Софтуер за графици на персонала в болници и клиники

Здравеопазването не получава спокойна седмица. Едно отделение, една амбулатория и една лекарска практика се борят с едно и също ограничение: минимален брой квалифицирани хора трябва да присъстват във всеки час на всеки ден, а хората, с които тези часове могат да се покрият, се сменят постоянно. Софтуерът за работни графици в здравеопазването съществува, защото тази аритметика надрасна електронната таблица още преди години и защото цената на грешката се плаща два пъти: веднъж по фактурата на агенцията и веднъж от служителите, които тихо спират да поемат допълнителни смени.

Който съставя графика, обикновено го прави между другите си задължения. Затова инструментът трябва да е по-бърз от бялата дъска, която заменя, честен за часовете и добавките и използваем от телефон. Всичко, което изисква седмица обучение, се изоставя през втория месец.

Какво всъщност трябва да прави софтуерът за графици в здравеопазването

Задачата е по-тясна, отколкото подсказват повечето списъци с функции. Да покрие всеки час с подходящия състав от квалификации. Да задържи индивидуалните часове в договорните и законовите граници. Да позволи на служителите да виждат графика и да реагират на него, без да гонят ръководител. Да покаже колко ще струва публикуваният график, преди ведомостта да разбере. Софтуер за графици на персонала в здравеопазването, който върши тези четири неща както трябва, бие платформа с петдесет модула, които никой не отваря.

Shifton е построен около този кратък списък: изгледи по ден, седмица и месец, свободни смени, размени, шаблони за многократна употреба, наличност и заявки за отпуск, отчитане на присъствието и отчети, които връзват часовете с тарифите. Никакви медицински досиета, никакви дневници за прегледи. Това е софтуер за управление на персонала в здравеопазването и остава от страната на щатното разписание.

Този фокус е нарочен. Независимо дали в списъка пише софтуер за графици в болница, програма за график на клиника или софтуер за планиране на медицински персонал, въпросът под тях е един и същ: покрити ли са следващите две седмици и на каква цена. Аптеката е отделен случай: фармацевт трябва да присъства през цялото работно време на гишето, а за тази среда има планиране на смените в аптека.

Защо софтуерът за графици на сестрите не е офисен инструмент за смени

Медицинското разписание има свойства, които офисният график няма. Смените са по дванадесет часа и преминават през полунощ. Нощите и почивните дни носят добавки. Договорите са смес от пълен ден, непълен ден и часове по заместване. Квалификациите не са взаимозаменяеми, така че човек в сградата не е равно на покритие. Всеки софтуер за графици на сестрите, който си струва да бъде внедрен, трябва да държи всичко това наведнъж, и точно затова универсалният софтуер за графици, приложен в здравеопазването, се пропуква през втората седмица, не през първата. Програмата за графици на сестри трябва да третира нощта като различна единица труд, а не просто като друг цвят в таблицата.

Shifton се справя чрез роли и длъжности, закрепени към всеки човек, лимити на часовете, които показват текуща сума още докато разпределяте, и шаблони на смени, които пренасят модела напред, вместо да ви карат да го чертаете отново. Планиращият сестринския състав, който работи с ротация, може да копира доказан цикъл върху следващото тримесечие и да коригира само изключенията. Приложението за сестри на всеки телефон показва същия цикъл, така че графикът, който служителите четат, и графикът, който планиращият редактира, никога не се разминават.

Покритие, състав от квалификации и норми за персонал

Повечето пропуски не са проблем с отсъствията, а проблем с видимостта. Един график изглежда пълен, докато не преброите квалифицираните хора на смяна вместо имената на смяна. Нормите за персонал в здравеопазването се спазват само ако планиращият вижда състава по длъжности, докато разпределя, а не след публикуването.

Седмичната и месечната таблица в Shifton показват всяка смяна с цвят и с етикет на длъжността, а незаетите часове стоят в отделен ред със свободни смени, вместо да се крият като празно място. Публикувайте тези часове и всеки квалифициран човек ги получава наведнъж, което заменя обиколката от телефонни обаждания, в която обикновено се превръща търсенето на сестри през агенция. Разпределянето на дежурства в болница работи по същия начин: публикувайте изискването, оставете хората, които могат да го поемат, да отговорят, потвърдете с едно докосване. Добрият софтуер за графици на сестринския състав прави пропуска шумен, а отговора евтин.

Извънреден труд, нощни добавки и разходът за заплати

Трудът е най-големият управляем разход в почти всяко лечебно заведение, а в здравеопазването той се надува по специфичен начин: през часовете с добавка. Една и съща смяна струва различно според това кога попада, така че график, който изглежда балансиран по численост, може да е силно небалансиран по пари.

Shifton отчита часовете по тарифи, като отделя базовата ставка от нощните, нощните и почивните и празничните добавки, по служител и по отделение. Това е разликата между това да знаете, че сте похарчили твърде много, и да знаете кои смени го направиха. В комбинация с отчитането на работното време по действителните отбивания при идване и тръгване, присъствието в здравеопазването спира да бъде месечно възстановяване на събития по памет. Софтуерът за отчитане на работното време в здравеопазването си струва лиценза само ако записаните и планираните часове живеят на едно място, а тук е точно така. Отчетите за минимални часове, за закъснения и за бюджета стоят в същия панел, така че ръководител, който преглежда период, не трябва да го сглобява от три експорта.

Наличност, самопланиране и графици, които се държат

Графиците се чупят там, където пренебрегват онова, което хората вече са ви казали. Когато наличността живее в съобщения, тя се губи, а заявките за размяна идват след публикуването, вместо преди него. Shifton събира наличността като месечен календар, който всеки попълва сам, час по час, така че самопланирането на сестрите захранва плана точно докато той се изгражда.

Заявките за отпуск и почивни дни минават през същата опашка за одобрение, а остатъците от отпуск се следят, така че одобрението не е догадка. След като графикът е публикуван, размените и поемането на смени минават през приложението с потвърждение от ръководител, и всяка промяна обновява версията, която всички виждат. Планиращият смени на телефона и планиращият на компютъра гледат един и същ график, което е целият смисъл да се излезе от хартията.

Промяната се пренася от известия, не от групов чат. Push и SMS известия излизат, когато смяна се добави, премести или падне, така че никой не работи по разпечатка, която е спряла да е вярна във вторник. Само този навик премахва повечето неявявания, които се приписват на служителите, а всъщност се дължат на графика.

Болниците, клиниките и практиките с един обект са различни размери на един и същ проблем

Софтуерът за графици на болничен персонал трябва да моделира отделения, нива на достъп и общ изглед върху всички тях. Системата за график на клиника няма нужда почти от нищо от това, но има нужда от бързина, защото човекът, който съставя графика, води и регистратурата. Софтуерът за графици за екипите на лекарска практика обикновено трябва да събере регистратура, сестри и помощен персонал в една таблица, а не в три. Shifton се мащабира между двете, без да сменяте инструмента: проектите и графиците разделят отделения или обекти, правата определят кой какво редактира, а един екип може да работи по един график с два или три шаблона.

Групите с няколко обекта получават един акаунт за всички локации, така че служител, който покрива два обекта, вижда един календар, а ръководителите виждат общите часове. За посещаващия персонал, който работи в домовете на клиентите, а не в лечебно заведение, този модел е описан на страницата ни за графици на персонала в домашните грижи.

Какво да проверите, преди да се обвържете с платформа

Тествайте всяко приложение за графици в здравеопазването така, както екипът наистина ще го използва. Съставете цяла седмица от нулата и си измерете времето. Отворете мобилното приложение на по-стар телефон, защото точно такъв носи половината персонал. Направете промяна и вижте колко бързо пристига известието. Попитайте как се отчита смяна от 23:00 до 07:00, как се държат лимитите на часовете, когато ги надхвърлите, и дали отчетите разделят часовете с добавка или само ги сумират. Публикуваните класации на софтуер за графици в здравеопазването рядко издържат това упражнение без промени.

После проверете какво дават отчетите за разговора с финансите. Часове по тарифи, остатъци от отпуск и бюджетни числа са онова, което превръща инструмента за планиране в софтуер за управление на персонала в здравеопазването, а не в общ календар с напомняния. Това е границата между система за графици в здравеопазването и групов чат с по-добро форматиране.

Как да започнете с Shifton

До десет души в екипа Shifton е безплатен без ограничение във времето, което покрива малка практика или един медицински екип и включва планирането, базовия часовник за отчитане на времето, мобилното приложение и отчетите. Над това платените планове се таксуват на служител на месец, а модули като картата с геолокация са налични като платени добавки. Страницата с цените показва къде стои всяка възможност.

И в двата случая получавате график, който отразява реалната наличност, покритие, което можете да проверите по длъжност, а не по численост, и ясна граница между планираните и платените часове. Внесете екипа си, съставете седмицата на едно отделение, публикувайте я и вижте колко от администрацията изчезва.