Softver za upravljanje terenskim uslugama od raspoređivanja do računa

Što je softver za upravljanje terenskim uslugama

Upravljanje terenskim uslugama svakodnevni je posao vođenja radova koji se odvijaju kod klijenta, a ne u uredu. Klijent nazove, netko odluči koji serviser ide i kada, serviseru trebaju adresa i pravi rezervni dijelovi, a kad je posao gotov, netko mora ispostaviti račun. Softver za upravljanje terenskim uslugama drži sve to na jednom mjestu umjesto da bude razbacano po ploči, dvjema tablicama i telefonu koji nikad ne prestaje zvoniti.

Iza svakog izlaska stoje četiri pitanja. Tko ide, kada, s čime i što se na terenu doista dogodilo. FSM sustav koji na njih pošteno odgovara umirovljuje papirnati radni nalog, grupu u aplikaciji za poruke u kojoj se serviseri javljaju i večernji krug poziva kojim dispečer pokušava složiti dan.

Shifton je izgrađen oko naloga, a ne oko termina u kalendaru. Dispečer prati svaku ekipu na živoj karti. Serviser otvori aplikaciju i zatekne adresu, povijest klijenta, kontrolnu listu i popis dijelova već pripremljene. Ured vidi kako se statusi mijenjaju dok posao traje, a ne sljedeće jutro, pa se nalog koji kasni primijeti u jedanaest, a ne u šest navečer. Već samo to uklanja većinu poziva između ureda i terena, a upravo na njima servisne ekipe gube poslijepodne.

Shifton danas radi u više od 100 zemalja i na 41 jeziku. Ekipe idu od dva servisera do nekoliko stotina. Isti FSM sustav nosi ekipu s dva kombija i izvođača koji pokriva cijelu državu, jer se moduli uključuju zasebno.

Planiranje, raspoređivanje i radni nalozi

Planiranje i raspoređivanje naloga

Ploča za planiranje kalendar je s povlačenjem. Dodijelite nalog tako da ga povučete na servisera ili pustite automatsku dodjelu da izabere najbližeg kvalificiranog prema vještinama, trenutnoj lokaciji i opterećenju. Hitni pozivi se označe i idu prvi. Raspoređivanje prestaje ovisiti o tome tko se čega sjeti.

Planiranje prestaje biti vježba pamćenja. Većina tvrtki počne tražiti softver za planiranje u jednom vrlo konkretnom trenutku: dva hitna poziva padnu u isti sat i nitko ne zna naglas reći tko je slobodan. Softver za raspoređivanje zatvara tu rupu tako što raspoloživost čini vidljivom umjesto zapamćenom. Planirani radovi ulaze u kalendar na isti način, tjednima unaprijed, pa tromjesečni pregled stoji u rasporedu, a ne u nečijoj glavi.

Upravljanje radnim nalozima

Svaki izlazak postaje strukturiran digitalni radni nalog s vlastitom poviješću: tko ga je otvorio, tko ga je preuzeo, što je napravljeno, koji je materijal utrošen, koliko je trajalo. Serviser ga dopunjava na terenu, prilaže fotografije prije i poslije i uzima potpis. Voditelji dobivaju praćenje naloga bez jurnjave za papirima.

Digitalni nalog rješava i prepirke. Kad klijent tvrdi da dolaska nikad nije bilo ili da je popravljeno nešto drugo, vremenske oznake i fotografije to pretvaraju u dvominutnu provjeru.

Obrasci, kontrolne liste i dokumentacija

Digitalni obrasci za posao zamjenjuju podlogu s papirom. Složite kontrolnu listu koja vašoj struci stvarno treba, kritična polja postavite kao obavezna i serviser neće moći zatvoriti nalog dok ih ne ispuni. Sigurnosne provjere, očitanja brojila, serijski brojevi opreme i potvrda klijenta padaju u isti zapis, pretraživ i datiran u minutu.

Mobilna strana: serviseri, praćenje i rad bez signala

Mobilnu polovicu sustava serviseri dodiruju svakog sata i po njoj se alat sudi strože nego po bilo čemu što se događa u uredu. Aplikacija za servisere radi na iOS-u i Androidu i nosi raspored, detalje naloga, navigaciju i bilješke o klijentu. Rad bez veze teži je nego što većina demonstracija priznaje. Podrumi, liftovska okna, industrijske zone, seoske ceste: signal nestane, a nalog se svejedno mora zatvoriti. Shifton čuva izmjene na uređaju i šalje ih u sekundi u kojoj se veza vrati, pa serviser koji je proveo dva sata u strojarnici navečer ništa ne prepisuje.

Kontrola mjesta rada stavlja ekipu na kartu. Uživo. Praćenje bilježi rutu, zaustavljanja i vrijeme na svakom objektu, pa kad stigne hitan poziv, dispečer vidi tko je stvarno blizu umjesto da nagađa. Optimizacija ruta radi na istim podacima. Manje vožnje između termina i vremenski okvir dolaska po kojem klijent može planirati, umjesto neodređenog poslijepodneva.

Znati tko je za što ovlašten polovica je posla vođenja terenske ekipe. Vještine stoje na kartici servisera, servisna područja stoje na karti, a jedan klik šalje najbližeg koji ima oboje. Dispečer tu tablicu više ne mora držati u glavi.

Fakturiranje, ugovori i dijelovi

Na novcu se vidi isplati li se terenski softver ili ne. Fakturiranje servisnih naloga gradi dokument izravno iz završenog posla: sati rada, ugrađeni dijelovi, dolazak, porezi i sve dodatne stavke, s podacima i logotipom tvrtke već na njemu. Račun iz radnog naloga uklanja prepisivanje koje obično stoji dan ili dva po svakom ciklusu naplate, a naplata na licu mjesta omogućuje serviseru da zatvori i nalog i račun u istom posjetu.

Naplata servisnih ugovora ide preko istih dokumenata: posjet je nalog, nalog daje račun, a cijene iz ugovora ostaju onakve kakvima ste ih postavili.

Evidencija dijelova zatvara drugu rupu. Skladište i zaliha u vozilima žive u jednom registru: što stoji u kojem skladištu, što vozi koje vozilo, što je izdano, što se vratilo, što je prešlo iz jednog kombija u drugi. Niska zaliha vidi se prije nego što zaustavi nalog, a ne poslije.

Preventivno održavanje pretvara reaktivni rad u predvidiv prihod i to je obično planiranje odrađeno na vrijeme: stavite sezonske preglede na ploču prije nego što sezona krene, podijelite ih po područjima i kalendar prestaje biti red hitnih slučajeva.

Tko radi sa softverom za servisne tvrtke

Svaka tvrtka koja šalje ljude na adrese klijenata treba softver za servisne tvrtke, kako god se struka zvala. Djelatnosti niže rade na istoj jezgri, svaka s modulima koje doista koristi.

• Tvrtke iz grijanja i klimatizacije vode montaže, sezonske servise i hitne izlaske s jedne ploče
• Vodoinstalateri i električari slažu hitne intervencije istog dana uz planirani posao
• Tvrtke za čišćenje vode ekipe po više objekata dnevno
• Suzbijanje štetnika planira sezonske tretmane i bilježi utrošena sredstva po objektu
• Uređenje okoliša i građevinarstvo usklađuju ekipe, strojeve, podizvođače i termine isporuke
• Telekomunikacije i IT podrška na licu mjesta vode montaže, popravke, prijave i evidenciju opreme iza svake od njih
• Upravljanje objektima i pružatelji medicinskog servisa drže dokumentaciju o usklađenosti prikvačenu uz svaki posjet

Softver se mora prilagoditi struci, a ne obrnuto. Obrasce, statuse i vrste usluga postavljate sami, i zato ista platforma radi za vodoinstalatersku ekipu s pet kombija i za nacionalnu tvrtku za klimatizaciju. Cijeli popis prelazi stotinu djelatnosti na stranici industrija.

Što se mijenja nakon prelaska

Korist se mjeri na četiri mjesta.

Vrijeme odziva pada jer dispečer uvijek zna tko je najbliži i tko je slobodan. Klijenti Shiftona javljaju da im je prosječno vrijeme odziva nakon prelaska palo za 40%.

Udio naloga riješenih iz prve raste čim serviser dođe s pravim dijelom, cijelom poviješću objekta i kontrolnom listom koja odgovara opremi koja tamo stoji. Svaki ponovni izlazak košta dvaput: druga vožnja s gorivom i satima i klijent koji mora uzeti još jedno prijepodne slobodno da nekoga pusti unutra. U ekipi od deset servisera deset bodova na tom pokazatelju vrijedi više od bilo koje druge promjene na ovoj stranici jer posao uklanja umjesto da ga ubrzava. Najteži dio ovdje odrađuje povijest. Serviser koji vidi da se isti uređaj pokvario prošle sezone, što je tada zamijenjeno i koja je šifra dijela ugrađena, vozi pravi dio sa sobom umjesto da ga naručuje iz klijentove kuhinje.

Papir nestaje. Ured prestaje prepisivati bilješke sa zgužvanih obrazaca, ekipe prestaju nositi mape, a svaki zapis je pretraživ i s vremenskom oznakom. Nadzor traje nekoliko minuta.

Klijenti prestaju zvati s pitanjem gdje je serviser. Automatski podsjetnici odlaze prije posjeta, a portal za klijente pokazuje servisera na karti s procjenom dolaska i gumbom za poziv ili poruku. Samoposluživanje zamjenjuje poziv u stilu "kad će doći", a to je poziv koji vaš ured prima najviše. Nakon posla zamolba za ocjenu odlazi sama.

Uz to dobivate brojke po kojima se vodi. Izvještajne ploče pokazuju naloge po serviseru, vrijeme na objektu, vrijeme u vožnji, ponovljene izlaske i prihod po vrsti usluge, a usko grlo se vidi prije nego što postane pritužba.

Besplatni plan, moduli i cijena

Shifton se prodaje po modulima, pa plaćate dijelove koje koristite. Osnovni modul su zadaci i planiranje, i na njemu radi besplatni plan: do dva člana tima, digitalni obrasci za posao, aplikacija za iOS i Android i izvještaji. Bez vremenskog ograničenja i bez datuma isteka.

Sve iznad toga je modul koji uključite kad zatreba, po 5 $ po zaposleniku mjesečno za svaki. Ima ih četiri: kontrola mjesta rada s GPS-om, skladište, fakturiranje i portal za klijente. Ekipa od pet servisera koja želi GPS i račune plaća 50 $ mjesečno i ništa za ono što ne koristi.

Uz svaki plaćeni modul ide do 55 dana besplatnog probnog razdoblja, što je dovoljno da se prođe cijela sezona ponavljajućih radova prije odluke. Godišnje plaćanje skida 20%. Iznad 50 zaposlenika cijena se računa po tvrtki.

Cijeli kalkulator stoji na stranici s cijenama, gdje označite module koje želite i vidite mjesečni iznos prije nego što se igdje registrirate.

Kako odabrati softver za terenske usluge

Popisi najboljih programa svaki put poslože istih dvanaest imena drugim redom, pa krenite od svog običnog utorka, a ne od popisa funkcija. Nacrtajte što se događa od trenutka kad zahtjev stigne do trenutka kad je račun naplaćen, pa provjerite pokriva li platforma svaki korak bez zaobilaznice. Na demonstraciji svaki alat izgleda sposobno. Pitanje je hoće li preživjeti običan tjedan.

Četiri stvari razlikuju rješenja koja ostanu od onih koja ekipa napusti u trećem mjesecu.

• Mobilna aplikacija. Serviser u njoj živi cijeli dan, pa se mora brzo otvarati, raditi bez signala i primiti fotografiju, potpis i promjenu statusa u nekoliko dodira. Nespretna aplikacija najčešći je razlog zbog kojeg uvođenje propadne
• Integracije. Vaše računovodstvo, CRM i alati za naplatu trebaju razmjenjivati podatke sami, kroz gotove konektore ili otvoreni API, inače netko na kraju sve unosi dvaput
• Poštena cijena. Pitajte koliko stoji modul, što se događa kad dodate servisera i naplaćuju li se prostor za pohranu ili API pozivi zasebno. Trošak mora biti predvidiv od prvog mjeseca
• Postavljanje bez konzultanta. Vrste naloga, statuse, obrasce, ovlasti i pravila obavijesti mora moći promijeniti vaš vlastiti voditelj u ponedjeljak

Kad uspoređujete dobavljače, gledajte za što je svaki građen, a ne broj funkcija, jer isti popis od četrdeset stavki ima gotovo svatko. Korporativne platforme cijenu slažu prema korporativnim procesima. Usko strukovni alati savršeno sjednu na jednu djelatnost, a na drugoj se opiru. Shifton stoji između: moduli od kojih se servisna tvrtka stvarno sastoji, plaćeni jedan po jedan. Izravne usporedbe s platformama koje obično završe na istom užem popisu skupljene su na stranici usporedbi.

I provucite jedan pravi nalog kroz sustav prije nego što potpišete. Otvorite ga, dodijelite ga, odradite ga s telefona, zatvorite ga, naplatite ga. Korak koji već prvog dana traži zaobilaznicu tražit će je i dugo poslije.