Programvara för företag inom insektssanering

Varför insektssanering är svårare att planera än det ser ut

Utifrån ser insektssanering ut som en enkel fältverksamhet: en tekniker, en bil, en adresslista. Krånglet är att nästan ingenting om ett jobb är känt förrän någon står i lokalen. En myrstig är tjugo minuter eller två timmar beroende på var den leder. En vägglusbehandling beror på hur många rum som är drabbade och om den boende har förberett dem. Ett restaurangkök med kackerlackor är ett jobb klockan nio på morgonen och ett annat klockan nio på kvällen.

Den osäkerheten är varför programvara för sanering köps in och varför vanliga kalendrar överges. Schemat måste tåla att ha fel flera gånger om dagen utan att kontoret tappar bort vilka kunder som fortfarande väntar på någon.

De fyra underlagen som avgör om verksamheten fungerar

Rutten

Kapaciteten i yrket mäts i jobb per bil och dag, och skillnaden mellan en välbyggd rutt och en lista i bokningsordning är oftast ett jobb. Att planera efter geografi i stället för efter i vilken ordning telefonen ringde är den minst glamorösa förbättring som finns och den som först syns i omsättningen.

Behandlingen

Vad som lades ut, i vilken koncentration, i vilka rum och under vilka förhållanden: det är underlaget som besvarar en reklamation, styr återbesöket och visar att arbetet gjordes ordentligt. Det måste fångas i lokalen, för ett underlag som skrivs efteråt är sammanfattningen av ett minne.

Objektshistoriken

Återkommande angrepp diagnostiseras över flera besök, inte inom ett enda. En tekniker som ser vad förra besöket hittade, vilka vägar in som tätades och vilket preparat som användes förra månaden går in i jobbet som nästa steg i en plan i stället för som ett första besök i en okänd byggnad.

Avtalet

Företagsarbete bestäms ett år i förväg och glöms bort på en vecka. Besök som skapas av sig själva, i den takt avtalet anger, är skillnaden mellan en tjänst som rullar och en som kunden påminner om först när han ringer och frågar varför ingen kom.

Vad kontoret slutar göra

Det mesta av administrationen i ett litet saneringsföretag är rekonstruktion. Att räkna ut vilka jobb som blev klara ur en hög körsedlar. Att bygga om timmarna på fredag eftermiddag. Att jaga en tekniker på detaljer i en behandling för att kunden ifrågasatt den. Att skicka en faktura en vecka efter arbetet för att pappren saknades.

När jobbet bär sitt eget underlag försvinner det arbetet i stället för att flyttas någon annanstans. Besöket avslutas i telefonen, formuläret sitter kvar som bilaga, timmarna är redan räknade och fakturan byggs av det som faktiskt utfördes. Faktureringsprogram är i den modellen inget separat inköp: fakturering är helt enkelt det som händer med ett färdigt jobb.

Vad ett planeringssystem måste göra utöver en kalender

Planeringsprogram för sanering handlas ofta som en kalender med tekniker hängda på, och det är därför så mycket av det överges inom ett år. En kalender svarar på var någon ska vara. Ett system för jobbhantering måste svara på vad som hände när han kom fram, vilket besök i en behandlingsserie det är och om kunden har fakturerats för det.

Det är också det ärliga svaret på om ett företag behöver ett CRM. Kundhistorik i den här branschen är ingen kontaktlista, det är en lista över fastigheter med varsin angreppshistorik. En arbetsorder som kommer med förra månadens fynd bifogade är värd mer än ett kundkort med ett telefonnummer.

Små aktörer letar av små skäl: två eller tre tekniker, inget kontor bakom och ingen lust till sex veckors införande. I den storleken väger en app som teknikern använder första dagen utan utbildning tyngre än vilken funktionsjämförelse som helst.

Privat och företag på samma tavla

Nästan varje insektssaneringsföretag driver två verksamheter samtidigt. Privatjobben kommer per telefon, är akuta, prissätts per besök och vinns på hur snabbt någon kan komma. Företagsjobben är avtalade, schemalagda, granskade och vinns på dokumentationens kvalitet. De konkurrerar om samma tekniker samma dag.

Att ha dem på samma tavla är vad som gör den konkurrensen synlig. Ett akut privatlarm inskjutet i en rutt visar vad det tränger undan. En avtalad rond som hela tiden skjuts fram visar ett avtal i fara. Två separata system döljer just den avvägning verksamheten behöver se.

Ärliga gränser

Shifton Field Service är programvara för personal och jobb. Den planerar rutter, håller jobbet och dess formulär, registrerar vad som gjordes, räknar timmar och gör resultatet till fakturor och rapporter. Upp till två tekniker, tavlan, appen, jobbformulären och rapporterna kostar ingenting alls, och modulerna som kostar är lager, fakturering, platskontroll och kundportal.

Det är inget myndighetsregister över bekämpningsmedel och inget behörighetssystem. Saneringsföretag har skyldigheter kring preparatnoteringar, teknikernas behörighet och på vissa marknader underrättelse om behandlingar, och de skyldigheterna bestäms av tillsynsmyndigheten och inte av en programvaruleverantör. Rätt hållning är att se jobbunderlaget som bevis på vad som gjordes och separat kontrollera vad det lokala regelverket kräver av det.