Työvuorosuunnitteluohjelma sairaaloille ja klinikoille

Terveydenhuollossa ei ole hiljaisia viikkoja. Osasto, poliklinikka ja lääkärin vastaanotto toimivat saman rajoitteen alla: joka päivän joka tunnilla paikalla on oltava vähintään tietty määrä pätevää henkilöstöä, ja se joukko joka voi nämä tunnit täyttää muuttuu jatkuvasti. Hoitoalan työvuorosuunnitteluohjelma on olemassa siksi, että tämä laskutoimitus kasvoi taulukkolaskennasta ulos vuosia sitten, ja siksi että virheestä maksetaan kahdesti: kerran vuokratyölaskussa ja kerran niissä hoitajissa jotka hiljaa lopettavat ylimääräisten vuorojen ottamisen.

Listan tekijä hoitaa sen yleensä muiden tehtävien välissä. Työkalun on siis oltava nopeampi kuin taulu jonka se korvaa, rehellinen tuntien ja lisien suhteen ja käytettävissä puhelimesta. Kaikki mikä vaatii koulutusviikon jää toisena kuukautena käyttämättä.

Mitä hoitoalan työvuorosuunnittelun on todella tehtävä

Tehtävä on kapeampi kuin pitkät ominaisuuslistat antavat ymmärtää. Kattaa joka tunti oikealla osaamisyhdistelmällä. Pitää yksittäisen työntekijän tunnit työehtosopimuksen ja lain rajoissa. Antaa henkilöstön nähdä lista ja reagoida siihen ilman esihenkilön jahtaamista. Näyttää mitä julkaistu lista kustantaa, ennen kuin palkanlaskenta sen kertoo. Ohjelma joka tekee nämä neljä asiaa kunnolla voittaa alustan jossa on viisikymmentä moduulia joita kukaan ei avaa.

Shifton on rakennettu juuri tämän lyhyen listan ympärille: päivä-, viikko- ja kuukausinäkymät, avoimet vuorot, vaihdot, uudelleenkäytettävät pohjat, työvuorotoiveet ja poissaolohakemukset, läsnäolo ja raportointi joka sitoo tunnit palkkaperusteisiin. Ei potilaskirjauksia, ei ajanvarauskirjoja. Kyse on hoitoalan henkilöstöhallinnasta, ja se pysyy rajan työvoimapuolella.

Rajaus on tarkoituksellinen. Puhutaanko vertailussa sairaalan työvuorosuunnittelusta, klinikan listaohjelmasta vai hoitohenkilöstön vuorosuunnittelusta, kysymys alla on sama: onko seuraavat kaksi viikkoa katettu, ja millä hinnalla. Apteekki on oma tapauksensa: farmaseutin on oltava paikalla koko sen ajan, kun tiski on auki, ja siihen vastaa apteekin työvuorosuunnittelu.

Miksi hoitajien vuorosuunnittelu ei ole toimiston työvuorolista

Hoitohenkilöstön suunnittelussa on piirteitä joita toimistolistassa ei ole. Vuorot kestävät kaksitoista tuntia ja ylittävät keskiyön. Yöt ja viikonloput tuovat lisät. Sopimukset ovat kokoaikaisten, osa-aikaisten ja tarvittaessa töihin kutsuttavien yhdistelmä. Osaaminen ei ole vaihtokelpoista, joten ihminen rakennuksessa ei vielä ole kattavuutta. Jokaisen käyttöön kelpaavan hoitajien listaohjelman on kannettava tätä kaikkea yhtä aikaa, ja siksi yleiskäyttöiset vuorosuunnitteluohjelmat kaatuvat hoitoyksikössä pikemmin toisella kuin ensimmäisellä viikolla. Hoitajille tarkoitetun ohjelman on kohdeltava yötä eri työyksikkönä kuin päivää, ei vain eri värinä ruudukossa.

Shifton ratkaisee tämän jokaiseen henkilöön liitetyillä rooleilla ja nimikkeillä, tuntikatoilla jotka näyttävät kertyvän summan jo jaettaessa, ja vuoropohjilla jotka kantavat kierron eteenpäin sen sijaan että se piirrettäisiin uudelleen. Kierrossa työskentelevä listantekijä kopioi toimivan jakson seuraavalle vuosineljännekselle ja säätää vain poikkeukset. Puhelimessa oleva sovellus näyttää saman kierron, joten hoitajien lukema lista ja suunnittelijan muokkaama lista eivät koskaan eriydy.

Kattavuus, osaamisyhdistelmä ja hoitajamitoitus

Useimmat aukot eivät ole poissaolo-ongelmia vaan näkyvyysongelmia. Lista näyttää täydeltä kunnes lasketaan päteviä ihmisiä vuoroa kohti eikä nimiä vuoroa kohti. Hoitajamitoitus pitää vain jos suunnittelija näkee roolijakauman jakaessaan vuoroja eikä julkaisun jälkeen.

Shiftonin viikko- ja kuukausiruudukot näyttävät jokaisen vuoron värikoodattuna roolimerkinnän kanssa, ja täyttämättömät paikat ovat omalla avoimien vuorojen rivillään sen sijaan että ne piiloutuisivat tyhjäksi tilaksi. Julkaise nämä paikat, ja jokainen pätevä työntekijä saa ne samaan aikaan, mikä korvaa soittokierroksen joksi vuokrahoitajan hankinta muuten muuttuu. Sairaalan päivystysvuorojen suunnittelu toimii samoin: julkaise tarve, anna niiden vastata jotka voivat sen ottaa, vahvista yhdellä painalluksella. Hyvä hoitoalan listaohjelma tekee aukosta äänekkään ja vastaamisesta halvan.

Ylityöt, yölisät ja palkkasumma

Henkilöstö on lähes joka yksikössä suurin hallittavissa oleva kustannus, ja hoitoalalla se paisuu tietyllä tavalla: lisätuntien kautta. Sama vuoro kustantaa eri summan sen mukaan mihin se sijoittuu, joten lista joka näyttää tasapainoiselta henkilömäärältä voi olla pahasti epätasapainossa rahassa.

Shifton raportoi tunnit lisäportaittain ja erottaa peruspalkan yö-, yö- ja viikonloppu- sekä pyhälisistä, työntekijää ja yksikköä kohti. Siinä on ero sen välillä että tietää kuluttaneensa liikaa, ja sen välillä että tietää mitkä vuorot sen tekivät. Yhdistettynä työajanseurantaan todellisilla sisään- ja uloskirjauksilla hoitoalan työajanhallinta lakkaa olemasta kuukausittainen jälkirakennelma. Hoitoalan työajanseurantaohjelma on lisenssin arvoinen vain jos kirjatut ja suunnitellut tunnit ovat samassa paikassa, ja niin ne täällä ovat. Vähimmäistuntiraportit, myöhästymisraportit ja budjettiraportit ovat samassa näkymässä, joten jaksoa tarkasteleva esihenkilö ei kokoa sitä kolmesta viennistä.

Työvuorotoiveet, autonominen suunnittelu ja listat jotka pitävät

Listat rikkoutuvat siellä missä ne ohittavat sen mitä ihmiset ovat jo kertoneet. Kun toiveet elävät viesteissä, ne katoavat, ja vaihtopyynnöt saapuvat julkaisun jälkeen eikä ennen sitä. Shifton kerää käytettävyyden kuukausikalenterina jonka jokainen täyttää itse tunti tunnilta, joten autonominen työvuorosuunnittelu syöttää suunnitelmaa juuri silloin kun sitä rakennetaan.

Vapaa- ja vuosilomahakemukset kulkevat saman hyväksyntäjonon läpi, ja lomasaldot pysyvät seurannassa, joten hyväksynnät eivät ole arvailua. Kun lista on julkaistu, vaihdot ja vuorojen ottaminen kulkevat sovelluksen kautta esihenkilön vahvistuksella, ja jokainen muutos päivittää version jonka kaikki näkevät. Puhelimessa oleva vuorolista ja työpöydän suunnittelunäkymä katsovat samaa listaa, mikä on koko syy siirtyä pois paperista.

Muutoksen kantaa ilmoitus, ei ryhmäkeskustelu. Push- ja tekstiviesti-ilmoitukset lähtevät kun vuoro lisätään, siirretään tai poistetaan, joten kukaan ei tee työtä tulosteesta joka lakkasi olemasta totta tiistaina. Tämä yksi tapa poistaa suurimman osan poissaoloista joista syytetään henkilöstöä mutta jotka ovat listan syytä.

Sairaala, klinikka ja yhden toimipisteen vastaanotto ovat saman ongelman eri kokoja

Sairaalan vuoro-ohjelman on mallinnettava osastot, käyttöoikeustasot ja yhteisnäkymä niiden yli. Klinikka ei tarvitse tästä juuri mitään, mutta se tarvitsee nopeutta, koska listan tekijä hoitaa samalla ilmoittautumisen. Vastaanoton tiimeille tarkoitetun ohjelman on yleensä saatava vastaanottovirkailijat, hoitajat ja tukipalvelut yhteen ruudukkoon kolmen sijasta. Shifton skaalautuu näiden välillä ilman työkalun vaihtoa: projektit ja työlistat erottavat yksiköt tai toimipisteet, oikeudet ratkaisevat kuka muokkaa mitä, ja yksi tiimi pyörii yhdellä listalla ja parilla pohjalla.

Monen toimipisteen ryhmät saavat yhden tilin kaikille sijainneille, joten kahdessa yksikössä työskentelevä näkee yhden kalenterin ja esihenkilöt yhteistunnit. Niille jotka työskentelevät asiakkaiden kotona eivätkä laitoksessa, kotihoidon työvuorosuunnittelun sivumme käsittelee tuota mallia.

Mitä kannattaa tarkistaa ennen kuin sitoudut

Testaa jokainen hoitoalan vuorosovellus niin kuin tiimi sitä todella käyttää. Rakenna kokonainen viikko tyhjästä ja ota aika. Avaa mobiilisovellus vanhemmalla puhelimella, koska sellaista puolet henkilöstöstä kantaa. Työnnä muutos ja katso kuinka nopeasti ilmoitus saapuu. Kysy miten vuoro klo 23:00 - 07:00 lasketaan, mitä tapahtuu kun tuntikatto ylittyy, ja erottavatko raportit lisätunnit vai vain summaavat ne. Julkaistut listat parhaista ohjelmista selviävät tästä harjoituksesta harvoin muuttumattomina.

Tarkista sitten mitä raportit antavat talouskeskusteluun. Tunnit lisäportaittain, lomasaldot ja budjettiluvut tekevät suunnittelutyökalusta hoitoalan henkilöstöhallinnan järjestelmän eikä jaettua kalenteria muistutuksilla. Siinä on raja oikean vuorosuunnittelun ja paremmin muotoillun ryhmäkeskustelun välillä.

Näin pääset alkuun Shiftonilla

Kymmeneen tiimin jäseneen asti Shifton on ilmainen ilman aikarajaa, mikä kattaa pienen vastaanoton tai yhden hoitotiimin ja sisältää suunnittelun, perustason kellokortin, mobiilisovelluksen ja raportit. Sen yli maksulliset paketit laskutetaan työntekijää ja kuukautta kohti, ja moduulit kuten paikannuskartta tulevat maksullisina lisäyksinä. Hinnoittelusivu kertoo missä mikä ominaisuus sijaitsee.

Kummassakin tapauksessa saat listan joka vastaa todellisia toiveita, kattavuuden jonka voi tarkistaa roolin eikä henkilömäärän perusteella, ja selvän rajan suunniteltujen ja maksettujen tuntien välillä. Tuo tiimisi järjestelmään, rakenna yhden yksikön viikko, julkaise se ja katso kuinka paljon hallintoa katoaa.