Software de planificare a turelor pentru tehnicieni HVAC

Lucrările HVAC nu vin uniform. Două săptămâni blânde se rup într-un val de căldură, iar graficul care arăta confortabil luni este supraîncărcat miercuri, cu apeluri urgente care cad exact pe tehnicienii ajunși deja la limita lor de ore. Un software de planificare a turelor este ceea ce împiedică gestionarea întregii povești doar prin telefon și din memorie, pentru că în grafic se decid în același timp costul muncii, timpul de răspuns și răbdarea tehnicienilor.

Cei care construiesc aceste grafice sunt de obicei patronii sau șefii de service, care în paralel fac și ofertele și răspund la telefon. Orice unealtă care cere o săptămână de configurare nu supraviețuiește contactului cu sezonul aglomerat. Unealta trebuie să fie mai rapidă decât tabla, cinstită la ore și deschisă pe telefon la șapte dimineața.

Ce trebuie să facă în realitate un software de planificare HVAC

Patru lucruri. Să repartizeze echipa pe toată săptămâna repede, cu punctul de lucru atașat fiecărei repartizări. Să țină orele fiecărui om în limitele lui, ca orele suplimentare să fie o decizie și nu o descoperire. Să împingă orice modificare imediat către tehnicienii afectați. Și să înregistreze ce s-a întâmplat efectiv, suficient de exact ca să se poată plăti pe baza lui.

Shifton este construit în jurul acestor patru lucruri. Vizualizări pe zi, pe trei zile, pe săptămână și pe lună, ture deschise, schimburi între colegi, șabloane reutilizabile, plafoane de ore, disponibilitate și cereri de concediu, pontaj de pe mobil, tarife și bonusuri la nivel de tură și rapoarte care separă orele lucrate de orele suplimentare. Firmele care compară un software de planificare a serviciului cu un calendar partajat găsesc diferența de obicei la ultimele două puncte, nu la primul.

Denumirea diferă de la firmă la firmă. Unii caută program de planificare ture pentru montatori de aparate de aer condiționat, alții software de planificare pentru service de încălzire și răcire sau aplicație de grafic de lucru pentru instalații de climatizare, iar firmele care montează ambele părți ale sistemului descriu asta ca management al forței de muncă în climatizare sau ca planificare a turelor pentru tehnicieni de aer condiționat. Cerința de dedesubt este identică: un singur grafic, totaluri reale de ore și un telefon în fiecare mașină care arată același lucru.

Ce înseamnă de fapt repartizarea intervențiilor pe un grafic HVAC

Repartizarea acoperă două lucruri diferite, iar distincția merită clarificată înainte de cumpărare. Unul este să decizi cine ia care lucrare, la ce adresă, în ce ordine, și să îi spui. Celălalt este să planifici trasee pentru mașini, să prezici intervale de sosire și să urmărești o hartă în timp real. Shifton îl face temeinic pe primul și nu încearcă al doilea.

Așa că, dacă ce vă trebuie de la un software de dispecerizare este un grafic în care ziua fiecărui tehnician se vede, în care o lucrare se poate muta la altcineva în câteva secunde și în care omul vizat află înainte să plece, exact asta este. Repartizările poartă locația lor, vizualizarea pe trei zile arată capacitatea rămasă la fiecare om, iar lucrarea nerepartizată stă pe un rând pe care nimeni nu îl poate rata. Cine caută un software de dispecerizare service cu navigație pas cu pas caută altă categorie de produs, și e mai bine să știe acum.

Vârfurile de sezon și rotația de permanență

Cererea în această meserie ține de vreme, așa că graficul trebuie să se îndoaie fără să se rupă. Două lucruri duc cea mai mare parte din greutate. Șabloanele permit ca un model cunoscut să fie împins înainte în loc să fie reconstruit, ceea ce contează atunci când săptămâna de vârf este în mare parte săptămâna de vârf de anul trecut, cu alte nume. Turele deschise transformă capacitatea în plus în ceva la care echipa se înscrie singură, în loc de un șir de telefoane în ordinea în care șeful își amintește oamenii.

Rotațiile de permanență funcționează la fel. Construiți rotația o dată, salvați-o, aplicați-o înainte și lăsați schimburile între tehnicieni să treacă prin aplicație, cu aprobarea unui manager înainte ca ceva să devină definitiv. Un software de planificare pentru tehnicieni care nu poate exprima o rotație obligă pe cineva să o refacă manual în fiecare lună. O rotație salvată funcționează ca un șablon de grafic care știe deja modelul, iar aplicarea ei înainte ia un minut, nu o seară. Firmele care țin la fel și echipe de instalatori găsesc detaliile pe pagina despre planificarea turelor instalatorilor.

Orele suplimentare și tarifele de seară chiar pe tură

Lucrările urgente sunt capătul profitabil al firmei și capătul scump al salarizării, adesea în aceeași săptămână. Singurul mod de a gestiona asta este să vezi tariful pe tură și nu într-un total lunar.

Fiecare tură din Shifton poate purta propriul multiplicator de tarif, iar detaliile turei arată tariful aplicat, orele luate în calcul și totalul în bani. Pe o perioadă, rapoartele de tarife împart orele în trepte de bază și trepte majorate, pe tehnician și pe proiect. Asta este diferența dintre a ști că fondul de salarii a crescut și a ști care intervenții l-au ridicat. Combinat cu plafoanele de ore care arată totalul curent chiar în timp ce repartizați, un software de planificare a turelor încetează să fie un calendar și devine control de cost. O platformă de planificare care ascunde tarifele până la rularea salariilor a lăsat cea mai utilă cifră în afara ecranului.

Pontajul când munca nu este niciodată la birou

Tehnicienii încep și termină pe puncte de lucru, așa că fișele de pontaj pe hârtie ajung târziu, rotunjite și pe alocuri imaginative. În Shifton își fac pontajul din aplicația mobilă, iar marcajele de timp se atașează turei de care aparțin, pauzele se înregistrează separat și jurnalul de pontaj rămâne pentru orice se va contesta mai târziu. Mecanica este explicată pe pagina de funcționalitate pontaj.

Unde se cere mai multă siguranță, modulul plătit de geolocație înregistrează locul pontajului și poate arăta opririle înregistrate ale unui tehnician pe o perioadă. Este un supliment cu plată, nu face parte din planul gratuit, și înregistrează poziții, nu planifică trasee. Pentru majoritatea firmelor, un software de pontaj își merită locul doar prin faptul că încheie discuția săptămânală despre ora la care s-a terminat de fapt o lucrare. Fie că cerința este scrisă ca software de pontaj pentru tehnicieni de climatizare, fie ca program de fișe de lucru pentru aer condiționat, testul este același: ora înregistrată corespunde turei pe care a fost lucrată și puteți dovedi asta trei săptămâni mai târziu. Aplicația tehnicianului și panoul din birou citesc aceeași înregistrare, deci nu e nimic de reconciliat. Rapoartele țin orele lucrate și orele suplimentare pe coloane separate, și doar de aceea un software de pontaj bate o foaie de calcul partajată la sfârșitul unei luni aglomerate.

Contractele de mentenanță și lucrările despre care știți deja

Mentenanța planificată este partea din an care se poate programa cinstit și partea care cel mai des rămâne pe memorie. Vizitele recurente se pot construi ca șabloane și aplica pe lunile de care aparțin, ca lucrarea de contract să intre în grafic înainte ca lucrarea reactivă să îl umple. Filtrele pe proiecte țin acoperirea unui contract separată de service-ul general, ceea ce arată totodată dacă un anumit acord consumă mai multă muncă decât aduce. Firmele care se ocupă pe șantier și de sistemele clădirii pot compara pagina noastră managementul facilităților, care tratează aceeași problemă din partea clădirii.

O echipă, mai multe depozite sau o operațiune mixtă

O firmă cu două mașini are nevoie de viteză și de nimic altceva. O firmă cu mai multe puncte are nevoie de echipe ținute separat, de manageri care văd doar zona lor și de totaluri care se adună pentru patron. Shifton acoperă ambele fără să schimbe produsul: proiectele și graficele separă echipe, puncte de lucru sau contracte, drepturile controlează cine editează ce, iar tehnicienii care lucrează pe mai multe puncte văd în continuare un singur calendar. Un grafic gratuit în foaie de calcul rezolvă primul caz prost și pe al doilea deloc. Firmele care ajung dintr-o căutare de program de planificare pentru tehnicieni de aer condiționat rămân de obicei pentru același motiv: echipele de montaj și tehnicienii de service stau pe un singur grafic, nu în două sisteme care se contrazic.

Ce să testați înainte să alegeți

Treceți orice aplicație de planificare printr-o săptămână reală înainte de decizie. Construiți graficul întreg de la zero și cronometrați. Mutați o intervenție urgentă la alt tehnician și verificați cât de repede ajunge notificarea și ce vede tehnicianul. Împingeți intenționat un tehnician peste plafonul lui de ore și vedeți dacă unealta vă avertizează sau lasă asta să treacă în liniște. Apoi scoateți rapoartele de ore și de tarife pentru săptămâna aceea și verificați dacă separă orele majorate în loc să adune tot într-o singură cifră.

Listele cu cele mai bune programe de planificare a turelor rar supraviețuiesc acestui exercițiu în ordinea publicată, pentru că diferențele care contează apar doar sub presiune. Shifton este gratuit până la zece oameni fără limită de timp, ceea ce acoperă în întregime nevoia unei firme mici de HVAC, iar planurile plătite sunt pe angajat pe lună pe măsură ce echipa crește. Pagina de prețuri arată unde stă fiecare modul. Importați echipa, construiți o săptămână, publicați-o și vedeți câte apeluri telefonice dispar.