תוכנת ניהול שירות שטח משיבוץ ועד חשבונית

מה זו תוכנה לניהול שירות שטח

ניהול שירות שטח הוא העבודה היומיומית על קריאות שמתרחשות אצל הלקוח ולא במשרד. לקוח מתקשר, מישהו מחליט איזה טכנאי יוצא ומתי, הטכנאי צריך את הכתובת ואת החלפים הנכונים, וכשהעבודה נגמרת מישהו חייב להוציא חשבונית. תוכנה לניהול שירות שטח מחזיקה את כל זה במקום אחד במקום לפזר אותו בין לוח מחיק, שני גיליונות וטלפון שלא מפסיק לצלצל.

מאחורי כל יציאה עומדות ארבע שאלות. מי נוסע, מתי, עם מה, ומה באמת קרה באתר. מערכת FSM שעונה עליהן ביושר שולחת לפנסיה את הזמנת העבודה המודפסת, את קבוצת ההודעות שבה הטכנאים מדווחים, ואת סבב הטלפונים של הערב שבו המוקדן מנסה להרכיב מחדש את היום.

Shifton בנוי סביב הקריאה ולא סביב המשבצת ביומן. המוקדן רואה כל צוות על מפה חיה. הטכנאי פותח את האפליקציה ומוצא את הכתובת, את היסטוריית הלקוח, את רשימת הבדיקה ואת רשימת החלפים כבר מוכנות. המשרד רואה סטטוסים משתנים בזמן שהעבודה רצה ולא למחרת בבוקר, ולכן קריאה שמתאחרת מתגלה באחת עשרה ולא בשש בערב. רק זה מוריד את רוב השיחות בין המשרד לשטח, ובדיוק שם צוותי שירות מאבדים את אחר הצהריים שלהם.

Shifton פועל היום ביותר מ-100 מדינות וב-41 שפות. הצוותים נעים משני טכנאים ועד כמה מאות. אותה מערכת FSM נושאת צוות עם שני רכבים וקבלן ארצי, כי המודולים נדלקים בנפרד.

תכנון, שיבוץ והזמנות עבודה

תכנון ושיבוץ קריאות

לוח התכנון הוא יומן בגרירה. שבצו קריאה בגרירה שלה על טכנאי, או תנו לשיבוץ האוטומטי לבחור את הקרוב ביותר מבין המתאימים לפי כישורים, מיקום נוכחי ועומס. קריאות דחופות מסומנות ויוצאות ראשונות. השיבוץ מפסיק להיות תלוי במי זוכר מה.

התכנון מפסיק להיות תרגיל בזיכרון. רוב החברות מתחילות לחפש תוכנת תכנון ברגע מאוד מסוים: שתי קריאות חירום נופלות באותה שעה, ואף אחד לא יודע להגיד בקול מי פנוי. תוכנת שיבוץ סוגרת את הפער כשהיא הופכת את הזמינות לגלויה במקום זכורה. עבודה מתוכננת נכנסת ליומן באותו אופן, שבועות מראש, והביקורת הרבעונית עומדת בלוח ולא בראש של מישהו.

ניהול הזמנות עבודה

כל יציאה הופכת להזמנת עבודה דיגיטלית מסודרת שנושאת היסטוריה משלה: מי פתח, מי קיבל, מה בוצע, אילו חומרים נכנסו, כמה זמן לקח. הטכנאי מעדכן אותה באתר, מצרף תמונות לפני ואחרי ולוקח חתימה. המנהל מקבל מעקב עבודות בלי לרדוף אחרי ניירת.

הזמנה דיגיטלית סוגרת גם ויכוחים. כשלקוח טוען שהביקור לא היה בכלל או שתוקן משהו אחר, חותמות הזמן והתמונות הופכות את זה לחיפוש של שתי דקות.

טפסים, רשימות בדיקה ותיעוד

טפסי עבודה דיגיטליים מחליפים את הקלסר. בנו את רשימת הבדיקה שהתחום שלכם באמת צריך, הפכו את השדות הקריטיים לחובה, והטכנאי לא יוכל לסגור את הקריאה בלי למלא אותם. בדיקות בטיחות, קריאות מונה, מספרים סידוריים של ציוד ואישור הלקוח נוחתים באותה רשומה, ניתנת לחיפוש ומתוארכת לדקה.

הצד הנייד: טכנאים, איתור ועבודה בלי קליטה

את החצי הנייד של המערכת הטכנאים שלכם נוגעים בכל שעה, ולפיו כלי נשפט הרבה יותר בחומרה מאשר לפי כל דבר שקורה במשרד. אפליקציית הטכנאים רצה על iOS ועל Android ונושאת את הלוח, את פרטי הקריאה, את הניווט ואת ההערות על הלקוח. מצב לא מקוון שוקל יותר ממה שרוב ההדגמות מודות. מרתפים, פירי מעליות, אזורי תעשייה, כבישים כפריים: הקליטה נעלמת, והקריאה עדיין חייבת להיסגר. Shifton שומר את השינויים במכשיר ושולח אותם בשנייה שבה החיבור חוזר, כך שטכנאי שבילה שעתיים בחדר מכונות לא מקליד שום דבר מחדש בערב.

בקרת מקום העבודה מציבה את הצוות על מפה. בזמן אמת. המעקב רושם את המסלול, את העצירות ואת הזמן בכל אתר, וכשנכנסת קריאת חירום המוקדן רואה מי באמת קרוב במקום לנחש. אופטימיזציית המסלולים עובדת על אותם נתונים. פחות נסיעה בין פגישות, וחלון הגעה שהלקוח יכול לבנות עליו את היום במקום אחר צהריים מעורפל.

לדעת מי מוסמך למה זה חצי מהעבודה של ניהול צוות שטח. הכישורים יושבים בכרטיס הטכנאי, אזורי השירות יושבים על המפה, ולחיצה אחת שולחת את הקרוב ביותר שיש לו את שניהם. המוקדן כבר לא צריך להחזיק את הטבלה הזאת בראש.

חשבוניות, חוזים וחלפים

אצל הכסף מתברר אם תוכנת שטח מחזירה את עצמה או לא. הפקת חשבוניות לקריאות בונה את המסמך ישירות מהעבודה שהסתיימה: שעות עבודה, חלפים שהותקנו, נסיעה, מסים וכל שורה נוספת, עם פרטי החברה והלוגו כבר עליו. חשבונית מתוך הזמנת העבודה מוחקת את שלב ההקלדה מחדש שעולה בדרך כלל יום או יומיים בכל מחזור חיוב, וגבייה באתר מאפשרת לטכנאי לסגור גם את הקריאה וגם את החשבונית באותו ביקור.

חיוב חוזי שירות עובר דרך אותם מסמכים: הביקור הוא קריאה, הקריאה מייצרת את החשבונית, ומחירי החוזה נשארים כפי שהגדרתם אותם.

ניהול חלפים סותם את הדליפה השנייה. המחסן והמלאי ברכבים חיים במרשם אחד: מה יש בכל מחסן, מה נוסע בכל רכב, מה הונפק, מה חזר, מה עבר מרכב לרכב. מלאי נמוך נראה לפני שהוא מעכב קריאה ולא אחרי.

תחזוקה מונעת הופכת עבודת חירום להכנסה צפויה, וזה תכנון רגיל שנעשה מוקדם: שימו את ביקורות העונה על הלוח לפני שהעונה מתחילה, חלקו אותן לפי אזור, והיומן יפסיק להיות תור של תקלות.

מי עובד עם תוכנה לחברות שירות

כל חברה ששולחת אנשים לכתובות של לקוחות צריכה תוכנה לחברות שירות, איך שלא ייקרא התחום. התחומים למטה רצים על אותו ליבה, כל אחד עם המודולים שהוא באמת מפעיל.

• חברות מיזוג אוויר מנהלות התקנות, תחזוקה עונתית וקריאות חירום מלוח אחד
• צוותי אינסטלציה וחשמל משבצים תקלות של אותו יום לצד עבודה מתוכננת
• חברות ניקיון מנתבות צוותים בין אתרים רבים ביום
• מפעילי הדברת מזיקים מתזמנים טיפולים עונתיים ומתעדים את החומרים שנעשה בהם שימוש בכל אתר
• צוותי גינון ובנייה מתאמים צוותים, ציוד, קבלני משנה וחלונות אספקה
• צוותי תקשורת ותמיכת מחשוב באתר מנהלים התקנות, תיקונים, פניות ואת רישום הציוד שמאחורי כל אחת מהן
• ניהול מתקנים וספקי שירות רפואי שומרים את מסמכי העמידה בתקן מוצמדים לכל ביקור

התוכנה צריכה להתאים את עצמה לתחום ולא להפך. את הטפסים, הסטטוסים וסוגי השירות אתם מגדירים בעצמכם, ולכן אותה פלטפורמה עובדת גם לצוות אינסטלציה עם חמישה רכבים וגם למפעיל מיזוג ארצי. הרשימה המלאה חוצה מאה תחומים בעמוד התחומים.

מה משתנה אחרי המעבר

התועלת נמדדת בארבעה מקומות.

זמן התגובה יורד כי המוקדן תמיד יודע מי הכי קרוב ומי פנוי. לקוחות של Shifton מדווחים שזמן התגובה הממוצע שלהם ירד ב-40% אחרי המעבר.

שיעור הקריאות שנסגרות בביקור הראשון עולה ברגע שהטכנאי מגיע עם החלק הנכון, עם ההיסטוריה המלאה של האתר ועם רשימת בדיקה שמתאימה לציוד שעומד שם. כל חזרה עולה פעמיים: נסיעה נוספת עם דלק ושעות, ולקוח שנאלץ לפנות עוד בוקר כדי לפתוח למישהו את הדלת. בצוות של עשרה טכנאים, הזזה של עשר נקודות במדד הזה שווה יותר מכל שינוי אחר בעמוד הזה, כי היא מוחקת עבודה במקום להאיץ אותה. את החלק הכבד כאן עושה ההיסטוריה. טכנאי שרואה שאותה יחידה התקלקלה בעונה שעברה, מה הוחלף אז ואיזה מספר חלק נכנס, נוסע עם החלק הנכון ברכב במקום להזמין אותו מהמטבח של הלקוח.

הניירת נעלמת. המשרד מפסיק להקליד הערות מטפסים מקומטים, הצוותים מפסיקים לסחוב קלסרים, וכל רשומה ניתנת לחיפוש וחתומה בזמן. ביקורת לוקחת דקות.

לקוחות מפסיקים להתקשר כדי לשאול איפה הטכנאי. תזכורות אוטומטיות יוצאות לפני הביקור, ופורטל הלקוחות מציג את הטכנאי על מפה עם זמן הגעה משוער וכפתור להתקשר או לכתוב לו. השירות העצמי מחליף את שיחת "מתי הוא מגיע", זו שהמשרד שלכם מקבל הכי הרבה. אחרי העבודה בקשת החוות דעת יוצאת לבד.

בנוסף אתם מקבלים את המספרים שאפשר לנהל לפיהם. לוחות הדוחות מציגים קריאות לטכנאי, זמן באתר, זמן נסיעה, ביקורים חוזרים והכנסה לפי סוג שירות, וצוואר בקבוק נראה לפני שהוא הופך לתלונה.

תוכנית חינם, מודולים ומחיר

Shifton נמכר במודולים, כך שאתם משלמים על החלקים שאתם משתמשים בהם. מודול הבסיס הוא משימות ותכנון, ועליו רצה התוכנית החינמית: עד שני אנשי צוות, טפסי עבודה דיגיטליים, אפליקציה ל-iOS ול-Android ודוחות. בלי הגבלת זמן ובלי תאריך תפוגה.

כל השאר הוא מודול שמדליקים כשצריך, ב-5 דולר לעובד לחודש לכל אחד. יש ארבעה: בקרת מקום העבודה עם GPS, מחסן, חשבוניות ופורטל לקוחות. צוות של חמישה טכנאים שרוצה GPS וחשבוניות משלם 50 דולר בחודש ולא משלם כלום על מה שאינו בשימוש.

כל מודול בתשלום מגיע עם עד 55 ימי ניסיון חינם, וזה מספיק כדי להעביר עונה שלמה של עבודה חוזרת לפני ההחלטה. תשלום שנתי מוריד 20%. מעל 50 עובדים המחיר מחושב לכל חברה בנפרד.

המחשבון המלא יושב בעמוד המחירים, שם מסמנים את המודולים הרצויים ורואים את הסכום החודשי לפני שנרשמים לכלום.

איך בוחרים תוכנה לניהול שירות שטח

רשימות התוכנות הטובות ביותר מסדרות את אותם שנים עשר שמות בסדר אחר בכל פעם, אז התחילו מיום שלישי רגיל שלכם ולא מרשימת יכולות. שרטטו מה קורה מהרגע שהפנייה נכנסת ועד שהחשבונית משולמת, ואז בדקו אם הפלטפורמה מכסה כל שלב בלי עקיפה. בהדגמה כל כלי נראה מוצלח. השאלה היא אם הוא שורד שבוע רגיל.

ארבעה דברים מפרידים בין הפתרונות שנשארים לבין אלה שהצוות נוטש בחודש השלישי.

• האפליקציה. הטכנאי חי בתוכה כל היום, אז היא צריכה להיפתח מהר, לעבוד בלי קליטה ולקבל תמונה, חתימה ושינוי סטטוס בכמה נגיעות. אפליקציה מסורבלת היא הסיבה הנפוצה ביותר להתמוטטות של הטמעה
• ממשקים. ההנהלת חשבונות, ה-CRM וכלי הסליקה שלכם צריכים להחליף נתונים לבד, דרך מחברים מוכנים או API פתוח, אחרת מישהו בסוף מקליד הכול פעמיים
• מחיר הוגן. שאלו כמה עולה מודול, מה קורה כשמוסיפים טכנאי, והאם אחסון או קריאות API מחויבים בנפרד. ההוצאה צריכה להיות צפויה כבר מהחודש הראשון
• הגדרה בלי יועץ. סוגי קריאות, סטטוסים, טפסים, הרשאות וכללי התראות צריכים להיות משהו שהמנהל שלכם משנה ביום שני

כשאתם משווים ספקים, הסתכלו בשביל מה כל אחד נבנה ולא על מספר היכולות, כי אותה רשימה של ארבעים סעיפים מופיעה כמעט אצל כולם. פלטפורמות ארגוניות מתמחרות תהליכים ארגוניים. כלים ייעודיים לתחום אחד יושבים עליו מושלם ומתנגדים בשני. Shifton עומד ביניהם: המודולים שמהם עסק שירות באמת מורכב, בתשלום לפי מודול. ההשוואות הישירות מול הפלטפורמות שנכנסות בדרך כלל לאותה רשימה קצרה מרוכזות בעמוד ההשוואות.

והעבירו קריאה אמיתית אחת דרך המערכת לפני שאתם חותמים. פתחו אותה, שבצו, בצעו מהטלפון, סגרו, הוציאו חשבונית. שלב שכבר ביום הראשון מבקש עקיפה ימשיך לבקש אותה עוד הרבה זמן.