Software de management al serviciilor pe teren de la dispecerizare la facturare

Ce este un software de management al serviciilor pe teren

Serviciile pe teren înseamnă coordonarea zilnică a lucrărilor care se întâmplă la client, nu la birou. Intră o solicitare, cineva decide ce tehnician pleacă și când, tehnicianul are nevoie de adresă și de piesele potrivite, iar după terminarea lucrării cineva trebuie să emită factura. Un software de management al serviciilor pe teren ține toate acestea într-un singur sistem, în loc să le împrăștie pe o tablă, în două fișiere Excel și pe un telefon care sună încontinuu.

Întrebările sunt patru. Cine merge, când, cu ce și ce s-a întâmplat la fața locului. Orice sistem FSM trăiește din răspunsurile la ele. Un sistem de management al serviciilor de teren care răspunde cinstit scoate din uz comanda de lucru pe hârtie, raportările tehnicienilor pe grupul de mesagerie și rundele de telefoane de seară prin care dispecerul încearcă să reconstituie ziua.

Shifton este construit în jurul lucrării, nu în jurul unei căsuțe din calendar. Dispecerul vede fiecare echipă pe o hartă în timp real. Tehnicianul deschide aplicația și găsește adresa, istoricul clientului, lista de verificare și necesarul de piese deja pregătite. Biroul vede statusurile schimbându-se în timp ce se lucrează, nu a doua zi dimineața, așa că o lucrare care întârzie se observă înainte de prânz, nu la sfârșitul programului. Exact asta elimină cea mai mare parte a telefoanelor dintre birou și teren, acolo unde echipele de service își pierd după-amiezile.

Shifton funcționează astăzi în peste 100 de țări și în 41 de limbi. Echipele sunt diferite: de la doi tehnicieni la câteva sute. Aceeași platformă servește o dubă cu doi oameni și un contractor național, pentru că modulele se activează separat.

Programare, dispecerat și comenzi de lucru

Programarea lucrărilor și repartizarea solicitărilor

Tabloul de programare este un calendar cu tragere și plasare. Repartizați o lucrare mutând-o peste un tehnician sau lăsați repartizarea automată să aleagă cel mai apropiat om calificat, după competențe, poziție curentă și încărcare. Urgențele primesc marcaj și trec primele, deci dispeceratul nu mai depinde de memoria celui de serviciu.

Programarea încetează să fie un exercițiu de memorie. Majoritatea firmelor încep să caute un software de programare exact într-un moment: două urgențe pică în aceeași oră și nimeni nu poate spune cu voce tare cine e liber. Un software de dispecerat închide golul făcând disponibilitatea vizibilă, nu ținută minte. Lucrările planificate intră în calendar la fel, cu săptămâni înainte, așa că inspecția trimestrială stă în program, nu în capul cuiva.

Gestionarea comenzilor de lucru

Fiecare lucrare devine o comandă de lucru digitală cu istoric propriu: cine a creat-o, cine a preluat-o, ce s-a făcut, ce materiale au intrat, cât a durat. Tehnicianul o actualizează la fața locului, atașează poze înainte și după și ia semnătura. Managerul primește evidența lucrărilor executate fără să umble după hârtii.

Comenzile digitale închid și discuțiile. Când clientul spune că vizita nu a avut loc sau că s-a reparat altceva, marcajele de timp și pozele transformă asta într-o verificare de două minute.

Formulare, liste de verificare și conformitate

Formularele de lucru digitale înlocuiesc mapa cu hârtii. Construiți lista de verificare de care are nevoie meseria dumneavoastră, faceți obligatorii câmpurile critice, iar tehnicianul nu poate închide lucrarea fără să le completeze. Verificările de securitate, indexurile contoarelor, seriile echipamentelor și semnătura clientului ajung în aceeași înregistrare, căutabilă și datată la minut.

Partea mobilă: tehnicieni, urmărire și lucru fără semnal

Software-ul pentru forța de muncă mobilă este jumătatea de sistem pe care tehnicienii o ating în fiecare oră, iar o aplicație pentru tehnicieni de teren se judecă după asta mai mult decât după orice din birou. Aplicația pentru iOS și Android duce programul, detaliile lucrării, navigația și notele despre client. Lucrul fără semnal contează mai mult decât recunosc demonstrațiile. Subsoluri, puțuri de lift, platforme industriale, drumuri de țară: semnalul dispare, iar lucrarea tot trebuie închisă. Shifton ține modificările pe telefon și le trimite în momentul reconectării, așa că un tehnician care a stat două ore într-o centrală nu retastează nimic seara.

Controlul locului de muncă pune echipa pe hartă. În timp real. Urmărirea traseului înregistrează ruta, opririle și timpul petrecut pe fiecare punct de lucru, ceea ce îi dă dispecerului o imagine reală atunci când intră o urgență. Planificarea rutelor pentru tehnicieni merge pe aceleași date. Mai puțin condus între programări și un interval de sosire pe care clientul chiar îl poate folosi.

Să știi cine are ce autorizație este jumătate din munca de coordonare a echipelor de teren, iar aici își scoate banii un software pentru personalul de teren. Competențele stau în fișa tehnicianului, zonele de serviciu stau pe hartă, iar un clic trimite cel mai apropiat om care le are pe cele potrivite. Dispecerul nu mai ține tabelul acela în minte.

Facturare, contracte și piese

Banii decid. Aici un software de service ori se plătește singur, ori nu. Facturarea construiește documentul direct din lucrarea încheiată: ore de manoperă, piese consumate, deplasare, taxe și poziții suplimentare, cu datele și sigla firmei deja pe el. Factura emisă din comanda de lucru elimină retastarea care costă de obicei o zi sau două pe ciclu de facturare, iar încasarea la fața locului înseamnă că tehnicianul închide și lucrarea, și factura în aceeași vizită.

Facturarea contractelor de mentenanță merge pe aceleași documente: vizita este o lucrare, lucrarea produce factura, iar contractul rămâne la prețul stabilit de dumneavoastră.

Evidența pieselor și a stocurilor închide cealaltă pierdere. Depozitul și stocul din mașini stau într-un singur registru: ce este în fiecare depozit, ce este în fiecare mașină, ce s-a dat, ce s-a întors, ce a trecut de la o mașină la alta. Stocul scăzut se vede înainte să oprească o lucrare, nu după.

Programarea mentenanței preventive transformă munca reactivă în venit planificat și nu este decât programare făcută din timp: puneți inspecțiile de sezon pe tablou înainte să înceapă sezonul, împărțiți-le pe zone, iar calendarul încetează să mai fie un șir de urgențe.

Cine lucrează cu software pentru firme de service

Orice firmă care trimite oameni la adresele clienților are nevoie de software pentru servicii de teren, indiferent cum se numește meseria. Soluțiile de mai jos rulează pe același nucleu, cu modulele pe care fiecare meserie chiar le folosește.

• Firmele de HVAC conduc montaje, revizii de sezon și intervenții de urgență de pe un singur tablou
• Echipele de instalații sanitare și electrice combină urgențele din aceeași zi cu lucrările planificate
• Firmele de curățenie rutează echipele prin multe locații pe zi
• Operatorii de deratizare și dezinsecție programează tratamente sezoniere și notează consumul de substanțe pe fiecare locație
• Echipele de amenajări peisagistice și de construcții coordonează echipe, utilaje, subcontractori și ferestre de livrare
• Telecomul și suportul IT la fața locului gestionează instalări, reparații, tichete și istoricul echipamentelor din spatele fiecăruia
• Administrarea clădirilor și serviciile medicale păstrează documentele de conformitate legate de fiecare vizită

Un software pentru echipe de teren trebuie să se potrivească meseriei, nu invers. Shifton vine cu formulare, statusuri și tipuri de serviciu pe care le configurați singuri, motiv pentru care aceeași platformă merge și pentru o echipă de instalatori cu cinci mașini, și pentru o rețea națională de HVAC. Lista completă trece de o sută de meserii pe pagina de industrii.

Ce se schimbă după trecere

Un software de management al tehnicienilor se justifică în patru locuri măsurabile.

Timpii de răspuns scad pentru că dispecerul știe mereu cine e cel mai aproape și liber. Clienții Shifton raportează o scădere de 40% a timpului mediu de răspuns după trecere.

Rata rezolvării din prima crește atunci când tehnicianul ajunge cu piesa potrivită, cu istoricul complet și cu o listă de verificare făcută pentru echipamentul de acolo. Fiecare revenire costă de două ori: al doilea drum cu combustibil și ore, plus un client care trebuie să își ia încă o dimineață liberă ca să deschidă ușa. Într-o echipă de zece tehnicieni, zece puncte în plus la rata aceasta valorează mai mult decât orice altă schimbare din pagină, pentru că scoate muncă în loc să o accelereze. Istoricul face aici cea mai mare parte a treabei. Un tehnician care vede că același agregat a cedat și înainte, ce s-a schimbat atunci și ce cod de piesă a intrat, pleacă cu piesa în mașină în loc să o comande din bucătăria clientului.

Hârtia dispare. Biroul nu mai retastează notițe de pe formulare mototolite, echipele nu mai cară mape, iar fiecare înregistrare este căutabilă și marcată cu ora. Un audit durează minute.

Clienții nu mai sună ca să întrebe unde e tehnicianul. Memento-urile automate pleacă înainte de vizită, iar portalul clientului arată tehnicianul pe hartă, cu ora estimată de sosire și un buton pentru apel sau mesaj. Autoservirea înlocuiește telefonul pe care biroul îl primește cel mai des. După lucrare, cererea de recenzie pleacă singură.

Primiți și cifrele după care se conduce, iar pentru asta există automatizarea serviciilor de teren. Rapoartele arată lucrări pe tehnician, timp la client, timp de deplasare, revizite și venit pe tip de serviciu, așa că blocajele se văd înainte să devină reclamații.

Plan gratuit, module și cât plătiți

Shifton este o platformă completă vândută pe module, deci plătiți pentru părțile pe care le folosiți. Modulul de bază înseamnă sarcini și programare, iar pe el merge planul gratuit: până la doi membri de echipă, formulare digitale, aplicația pentru iOS și Android și rapoarte, fără limită de timp și fără dată de expirare atașată.

Tot ce trece de asta este un modul pe care îl activați când vă trebuie, la $5 pe angajat pe lună fiecare. Sunt patru: controlul locului de muncă cu GPS, stocuri, facturare și portalul clientului. O echipă de cinci tehnicieni care vrea GPS și facturare plătește $50 pe lună și nimic pentru funcțiile pe care nu le folosește.

Fiecare modul plătit vine cu până la 55 de zile de test gratuit, suficient cât să treceți printr-un sezon întreg de lucrări recurente înainte de a decide. Plata anuală scade prețul cu 20%. Peste 50 de angajați prețul se face pe firmă.

Plata anuală scade prețul cu 20%. Echipele de peste 50 de angajați primesc ofertă de volum de la echipa de vânzări. Calculatorul complet stă pe pagina de prețuri, unde bifați modulele dorite și vedeți suma lunară înainte să vă înscrieți la ceva.

Cum alegeți un software de management al serviciilor pe teren

Listele cu cel mai bun software de teren aranjează aceleași douăsprezece nume în altă ordine de fiecare dată, așa că porniți de la marțea dumneavoastră obișnuită, nu de la o listă de funcții. Desenați ce se întâmplă din clipa în care intră o solicitare până când factura e plătită, apoi verificați dacă platforma acoperă fiecare pas fără ocolișuri. Orice instrument arată capabil într-o demonstrație; întrebarea este dacă supraviețuiește unei săptămâni obișnuite. Funcțiile sunt ușor de enumerat și greu de suportat.

Patru lucruri despart soluțiile care rămân de cele pe care echipa le abandonează în luna a treia.

• Aplicația mobilă. Tehnicienii stau în ea toată ziua, deci trebuie să se încarce repede, să meargă fără semnal și să accepte o poză, o semnătură și o schimbare de status din câteva atingeri. O aplicație greoaie este cel mai frecvent motiv pentru care implementarea eșuează
• Integrări. Contabilitatea, CRM-ul și instrumentele de plată trebuie să schimbe date automat, prin conectori nativi sau printr-un API deschis, altfel cineva ajunge să introducă totul de două ori
• Preț cinstit. Întrebați cât costă un modul, ce se întâmplă când adăugați un tehnician și dacă spațiul de stocare sau apelurile API se facturează separat. Un serviciu în cloud trebuie să fie previzibil din prima lună
• Configurare fără consultant. Tipurile de lucrare, statusurile, formularele, drepturile și regulile de notificare trebuie să fie lucruri pe care managerul dumneavoastră le schimbă într-o luni

Când comparați furnizori, uitați-vă la ce a fost construit fiecare, nu la numărul de funcții, fiindcă mai toți listează aceleași patruzeci. Platformele enterprise își fac prețul pentru procese enterprise. Instrumentele de nișă se potrivesc unei industrii și se opun la a doua. Shifton stă între ele: o platformă cu modulele pe care o firmă de service chiar funcționează, plătite modul cu modul. Comparațiile directe stau pe pagina de comparații, inclusiv platformele pe care echipele le pun de obicei alături de noi.

Apoi treceți o lucrare reală prin sistem înainte să semnați. Creați-o, repartizați-o, executați-o de pe telefon, închideți-o, facturați-o. Orice pas care cere un ocoliș din prima zi îl va cere și mult mai târziu.