Programska oprema za upravljanje terenskih storitev od razporejanja do računa

Kaj je programska oprema za upravljanje terenskih storitev

Terenske storitve so vsakodnevno usklajevanje dela, ki se ne dogaja v pisarni, ampak pri stranki. Prispe zahtevek, nekdo odloči, kateri serviser gre in kdaj, serviser potrebuje naslov in prave rezervne dele, ko je delo končano, pa mora nekdo izdati račun. Programska oprema za upravljanje terenskih storitev drži vse to v enem sistemu namesto na tabli, v dveh preglednicah in na telefonu, ki nikoli ne utihne.

Vprašanja so štiri. Kdo gre, kdaj, s čim in kaj se je zgodilo na terenu. Vsak sistem FSM stoji na odgovorih prav nanje. Sistem za upravljanje terenskega servisa, ki nanje odgovori pošteno, upokoji papirnati delovni nalog, javljanje serviserjev v skupinskem klepetu in večerno klicanje, s katerim disponent sestavlja dan nazaj.

Shifton je zgrajen okoli naloga in ne okoli okenca v koledarju. Disponent vidi vsako ekipo na živem zemljevidu. Serviser odpre aplikacijo in najde naslov, zgodovino stranke, kontrolni seznam in seznam delov že pripravljene. Pisarna vidi spreminjanje statusov med delom in ne naslednje jutro, zato se nalog, ki se vleče, opazi dopoldne in ne ob koncu izmene. Prav to odnese večino klicev med pisarno in terenom, na katerih servisne ekipe izgubljajo popoldneve.

Shifton danes deluje v več kot 100 državah in v 41 jezikih. Ekipe so različne: od dveh serviserjev do nekaj sto. Ista platforma streže kombiju z dvema človekoma in državnemu izvajalcu, ker se moduli vklapljajo ločeno.

Razporejanje, dodeljevanje in delovni nalogi

Načrtovanje del in dodeljevanje zahtevkov

Tabla za razporejanje je koledar s povleci in spusti. Nalog dodelite tako, da ga povlečete na serviserja, ali pustite samodejnemu dodeljevanju, da izbere najbližjega usposobljenega človeka glede na znanja, trenutno lokacijo in obremenitev. Nujni klici dobijo oznako in gredo prvi, zato dodeljevanje ni več odvisno od tega, kdo se česa spomni.

Razporejanje neha biti vaja iz spomina. Večina podjetij začne iskati programsko opremo v enem samem trenutku: dva nujna klica prispeta v isti uri in nihče ne zna na glas povedati, kdo je prost. Programska oprema za razporejanje to vrzel zapre tako, da je razpoložljivost vidna in ne zapomnjena. Načrtovano delo gre v koledar enako, tedne vnaprej, tako da četrtletni pregled stoji v razporedu in ne v glavi vodje.

Upravljanje delovnih nalogov

Vsak nalog postane digitalni delovni nalog s svojo zgodovino: kdo ga je ustvaril, kdo ga je prevzel, kaj je bilo narejeno, kateri material je šel vanj, koliko časa je vzel. Serviser ga posodobi na terenu, pripne fotografije pred in po ter zbere podpis. Vodja dobi evidenco opravljenih del brez lovljenja papirja.

Digitalni nalogi zaprejo tudi spore. Ko stranka pravi, da obiska ni bilo ali da je bilo popravljeno nekaj drugega, časovni žigi in fotografije iz tega naredijo dvominutno preverjanje.

Obrazci, kontrolni seznami in dokazila

Digitalni delovni obrazci nadomestijo podlogo s papirjem. Sestavite kontrolni seznam, ki ga vaša stroka res potrebuje, kritična polja nastavite kot obvezna in serviser naloga ne more zapreti, dokler jih ne izpolni. Varnostni pregledi, stanja števcev, serijske številke naprav in podpis stranke pristanejo v istem zapisu, ki ga je mogoče poiskati in je datiran na minuto.

Mobilna stran: serviserji, sledenje in delo brez signala

Programska oprema za mobilno delovno silo je tista polovica sistema, ki se je serviserji dotikajo vsako uro, in aplikacija za terenske serviserje se sodi po njej bolj kot po čemer koli v pisarni. Aplikacija za iOS in Android nosi razpored, podrobnosti naloga, navigacijo in zapiske o stranki. Delo brez signala šteje več, kot priznajo predstavitve. Kleti, dvigalni jaški, industrijske cone, podeželske ceste: signala ni, nalog pa je treba vseeno zapreti. Shifton spremembe hrani na napravi in jih pošlje takoj ob ponovni povezavi, zato serviser, ki je preživel dve uri v strojnici, zvečer ničesar ne prepisuje.

Nadzor kraja dela postavi ekipo na zemljevid. V živo. Sledenje lokaciji zabeleži pot, postanke in čas na vsakem objektu, kar disponentu ob nujnem klicu da resnično sliko namesto ugibanja. Načrtovanje poti za serviserje teče na istih podatkih. Manj vožnje med termini in okno prihoda, po katerem si stranka lahko uredi dan.

Vedeti, kdo je za kaj usposobljen, je polovica dela z terenskimi ekipami, in tu se programska oprema za terenske delavce najhitreje povrne. Znanja stojijo pri serviserju, servisna območja stojijo na zemljevidu, en klik pa pošlje najbližjega, ki ima prava. Disponentu ni več treba držati te tabele v glavi.

Računi, pogodbe in rezervni deli

Denar odloči. Tu se servisna programska oprema bodisi povrne bodisi ne. Izdajanje računov zgradi dokument naravnost iz zaključenega naloga: delovne ure, porabljeni deli, prevoz, davki in dodatne postavke, z vašimi podatki in logotipom že na njem. Račun iz delovnega naloga odnese prepisovanje, ki na obračunski cikel običajno stane dan ali dva, plačilo na kraju samem pa pomeni, da serviser v istem obisku zapre nalog in račun.

Obračun servisnih pogodb teče po istih dokumentih: obisk je nalog, nalog naredi račun, pogodba pa ostane ovrednotena tako, kot ste jo nastavili.

Evidenca delov in zalog zapre drugo luknjo. Skladišče in zaloga v vozilih živita v enem registru: kaj je v katerem skladišču, kaj je v katerem vozilu, kaj je bilo izdano, kaj se je vrnilo, kaj je šlo iz enega vozila v drugo. Nizka zaloga je vidna, preden zaustavi nalog, in ne potem.

Načrtovanje preventivnega vzdrževanja je tisto, kar reaktivno delo spremeni v načrtovan prihodek, in je le razporejanje, opravljeno zgodaj: sezonske preglede postavite na tablo, preden se sezona začne, razdelite jih po območjih in koledar neha biti vrsta intervencij.

Kdo dela s programsko opremo za terenski servis

Vsako podjetje, ki pošilja ljudi na naslove strank, potrebuje programsko opremo za servisna podjetja, ne glede na to, kako se stroka imenuje. Spodnje rešitve tečejo na istem jedru, z moduli, ki jih posamezna stroka dejansko uporablja.

• Podjetja za ogrevanje in klimatizacijo vodijo montaže, sezonske servise in nujne intervencije z ene table
• Vodovodarji in električarji združujejo nujne posege istega dne z načrtovanim delom
• Čistilni servisi vodijo ekipe čez več objektov na dan
• Zatiranje škodljivcev načrtuje sezonske obdelave in beleži porabo pripravkov na vsakem objektu
• Urejanje okolice in gradbene ekipe usklajujejo ljudi, mehanizacijo, podizvajalce in okna dobav
• Telekomunikacije in terenska podpora IT vodijo namestitve, popravila, zahtevke in zgodovino opreme za vsakim od njih
• Upravljanje objektov in zdravstvene storitve držijo dokazila o skladnosti pripeta na vsak obisk

Programska oprema za terenske ekipe se mora prilagoditi stroki in ne obratno. Shifton prinaša obrazce, statuse in vrste storitev, ki jih nastavite sami, zato ista platforma dela za petčlansko vodovodarsko ekipo in za državno klimatizacijsko podjetje. Celoten seznam preseže sto strok na strani panog.

Kaj se spremeni po prehodu

Programska oprema za vodenje serviserjev se opraviči na štirih merljivih mestih.

Odzivni časi padejo, ker disponent vedno ve, kdo je najbližje in prost. Stranke Shiftona poročajo, da se je povprečni odzivni čas po prehodu skrajšal za 40%.

Delež nalogov, rešenih v prvem obisku, raste, ko serviser pride s pravim delom, s celotno zgodovino in s kontrolnim seznamom, ki ustreza napravi na objektu. Vsak ponovni obisk stane dvakrat: druga pot z gorivom in urami ter stranka, ki si mora vzeti še eno dopoldne, da nekoga spusti noter. V ekipi desetih serviserjev deset odstotnih točk pri tem deležu pomeni več kot katera koli druga sprememba na tej strani, ker delo odvzame, namesto da bi ga pospešila. Največ tu opravi zgodovina. Serviser, ki vidi, da je ista enota odpovedala že prej, kaj je bilo takrat zamenjano in katera številka dela je šla noter, pride s pravim delom v vozilu, namesto da bi ga naročal iz kuhinje stranke.

Papir izgine. Pisarna neha prepisovati zapiske z zmečkanih obrazcev, ekipe nehajo nositi mape, vsak zapis pa je mogoče poiskati in nosi časovni žig. Revizija traja minute.

Stranke nehajo klicati z vprašanjem, kje je serviser. Samodejni opomniki odidejo pred obiskom, portal za stranke pa pokaže serviserja na zemljevidu z oceno prihoda in gumbom za klic ali sporočilo. Samopostrežba nadomesti klic, ki ga vaša pisarna sprejme najpogosteje. Po opravljenem delu prošnja za oceno odide sama.

Dobite tudi številke, po katerih se vodi, in prav za to je avtomatizacija terenskih storitev. Nadzorne plošče s poročili kažejo naloge na serviserja, čas na objektu, čas vožnje, ponovne obiske in prihodek po vrsti storitve, tako da so ozka grla vidna, preden postanejo pritožbe.

Brezplačen paket, moduli in koliko plačate

Shifton je celovita platforma, ki se prodaja po modulih, zato plačate za dele, ki jih uporabljate. Osnovni modul so naloge in razporejanje, prav na njem pa teče brezplačen paket: do dva člana ekipe, digitalni obrazci, aplikacija za iOS in Android ter poročila, brez časovne omejitve in brez datuma poteka.

Vse ostalo je modul, ki ga vklopite, ko ga potrebujete, po $5 na zaposlenega mesečno. So štirje: nadzor kraja dela z GPS, zaloge, izdajanje računov in portal za stranke. Petčlanska ekipa, ki želi GPS in račune, plača $50 mesečno in nič za funkcije, ki jih ne uporablja.

Vsak plačljiv modul ima do 55 dni brezplačnega preizkusa, kar zadošča za celo sezono ponavljajočih se del pred odločitvijo. Letno plačilo odnese 20%. Nad 50 zaposlenimi se cena pripravi za podjetje.

Letno plačilo odnese 20%. Ekipe nad 50 zaposlenih dobijo količinsko ceno od prodajne ekipe. Celoten kalkulator stoji na strani s cenami, kjer obkljukate želene module in vidite mesečni znesek, še preden se kamor koli prijavite.

Kako izbrati programsko opremo za terenske storitve

Seznami najboljše programske opreme za terenski servis vsakič razvrstijo istih ducat imen v drugem vrstnem redu, zato začnite pri svojem običajnem torku in ne pri seznamu funkcij. Narišite, kaj se zgodi od trenutka, ko prispe zahtevek, do trenutka, ko je račun plačan, nato pa preverite, ali platforma pokrije vsak korak brez obvoza. Na predstavitvi je videti sposobno vsako orodje; vprašanje je, ali preživi običajen teden. Funkcije je lahko naštevati in težko z njimi živeti.

Štiri stvari ločijo rešitve, ki obstanejo, od tistih, ki jih ekipa opusti v tretjem mesecu.

• Mobilna aplikacija. Serviserji so v njej ves dan, zato se mora hitro naložiti, delati brez signala in sprejeti fotografijo, podpis in spremembo statusa v nekaj dotikih. Okorna aplikacija je najpogostejši razlog za neuspelo uvedbo
• Povezave. Vaše računovodstvo, CRM in plačilna orodja naj si izmenjujejo podatke sama, prek vgrajenih konektorjev ali odprtega API, sicer nekdo vse vnaša dvakrat
• Poštena cena. Vprašajte, koliko stane modul, kaj se zgodi, ko dodate serviserja, in ali se prostor za shranjevanje ali klici API zaračunajo posebej. Storitev v oblaku mora biti predvidljiva od prvega meseca
• Nastavitve brez svetovalca. Vrste del, statusi, obrazci, pravice in pravila obveščanja morajo biti stvari, ki jih vaš vodja spremeni v ponedeljek

Pri primerjavi ponudnikov glejte, za kaj je posamezni zgrajen, in ne na število funkcij, saj jih večina našteje istih štirideset. Korporativne platforme oblikujejo ceno za korporativne procese. Ozko panožna orodja se prilegajo eni panogi in se v drugi upirajo. Shifton stoji vmes: platforma z moduli, na katerih servisno podjetje resnično deluje, plačana po modulih. Neposredne primerjave držimo na strani primerjav, vključno s platformami, ki jih ekipe običajno uvrstijo v ožji izbor ob nas.

Nato skozi sistem spustite en resničen nalog, preden se zavežete. Ustvarite ga, dodelite, opravite s telefonom, zaprite, zaračunajte. Vsak korak, ki že prvi dan potrebuje obvoz, ga bo potreboval tudi dolgo zatem.