Software de planificare a livrărilor și a turelor de șoferi

O operațiune de livrări reușește sau eșuează în funcție de un singur lucru: dacă numărul corect de șoferi pleacă la ora corectă. Volumele oscilează între zilele lucrătoare și weekend, orele limită sunt fixe, iar o singură mașină neacoperită împinge o zi întreagă de livrări în ziua următoare. Un software de planificare a livrărilor transformă acest echilibru zilnic într-un proces repetabil, în loc de o dimineață pierdută la telefon în căutarea unui înlocuitor.

Majoritatea instrumentelor generale de grafic au fost construite pentru program fix de birou. Echipele de curierat și livrări nu funcționează așa. Turele încep înainte de răsărit, trec de miezul nopții, se mișcă odată cu volumul de colete și sunt acoperite de un amestec de șoferi permanenți, colaboratori cu normă parțială și personal sezonier. Un instrument care ignoră acest amestec este abandonat într-o lună. Un software de planificare pentru livrări trebuie să pornească de la tiparele de tură create de drum, nu de la un calendar de birou.

Ce trebuie să facă de fapt un software de planificare a livrărilor

Dacă lăsăm deoparte listele de funcții, treaba se reduce la patru lucruri. Să construiți rapid o săptămână întreagă de ture, fără să ieșiți din biroul depozitului. Să țineți fiecare om în limitele contractuale și legale de ore înainte de publicarea graficului, nu după ce le semnalează salarizarea. Să ajungeți la o forță de muncă ce petrece ziua pe drum, ceea ce înseamnă telefonul și nimic altceva. Și să faceți față momentului în care un șofer anunță că e bolnav la cinci și jumătate dimineața.

Orice trece dincolo de aceste patru puncte ține de preferință. Un sistem de planificare a livrărilor care le rezolvă curat bate o platformă grea, încărcată cu funcții pe care un șef de depozit nu le va deschide niciodată.

Două categorii de produse se vând sub nume asemănătoare, iar diferența contează când comparați instrumente. Software-ul de dispecerizare a livrărilor decide ce opriri merg la un șofer aflat deja în tură, iar soluțiile de dispecerizare pentru șoferi și curieri intră în aceeași categorie. O platformă de planificare a turelor de șoferi răspunde la întrebarea de dinainte: cine lucrează mâine, cât timp și din ce depozit. Shifton face a doua treabă, iar cele două stau una lângă alta fără să se suprapună.

Unde se oprește foaia de calcul

Aproape orice firmă de curierat începe cu un șablon de grafic într-o foaie de calcul, iar acesta rezistă cât timp sunt opt șoferi și un singur tipar de tură. Apoi se deschide al doilea depozit, apare acoperirea de weekend, trei șoferi trec pe normă parțială și fișierul devine un risc. Modificările făcute pe un laptop nu ajung niciodată la exemplarul tipărit prins lângă rampa de încărcare. Doi supervizori schimbă aceeași celulă. Orele trec de plafon pentru că foaia de calcul nu avertizează pe nimeni.

Trecerea la un software de grafic pentru șoferi nu elimină șablonul, ci îl face viu. Un șablon de grafic pentru șoferi de livrări încetează să mai fie un fișier pe care cineva trebuie să își amintească să îl retrimită. Un tipar săptămânal salvat se aplică oricărei săptămâni viitoare, toată lumea citește aceeași versiune, iar modificările făcute la șapte dimineața sunt pe telefoanele șoferilor la șapte și cinci.

Construirea graficului săptămânal al șoferilor

Grila săptămânală este locul unde se întâmplă munca. Șoferii sunt rânduri, zilele coloane, iar fiecare tură poartă propria oră de început, oră de final și etichetă de locație. O cursă care nu a fost încă atribuită intră pe rândul de ture libere, vizibilă tuturor șoferilor calificați deodată, în loc să fie oferită printr-o rundă de apeluri individuale.

Viteza contează aici mai mult decât pare. Când o aplicație de planificare a livrărilor face construirea unei săptămâni ieftină, managerii nu mai apără un grafic prost doar pentru că refacerea lui ar mai lua două ore. Modulul de planificare a turelor de la Shifton acceptă vizualizări pe zi, săptămână și lună, distribuție automată pentru grupuri mai mari de șoferi și prognoză de cerere atunci când volumul este suficient de previzibil. Depozitele care au și o echipă de magazie planifică adesea ambele părți împreună, subiect tratat pe pagina noastră despre planificarea personalului din depozit.

Cel mai mult câștigă operatorii cu mai multe puncte de lucru. Un software de management al forței de muncă în curierat care ține toate depozitele într-un singur cont îi arată managerului regional, pe un singur ecran, unde acoperirea este subțire și unde este generoasă, apoi îi permite să mute un șofer comun între locații fără să refacă niciunul dintre grafice. Un software de planificare a flotei de livrări care cere autentificare separată pentru fiecare depozit pierde această imagine din prima zi.

Ore, ore suplimentare și cât costă cu adevărat o săptămână de livrări

Salariile sunt cel mai mare cost controlabil dintr-o firmă de livrări și se mișcă odată cu graficul. Paguba produsă de o săptămână prost construită rareori apare în aceeași zi. Apare două săptămâni mai târziu, ca ore suplimentare pe care nu le-a autorizat nimeni, ca un șofer care a depășit discret o limită legală și ca o factură de salarii care nu mai corespunde volumului livrat.

Un software bun de planificare a turelor de șoferi scoate aceste cifre la vedere cât timp graficul mai poate fi editat. Un maxim stă lângă totalul săptămânal în curs al fiecărui șofer. Orele suplimentare pot fi setate să ceară confirmare înainte de a fi adăugate. Un software de pontaj pentru șoferi este util doar când este legat de grafic: datele de intrare și de ieșire se înregistrează raportat la tura planificată, așa că diferența dintre plan și realitate devine o cifră, nu o bănuială. Pontajul pe bază de locație, prin modulul de geolocalizare, este disponibil ca extensie plătită, acolo unde confirmarea sosirii la depozit sau la punctul de lucru contează. Aceleași limite se aplică echipelor care merg la o singură lucrare cu un singur vehicul, așa cum arată pagina noastră despre planificarea turelor în firmele de mutări.

Curse de noapte, acoperire de weekend și vârf sezonier

Foarte puține operațiuni de livrare merg pe o singură tură de zi. Livrările pentru alimentare și farmacii încep în orele mici, comerțul online se întinde până seara târziu, iar transporturile de linie de noapte trec de miezul nopții în ziua următoare. Un software de planificare pentru curierat care nu poate ține mai multe ture într-o zi sau care numără greșit o cursă de la 23:00 la 07:00 creează dispute salariale în loc să le închidă. Un software de planificare pentru echipe de livrare trebuie să trateze noaptea ca pe o parte normală a săptămânii.

Vârful sezonier adaugă o a doua problemă. Numărul de oameni crește pentru șase până la zece săptămâni, în bună parte temporar, iar cei care vin nu au văzut niciodată tiparul de ture al depozitului. Rolurile și permisiunile fac lucrurile gestionabile: fiecare șofer nou este invitat prin e-mail, vede doar turele lui și este așezat într-un tipar existent, nu într-o săptămână goală.

Acoperirea de weekend merită reguli proprii, nu o copie a planului din timpul săptămânii. Colectarea disponibilității întâi și abia apoi construirea graficului este ceea ce împiedică rescrierea de trei ori a programului de sâmbătă.

Cum țineți șoferii informați fără lanț de telefoane

Șoferii sunt cea mai greu de atins categorie de personal. Nu stau la birou, deschid rar e-mailul, iar avizierul funcționează doar pentru cei care trec pe lângă el. Orice aplicație de grafic pentru șoferi care vrea să reziste trebuie să funcționeze pe telefonul din buzunarul șoferului, pe semnal slab, în mai puțin de treizeci de secunde.

• Graficele publicate și fiecare modificare ulterioară ajung ca notificări push
• Șoferii preiau ture libere și cer schimburi din aplicație, managerii aprobă sau resping
• Disponibilitatea și cererile de concediu se strâng înainte de construirea săptămânii, nu după
• Fiecare vede doar turele proprii, ceea ce menține aplicația utilizabilă pe ecran mic

Rezultatul este o soluție de planificare a livrărilor pe care echipa chiar o deschide. Când șoferii au încredere că aplicația este versiunea corectă, se oprește și șirul de apeluri prin care întreabă la ce oră încep joi.

Raportare care rezistă la salarizare

Raportarea este locul unde un software de planificare a personalului de livrări se dovedește în fața departamentului financiar, pentru că planificarea și salarizarea se contrazic ori de câte ori cifrele nu se potrivesc. Rapoartele de ore lucrate, rapoartele de concedii și solduri de zile libere, jurnalele de bonusuri și penalizări, rapoartele de buget și tarife orare stau toate în spatele aceluiași grafic, se filtrează după lună și funcție și se exportă în foaie de calcul când financiarul cere. Rapoartele de întârzieri și activitate arată tipare de prezență invizibile într-o grilă săptămânală. Shifton produce rapoartele și se conectează la QuickBooks și Zapier, iar salarizarea propriu-zisă rămâne în sistemul pe care îl folosiți deja.

Cum alegeți un sistem de planificare a livrărilor

Nu există un singur cel mai bun software de planificare a livrărilor, iar cea mai bună soluție de curierat pentru o firmă cu două depozite nu se potrivește unei flote naționale. Testați orice platformă exact așa cum o va folosi depozitul dumneavoastră. Construiți o săptămână reală, cu turele divizate incomode și cu cei doi colaboratori cu normă parțială, și cronometrați-vă. Deschideți aplicația mobilă pe cel mai vechi telefon din clădire. Anulați o tură și vedeți cât de repede află șoferul vizat. Întrebați ce se întâmplă când un șofer este adăugat în mijlocul săptămânii și când o tură trece de miezul nopții, pentru că exact acolo cedează instrumentele ieftine. Un software gratuit de planificare a șoferilor merită încercat întâi cu o echipă mică, atât timp cât nivelul gratuit este un pachet real, nu o perioadă de probă care expiră.

Sub zece persoane, pachetul gratuit Shifton acoperă toată treaba fără limită de timp, ceea ce se potrivește unei echipe mici de curierat sau unei operațiuni cu o singură mașină care iese de pe hârtie. Pe măsură ce flota crește, pachetele plătite adaugă planificare pe mai multe locații, raportare mai amănunțită și modulele așteptate de la o platformă mai mare de planificare a șoferilor. În ambele cazuri, scopul rămâne același: fiecare interval de rută acoperit, orele în limite și o echipă care știe mereu când urcă la volan.