleyemez. Sevkiyat yazılımı bu boşluğu, müsaitliği hatırlanan değil görünen bir şey yaparak kapatır. Planlı işler de takvime aynı şekilde, haftalar öncesinden girer; böylece üç aylık bakım programda durur, birinin aklında değil.

İş emri yönetimi

Her iş, kendi geçmişini taşıyan dijital bir iş emrine dönüşür: kim açtı, kim üstlendi, ne yapıldı, hangi malzeme girdi, ne kadar sürdü. Teknisyen bunu yerinde günceller, öncesi ve sonrası fotoğrafları ekler ve imza alır. Yönetici kâğıt peşinde koşmadan yapılan işlerin kaydını alır.

Dijital iş emirleri tartışmaları da kapatır. Müşteri ziyaretin hiç olmadığını ya da yanlış şeyin onarıldığını söylediğinde, zaman damgaları ve fotoğraflar bunu iki dakikalık bir sorgulamaya çevirir.

Formlar, kontrol listeleri ve kayıt uyumu

Dijital iş formları kâğıtlı altlığın yerini alır. Kendi işinizin gerçekten ihtiyaç duyduğu kontrol listesini kurun, kritik alanları zorunlu yapın; teknisyen bunları doldurmadan işi kapatamaz. Güvenlik kontrolleri, sayaç okumaları, ekipman seri numaraları ve müşteri imzası aynı kayda düşer, aranabilir ve dakikası belli olur.

Mobil taraf: teknisyenler, takip ve çekmeyen yerde çalışma

Mobil işgücü yazılımı, teknisyenlerinizin her saat dokunduğu yarısıdır ve saha teknisyeni uygulaması ofisteki her şeyden çok bu tarafla yargılanır. iOS ve Android uygulaması programı, iş ayrıntılarını, navigasyonu ve müşteri notlarını taşır. Çevrimdışı çalışmak demolarda kabul edildiğinden daha ağır basar. Bodrumlar, asansör boşlukları, sanayi siteleri, köy yolları: sinyal gider, iş yine de kapatılmak zorundadır. Shifton değişiklikleri cihazda tutar ve bağlantı döndüğü anda gönderir; makine dairesinde iki saat geçiren teknisyen akşam hiçbir şeyi yeniden yazmaz.

Çalışma yeri kontrolü ekibi haritaya koyar. Canlı olarak. Takip rotayı, durakları ve her adreste geçen süreyi kaydeder; acil bir çağrı geldiğinde dispeçer tahmin etmek yerine bakar. Teknisyen rota planlaması aynı verilerle çalışır. Randevular arasında daha az yol ve müşterinin gününü kurabileceği bir varış aralığı.

Kimin neye yetkili olduğunu bilmek saha ekipleriyle çalışmanın yarısıdır ve saha personeli yazılımı asıl parasını burada çıkarır. Yetkinlikler teknisyenin kartında durur, hizmet alanları haritada durur ve tek tık, doğru belgelere sahip en yakın kişiyi gönderir. Dispeçer o tabloyu artık kafasında taşımaz.

Faturalandırma, sözleşmeler ve parçalar

Karar parada verilir. Servis yazılımı ya burada kendini öder ya da ödemez. Faturalandırma belgeyi doğrudan biten işten kurar: işçilik saatleri, kullanılan parçalar, yol, vergiler ve ek kalemler, şirket bilgileriniz ve logonuz üzerinde hazır. İş emrinden faturaya geçmek, her fatura döneminde genelde bir iki gün yiyen yeniden yazma adımını kaldırır; yerinde tahsilat ise teknisyenin işi ve faturayı aynı ziyarette kapatması demektir.

Bakım sözleşmesi faturalaması da aynı belgelerle yürür: ziyaret bir iştir, iş faturayı üretir, sözleşme ise sizin belirlediğiniz fiyatta kalır.

Parça ve stok takibi diğer deliği kapatır. Depo ve araç stoğu tek kayıtta yaşar: hangi depoda ne var, hangi araçta ne var, ne verildi, ne geri döndü, hangi araçtan hangisine geçti. Azalan stok bir işi geciktirmeden önce görünür, sonrasında değil.

Önleyici bakım planlaması reaktif işi planlı gelire çeviren şeydir ve erken yapılmış sıradan bir planlamadır: sezon bakımlarını sezon başlamadan tahtaya koyun, bölgelere dağıtın; takvim arıza kuyruğu olmaktan çıksın.

Saha servis yazılımını kimler kullanır

Müşteri adreslerine insan gönderen her şirketin servis firmaları için yazılıma ihtiyacı vardır, iş kolunun adı ne olursa olsun. Aşağıdaki çözümlerin hepsi aynı çekirdek üzerinde çalışır, her işin gerçekten kullandığı modüllerle.

• İklimlendirme firmaları montajları, sezonluk bakımları ve acil çağrıları tek tahtadan yürütür
• Tesisatçılar ve elektrikçiler aynı gün acillerini planlı işlerle birlikte götürür
• Temizlik şirketleri ekipleri günde çok sayıda adrese rotalar
• Haşere kontrolü mevsimlik uygulamaları planlar ve adres başına ilaç kullanımını kaydeder
• Peyzaj ve inşaat ekipleri işçiyi, makineyi, taşeronu ve teslim aralıklarını koordine eder
• Telekom ve yerinde BT desteği kurulumları, onarımları, talepleri ve her birinin arkasındaki cihaz kaydını yönetir
• Tesis yönetimi ve tıbbi servis sağlayıcıları uyum kayıtlarını her ziyarete bağlı tutar

Saha ekibi yazılımı işe uymak zorundadır, tersi değil. Shifton iş formlarını, durumları ve servis tiplerini kendiniz yapılandıracağınız şekilde verir; aynı platformun beş araçlık bir tesisat ekibinde de ülke çapında bir iklimlendirme şirketinde de çalışmasının nedeni budur. Tam liste sektörler sayfasında yüzden fazla iş koluna uzanır.

Geçişten sonra ne değişir

Teknisyen yönetimi yazılımı yerini dört ölçülebilir noktada hak eder.

Müdahale süreleri düşer, çünkü dispeçer kimin en yakın ve boşta olduğunu her an bilir. Shifton müşterileri geçişten sonra ortalama müdahale süresinin 40% azaldığını bildiriyor.

Teknisyen doğru parçayla, işin tüm geçmişiyle ve yerindeki ekipmana uyan bir kontrol listesiyle geldiğinde ilk seferde çözüm oranı yükselir. Her tekrar ziyaret iki kez maliyetlidir: yakıtı ve saatiyle ikinci bir yol ve birini içeri alabilmek için bir sabahını daha ayırmak zorunda kalan bir müşteri. On teknisyenlik bir ekipte bu oranı on puan yükseltmek bu sayfadaki diğer her değişiklikten daha değerlidir, çünkü işi hızlandırmaz, ortadan kaldırır. Burada asıl yükü geçmiş taşır. Aynı ünitenin daha önce de arızalandığını, o zaman neyin değiştirildiğini ve hangi parça numarasının takıldığını gören teknisyen, doğru parçayı araçta getirir; müşterinin mutfağından sipariş vermez.

Kâğıt kaybolur. Ofis buruşuk formlardan not geçirmeyi bırakır, ekipler altlık taşımayı bırakır ve her kayıt aranabilir ve zaman damgalıdır. Denetim dakikalar sürer.

Müşteriler teknisyenin nerede olduğunu sormak için aramayı bırakır. Otomatik randevu hatırlatmaları ziyaretten önce çıkar ve müşteri portalı teknisyeni harita üzerinde, tahmini varışla ve arama ya da mesaj düğmesiyle gösterir. Bu self servis, ofisinizin en sık aldığı telefonun yerine geçer. İş bittikten sonra değerlendirme isteği kendiliğinden gider.

Bir de yönetecek sayıları elde edersiniz; saha servis otomasyonu zaten bunun içindir. Raporlama panoları teknisyen başına iş, adreste geçen süre, yol süresi, tekrar ziyaretler ve servis tipine göre ciroyu gösterir; darboğazlar şikâyete dönüşmeden görünür.

Ücretsiz plan, modüller ve ödeyeceğiniz tutar

Shifton modüller halinde satılan bütünleşik bir saha servis platformudur, yani kullandığınız parçalara ödersiniz. Temel modül görevler ve planlamadır; ücretsiz plan da onun üzerinde çalışır: iki kişiye kadar ekip, dijital iş formları, iOS ve Android uygulaması ve raporlar, süre sınırı ve bitiş tarihi olmadan.

Bunun ötesindeki her şey ihtiyaç duyduğunuzda açtığınız bir modüldür, her biri çalışan başına ayda $5. Dört tane var: GPS ile çalışma yeri kontrolü, stok, faturalandırma ve müşteri portalı. GPS ve fatura isteyen beş teknisyenlik bir ekip ayda $50 öder ve kullanmadığı özellikler için hiçbir şey ödemez.

Her ücretli modül 55 güne kadar ücretsiz denemeyle gelir; karar vermeden önce tekrar eden işlerin bir sezonunu geçirmeye yeter. Yıllık ödeme 20% indirir. 50 çalışanın üzerinde fiyat şirkete özel çıkarılır.

Yıllık ödeme 20% indirir. 50 kişiyi aşan ekipler satış ekibinden hacim fiyatı alır. Tam hesaplayıcı fiyat sayfasında duruyor; istediğiniz modülleri işaretleyip aylık tutarı hiçbir şeye kaydolmadan görebilirsiniz.

Saha servis yönetimi yazılımı nasıl seçilir

En iyi saha servis yazılımı listeleri aynı on iki ismi her seferinde başka bir sırayla dizer, o yüzden özellik listesinden değil kendi sıradan salınızdan başlayın. Talebin geldiği andan faturanın tahsil edildiği ana kadar ne olduğunu çıkarın, sonra platformun her adımı bir kestirme yola sapmadan kapatıp kapatmadığına bakın. Her araç demoda yeterli görünür; asıl soru sıradan bir haftayı kaldırıp kaldıramadığıdır. Özellikleri saymak kolaydır, onlarla yaşamak zordur.

Kalıcı olan çözümleri ekibinizin üçüncü ayda bıraktıklarından dört şey ayırır.

• Mobil uygulama. Teknisyenler gün boyu onun içinde yaşar; hızlı açılmalı, sinyalsiz çalışmalı ve fotoğrafı, imzayı ve durum değişikliğini birkaç dokunuşta almalı. Hantal uygulama, kurulumun başarısız olmasının en yaygın nedenidir
• Entegrasyonlar. Muhasebe, CRM ve ödeme araçlarınız hazır bağlayıcılarla ya da açık bir API üzerinden veriyi kendiliğinden aktarmalı, yoksa biri her şeyi iki kez girer
• Dürüst fiyat. Bir modülün ne tuttuğunu, teknisyen eklediğinizde ne olacağını, depolama ya da API çağrılarının ayrı faturalanıp faturalanmadığını sorun. Bulut hizmeti ilk aydan itibaren öngörülebilir olmalı
• Danışmansız yapılandırma. İş tipleri, durumlar, formlar, yetkiler ve bildirim kuralları kendi yöneticinizin bir pazartesi değiştirebileceği şeyler olmalı

Sağlayıcıları karşılaştırırken özellik sayısına değil her birinin ne için kurulduğuna bakın, çünkü çoğu aynı kırk maddeyi sayar. Kurumsal platformlar fiyatını kurumsal süreçlere göre kurar. Dar sektöre özel araçlar bir iş koluna kusursuz oturur, ikincisinde direnir. Shifton ikisinin arasında durur: bir servis işletmesinin gerçekten üzerinde döndüğü modüller ve modül başına ödeme. Birebir karşılaştırmaları karşılaştırma sayfasında tutuyoruz, ekiplerin genelde yanımıza koyduğu platformlar dahil.

Sonra bağlanmadan önce gerçek bir işi sistemden geçirin. Açın, atayın, telefondan yapın, kapatın, faturalandırın. İlk gün kestirme yol isteyen her adım, çok sonra da aynısını isteyecek.