Software pro řízení terénních služeb od dispečinku po fakturaci

Co je software pro řízení servisních služeb v terénu

Řízení servisu v terénu je každodenní práce s tím, co se odehrává u zákazníka a ne v kanceláři. Zákazník zavolá, někdo rozhodne, který technik vyjede a kdy, technik potřebuje adresu a správné náhradní díly, a po dokončení práce je nutné vystavit fakturu. Software pro řízení servisních služeb v terénu drží tohle všechno na jednom místě místo toho, aby to bylo rozprostřené mezi tabulí, dvěma tabulkami a telefonem, který nikdy nepřestane zvonit.

Za každým výjezdem stojí čtyři otázky. Kdo jede, kdy, s čím a co se na místě opravdu stalo. Systém FSM, který na ně poctivě odpoví, pošle do důchodu papírový příkaz, vlákno v komunikátoru, kde se technici hlásí, i večerní kolečko telefonátů, jímž se dispečer snaží poskládat den dohromady.

Shifton je postavený kolem zakázky, ne kolem okénka v kalendáři. Dispečer sleduje každou četu na živé mapě. Technik otevře aplikaci a najde adresu, historii zákazníka, kontrolní seznam a soupis dílů už připravené. Kancelář vidí měnící se stavy během práce, ne až druhý den ráno, takže zakázka, která se protahuje, se odhalí v jedenáct a ne v šest večer. Už jenom tohle odstraní většinu hovorů mezi kanceláří a terénem, a právě na nich servisní týmy ztrácejí odpoledne.

Shifton dnes běží ve více než 100 zemích a ve 41 jazycích. Týmy sahají od dvou techniků po několik stovek. Stejný systém FSM unese partu se dvěma dodávkami i celostátního dodavatele, protože moduly se zapínají zvlášť.

Plánování, dispečink a zakázky

Plánování a rozdělování zakázek

Plánovací tabule je kalendář s přetahováním. Přiřaďte zakázku tím, že ji přetáhnete na technika, nebo nechte automatické přiřazení vybrat nejbližšího kvalifikovaného člověka podle dovedností, aktuální polohy a vytížení. Havarijní výjezdy se označí a odbaví se první. Dispečink přestane záviset na tom, kdo si co pamatuje.

Plánování přestává být cvičením paměti. Většina firem začne hledat plánovací software v jednom konkrétním okamžiku: dvě havárie spadnou do stejné hodiny a nikdo neumí nahlas říct, kdo je volný. Software pro dispečink tuhle mezeru zavře tím, že udělá volné kapacity viditelné místo zapamatovatelné. Plánovaná práce jde do kalendáře stejným způsobem, týdny dopředu, a čtvrtletní prohlídka stojí v rozvrhu, ne v hlavě mistra.

Správa pracovních příkazů

Z každého výjezdu se stane strukturovaný elektronický pracovní příkaz s vlastní historií: kdo ho založil, kdo ho převzal, co se udělalo, jaký materiál padl, jak dlouho to trvalo. Technik ho aktualizuje na místě, přiloží fotky před a po a nechá si podepsat. Vedoucí získá sledování zakázek bez honění papírů.

Elektronický příkaz také ukončí dohady. Když zákazník tvrdí, že návštěva nikdy neproběhla nebo že se opravilo něco jiného, časová razítka a fotky z toho udělají dvouminutové vyhledání.

Formuláře, kontrolní seznamy a doklady

Digitální pracovní formuláře nahradí desky s papírem. Postavte kontrolní seznam, který váš obor doopravdy potřebuje, udělejte z kritických polí povinná, a technik zakázku neuzavře, dokud je nevyplní. Bezpečnostní kontroly, odečty měřidel, výrobní čísla zařízení i podpis zákazníka spadnou do jednoho záznamu, dohledatelného a datovaného na minutu.

Mobilní strana: technici, sledování a práce bez signálu

Mobilní polovinu systému se technici dotýkají každou hodinu a nástroj se podle ní soudí přísněji než podle čehokoli, co se děje v kanceláři. Aplikace pro techniky běží na iOS i Androidu a nese v sobě rozvrh, detaily zakázky, navigaci a poznámky k zákazníkovi. Režim bez připojení váží víc, než většina ukázek přiznává. Sklepy, výtahové šachty, průmyslové areály, polní cesty: signál zmizí a zakázku je stejně nutné uzavřít. Shifton drží změny v telefonu a odešle je ve vteřině, kdy se spojení vrátí, takže technik po dvou hodinách ve strojovně večer nic nepřepisuje.

Kontrola místa práce položí tým na mapu. Živě. Sledování zaznamená trasu, zastávky a čas na každém objektu, a když přijde havárie, dispečer vidí, kdo je opravdu blízko, místo aby hádal. Optimalizace tras jede na stejných datech. Méně ježdění mezi termíny a časové okno příjezdu, se kterým zákazník může počítat, místo mlhavého odpoledne.

Vědět, kdo má na co oprávnění, je polovina práce s terénním týmem. Dovednosti sedí na kartě technika, servisní oblasti sedí na mapě, a jedno kliknutí pošle nejbližšího, který má obojí. Dispečer už tu tabulku nemusí držet v hlavě.

Fakturace, smlouvy a díly

U peněz se ukáže, jestli se terénní software zaplatí, nebo ne. Fakturace servisních zásahů postaví doklad rovnou z dokončené zakázky: hodiny práce, použité díly, dopravu, daně a jakékoli další položky, s údaji firmy a logem už na něm. Fakturace z pracovního příkazu odstraní přepisování, které obvykle stojí den nebo dva na každý fakturační cyklus, a platba na místě dovolí technikovi uzavřít zakázku i fakturu při stejné návštěvě.

Fakturace servisních smluv jede přes stejné doklady: návštěva je zakázka, zakázka vytvoří fakturu a ceny ve smlouvě zůstanou takové, jak jste je nastavili.

Evidence dílů ucpe druhou díru. Sklad a zásoby v autech žijí v jednom rejstříku: co leží v každém skladu, co veze každé vozidlo, co se vydalo, co se vrátilo, co přešlo z jedné dodávky do druhé. Nízký stav je vidět dřív, než zdrží zakázku, a ne až potom.

Preventivní údržba mění reaktivní práci na předvídatelné tržby a je to obyčejné plánování udělané včas: dejte sezonní prohlídky na tabuli dřív, než sezona začne, rozdělte je po oblastech, a kalendář přestane být frontou havárií.

Kdo pracuje se softwarem pro servisní firmy

Každá firma, která posílá lidi na adresy zákazníků, potřebuje software pro servisní firmy, ať se obor jmenuje jakkoli. Obory níže běží na stejném jádru, každý s moduly, které opravdu používá.

• Firmy z oboru klimatizace a vzduchotechniky vedou montáže, sezonní servis a havarijní výjezdy z jedné tabule
• Instalatéři a elektrikáři skládají havárie téhož dne vedle plánované práce
• Úklidové firmy vedou čety přes mnoho objektů za den
• Deratizace a dezinsekce plánuje sezonní zásahy a eviduje spotřebu přípravků po objektech
• Zahradní úpravy a stavebnictví koordinují čety, techniku, subdodavatele a okna dodávek
• Telekomunikace a IT podpora na místě řídí montáže, opravy, tikety a evidenci zařízení za každým z nich
• Facility management a poskytovatelé zdravotnického servisu drží doklady o shodě připnuté ke každé návštěvě

Software se musí přizpůsobit oboru, ne naopak. Formuláře, stavy a typy služeb si nastavíte sami, a proto stejná platforma slouží instalatérské partě s pěti dodávkami i celostátní firmě na klimatizace. Celý výčet přesahuje sto oborů na stránce odvětví.

Co se změní po přechodu

Přínos je měřitelný na čtyřech místech.

Doba reakce klesá, protože dispečer vždycky ví, kdo je nejblíž a kdo je volný. Zákazníci Shiftonu uvádějí, že jim průměrná doba reakce po přechodu spadla o 40%.

Podíl zakázek vyřešených napoprvé stoupá ve chvíli, kdy technik přijede se správným dílem, s celou historií objektu a s kontrolním seznamem, který sedí na zařízení stojící na místě. Každý opakovaný výjezd stojí dvakrát: druhá cesta s palivem a hodinami a zákazník, který si musí vzít další dopoledne volno, aby někoho pustil dovnitř. V týmu deseti techniků má deset bodů na tomhle ukazateli větší cenu než jakákoli jiná změna na téhle stránce, protože práci odebírá místo toho, aby ji zrychlovala. Nejtěžší kus tu odvede historie. Technik, který vidí, že stejný stroj se porouchal minulou sezonu, co se tehdy měnilo a jaké číslo dílu se zabudovalo, veze správný kus v autě, místo aby ho objednával ze zákazníkovy kuchyně.

Papír mizí. Kancelář přestane přepisovat poznámky z pomačkaných formulářů, čety přestanou vozit desky a každý záznam je dohledatelný a označený časem. Kontrola zabere pár minut.

Zákazníci přestanou volat s otázkou, kde technik vězí. Automatické připomínky odcházejí před návštěvou a zákaznický portál ukazuje technika na mapě s odhadem příjezdu a tlačítkem, kterým mu lze zavolat nebo napsat. Samoobsluha nahradí hovor typu "kdy dorazí", což je hovor, kterých vaše kancelář bere nejvíc. Po zakázce odejde žádost o hodnocení sama.

K tomu dostanete čísla, podle kterých se dá řídit. Přehledy a reporty ukazují zakázky na technika, čas na objektu, čas na cestě, opakované výjezdy a tržby podle typu služby, a úzké místo je vidět dřív, než se z něj stane stížnost.

Bezplatný plán, moduly a cena

Shifton se prodává po modulech, takže platíte za díly, které používáte. Základní modul jsou úkoly a plánování, a právě na něm běží bezplatný plán: až dva lidé v týmu, digitální pracovní formuláře, aplikace pro iOS a Android a reporty. Bez časového omezení a bez data, po kterém by cokoli zhaslo.

Všechno další je modul, který zapnete, až ho budete potřebovat, za 5 $ na zaměstnance měsíčně za každý. Jsou čtyři: kontrola místa práce s GPS, sklad, fakturace a zákaznický portál. Parta pěti techniků, která chce GPS a fakturaci, platí 50 $ měsíčně a nic za funkce, které nevyužije.

Ke každému placenému modulu patří až 55 dní bezplatného zkoušení, což stačí na projetí celé sezony opakovaných prací před rozhodnutím. Roční platba srazí 20%. Nad 50 zaměstnanců se cena počítá pro firmu zvlášť.

Celá kalkulačka sedí na stránce s cenami, kde si odškrtnete moduly, které chcete, a uvidíte měsíční částku dřív, než se kamkoli zaregistrujete.

Jak vybrat software pro řízení servisu v terénu

Žebříčky nejlepších programů seřadí stejných dvanáct jmen pokaždé jinak, takže začněte u svého vlastního úterý, ne u seznamu funkcí. Nakreslete si, co se děje od chvíle, kdy přijde požadavek, po chvíli, kdy je faktura zaplacená, a pak ověřte, jestli platforma pokryje každý krok bez obcházení. Na ukázce vypadá schopně každý nástroj. Otázka zní, jestli přežije obyčejný týden.

Čtyři věci oddělují řešení, která zůstanou, od těch, která tým ve třetím měsíci odloží.

• Mobilní aplikace. Technik v ní žije celý den, takže se musí rychle otevřít, fungovat bez signálu a zvládnout foto, podpis a změnu stavu na pár doteků. Těžkopádná aplikace je nejčastější důvod, proč se nasazení rozpadne
• Integrace. Vaše účetnictví, CRM a platební nástroje si mají data vyměňovat samy, přes hotové konektory nebo otevřené API, jinak někdo skončí u dvojího zadávání
• Poctivá cena. Ptejte se, kolik stojí modul, co se stane, když přidáte technika, a jestli se úložiště nebo volání API účtují zvlášť. Náklad musí být předvídatelný od prvního měsíce
• Nastavení bez konzultanta. Typy zakázek, stavy, formuláře, oprávnění a pravidla upozornění musí umět změnit váš vlastní vedoucí v pondělí

Když srovnáváte dodavatele, dívejte se na to, k čemu byl každý postavený, a ne na počet funkcí, protože stejný seznam čtyřiceti bodů má skoro každý. Korporátní platformy počítají cenu na korporátní procesy. Úzce oborové nástroje sednou dokonale na jeden obor a na druhém se vzpírají. Shifton stojí mezi tím: moduly, z nichž se servisní firma opravdu skládá, placené po jednom. Přímá srovnání s platformami, které se obvykle dostanou do stejného užšího výběru, jsou na stránce srovnání.

A prožeňte systémem jednu skutečnou zakázku dřív, než podepíšete. Založte ji, přiřaďte ji, odbavte ji z telefonu, uzavřete ji, vyfakturujte ji. Krok, který si už první den říká o obcházení, si o něj bude říkat ještě dlouho.