Beosztás állatorvosoknak, asszisztenseknek és recepciónak

Az állatorvosi praxis az egyik legnehezebb hely a beosztáskészítésre. A rendelésnek, a műtőnek, a bentfekvő állatok ellátásának és a recepciónak egyszerre kell lefedettség, az egyes munkákat ellátó emberek nem cserélhetők fel egymással, és egyetlen betegségbejelentés is ott hagyhatja a rendelőt az egyetlen olyan szakember nélkül, akin az egész nap múlik. Az állatorvosi beosztáskészítő szoftver nem adminisztráció a munka szélén, hanem az, ami eldönti, hogy a nap kitart vagy szétesik.

A legtöbb praxis egy év táblázat és csoportos üzenetváltás után jut ugyanarra a következtetésre. A beosztás túl összetett ahhoz, hogy megosztott fájlban tartsák, és túl fontos ahhoz, hogy az emlékezetre bízzák.

Mit kell megoldania az állatorvosi beosztásszoftvernek

Szinte minden praxisban négy probléma jelentkezik. A lefedettséget szerepenként kell tervezni, mert egy asszisztens nem helyettesíthet állatorvost. A rendelkezésre állás töredezett, mivel a részmunkaidős szerződés és a helyettesítés inkább szabály, mint kivétel. Az ügyeleti és sürgősségi órákat láthatóvá és helyesen elszámolttá kell tenni. A teljes csapatnak pedig, amelynek nagy része sosem ül íróasztalnál, a beosztás aktuális változatára van szüksége a telefonján.

Az az állatorvosi munkaerő-beosztó szoftver, amely ezt a négyet őszintén megoldja, többet ér egy nagyobb platformnál, amely olyan gondokra készült, amelyek a rendelőben nincsenek meg. Ez más termék is, mint a klinikai rendszer: a praxiskezelő rendszer az állatok kartonjait és a számlázást tartja, a beosztásrendszer viszont azt dönti el, ki van az épületben. Ez választja el az állatklinikai beosztásszoftvert egy színes megosztott naptártól is.

Beosztás szerep szerint, nem létszám szerint

Egy rendelőben nagyon keveset mond, hány ember van egy műszakban. Az számít, hogy a megfelelő órákban jelen van-e a megfelelő végzettség. Minden csapattag munkakört visel a munkatársi nyilvántartásban, így a beosztás szerep szerint építhető és olvasható: hány állatorvos rendel kedd délelőtt, van-e a műtőnek asszisztensi támogatása, le van-e fedve a recepció a déli holtidőben is.

Az asszisztensi beosztás általában a hét legnehezebb része, mert az asszisztensek a műtői segítés, a bentfekvő ellátás és a gazdákkal való munka között mozognak, és rendszerint náluk van a legtöbb részmunkaidős szerződés. Az óráikat nem névre, hanem szerep szerint tervezni az, ami őszintén tartja a lefedettséget. A szerepek a hozzáférést is szabályozzák: a jogosultsági szintek döntik el, ki szerkesztheti a beosztást és ki látja csak a saját műszakjait, így a praxisvezető átadhatja egy telephely irányítását annak vezetőjének anélkül, hogy a teljes fiókot odaadná.

Rendelkezésre állás, részmunkaidő és helyettesítés

Nagyon kevés praxis működik kizárólag teljes munkaidőben. A heti három napot dolgozó állatorvosok, a munka mellett tanuló asszisztensek, az iskolai időhöz kötött recepciósok és a fix időszakra szerződtetett helyettesítők mind más irányba húzzák a beosztást. Éppen az, hogy ezt az információt közzététel után gyűjtik be, termeli a cserekérések végtelen sorát.

A rendelkezésre állási naptár megfordítja a sorrendet. Mindenki megjelöli, mely órákban tud és mely órákban nem tud dolgozni, idősávokban és nem egész napokban, a beosztás pedig már az elejétől ezekre a korlátokra épül. A szabadnap- és szabadságkérések ugyanezen az úton mennek, az egyenlegek pedig láthatók, hogy senki ne hagyjon jóvá már elköltött napokat. A szabadságkezelés funkciónk bemutatja, hogyan illeszkednek egymáshoz a kérések, a jóváhagyások és az egyenlegek.

Ügyelet, sürgősségi lefedettség és munka nyitvatartáson kívül

A nyitvatartáson kívüli munka az a pont, ahol a rendelői beosztások általában elhasalnak. Az ügyeleti rotációt gyakran külön listán vezetik, ami azt jelenti, hogy a fő beosztás nem tükrözi, ki lesz valóban elérhető másnap reggel, a kihívási órákat pedig hónap végén emlékezetből és üzenetekből rakják össze.

Ha az ügyeleti műszakok ugyanabba a beosztásba kerülnek, mint minden más, mindkét gond megoldódik. A rotációt az egész csapat látja, az óraösszegek tartalmazzák a kihívási időt, a magasabb díjazású műszakok pedig magán a műszakon vannak beárazva, nem utólag korrigálva. A le nem fedett éjszakák szabad műszakként tehetők közzé, és felveszi őket, aki hajlandó rá, ahelyett hogy a vezető végigtelefonálna egy listát. Egy valóban éjjel-nappal működő telephelyen már ez az egy változtatás elveszi az éjszakai beosztás súrlódásának nagy részét, mert egy állatkórházi beosztásszoftvernek egy táblán kell vinnie az éjszakát és a nappalt.

Munkaidő-nyilvántartás és jelenlét a rendelőben

A tervezett és a ledolgozott óra az állatgyógyászatban ritkán ugyanaz. A rendelések elhúzódnak, zárás előtt érkezik egy sürgős eset, és a nyolc órára tervezett műszak tíznél ér véget. Ha csak a terv kerül rögzítésre, a bérszámfejtés hibás lesz, és a praxis sosem látja, mennyi nem tervezett időt nyel el a csapat.

Az állatklinikai munkaidő-nyilvántartó szoftver minden műszak tényleges kezdetét és végét rögzíti, a szünetekkel együtt, és minden bejegyzést a jelenléti naplóban tárol. A munkatársak a mobilalkalmazásból jelentkeznek be, így a nyilvántartás nem függ a recepció közös számítógépétől. A munkaóra-, késés- és igazolt műszak riportok ezekből a bejegyzésekből a bérszámfejtés által használható számokat csinálnak, az időnyilvántartás funkcióoldalunk pedig részletesen bemutatja a működést.

Cserék, betegségek és a nap, amikor a terv eltörik

Minden rendelő elveszít egy műszakot rövid határidővel. Csak az változik, mennyi ideig tart betölteni, és hány embert kell közben megzavarni. Telefonon intézve egyetlen betegségbejelentés felemészthet egy egész délelőttöt, és a beosztás így is rossz marad mindenkinek, akit nem értesítettek.

Az alkalmazásban intézve ugyanez az esemény cserekéréssé vagy szabad műszakká válik. A munkatársak maguk ajánlanak cserét, a vezető egy koppintással jóváhagyja vagy elutasítja, a közzétett beosztás pedig mindenkinél ugyanabban a pillanatban frissül. A push- és SMS-értesítés eléri azokat is, akik a műtőben vagy kiszálláson vannak. Egy állatorvosi beosztásrendszer értéke nem az, hogy megakadályozza a fennakadást, mert azt semmi nem akadályozza meg. Hanem az, hogy minden telefonon a beosztás valódi változata marad.

Több telephelyes praxisok és hálózati tulajdon

A hálózati tulajdon sok rendelő működését megváltoztatta. Amint egy praxis két vagy három telephelyet visz, a munkatársak elkezdenek átjárni közöttük, és a telephelyenként vezetett beosztás szem elől téveszti, ki hol dolgozik már. A többtelephelyes támogatás minden rendelőt egy fiókba tesz, a projektek pedig szétválasztják a telephelyeket, a részlegeket vagy az egyes szolgáltatásokat. A telephelyvezető a saját rendelőjére szűr, az operatív vezető a hálózatot látja. Itt számít, hogy ez online beosztásrendszer, nem pedig fájl egy számítógépen, hiszen ugyanaz a beosztás bármelyik telephelyről és bármelyik telefonról elérhető.

Ekkora méretben a riportréteg ugyanannyit nyom a latban, és az állatorvosi munkaerő-menedzsment szoftvert legalább annyira ez alapján ítélik meg, mint a beosztás alapján. A munkakör szerinti munkaórák, a szabadságegyenlegek, a minimumórák és a keret- és órabérriportok hónapra és telephelyre exportálhatók, ami a személyi költségről szóló beszélgetést vitából összehasonlítássá alakítja. A nagyobb klinikai csapatot vezető praxisok a tágabb képért gyakran megnézik, hogyan közelítünk az egészségügyi dolgozók beosztásához.

Hogyan válasszon állatorvosi beosztásrendszert

Bármelyik állatorvosi beosztásszoftvert úgy tesztelje, ahogy a praxis valóban használni fogja, mert bemutatón a legtöbb egyformának látszik, és a különbségek csak a harmadik héten jönnek elő. Építsen fel egy teljes hetet vegyes részmunkaidős szerződésekkel, és mérje meg, mennyi időbe telik. Tegye közzé, és nézze meg, milyen gyorsan ér el az értesítés egy telefont. Mondjon le egy műszakot, és figyelje, hogy minden érintett megtudja-e a vezető üzenete nélkül. Aztán exportáljon egy munkaóra-riportot, és nézze meg, tudná-e használni a bérszámfejtés újragépelés nélkül.

A Shifton pontosan ezekre a lépésekre épül: heti és havi beosztásnézetek, szabad műszakok és cserék, rendelkezésre állás és szabadnapkérések, munkakörök és jogosultsági szintek, jelenléti nyilvántartás naplókkal, szünetek, bónuszok és levonások, push- és SMS-értesítések, valamint riportok az órákról, a szabadságokról, a keretről és az órabérekről. A legfeljebb 10 fős praxisok időkorlát nélkül az ingyenes csomagon működnek, a fizetős modulok pedig a hálózat növekedésével munkatársanként havi díjasak.

A rendelőben továbbra is lesznek kiszámíthatatlan napok. Az változik, hogy a beosztás kitart, az órák rögzítve vannak, és senki nem tölt egy estét táblázat újraépítésével. Állítsa össze az első hetet, és nézze meg, hogy néz ki a praxis, ha minden szerep egyetlen nézetben van.