Софтуер за управление на сервизна дейност на терен от диспечиране до фактура

Какво е софтуер за управление на полеви услуги

Управлението на полеви услуги е ежедневната работа по заявките, които се случват при клиента, а не в офиса. Клиент се обажда, някой решава кой техник тръгва и кога, техникът има нужда от адреса и от правилните части, а когато работата приключи, някой трябва да я фактурира. Софтуерът за управление на полеви услуги държи всичко това на едно място, вместо да е разпръснато между дъска, две таблици и телефон, който не спира да звъни.

Зад всяко излизане стоят четири въпроса. Кой отива, кога, с какво и какво се е случило на място. FSM система, която отговаря честно на тях, изпраща в пенсия хартиената работна поръчка, чата, в който техниците се отчитат, и вечерния кръг обаждания, с който диспечерът се опитва да сглоби деня.

Shifton е построен около заявката, а не около клетката в календара. Диспечерът вижда всеки екип на жива карта. Техникът отваря приложението и намира адреса, историята на клиента, чеклиста и списъка с части вече готови. Офисът вижда как статусите се сменят, докато работата тече, а не на следващата сутрин, така че закъсняваща заявка изплува в единайсет, а не в шест вечерта. Само това премахва по-голямата част от обажданията между офиса и терена, а точно на тях сервизните екипи губят следобеда си.

Днес Shifton работи в над 100 държави и на 41 езика. Екипите са от двама техници до няколкостотин. Същата FSM система носи бригада с два буса и национален изпълнител, защото модулите се включват поотделно.

Планиране, разпределяне и работни поръчки

Планиране и разпределяне на заявките

Таблото за планиране е календар с влачене и пускане. Възложете заявка, като я преместите върху техник, или оставете автоматичното възлагане да избере най-близкия подходящ човек по умения, текущо местоположение и натовареност. Спешните повиквания се маркират и тръгват първи. Разпределянето спира да зависи от това кой какво помни.

Планирането спира да бъде упражнение по памет. Повечето фирми тръгват да търсят софтуер за планиране в един много конкретен момент: две аварийни заявки падат в един и същи час и никой не може да каже на глас кой е свободен. Софтуерът за разпределяне затваря тази дупка, като прави заетостта видима, вместо запомнена. Планираната работа влиза в календара по същия начин, седмици напред, и тримесечният преглед стои в графика, а не в главата на някого.

Управление на работните поръчки

Всяко излизане става структурирана електронна работна поръчка със собствена история: кой я е създал, кой я е приел, какво е направено, какви материали са вложени, колко е отнело. Техникът я допълва на място, прикача снимки преди и след и взема подпис. Ръководителят получава проследяване на заявките без да гони хартия.

Електронната поръчка приключва и споровете. Когато клиент твърди, че посещение изобщо не е имало или че е поправено друго, часовите отпечатъци и снимките превръщат това в двуминутна справка.

Формуляри, чеклисти и документация

Дигиталните работни формуляри заменят папката с листове. Съберете чеклиста, от който вашият бранш наистина има нужда, направете критичните полета задължителни и техникът няма да затвори заявката, докато не ги попълни. Проверките по безопасност, показанията на уредите, серийните номера на оборудването и подписът на клиента попадат в един запис, търсим и с дата до минутата.

Мобилната страна: техници, проследяване и работа без покритие

Мобилната половина на системата техниците пипат всеки час и по нея инструментът се съди по-строго, отколкото по каквото и да е в офиса. Приложението за техници работи на iOS и Android и носи графика, детайлите по заявката, навигацията и бележките по клиента. Работата офлайн тежи повече, отколкото признават повечето демонстрации. Мазета, асансьорни шахти, промишлени зони, селски пътища: сигналът изчезва, а заявката трябва да се затвори въпреки това. Shifton пази промените на устройството и ги изпраща в секундата, в която връзката се върне, така че техник, прекарал два часа в машинно помещение, вечер не преписва нищо.

Контролът на мястото на работа слага екипа на карта. На живо. Проследяването записва маршрута, спирките и времето на всеки обект, така че при авария диспечерът вижда кой наистина е наблизо, вместо да предполага. Оптимизацията на маршрути работи на същите данни. По-малко каране между посещенията и прозорец за пристигане, с който клиентът може да си направи сметка, вместо мъгляв следобед.

Да знаеш кой за какво има допуск е половината от работата с полеви екип. Уменията стоят в картона на техника, зоните на обслужване стоят на картата, а едно кликване изпраща най-близкия, който има и двете. Диспечерът вече няма нужда да държи тази таблица в главата си.

Фактуриране, договори и части

При парите се решава дали един полеви софтуер се изплаща, или не. Фактурирането на сервизни заявки изгражда документа направо от завършената работа: часове труд, вложени части, транспорт, данъци и всякакви допълнителни позиции, с данните и логото на фирмата вече върху него. Фактурата от работната поръчка премахва преписването, което обикновено струва ден или два на всеки цикъл, а плащането на място позволява на техника да затвори и заявката, и фактурата при същото посещение.

Фактурирането по договори за поддръжка минава през същите документи: посещението е заявка, заявката дава фактура, а цените по договора остават такива, каквито сте ги задали.

Отчитането на частите затваря другата дупка. Складът и наличностите в бусовете живеят в един регистър: какво стои във всеки склад, какво пътува във всяка кола, какво е издадено, какво се е върнало, какво е преминало от един бус в друг. Ниската наличност се вижда, преди да спре заявка, а не след това.

Профилактичната поддръжка превръща аварийната работа в предвидим приход и това е обикновено планиране, направено навреме: сложете сезонните прегледи на таблото, преди сезонът да започне, разпределете ги по райони и календарът спира да бъде опашка от аварии.

Кой работи със софтуер за сервизни фирми

Всяка фирма, която изпраща хора на адреси на клиенти, се нуждае от софтуер за сервизни фирми, както и да се казва браншът. Дейностите по-долу вървят на едно и също ядро, всяка с модулите, които реално ползва.

• Фирмите за ОВК водят монтажи, сезонна поддръжка и аварийни повиквания от едно табло
• Водопроводчиците и електротехниците нареждат аварии в същия ден до планираната работа
• Фирмите за почистване водят бригади през много обекта на ден
• Борбата с вредители планира сезонни обработки и води отчет на препаратите по обект
• Озеленяването и строителството съгласуват бригади, техника, подизпълнители и прозорци за доставка
• Телекомите и ИТ поддръжката на място водят монтажи, ремонти, сигнали и историята на оборудването зад всеки от тях
• Управлението на сгради и доставчиците на медицински сервиз държат документите за съответствие закачени към всяко посещение

Софтуерът трябва да се нагласи по бранша, а не обратното. Формулярите, статусите и видовете услуги настройвате сами, затова една и съща платформа работи за водопроводна бригада с пет буса и за национална ОВК фирма. Пълният списък минава сто дейности на страницата с браншове.

Какво се променя след прехода

Ползата се мери на четири места.

Времето за реакция пада, защото диспечерът винаги знае кой е най-близо и кой е свободен. Клиенти на Shifton съобщават, че средното им време за реакция е паднало с 40% след прехода.

Делът на заявките, затворени от първия път, се вдига, щом техникът пристигне с правилната част, с цялата история на обекта и с чеклист, който отговаря на оборудването там. Всяко повторно излизане струва двойно: втори път на път с гориво и часове, и клиент, който трябва да отдели още една сутрин, за да пусне някого. В екип от десет техници десет пункта по този показател дават повече от която и да е друга промяна на тази страница, защото махат работа, вместо да я ускоряват. Най-тежкото тук го върши историята. Техник, който вижда, че същият уред е отказал миналия сезон, какво е сменено тогава и кой артикул е влязъл, кара правилната част със себе си, вместо да я поръчва от кухнята на клиента.

Хартията изчезва. Офисът спира да преписва бележки от намачкани бланки, бригадите спират да носят папки, а всеки запис е търсим и с отбелязано време. Проверка отнема минути.

Клиентите спират да звънят с въпроса къде е техникът. Автоматичните напомняния тръгват преди посещението, а порталът за клиенти показва техника на карта с очаквано пристигане и бутон за обаждане или съобщение. Самообслужването заменя обаждането от типа "кога ще дойде", а точно то е най-честото в офиса ви. След работата молбата за отзив тръгва сама.

Отгоре на това получавате числата, с които се управлява. Отчетните табла показват заявки на техник, време на обекта, време в движение, повторни излизания и приход по вид услуга, а тясното място се вижда, преди да стане оплакване.

Безплатен план, модули и цена

Shifton се продава на модули, така че плащате частите, които ползвате. Базовият модул са задачите и планирането и точно на него върви безплатният план: до двама души в екипа, дигитални работни формуляри, приложение за iOS и Android и отчети. Без ограничение във времето и без дата, след която нещо спира.

Всичко над това е модул, който включвате, когато потрябва, по 5 $ на служител на месец за всеки. Те са четири: контрол на мястото на работа с GPS, склад, фактуриране и портал за клиенти. Бригада от пет техници, която иска GPS и фактури, плаща 50 $ на месец и нищо за онова, което не използва.

Всеки платен модул идва с до 55 дни безплатен тест, което стига да мине цял сезон повтаряща се работа преди решението. Годишното плащане сваля 20%. Над 50 служители цената се смята за фирмата.

Пълният калкулатор е на страницата с цени, където отмятате желаните модули и виждате месечната сума, преди да се регистрирате където и да било.

Как да изберете софтуер за полеви услуги

Класациите на най-добрите програми подреждат едни и същи дванайсет имена в различен ред всеки път, затова тръгнете от собствения си най-обикновен вторник, а не от списък с функции. Опишете какво се случва от момента, в който заявката влиза, до момента, в който фактурата е платена, и после проверете дали платформата покрива всяка стъпка без заобикалки. На демонстрация всеки инструмент изглежда способен. Въпросът е дали издържа обикновена седмица.

Четири неща отделят решенията, които остават, от тези, които екипът зарязва на третия месец.

• Мобилното приложение. Техникът живее в него цял ден, затова трябва да се отваря бързо, да работи без сигнал и да поема снимка, подпис и смяна на статус с няколко докосвания. Тромавото приложение е най-честата причина едно внедряване да се разпадне
• Интеграциите. Вашето счетоводство, CRM и платежни инструменти трябва да обменят данни сами, през готови конектори или отворено API, иначе някой накрая въвежда всичко по два пъти
• Честна цена. Питайте колко струва модул, какво става при добавяне на техник и дали пространството за съхранение или заявките към API се таксуват отделно. Разходът трябва да е предвидим от първия месец
• Настройка без консултант. Видовете заявки, статусите, формулярите, правата и правилата за известия трябва да може да сменя вашият собствен ръководител в понеделник

Когато сравнявате доставчици, гледайте за какво е построен всеки, а не броя функции, защото един и същи списък от четиридесет точки има почти навсякъде. Корпоративните платформи смятат цена за корпоративни процеси. Тясно браншовите инструменти лягат перфектно върху една дейност и се опъват на втората. Shifton стои между тях: модулите, от които наистина се състои една сервизна фирма, платени един по един. Прякото сравнение с платформите, които обикновено влизат в същия кратък списък, е събрано на страницата за сравнение.

И прекарайте една истинска заявка през системата, преди да подпишете. Създайте я, възложете я, свършете я от телефон, затворете я, фактурирайте я. Стъпка, която още първия ден иска заобикалка, ще я иска и дълго след това.