Softvér na riadenie terénnych služieb od dispečingu po faktúru

Čo je softvér na riadenie terénnych služieb

Terénny servis je každodenná koordinácia práce, ktorá sa nedeje v kancelárii, ale u zákazníka. Príde požiadavka, niekto rozhodne, ktorý technik pôjde a kedy, technik potrebuje adresu a správne diely, a keď je práca hotová, niekto musí vystaviť faktúru. Softvér na riadenie terénnych služieb drží toto všetko v jednom systéme namiesto tabule, dvoch tabuliek a telefónu, ktorý neprestáva zvoniť.

Otázky sú štyri. Kto ide, kedy, s čím a čo sa udialo na mieste. Na odpovediach práve na ne stojí každý FSM systém. Systém riadenia terénneho servisu, ktorý na ne odpovedá poctivo, ruší papierový pracovný príkaz, hlásenia technikov v skupinovom chate aj večerné obvolávanie, pri ktorom dispečer skladá deň dokopy.

Shifton je postavený okolo zákazky, nie okolo okienka v kalendári. Dispečer vidí každú partu na živej mape. Technik otvorí aplikáciu a nájde adresu, históriu zákazníka, kontrolný zoznam a súpis dielov už pripravené. Kancelária vidí meniace sa stavy počas práce, nie na druhý deň ráno, takže zákazka, ktorá mešká, je vidieť dopoludnia a nie na konci smeny. Práve to odstráni väčšinu telefonátov medzi kanceláriou a terénom, na ktorých servisné firmy strácajú popoludnia.

Shifton dnes beží vo viac ako 100 krajinách a v 41 jazykoch. Tímy sú rôzne: od dvoch technikov po niekoľko stoviek. Tá istá platforma poslúži dodávke s dvoma ľuďmi aj celoštátnemu dodávateľovi, pretože moduly sa zapínajú samostatne.

Plánovanie, dispečing a pracovné príkazy

Plánovanie zákaziek a prideľovanie požiadaviek

Plánovacia tabuľa je kalendár s presúvaním myšou. Zákazku pridelíte tak, že ju presuniete na technika, alebo necháte automat vybrať najbližšieho kvalifikovaného človeka podľa oprávnení, aktuálnej polohy a vyťaženia. Havárie dostanú príznak a idú prvé, takže dispečing prestane závisieť od toho, kto si čo pamätá.

Plánovanie prestane byť cvičením z pamäti. Väčšina firiem začne hľadať softvér v jednom konkrétnom momente: dve havárie prídu v tej istej hodine a nikto nevie nahlas povedať, kto je voľný. Softvér na dispečing a plánovanie tú medzeru zatvorí tým, že dostupnosť je vidieť, a nie si ju pamätať. Plánovaná práca ide do kalendára rovnako, týždne dopredu, takže štvrťročná prehliadka stojí v rozpise a nie v niečej hlave.

Správa pracovných príkazov

Každá zákazka sa stane digitálnym pracovným príkazom s vlastnou históriou: kto ho vytvoril, kto ho prevzal, čo sa urobilo, aký materiál sa spotreboval, ako dlho to trvalo. Technik ho aktualizuje priamo na mieste, priloží fotky pred a po a vezme podpis. Vedúci dostane evidenciu vykonaných prác bez naháňania papierov.

Digitálne príkazy uzavrú aj spory. Keď zákazník tvrdí, že návšteva nebola alebo že sa opravilo niečo iné, časové značky a fotky z toho urobia dvojminútovú kontrolu.

Formuláre, kontrolné zoznamy a evidencia

Digitálne pracovné formuláre nahradia podložku s papierom. Zostavte kontrolný zoznam, aký vaša profesia naozaj potrebuje, kritické polia nastavte ako povinné a technik zákazku nezavrie, kým ich nevyplní. Bezpečnostné kontroly, stavy meračov, výrobné čísla zariadení aj podpis zákazníka skončia v jednom zázname, vyhľadateľnom a označenom časom na minútu.

Mobilná strana: technici, sledovanie a práca bez signálu

Softvér pre mobilných pracovníkov je tá polovica systému, ktorej sa technici dotýkajú každú hodinu, a aplikácia pre technikov v teréne sa hodnotí podľa nej viac než podľa čohokoľvek v kancelárii. Aplikácia pre iOS a Android nesie rozpis, detaily zákazky, navigáciu a poznámky k zákazníkovi. Práca bez signálu váži viac, než ukazujú predvádzačky. Pivnice, výťahové šachty, priemyselné areály, cesty za mestom: signál padne a zákazku aj tak treba zavrieť. Shifton drží zmeny v telefóne a odošle ich v okamihu pripojenia, takže technik po dvoch hodinách v strojovni večer nič neprepisuje.

Kontrola miesta výkonu práce položí tím na mapu. Naživo. Sledovanie polohy technikov zaznamená trasu, zastávky aj čas na každom mieste, čo dispečerovi pri havárii dá skutočný obraz namiesto odhadu. Plánovanie trás technikov beží na tých istých údajoch. Menej jazdenia medzi termínmi a okno príchodu, s ktorým si zákazník vie zariadiť deň.

Vedieť, kto má aké oprávnenie, je polovica práce s terénnymi partami, a práve tu sa softvér pre terénnych pracovníkov zaplatí. Kvalifikácie sedia v karte technika, servisné oblasti sedia na mape a jedno kliknutie pošle najbližšieho človeka, ktorý má tie správne. Dispečer už tú tabuľku nemusí držať v hlave.

Fakturácia, zmluvy a diely

Rozhodujú peniaze. Tu sa servisný softvér buď zaplatí, alebo nie. Fakturácia postaví doklad priamo z ukončenej zákazky: hodiny práce, spotrebované diely, dopravu, dane a ďalšie položky, s vašimi údajmi a logom už na ňom. Faktúra z pracovného príkazu odstráni prepisovanie, ktoré zvyčajne stojí deň alebo dva na fakturačný cyklus, a platba na mieste znamená, že technik zavrie zákazku aj faktúru pri jednej návšteve.

Fakturácia servisných zmlúv beží cez tie isté doklady: návšteva je zákazka, zákazka vytvorí faktúru a zmluva ostane ocenená tak, ako ste ju nastavili.

Evidencia dielov a skladu zatvorí druhú dieru. Sklad a zásoby v autách žijú v jednom registri: čo je v ktorom sklade, čo je v ktorom vozidle, čo sa vydalo, čo sa vrátilo, čo prešlo z auta do auta. Nízky stav je vidieť skôr, než zdrží zákazku, a nie potom.

Plánovanie preventívnej údržby je to, čo mení reaktívnu prácu na plánovaný príjem, a je to obyčajné plánovanie urobené včas: dajte sezónne prehliadky na tabuľu ešte pred sezónou, rozdeľte ich podľa oblastí a kalendár prestane byť radom havárií.

Kto pracuje na softvéri pre terénny servis

Akákoľvek firma, ktorá posiela ľudí na adresy zákazníkov, potrebuje softvér pre servisné firmy, nech sa to remeslo volá akokoľvek. Riešenia nižšie bežia na rovnakom jadre, s modulmi, ktoré daná profesia naozaj používa.

• Firmy pre vykurovanie a klimatizáciu vedú montáže, sezónny servis aj havarijné výjazdy z jednej tabule
• Inštalatéri a elektrikári zvládajú havárie v ten istý deň popri plánovanej práci
• Upratovacie firmy vedú party cez veľa objektov za deň
• Deratizácia a dezinsekcia plánuje sezónne zásahy a eviduje spotrebu prípravkov na každom objekte
• Tímy záhradnej údržby a stavebné tímy koordinujú party, techniku, subdodávateľov a okná dodávok
• Telekomunikácie a IT podpora na mieste riadia inštalácie, opravy, tikety aj históriu zariadenia za každým z nich
• Správa budov a zdravotnícke služby držia doklady o zhode naviazané na každú návštevu

Softvér pre terénne tímy sa musí prispôsobiť remeslu, nie naopak. Shifton prináša formuláre, stavy a typy služieb, ktoré si nastavíte sami, a preto tá istá platforma slúži päťautovej inštalatérskej parte aj celoštátnej klimatizačnej firme. Celý zoznam presahuje sto profesií na stránke odvetví.

Čo sa zmení po prechode

Softvér na riadenie technikov sa obháji v štyroch merateľných bodoch.

Časy reakcie klesnú, pretože dispečer vždy vie, kto je najbližšie a voľný. Zákazníci Shiftonu uvádzajú, že priemerný čas reakcie im po prechode klesol o 40%.

Podiel zákaziek vyriešených na prvýkrát rastie, keď technik príde so správnym dielom, s celou históriou a s kontrolným zoznamom pre konkrétne zariadenie. Každý opakovaný výjazd stojí dvakrát: druhá cesta s palivom a hodinami plus zákazník, ktorý si musí vziať ďalšie dopoludnie voľno, aby niekoho pustil dnu. Pri desiatich technikoch má desať bodov v tomto ukazovateli väčšiu hodnotu než ktorákoľvek iná zmena na tejto stránke, lebo prácu odoberá, nie zrýchľuje. Najviac tu ťahá história. Technik, ktorý vidí, že tá istá jednotka zlyhala už predtým, čo sa vtedy menilo a aké číslo dielu tam išlo, príde so správnym dielom v aute namiesto toho, aby ho objednával z kuchyne zákazníka.

Papier zmizne. Kancelária prestane prepisovať poznámky z pokrčených tlačív, party prestanú voziť dosky s papiermi a každý záznam sa dá vyhľadať a má čas. Audit trvá minúty.

Zákazníci prestanú volať s otázkou, kde je technik. Automatické pripomienky odídu pred návštevou a zákaznícky portál ukáže technika na mape s odhadom príchodu a tlačidlom na hovor alebo správu. Samoobsluha nahradí telefonát, ktorý vaša kancelária dvíha najčastejšie. Po práci odíde žiadosť o hodnotenie sama.

Dostanete aj čísla, podľa ktorých sa dá riadiť, a na to je automatizácia terénnych služieb. Reportovacie prehľady ukážu zákazky na technika, čas u zákazníka, čas na ceste, opakované návštevy a tržbu podľa typu služby, takže úzke miesta vidno skôr, než sa z nich stanú sťažnosti.

Bezplatný plán, moduly a čo zaplatíte

Shifton je komplexná platforma predávaná po moduloch, takže platíte za časti, ktoré používate. Základný modul sú úlohy a plánovanie a práve na ňom beží bezplatný plán: do dvoch členov tímu, digitálne formuláre, aplikácia pre iOS a Android a reporty, bez časového obmedzenia a bez dátumu, po ktorom sa niečo vypne.

Všetko ostatné je modul, ktorý zapnete, keď ho potrebujete, za $5 na zamestnanca mesačne. Sú štyri: kontrola miesta výkonu práce s GPS, sklad, fakturácia a zákaznícky portál. Päťčlenná parta, ktorá chce GPS a fakturáciu, platí $50 mesačne a nič za funkcie, ktoré nevyužije.

Každý platený modul má až 55 dní bezplatnej skúšky, čo stačí na celú sezónu opakovaných prác pred rozhodnutím. Ročná platba zoberie 20% dole. Nad 50 zamestnancov sa cena robí na firmu.

Ročná platba zoberie 20% dole. Tímy nad 50 zamestnancov dostanú objemovú cenu od obchodného tímu. Celá kalkulačka je na stránke cenníka, kde si odškrtnete moduly a uvidíte mesačnú sumu ešte pred registráciou.

Ako vybrať softvér na riadenie terénnych služieb

Rebríčky najlepšieho softvéru pre terénny servis zoraďujú tých istých dvanásť mien vždy inak, takže začnite od svojho bežného utorka, nie od zoznamu funkcií. Nakreslite si, čo sa deje od chvíle, keď príde požiadavka, po chvíľu, keď je faktúra zaplatená, a potom skontrolujte, či platforma pokryje každý krok bez obchádzky. Na predvádzačke vyzerá schopný každý nástroj; otázka je, či prežije obyčajný týždeň. Funkcie sa vymenúvajú ľahko a žije sa s nimi ťažko.

Štyri veci oddeľujú riešenia, ktoré ostanú, od tých, ktoré tím opustí v treťom mesiaci.

• Mobilná aplikácia. Technici v nej žijú celý deň, takže sa musí rýchlo načítať, fungovať bez signálu a zvládnuť fotku, podpis a zmenu stavu na pár ťuknutí. Ťažkopádna aplikácia je najčastejší dôvod, prečo nasadenie zlyhá
• Integrácie. Vaše účtovníctvo, CRM a platobné nástroje majú vymieňať údaje automaticky, cez natívne konektory alebo otvorené API, inak niekto skončí pri zadávaní všetkého dvakrát
• Poctivá cena. Pýtajte sa, koľko stojí modul, čo sa stane, keď pridáte technika, a či sa úložisko alebo volania API účtujú zvlášť. Cloudová služba má byť predvídateľná od prvého mesiaca
• Nastavenie bez konzultanta. Typy zákaziek, stavy, formuláre, oprávnenia a pravidlá notifikácií musia byť veci, ktoré váš vlastný vedúci zmení v pondelok

Pri porovnávaní dodávateľov sa pozerajte na to, na čo je každý postavený, a nie na počet funkcií, keďže väčšina uvádza tých istých štyridsať. Podnikové platformy majú cenu podľa podnikových procesov. Úzko zamerané nástroje sadnú jednému odvetviu a v druhom sa vám vzpierajú. Shifton stojí medzi nimi: platforma s modulmi, na ktorých servisná firma naozaj beží, platená po moduloch. Priame porovnania držíme na stránke porovnaní, vrátane platforiem, ktoré tímy zvyknú dávať do užšieho výberu vedľa nás.

Potom cez systém prežeňte jednu skutočnú zákazku, skôr než sa zaviažete. Vytvorte ju, prideľte, urobte cez telefón, zavrite, vyfakturujte. Krok, ktorý si v prvý deň pýta obchádzku, si ju bude pýtať aj dávno potom.