Software til serviceledelse i marken fra disponering til faktura

Hvad er feltservice software?

Feltservice er det daglige arbejde med at få opgaver til at glide, når de foregår ude hos kunden og ikke på kontoret. En kunde ringer, nogen beslutter hvilken tekniker der kører og hvornår, teknikeren skal bruge adressen og de rigtige reservedele, og når arbejdet er færdigt, skal der sendes en faktura. Feltservice software samler det hele ét sted i stedet for at sprede det ud over en whiteboardtavle, to regneark og en telefon, der aldrig holder op med at ringe.

Bag hver opgave ligger fire spørgsmål. Hvem kører, hvornår, med hvad, og hvad skete der på adressen. Et FSM system, der svarer ordentligt på dem, pensionerer papirsedlen, beskedtråden hvor teknikerne melder tilbage, og aftenrunden af opkald, hvor en disponent forsøger at rekonstruere dagen.

Shifton er bygget omkring opgaven i stedet for kalenderfeltet. Disponenten følger hvert sjak på et levende kort. Teknikeren åbner appen og finder adresse, kundehistorik, tjekliste og reservedelsliste klar. Kontoret ser status skifte, mens arbejdet står på, og ikke næste morgen, så en opgave, der skrider, bliver opdaget klokken elleve og ikke klokken seks. Alene det fjerner størstedelen af opkaldene mellem kontor og mark, og det er dér, serviceteams mister eftermiddagen.

Shifton kører i dag i mere end 100 lande og på 41 sprog. Teamene spænder fra to teknikere til flere hundrede. Det samme FSM system bærer et sjak med to biler og en landsdækkende entreprenør, fordi modulerne slås til hver for sig.

Planlægning, disponering og arbejdssedler

Planlægning og fordeling af opgaver

Planlægningstavlen er en kalender med træk og slip. Tildel en opgave ved at trække den over på en tekniker, eller lad den automatiske tildeling finde den nærmeste kvalificerede ud fra kompetencer, aktuel position og belastning. Hasteopgaver bliver markeret og sendt først. Disponering holder op med at afhænge af, hvem der husker hvad.

Planlægning holder op med at være en hukommelsesøvelse. De fleste virksomheder begynder at lede efter et planlægningsprogram i ét bestemt øjeblik: to akutte opkald lander i samme time, og ingen kan sige højt, hvem der er ledig. Software til disponering lukker det hul ved at gøre ledig tid synlig i stedet for husket. Planlagt arbejde ryger ind i kalenderen på samme måde, uger i forvejen, og kvartalseftersynet står i planen frem for i hovedet på en kollega.

Styring af arbejdssedler

Hver opgave bliver til en struktureret digital arbejdsseddel med sin egen historik: hvem der oprettede den, hvem der tog den, hvad der blev lavet, hvilke materialer der gik med, hvor lang tid det tog. Teknikeren opdaterer den på stedet, vedhæfter billeder før og efter og henter en underskrift. Ledelsen får opgavesporing uden at løbe efter papir.

Digitale arbejdssedler afgør også diskussioner. Når en kunde siger, at besøget aldrig fandt sted, eller at der blev repareret det forkerte, gør tidsstempler og billeder det til et opslag på to minutter.

Formularer, tjeklister og dokumentation

Digitale jobformularer erstatter clipboardet. Byg den tjekliste, dit fag rent faktisk har brug for, gør de kritiske felter obligatoriske, og teknikeren kan ikke lukke opgaven uden at udfylde dem. Sikkerhedstjek, måleraflæsninger, serienumre på udstyr og kundens godkendelse lander i den samme post, søgbar og dateret på minuttet.

Den mobile side: teknikere, sporing og arbejde uden dækning

Den mobile halvdel af systemet rører dine teknikere hver time, og et værktøj bliver bedømt hårdere på den end på noget, der foregår på kontoret. Appen til teknikere kører på iOS og Android og bærer planen, opgavens detaljer, navigationen og noterne om kunden. Offlinetilstand vejer tungere, end de fleste demoer indrømmer. Kældre, elevatorskakte, industrikvarterer, markveje: dækningen forsvinder, og opgaven skal lukkes alligevel. Shifton gemmer ændringerne på enheden og sender dem i samme sekund forbindelsen vender tilbage, så en tekniker efter to timer i et teknikrum ikke taster noget om ved fyraften.

Kontrol af arbejdssted sætter holdet på et kort. Live. Sporingen registrerer ruten, stoppene og tiden på hver adresse, og når et akut opkald kommer ind, ser disponenten hvem der faktisk er tæt på i stedet for at gætte. Ruteplanlægningen bygger på de samme data. Mindre kørsel mellem aftaler, og et ankomstvindue kunden kan planlægge efter frem for en vag eftermiddag.

At vide hvem der er certificeret til hvad er halvdelen af arbejdet med at styre et feltteam. Kompetencerne sidder på teknikeren, serviceområderne sidder på kortet, og ét klik sender den nærmeste, der har begge dele. Disponenten skal ikke længere holde den tabel i hovedet.

Fakturering, aftaler og reservedele

Det er på pengene, at et feltserviceprogram enten tjener sig hjem eller ikke gør. Fakturering af serviceopgaver bygger dokumentet direkte ud fra den færdige opgave: arbejdstimer, brugte dele, kørsel, moms og eventuelle ekstra linjer, med firmaoplysninger og logo allerede på. At fakturere fra arbejdssedlen fjerner den genindtastning, der normalt koster en dag eller to per faktureringsrunde, og betaling på stedet betyder, at teknikeren kan lukke både opgaven og fakturaen på samme besøg.

Fakturering af serviceaftaler kører på de samme dokumenter: besøget er en opgave, opgaven laver fakturaen, og aftalen bliver ved med at koste det, du har sat den til.

Styr på reservedele lukker det andet hul. Lager og bilbeholdning ligger i ét register: hvad der står på hvert lager, hvad der ligger i hver bil, hvad der er udleveret, hvad der kom retur, hvad der er flyttet fra en bil til en anden. Lav beholdning ses, før den forsinker en opgave, og ikke bagefter.

Planlagt vedligehold gør reaktivt arbejde til forudsigelig omsætning, og det er almindelig planlægning lavet i god tid: sæt sæsonens eftersyn på tavlen, før sæsonen går i gang, fordel dem efter område, og kalenderen holder op med at være en kø af akutte sager.

Hvem arbejder med feltservice software

Enhver virksomhed, der sender folk ud på kundeadresser, har brug for software til servicevirksomheder, uanset hvad faget hedder. Brancherne herunder kører på den samme kerne, hver med de moduler faget faktisk bruger.

• VVS og ventilation kører installationer, sæsoneftersyn og akutte udkald fra én tavle
• Blikkenslagere og elektrikere får dagens akutte sager til at ligge side om side med det planlagte arbejde
• Rengøringsfirmaer sender sjak rundt til mange adresser om dagen
• Skadedyrsbekæmpere planlægger sæsonbehandlinger og fører log over midler per adresse
• Anlægsgartnere og byggefirmaer koordinerer sjak, maskiner, underleverandører og leveringsvinduer
• Teleselskaber og it-support på stedet styrer installationer, reparationer, sager og udstyrshistorikken bag hver af dem
• Facility management og medicoservice holder dokumentationen hæftet på hvert eneste besøg

Programmet skal passe til faget og ikke omvendt. Jobformularer, statusser og servicetyper sætter du selv op, og derfor virker den samme platform for et VVS-sjak med fem biler og for en landsdækkende ventilationsvirksomhed. Den fulde liste rummer over hundrede fag på brancheoversigten.

Hvad ændrer sig efter skiftet

Gevinsten kan måles fire steder.

Responstiden falder, fordi disponenten altid ved, hvem der er tættest på og ledig. Kunder hos Shifton fortæller, at deres gennemsnitlige responstid faldt 40% efter skiftet.

Andelen af opgaver løst ved første besøg stiger, når teknikeren møder op med den rigtige del, den fulde historik på adressen og en tjekliste, der passer til det udstyr der står der. Hvert genbesøg koster dobbelt: en tur mere med brændstof og timer på, og en kunde der skal tage endnu en formiddag fri for at lukke nogen ind. På et hold med ti teknikere er ti point på det tal mere værd end nogen anden ændring på denne side, fordi det fjerner arbejde i stedet for at gøre det hurtigere. Historikken trækker det meste af læsset her. Teknikeren, der kan se at den samme maskine svigtede sidste sæson, hvad der blev skiftet dengang, og hvilket varenummer der gik i, har den rigtige del med i bilen frem for at bestille den fra kundens køkken.

Papiret forsvinder. Kontoret taster ikke længere noter af fra krøllede sedler, sjakkene slæber ikke rundt på mapper, og hver post er søgbar og forsynet med tidsstempel. Et tilsyn tager minutter.

Kunderne holder op med at ringe for at spørge, hvor teknikeren bliver af. Automatiske påmindelser går ud før besøget, og kundeportalen viser teknikeren på et kort med et estimeret ankomsttidspunkt og en knap til at ringe eller skrive. Selvbetjening erstatter opkaldet af typen "hvor bliver han af", det opkald jeres kontor tager flest af. Når arbejdet er slut, går anmodningen om en anmeldelse ud af sig selv.

Oveni får I tallene at styre efter. Rapporterne viser opgaver per tekniker, tid på adressen, køretid, genbesøg og omsætning per servicetype, og en flaskehals bliver synlig, før den bliver til en klage.

Gratis plan, moduler og hvad det koster

Shifton sælges i moduler, så du betaler for de dele, du bruger. Basismodulet er opgaver og planlægning, og det er dét, den gratis plan kører på: op til to medarbejdere, digitale jobformularer, appen til iOS og Android og rapporter. Uden tidsbegrænsning og uden udløbsdato.

Alt derudover er et modul, du slår til, når du får brug for det, til 5 $ per medarbejder om måneden per modul. Der er fire: kontrol af arbejdssted med GPS, lager, fakturering og kundeportal. Et sjak med fem teknikere, der vil have GPS og fakturering, betaler 50 $ om måneden og intet for det, de ikke bruger.

Hvert betalt modul kommer med op til 55 dages gratis prøveperiode, hvilket rækker til at køre en hel sæson med tilbagevendende arbejde igennem, før I beslutter jer. Årlig betaling tager 20% af. Over 50 medarbejdere bliver prisen regnet ud per virksomhed.

Hele beregneren ligger på prissiden, hvor I sætter flueben ved de moduler I vil have og ser månedsbeløbet, før I melder jer til noget som helst.

Sådan vælger du feltservice software

Lister over de bedste systemer sætter de samme tolv navne i en ny rækkefølge hver gang, så start hellere med jeres egen tirsdag end med en funktionsliste. Tegn hvad der sker fra det øjeblik en henvendelse kommer ind til det øjeblik fakturaen er betalt, og tjek så, om platformen dækker hvert trin uden en omvej. Til en demo ser ethvert værktøj kompetent ud. Spørgsmålet er, om det holder en helt almindelig uge.

Fire ting adskiller de løsninger, der bliver hængende, fra dem holdet dropper i tredje måned.

• Appen. Teknikeren lever i den hele dagen, så den skal åbne hurtigt, virke uden dækning og tage et billede, en underskrift og et statusskifte på få tryk. En tung app er den mest almindelige grund til at en udrulning falder fra hinanden
• Integrationerne. Jeres økonomisystem, CRM og betalingsløsninger skal udveksle data af sig selv, gennem færdige konnektorer eller et åbent API, ellers ender nogen med at taste alt to gange
• Ærlige priser. Spørg hvad et modul koster, hvad der sker når I tilføjer en tekniker, og om lagerplads eller API-kald afregnes separat. Udgiften skal være til at forudsige fra første måned
• Opsætning uden konsulent. Opgavetyper, statusser, formularer, rettigheder og notifikationsregler skal jeres egen leder kunne ændre en mandag

Når I sammenligner leverandører, så se på hvad hver enkelt er bygget til frem for på antallet af funktioner, for den samme liste med fyrre punkter står hos næsten alle. Enterprise-platforme prissætter efter enterprise-processer. Fagspecifikke værktøjer sidder perfekt på ét fag og strammer på det næste. Shifton ligger midt imellem: de moduler en servicevirksomhed faktisk kører på, betalt per modul. De direkte sammenligninger med de platforme, der typisk ender på den samme korte liste, ligger på sammenligningssiden.

Og kør én rigtig opgave igennem systemet, før I skriver under. Opret den, tildel den, udfør den fra en telefon, luk den, fakturer den. Et trin, der allerede på dag ét kræver en omvej, kommer til at kræve den længe efter.