Software de planificare a personalului pentru catering și banchet

Cateringul nu funcționează după un grafic săptămânal care se repetă. Funcționează după comenzi, fiecare cu altă echipă, altă locație și alt volum de ore, confirmate cu săptămâni înainte și modificate încă de două ori până în ziua evenimentului. Software-ul de planificare a personalului la evenimente există fiindcă un tabel nu susține mult timp o astfel de structură fără ca cineva să piardă șirul cine a fost confirmat pentru ce.

Forța de muncă complică și mai mult lucrurile. Cateringul în afara locației se sprijină pe personal ocazional și colaboratori care lucrează simultan pentru două sau trei firme, așa că omul pe care l-ai rezervat marți poate fi deja ocupat joi. Planificarea trebuie să pornească de la disponibilitate, nu de la o grilă goală.

Ce trebuie să rezolve un software de planificare a personalului la evenimente

Patru lucruri decid dacă un instrument rezistă într-un sezon aglomerat. Trebuie să construiască o echipă pentru o dată și o locație anume, nu pentru o săptămână generică. Trebuie să ajungă la colaboratori pe telefon și să înregistreze răspunsul. Trebuie să surprindă orele lucrate cu adevărat, pentru că evenimentele se prelungesc aproape ca regulă. Și trebuie să arate cât a costat manopera unei comenzi cât încă mai ai timp să o cotezi corect pe următoarea.

Un software de alocare a personalului la evenimente care acoperă aceste patru puncte bate o platformă greoaie ale cărei meniuri un coordonator nu apucă să le exploreze în plin sezon de nunți. Eticheta contează mai puțin decât potrivirea: software de planificare a echipelor de eveniment, software de management al personalului de eveniment și instrumente de întocmire a graficelor descriu aceeași muncă, odată ce treci de limbajul de marketing.

Formezi echipa unui eveniment, nu umpli o săptămână

Tura de catering ține de eveniment, nu de un departament. Montarea începe cu ore înainte de sosirea invitaților, servirea se întinde până la o oră greu de anticipat, iar strângerea poate depăși miezul nopții. Toate acestea încap într-un calendar săptămânal atunci când fiecare tură are ora ei exactă de început și de final și poate fi etichetată cu locația sau proiectul de client căruia îi aparține.

Tot ce n-ai acoperit ajunge pe rândul turelor deschise, unde îl vede simultan orice coleg calificat. Aceasta e diferența dintre un software de management al personalului de eveniment și o listă de telefoane: oferta pleacă o singură dată, dintr-un singur loc, iar răspunsul se înregistrează în loc să fie ținut minte. Modulul de planificare a turelor de la Shifton gestionează ture deschise, schimburi între colegi și șabloane reutilizabile, așa că un tipar standard de nuntă pentru 120 de invitați se reconstruiește în câteva secunde, nu se scrie din nou. La celălalt capăt, aceeași informație ajunge ca aplicație de planificare a personalului de eveniment pe telefon, iar acesta e singurul canal pe care colaboratorii îl verifică sigur. O aplicație de management al personalului de eveniment se judecă după un singur lucru: dacă un coleg vede ora de prezentare, locația și ora de final fără să scrie nimănui.

Colaboratorii și blocajul disponibilității

Partea grea a unui software de planificare pentru catering nu este calendarul, ci să știi cine poate lucra cu adevărat. Fiecare coleg își marchează orele libere într-un calendar lunar de disponibilitate și îl actualizează singur, ceea ce înseamnă că graficul se construiește pe o imagine actuală, nu pe un formular completat acum șase săptămâni.

Doar această schimbare elimină cea mai mare parte a discuțiilor dus-întors. Ofertele ajung la oameni liberi, confirmările vin mai repede, iar coordonatorul nu mai parcurge agenda în ordinea descrescătoare a fiabilității. O aplicație de planificare pentru catering care pornește de la disponibilitate primește mult mai puține refuzuri decât una care pornește de la o săptămână goală. Firmele în creștere ajung la un software de planificare pentru companii de catering exact atunci când lista de contacte depășește memoria unei singure persoane.

Planifici un sezon, nu o săptămână

Cererea în catering vine în valuri. Sezonul corporate, sezonul nunților și seria din decembrie concentrează rezervările în câteva săptămâni, iar riscul se mută de la găsirea oamenilor la suprasolicitarea acelorași câțiva de încredere. Vizualizarea lunară aduce întregul calendar de rezervări pe un ecran, cu totalul de ore lângă fiecare nume, așa că încărcarea se distribuie înainte ca cineva să cedeze.

• Vezi fiecare dată confirmată și orele pe care le duce deja fiecare
• Observi datele care încă arată ore neacoperite și acționezi din timp
• Marchezi sărbătorile legale care vor avea tarif majorat
• Ții rezervările pe termen lung la vedere, nu într-o agendă separată

Un software de planificare pentru banchet care arată doar o săptămână ascunde exact tiparul pe care trebuie să îl gestionezi. O aplicație de grafic pentru banchet care se deschide pe lună, nu pe zi, oferă supervizorilor aceeași perspectivă lungă, iar un sistem de planificare pentru banchet care păstrează totaluri de ore pe persoană împiedică situația în care sezonul e dus de trei oameni.

Ore, pauze și tarife majorate în seara evenimentului

Orele planificate și cele lucrate coincid rar în catering. O servire care trebuia să se încheie la zece se termină la unsprezece, iar diferența trebuie să ajungă la salarizare fără un lanț de mesaje a doua zi dimineață. Colegii pontează intrarea și ieșirea din aplicație, pe tura alocată, pauzele se consemnează separat, iar orele reale stau lângă cele planificate pe aceeași fișă de tură.

Tarifele se setează chiar pe tură, deci o noapte, o sărbătoare legală sau o prelungire pot avea un tarif mai mare decât o comandă obișnuită de zi. Bonusurile și penalizările se înregistrează în același loc. Un software de planificare a personalului de banchet care surprinde toate acestea la nivel de tură elimină munca de reconciliere care altfel mănâncă prima zi a fiecărei luni. Un software separat de prezență pentru personalul de banchet creează o a doua evidență cu care să te contrazici, adică exact opusul scopului. Un software de pontaj pentru banchet trebuie să facă față și la două evenimente în douăzeci și patru de ore, ceea ce pontajele pe zi nu reușesc niciodată.

Cât costă în realitate echipa pentru o comandă

Manopera este marja în cateringul în afara locației. Când orele, tarifele, bonusurile și penalizările sunt atașate turelor, nu tastate ulterior într-un pontaj, costul unei comenzi devine o cifră pe care o extragi, nu o estimare pe care o aperi. Rapoartele de ore lucrate, buget și tarife se filtrează pe lună și pe poziție și se exportă pentru salarizare sau pentru o discuție cu clientul, iar aici managementul personalului de catering încetează să mai fie ghicit și începe să îți ghideze ofertele. Un software de planificare a personalului de catering care ține orele și tarifele pe aceeași tură îți dă un cost pe comandă, nu un cost pe lună.

Locații, proiecte și echipe pe mai multe puncte de lucru

Cele mai multe firme de catering lucrează în locații care nu le aparțin, deseori două sau trei în același weekend. Etichetarea turelor pe proiect sau pe locație ține echipele separate, în timp ce totalurile rămân într-un singur cont, așa că un coordonator vede că sâmbătă lipsesc doi ospătari într-un punct și sunt oameni în plus în altul. Echipele care deservesc și locații fixe le pot planifica alături de munca la evenimente, subiect tratat pe pagina noastră despre locații pentru conferințe. Un software de planificare a echipelor de banchet trebuie să țină împreună locația, ora de prezentare și componența echipei, pentru că adresa este detaliul pe care oamenii îl greșesc cel mai des. Un software de grafice pentru banchet care tratează fiecare tură ca și cum s-ar desfășura la sediu provoacă exact această eroare. Pontajul pe bază de locație prin modulul de geolocalizare este disponibil ca extensie plătită, acolo unde confirmarea sosirii într-o locație necunoscută chiar contează.

Cum alegi un software de planificare pentru catering

Testează orice platformă pe cel mai greu weekend al tău, nu pe cel mai ușor. Construiește o sâmbătă cu trei evenimente în trei locații și vezi cât durează. Deschide aplicația pe telefonul unui coleg și verifică în cât timp găsește ora de prezentare și adresa. Mută o oră de început cu șaizeci de minute și numără cât durează până ajunge la toți cei alocați. O aplicație de grafic pentru banchet nu valorează nimic dacă actualizarea ajunge după ce echipa a plecat deja de acasă, iar un software de planificare a turelor de banchet care are nevoie de laptop ca să publice nu va fi folosit sâmbăta.

Orice depinde încă de un șablon tipărit de grafic pentru personalul de eveniment, de un șablon de grafic pentru banchet sau de un fișier partajat se va abate de la realitate în două săptămâni. Sub zece oameni, Shifton este gratuit fără limită de timp, ceea ce se potrivește unei firme mici de catering care renunță la un șablon de grafic ținut într-un tabel. Pe măsură ce preiei mai multe comenzi, planurile plătite adaugă planificare pe mai multe locații, rapoarte mai detaliate și modulele de care are nevoie o operațiune mai mare de alocare a personalului la evenimente. Scopul rămâne același: fiecare eveniment cu echipă completă, fiecare oră contabilizată și un cost de manoperă care se potrivește cu ce ai cotat.