Tapahtumien työvuorosuunnittelu pitopalvelu- ja bankettitiimeille

Pitopalvelu ei pyöri toistuvan viikkolistan varassa. Se pyörii tilauksilla, joista jokainen vaatii oman tiiminsä, oman tapahtumapaikkansa ja omat tuntinsa, vahvistetaan viikkoja etukäteen ja muuttuu vielä kahdesti ennen tapahtumapäivää. Tapahtumahenkilöstön työvuoro-ohjelmistot ovat olemassa siksi, että taulukkolaskenta ei kanna tätä muotoa pitkään ilman että joku menettää käsityksen siitä, kuka oli vahvistettu mihinkin.

Työvoima tekee siitä vielä vaikeampaa. Tapahtumacatering nojaa tarvittaessa kutsuttaviin ja freelance-tekijöihin, jotka työskentelevät kahdelle tai kolmelle yritykselle samaan aikaan, joten tiistaina varaamasi henkilö voi olla torstaina jo varattu. Suunnittelun on lähdettävä saatavuudesta, ei tyhjästä ruudukosta. Samat tekijät ovat mukana myös messujen rakennus- ja purkupäivinä, mistä kertoo erillinen sivu messukeskuksen henkilöstön suunnittelusta.

Mitä tapahtumahenkilöstön työvuoro-ohjelmiston on hoidettava

Neljä asiaa ratkaisee, selviääkö työkalu kiireisestä sesongista. Sen on rakennettava tiimi tietylle päivälle ja tapahtumapaikalle eikä yleiselle viikolle. Sen on tavoitettava freelancerit puhelimesta ja tallennettava vastaus. Sen on kirjattava todella tehdyt tunnit, koska tapahtumat venyvät lähes säännönmukaisesti. Ja sen on näytettävä tilauksen työvoimakustannus silloin, kun seuraavan hinnoitteluun on vielä aikaa.

Tapahtumamiehityksen ohjelmisto, joka kattaa nämä neljä, päihittää raskaamman alustan, jonka valikoita koordinaattori ei ehdi tutkia hääsesongin keskellä. Nimike merkitsee vähemmän kuin sopivuus: tapahtumahenkilöstön suunnitteluohjelmisto, tapahtumamiehityksen hallintaohjelmisto ja työvuorolistatyökalut kuvaavat samaa työtä, kun markkinointipuheen ohittaa.

Tiimi tapahtumalle, ei täytettä viikkoon

Catering-vuoro on sidottu tapahtumaan, ei osastoon. Rakentaminen alkaa tunteja ennen vieraiden saapumista, tarjoilu jatkuu ennakoimattomaan päätökseen ja purku voi venyä yli puolenyön. Tämä taipuu viikkokalenteriin silloin, kun jokaisella vuorolla on oma tarkka alkamis- ja päättymisaikansa ja se voidaan merkitä tapahtumapaikkaan tai asiakasprojektiin.

Kaikki täyttämättä jäänyt siirtyy avointen vuorojen riville, jossa jokainen pätevä tiimin jäsen näkee sen kerralla. Siinä on ero tapahtumahenkilöstön hallintaohjelmiston ja puhelinlistan välillä: tarjous lähtee kerran, yhdessä paikassa, ja vastaus tallentuu sen sijaan että se pitäisi muistaa. Shiftonin työvuorosuunnittelun moduuli hoitaa avoimet vuorot, vaihdot ja uudelleen käytettävät pohjat, joten vakiomuotoinen 120 hengen hääkaava rakentuu sekunneissa sen sijaan että se kirjoitettaisiin uudelleen. Tiimin puolella sama tieto saapuu tapahtumahenkilöstön sovelluksena puhelimeen, ja se on ainoa kanava jota freelancerit luotettavasti seuraavat. Tapahtumahenkilöstön mobiilisovellus mitataan yhdellä asialla: näkeekö tiimin jäsen saapumisajan, tapahtumapaikan ja päättymisajan viestittelemättä kenellekään.

Freelance-tiimi ja saatavuuden pullonkaula

Catering-suunnitteluohjelmiston vaikein osa ei ole kalenteri vaan tieto siitä, kuka pystyy oikeasti työskentelemään. Tiimin jäsen merkitsee vapaat tuntinsa kuukausittaiseen saatavuuskalenteriin ja päivittää sen itse, mikä tarkoittaa että lista rakentuu elävää tilannekuvaa vasten eikä kuusi viikkoa sitten täytettyä lomaketta vasten.

Tuo yksi muutos poistaa suurimman osan edestakaisesta viestittelystä. Tarjoukset osuvat vapaana oleviin ihmisiin, vahvistukset palaavat nopeammin ja koordinaattori lakkaa käymästä yhteystietolistaa läpi luotettavuusjärjestyksessä. Catering-suunnittelusovellus, joka lähtee saatavuudesta, tuottaa selvästi vähemmän kieltäytymisiä kuin sellainen, joka lähtee tyhjästä viikosta. Kasvavat toimijat hankkivat pitopalveluyrityksen työvuoro-ohjelmiston yleensä siinä vaiheessa, kun yhteystietolista ylittää yhden ihmisen muistin.

Sesongin suunnittelu, ei viikon

Cateringin kysyntä tulee aalloissa. Yritystilaisuuksien kausi, hääkausi ja joulukuun rypäs keskittävät tilaukset muutamaan viikkoon, ja riski siirtyy henkilöstön löytämisestä samojen luotettavien ylikuormittamiseen. Kuukausinäkymä tuo koko varauskalenterin yhdelle ruudulle ja jokaisen nimen viereen kertyvän tuntisumman, joten kuorma jaetaan ennen kuin kukaan palaa loppuun.

• Näet jokaisen vahvistetun päivän ja tunnit, jotka kukin jo kantaa
• Havaitset päivät joilla on yhä täyttämättömiä tunteja, ja ehdit reagoida ajoissa
• Merkitset arkipyhät, joista maksetaan korotettua palkkaa
• Pidät pitkän aikavälin varaukset näkyvissä etkä erillisessä kalenterissa

Bankettisuunnittelun ohjelmisto, joka näyttää vain viikon, piilottaa juuri sen kuvion jota pitäisi hallita. Bankettikalenterisovellus, joka avautuu kuukauteen eikä päivään, antaa vuoroesimiehille saman pitkän näkymän, ja bankettisuunnittelujärjestelmä, joka pitää henkilökohtaiset tuntisummat esillä, estää sesongin kaatumisen kolmen ihmisen harteille.

Tunnit, tauot ja korotetut palkat illan päätteeksi

Suunnitellut ja tehdyt tunnit ovat cateringissa harvoin samat. Tarjoilu, jonka piti päättyä kymmeneltä, päättyy yhdeltätoista, ja eron on päädyttävä palkanlaskentaan ilman tekstiviestiketjua seuraavana aamuna. Tiimi leimaa sisään ja ulos sovelluksesta omaa vuoroaan vasten, tauot kirjataan erikseen, ja todelliset ajat ovat suunniteltujen vieressä samalla vuorokortilla.

Palkkakertoimet asetetaan vuorolle itselleen, joten yö, arkipyhä tai venynyt tapahtuma voi kantaa korkeamman kertoimen kuin tavallinen päiväsaikaan tehty tilaus. Bonukset ja sanktiot kirjataan samaan paikkaan. Bankettihenkilöstön työvuoro-ohjelmisto, joka kerää tämän kaiken vuorotasolla, poistaa täsmäytystyön joka muuten syö jokaisen kuukauden ensimmäisen päivän. Erikseen pultattu bankettihenkilöstön läsnäolojärjestelmä luo toisen kirjanpidon jonka kanssa kiistellä, mikä on päinvastoin kuin tarkoitus. Bankettien tuntikirjausohjelmiston on myös kestettävä kaksi tapahtumaa vuorokaudessa, mihin päivätason tuntilistat eivät koskaan taivu.

Mitä tiimi todella maksaa tilausta kohti

Työvoima on tapahtumacateringin kate. Kun tunnit, kertoimet, bonukset ja sanktiot kiinnittyvät vuoroihin eikä niitä kirjoiteta jälkikäteen tuntilistaan, tilauksen kustannus on luku jonka voi vetää ulos eikä arvio jota pitää puolustaa. Työaika-, budjetti- ja palkkakerroinraportit suodatetaan kuukauden ja tehtävän mukaan ja viedään palkanlaskentaan tai asiakkaan katselmukseen, ja siinä kohtaa catering-henkilöstön hallinta lakkaa olemasta arvailua ja alkaa ohjata tarjouksia. Pitopalvelun työvuoro-ohjelmisto, joka pitää tunnit ja kertoimet samalla vuorolla, antaa kustannuksen tilausta kohti eikä kuukautta kohti.

Tapahtumapaikat, projektit ja monen kohteen tiimit

Useimmat pitopalveluyritykset työskentelevät tapahtumapaikoissa joita ne eivät omista, usein kahdessa tai kolmessa saman viikonlopun aikana. Vuorojen merkitseminen projektiin tai sijaintiin pitää tiimit erillään samalla kun kokonaisluvut pysyvät yhdellä tilillä, joten koordinaattori näkee että lauantailta puuttuu kaksi tarjoilijaa yhdestä kohteesta ja toisessa väkeä on liikaa. Kiinteitä kohteita palvelevat tiimit voivat suunnitella ne tapahtumatyön rinnalla, mistä kerrotaan konferenssipaikat-sivullamme. Bankettitiimien työvuoro-ohjelmiston on pidettävä tapahtumapaikka, saapumisaika ja tiimi yhdessä, koska osoite on se yksityiskohta jonka ihmiset menevät sekaisin. Bankettilistaohjelmisto, joka käsittelee jokaista vuoroa kuin se tapahtuisi pääkonttorilla, aiheuttaa juuri sen virheen. Sijaintiin perustuva leimaus geopaikannusmoduulin kautta on saatavilla maksullisena lisäosana silloin, kun saapumisen vahvistaminen vieraaseen tapahtumapaikkaan on tärkeää.

Catering-suunnitteluohjelmiston valinta

Testaa mitä tahansa alustaa pahimmalla viikonlopullasi, älä helpoimmalla. Rakenna lauantai jossa on kolme tapahtumaa kolmessa paikassa, ja katso kauanko siihen menee. Avaa sovellus tiimin jäsenen puhelimessa ja tarkista, kuinka nopeasti hän löytää saapumisajan ja osoitteen. Siirrä alkamisaikaa tunnilla ja laske, kauanko tieto kulkee kaikille varatuille. Bankettilistasovellus ei ole minkään arvoinen, jos päivitys saapuu tiimin jo lähdettyä kotoa, eikä bankettivuorojen suunnitteluohjelmistoa, joka vaatii julkaisuun kannettavan, käytetä lauantaina.

Kaikki mikä yhä nojaa tulostettuun tapahtumahenkilöstön vuorolistapohjaan, bankettilistapohjaan tai jaettuun tiedostoon ajautuu sivuun kahdessa viikossa. Alle kymmenelle hengelle Shifton on ilmainen ilman aikarajaa, mikä sopii pienelle pitopalveluyritykselle joka siirtyy pois taulukkolaskennan catering-listapohjasta. Kun tilauksia tulee lisää, maksulliset paketit tuovat monen toimipisteen suunnittelun, syvemmän raportoinnin ja moduulit joita suurempi tapahtumamiehitys tarvitsee. Tavoite ei muutu: jokainen tapahtuma miehitetty, jokainen tunti kirjattu ja työvoimakustannus joka vastaa tarjottua.