Työvuorosuunnittelu eläinlääkäreille, hoitajille ja vastaanotolle
Suunnittele eläinlääkärien, klinikkaeläinhoitajien ja vastaanoton vuorot todellisen käytettävyyden mukaan, kata päivystys- ja hätävuorot ja hoida koko klinikan työvuorolista yhdessä järjestelmässä.
Rakenna ja julkaise viikon työvuorolista
Klinikan viikko rakentuu päällekkäisistä rooleista, ei yhdestä tasaisesta vuorosta. Viikkonäkymässä jokainen eläinlääkäri, hoitaja ja vastaanottovirkailija on omalla rivillään, vuorot on värikoodattu ja alku- ja loppuajat näkyvät tarkkoina, joten aukko vastaanoton tai leikkaussalin miehityksessä paljastuu ennen kuin lista lähtee tiimille.
Kerää käytettävyys ennen suunnittelua
Harva eläinlääkintätiimi on kokonaan kokoaikainen. Osa-aikaiset eläinlääkärit, sijaiset ja työn ohessa opiskelevat hoitajat tuovat kukin omat rajoitteensa, ja käytettävyyskalenteri kerää ne etukäteen sen sijaan, että lista muuttuisi neuvottelukysymykseksi vasta julkaisun jälkeen.
Yksi lista eläinlääkäreille, hoitajille ja vastaanotolle
Kaikki suunnitteluun kuuluvat ihmiset ovat samassa henkilöstöluettelossa. Jokaisella tietueella on tehtävänimike, yhteystiedot, aikavyöhyke ja käyttöoikeustaso, ja juuri se ratkaisee, näkeekö henkilö vain omat vuoronsa vai voiko hän muokata koko klinikan listaa.
Raportit tunneista, poissaoloista ja palkkatasoista
Klinikan henkilöstökulut syntyvät tunneista, ja tunteja voi hallita vasta kun joku näkee ne. Raporttinäkymä sisältää työtunnit, poissaolot, vähimmäistunnit, bonukset ja vähennykset sekä budjetti- ja palkkatasoraportit, suodatettuina kuukauden ja tehtävän mukaan ja vietävissä yhdellä klikkauksella.
Aloita ilmaisella suunnitelmalla
Ei aikarajaa. Saat täyden pääsyn ydintoimintoihin ja päivität kun olet valmis.
Lue koko opas eläinklinikan työvuorosuunnitteluun
Eläinklinikka on yksi vaikeimmista paikoista rakentaa työvuorolista. Vastaanotto, leikkaussali, osastohoito ja asiakaspalvelu tarvitsevat miehitystä yhtä aikaa, tehtäviin kykenevät ihmiset eivät ole vaihdettavissa keskenään, ja yksi sairauspoissaolo voi viedä klinikalta juuri sen pätevän henkilön, jonka varassa päivä on. Eläinklinikan työvuorosuunnittelu ei ole hallintoa työn reunalla, se ratkaisee, kulkeeko päivä vai purkautuuko se.
Useimmat klinikat päätyvät samaan johtopäätökseen vuoden taulukoiden ja ryhmächattien jälkeen. Lista on liian monimutkainen jaettuun tiedostoon ja liian tärkeä jätettäväksi muistin varaan.
Mitä eläinklinikan työvuorosuunnittelun on ratkaistava
Neljä ongelmaa toistuu lähes jokaisella klinikalla. Miehitys on suunniteltava rooleittain, koska hoitaja ei voi paikata eläinlääkäriä. Käytettävyys on pirstaloitunut, sillä osa-aikaiset sopimukset ja sijaisuudet ovat sääntö eivätkä poikkeus. Päivystys- ja hätätunnit on saatava näkyviin ja oikein korvatuiksi. Ja koko tiimin, joka suurimmaksi osaksi ei istu työpöydän ääressä, on saatava listan ajantasainen versio puhelimeensa.
Eläinklinikan henkilöstösuunnitteluohjelmisto, joka hoitaa nuo neljä rehellisesti, on arvokkaampi kuin laajempi alusta, joka on rakennettu ongelmiin joita klinikalla ei ole. Se on myös eri tuote kuin kliininen järjestelmä: potilastietojärjestelmä säilyttää potilastiedot ja laskutuksen, kun taas työvuorojärjestelmä ratkaisee, kuka on talossa. Juuri tämä erottaa eläinklinikan vuorosuunnitteluohjelman jaetusta värillisestä kalenterista.
Suunnittelu rooleittain, ei päälukuina
Ihmisten laskeminen vuorosta kertoo klinikalla hyvin vähän. Merkitystä on sillä, ovatko oikeat pätevyydet paikalla oikeina tunteina. Jokaisella tiimin jäsenellä on henkilöstöluettelossa tehtävänimike, joten listaa voi rakentaa ja lukea rooleittain: montako eläinlääkäriä on vastaanotolla tiistaiaamuna, onko leikkaussalissa hoitajan tuki, onko vastaanotto miehitetty lounasnotkahduksen yli.
Hoitajien lista on yleensä viikon vaikein osa, koska klinikkaeläinhoitajat liikkuvat leikkaustuen, osastohoidon ja asiakastyön välillä ja heissä on eniten osa-aikaisia sopimuksia. Heidän tuntiensa suunnittelu roolin eikä nimen mukaan pitää miehityksen rehellisenä. Roolit ohjaavat myös oikeuksia: käyttöoikeustasot ratkaisevat, kuka voi muokata listaa ja kuka näkee vain omat vuoronsa, joten klinikan esihenkilö voi antaa toimipisteen vetäjälle vallan yhteen klinikkaan luovuttamatta koko tiliä.
Käytettävyys, osa-aikaiset sopimukset ja sijaiset
Hyvin harva klinikka on kokonaan kokoaikaisesti miehitetty. Kolme päivää viikossa tekevät eläinlääkärit, työn ohessa opiskelevat hoitajat, koulupäivien mukaan työskentelevä vastaanotto ja määräajaksi varatut sijaiset vetävät listaa eri suuntiin. Tämän tiedon kerääminen vasta julkaisun jälkeen synnyttää loputtoman vaihtopyyntöjen virran.
Käytettävyyskalenteri kääntää järjestyksen. Jokainen merkitsee tunnit, jolloin hän voi ja ei voi työskennellä, aikaikkunoina eikä kokonaisina päivinä, ja lista rakennetaan näitä rajoja vasten alusta alkaen. Poissaolo- ja lomahakemukset kulkevat samaa reittiä, saldot näkyvissä, jottei kukaan hyväksy lomaa joka on jo käytetty. Toiminto lomien ja poissaolojen hallinta kertoo, miten hakemukset, hyväksynnät ja saldot toimivat yhdessä.
Päivystys, hätävuorot ja aukioloaikojen ulkopuolinen työ
Aukioloaikojen ulkopuolinen työ on kohta, jossa klinikoiden listat tavallisesti pettävät. Päivystyskierrot pidetään usein erillisellä listalla, jolloin päälista ei kerro kuka on aidosti käytettävissä seuraavana aamuna, ja hälytystunnit kootaan kuun lopussa muistin ja tekstiviestien perusteella.
Päivystysvuorojen siirtäminen samaan listaan muiden kanssa ratkaisee molemmat. Kierto näkyy koko tiimille, tuntisummiin sisältyy hälytysaika, ja korkeamman korvauksen vuorot hinnoitellaan itse vuorossa eikä korjata jälkikäteen. Kattamattomat yöt voi julkaista avoimina vuoroina halukkaiden otettaviksi sen sijaan, että esihenkilö soittelisi listaa läpi. Aidosti ympärivuorokautisella toimipisteellä jo tämä yksi muutos poistaa suurimman osan yölistan kitkasta, sillä eläinsairaalan vuorosuunnitteluohjelman on kannettava yöt ja päivät samalla taululla.
Työajanseuranta ja läsnäolo klinikalla
Suunnitellut ja tehdyt tunnit ovat eläinlääketieteessä harvoin samat. Vastaanotot venyvät, hätätapaus saapuu sulkemisaikaan, ja kahdeksaksi tunniksi suunniteltu vuoro päättyy kymmenen jälkeen. Jos vain suunnitelma kirjataan, palkat menevät väärin eikä klinikka koskaan näe, kuinka paljon suunnittelematonta aikaa tiimi imee itseensä.
Eläinklinikan työajanseuranta kirjaa jokaisen vuoron todellisen alun ja lopun taukoineen ja tallentaa jokaisen merkinnän tuntikirjanpitoon. Työntekijät leimaavat mobiilisovelluksesta, joten kirjaus ei ole kiinni vastaanoton yhteiskoneesta. Työtunti-, myöhästymis- ja vahvistettujen vuorojen raportit muuttavat merkinnät luvuiksi, joita palkanlaskenta voi käyttää, ja toimintosivumme työajanseuranta käy mekaniikan läpi yksityiskohtaisesti.
Vaihdot, sairauspoissaolot ja päivä jolloin suunnitelma pettää
Jokainen klinikka menettää vuoron lyhyellä varoitusajalla. Ainoat muuttujat ovat, kuinka kauan sen täyttäminen kestää ja kuinka monta ihmistä matkan varrella keskeytetään. Puhelimitse hoidettuna yksi sairausilmoitus voi syödä koko aamupäivän ja jättää listan silti vääräksi kaikille, joille ei kerrottu.
Sovelluksessa sama tapahtuma muuttuu vaihtopyynnöksi tai avoimeksi vuoroksi. Työntekijät ehdottavat vaihtoa itse, esihenkilö hyväksyy tai hylkää yhdellä napautuksella, ja julkaistu lista päivittyy kaikille samalla hetkellä. Push- ja tekstiviesti-ilmoitukset tavoittavat myös ne, jotka ovat leikkauksessa tai käynnillä. Eläinklinikan vuorojärjestelmän arvo ei ole siinä, että se estäisi häiriöt, sillä mikään ei estä. Se on siinä, että jokaisen puhelimessa oleva versio listasta pysyy oikeana.
Monen toimipisteen klinikat ja ketjuomistus
Ketjuomistus on muuttanut monen klinikan arkea. Kun toimipisteitä on kaksi tai kolme, henkilöstö alkaa paikata niiden välillä, ja toimipisteittäin pidetty lista kadottaa näkyvistä sen, kuka on jo töissä missäkin. Monen toimipisteen tuki kokoaa kaikki klinikat yhdelle tilille, ja projekteilla erotellaan toimipisteet, osastot tai yksittäiset palvelut. Toimipisteen vetäjä suodattaa omaan klinikkaansa, toiminnasta vastaava näkee koko ketjun. Se, että kyseessä on verkossa toimiva vuorosuunnittelu eikä työpöydän tiedosto, ratkaisee tässä, koska sama lista on tavoitettavissa mistä tahansa toimipisteestä ja mistä tahansa puhelimesta.
Raportointi painaa tässä mittakaavassa yhtä paljon, ja eläinklinikan henkilöstöhallinnan ohjelmistoa arvioidaan sen perusteella yhtä lailla kuin listan perusteella. Työtunnit tehtävittäin, lomasaldot, vähimmäistunnit sekä budjetti- ja palkkatasoraportit viedään kuukauden ja toimipisteen mukaan, mikä muuttaa keskustelun henkilöstökuluista vertailuksi väittelyn sijaan. Suurempien kliinisten tiimien klinikat katsovat laajempaa kuvaa varten usein, miten lähestymme aihetta hoitohenkilöstön työvuorosuunnittelu.
Vuorojärjestelmän valinta eläinklinikalle
Testaa jokainen eläinklinikan vuorosuunnitteluohjelma niin kuin klinikka sitä oikeasti käyttää, koska demossa useimmat näyttävät samalta ja erot tulevat esiin vasta kolmannella viikolla. Rakenna kokonainen viikko sekalaisilla osa-aikasopimuksilla ja ota aikaa. Julkaise se ja katso, kuinka nopeasti ilmoitus tavoittaa puhelimen. Peruuta yksi vuoro ja katso, saavatko kaikki asianosaiset tiedon ilman esihenkilön viestiä. Vie sitten työtuntiraportti ja katso, voisiko palkanlaskenta käyttää sitä ilman uudelleennaputtelua.
Shifton on rakennettu juuri näiden vaiheiden ympärille: viikko- ja kuukausinäkymät, avoimet vuorot ja vaihdot, käytettävyys ja poissaolohakemukset, tehtävänimikkeet ja käyttöoikeustasot, työajanseuranta tuntikirjanpitoineen, tauot, bonukset ja vähennykset, push- ja tekstiviesti-ilmoitukset sekä raportit tunneista, poissaoloista, budjetista ja palkkatasoista. Enintään 10 hengen klinikat toimivat maksuttomalla tasolla ilman aikarajaa, ja maksulliset moduulit hinnoitellaan työntekijää ja kuukautta kohden ketjun kasvaessa.
Arvaamattomat päivät eivät katoa klinikalta. Muutos on siinä, että lista pitää, tunnit ovat kirjattuina eikä kukaan käytä iltaansa taulukon uudelleenrakentamiseen. Rakenna ensimmäinen viikkosi ja katso, miltä klinikka näyttää kun kaikki roolit ovat samassa näkymässä.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä eläinklinikan työvuorosuunnittelu tarkoittaa ohjelmistona?
Eläinklinikan työvuorosuunnitteluohjelmisto rakentaa ja julkaisee työvuorolistat eläinlääkäreille, klinikkaeläinhoitajille, avustajille ja vastaanotolle sekä kirjaa tunnit, jotka nämä ihmiset todella tekivät. Shifton kattaa viikko- ja kuukausilistat, avoimet vuorot, käytettävyyden, vaihdot, työajanseurannan ja raportoinnin yhdelle klinikalle tai ketjulle.
Onko Shifton eläinlääkärin potilastietojärjestelmä?
Ei. Shifton suunnittelee ja seuraa klinikalla työskenteleviä ihmisiä, ei potilastietoja, hoitokäyntejä tai laskutusta. Se toimii kliinisen järjestelmän rinnalla ja hoitaa työvuorolistat, käytettävyyden, läsnäolon, poissaolot ja henkilöstöraportoinnin.
Miten rakennan hoitajien työvuorolistan, joka oikeasti pitää?
Kerää ensin käytettävyys ja rakenna viikko sitä vasten, jotta hoitajille tulee vain tunteja, jotka he voivat tehdä. Tallenna toimiva työaikamalli listapohjaksi ja käytä sitä uudelleen, säädä sitä lomien ja sijaisuuksien mukaan sen sijaan, että aloittaisit joka viikko tyhjästä.
Miten päivystys- ja hätävuorot suunnitellaan?
Luo päivystysvuoro suoraan listaan, jotta koko tiimi näkee sen, ja julkaise kattamattomat yöt avoimina vuoroina, jotka pätevät työntekijät voivat ottaa sovelluksesta. Hälytystunneille voi asettaa oman palkkatason, ja jokainen tehty tunti päätyy tuntikirjanpitoon palkanlaskentaa varten.
Toimiiko Shifton monen toimipisteen eläinklinikalla?
Kyllä. Toimipisteet perustetaan erillisinä sijainteina tai projekteina saman tilin sisään, joten esihenkilö voi suodattaa yhteen klinikkaan tai katsoa koko ketjua. Useassa toimipisteessä työskentelevät suunnitellaan niiden yli ilman päällekkäisiä tietueita.
Onko pienelle klinikalle maksutonta työvuorosuunnitteluohjelmaa?
Shifton on maksuton enintään 10 tiimin jäsenelle ilman aikarajaa, mukaan lukien vuorosuunnittelu, perustason työajanseuranta ja läsnäolo, mobiilisovellus ja raportit. Suuremmat klinikat ja lisämoduulit, kuten paikannuskartta, hinnoitellaan työntekijää ja kuukautta kohden.
Anna klinikalle työvuorolista, jonka koko tiimi näkee
Rakenna klinikan työvuorolista todellisen käytettävyyden pohjalta, kata päivystysvuorot ja seuraa tunteja yhdessä paikassa. Maksuton enintään 10 hengen tiimeille.