Software de planificare a turelor pentru echipe de tehnicieni DDD

Dezinsecția și deratizarea merg pe două ceasuri în același timp. Unul este lent și previzibil: contracte trimestriale, clienți comerciali lunari, inspecții anuale, toate convenite cu mult timp înainte. Celălalt este imediat, pentru că un restaurant cu o infestare activă nu va aștepta următoarea vizită programată a tehnicianului. Un software de planificare pentru DDD trebuie să le țină pe amândouă fără ca unul să îl distrugă pe celălalt.

Adăugați faptul că cererea urcă abrupt când se schimbă vremea, că cea mai mare parte a echipei este toată ziua în afara biroului și că anumite tratamente pot fi executate doar de cineva cu autorizația potrivită, iar planificarea încetează să mai fie muncă de birou. Devine plafonul pentru cât de multă muncă poate accepta firma.

Ce trebuie să facă de fapt un software de planificare pentru DDD

Dacă dezbrăcați categoria până la os, rămân patru sarcini. Să pună tehnicianul potrivit în ziua potrivită, cu suficiente ore în ea. Să ducă planul pe telefoanele unor oameni care nu vor deschide niciodată un laptop. Să absoarbă urgențele care apar după ce săptămâna a fost publicată. Și să țină o evidență cinstită a orelor lucrate, ca salarizarea și calculul costului lucrării să nu fie estimări.

Restul este secundar. Software-ul de planificare pentru firme DDD trăiește sau moare mai ales prin al doilea punct, pentru că, dacă echipa de teren nu deschide aplicația, nimic altceva din sistem nu mai contează.

Tratamentele periodice și urgențele care le întrerup

Cea mai mare parte a veniturilor din acest domeniu este contractată și repetitivă. O bucătărie profesională pe ciclu lunar, un depozit pe ciclu trimestrial, clienți rezidențiali cu inspecție anuală: aceleași imobile, la intervale fixate încă de la semnare. Această previzibilitate este principalul activ al coordonatorului și nu ar trebui rescrisă de la zero în fiecare lună. Șabloanele poartă forma repetitivă a săptămânii, iar decizie cer doar excepțiile.

Apoi sună telefonul. Un tratament de urgență trebuie să încapă într-o zi deja ocupată și cineva trebuie să decidă a cui zi îl absoarbe. Cea mai rapidă formă a acelei decizii nu este un rând de telefoane, ci o tură deschisă publicată tuturor tehnicienilor care ar putea să o ia, preluată de cine este disponibil, cu programul publicat actualizându-se pentru toți în același moment. Notificările push cântăresc aici mai mult decât în majoritatea domeniilor, pentru că oamenii afectați sunt într-o dubă sau sub o podea, nu la birou. O schimbare pe care nu o vede nimeni nu este o schimbare.

Presiunea sezonieră a dăunătorilor și personalul care decurge din ea

Cererea este dictată de vreme și de aceea vine în valuri, previzibile totuși în linii mari. Furnici și viespi în lunile calde, rozătoare când scade temperatura, dăunători ai produselor depozitate în jurul recoltei. Volumul se poate dubla între o lună liniștită și una de vârf, iar o echipă care în februarie era confortabil dimensionată ajunge în iulie să refuze lucrări.

A face față înseamnă a planifica numărul de oameni pe sezon, nu pe lună. Orele istorice pe tehnician arată unde a căzut de fapt presiunea și cât din ea a fost acoperită cu ore suplimentare în loc de oameni, iar acesta este numărul care justifică o angajare sezonieră. Tehnicienii suplimentari intră în program pentru vârf, iar disponibilitatea îi ține în afara lui în extrasezon, așa că ceea ce priviți reflectă cine lucrează cu adevărat săptămâna aceasta.

Autorizații, poziții și cine poate fi trimis unde

Tehnicienii nu sunt interschimbabili. Certificarea diferă de la o jurisdicție la alta, unele tratamente cer o calificare anume, iar un ucenic care lucrează pentru obținerea autorizației trebuie programat alături de cineva care o deține deja. Această constrângere trebuie să fie vizibilă în momentul repartizării, nu verificată ulterior.

Fiecare fișă de angajat poartă o poziție și un nivel de autoritate, așa că cine construiește săptămâna vede rolurile cu care lucrează înainte de a angaja pe cineva. Instruirea se programează ca lucrare de sine stătătoare, sub proiectul ei, iar acele ore ajung în aceleași rapoarte ca tot restul. Pe parcursul unui an, asta îi dă managerului un răspuns pe care îl poate susține la întrebarea cât timp a investit firma în dezvoltare, fără să întrețină un al doilea tabel lângă primul.

Ore, ore suplimentare și cât a costat cu adevărat o zi de vizite

Ziua unui tehnician se măsoară în ore, iar orele sunt baza de cost a întregii operațiuni. Distanța dintre ziua planificată și ziua care s-a întâmplat este locul unde marja dispare pe tăcute: un tratament care s-a lungit cu două ore, o urgență la tarif de weekend, o terminare târzie care a împins pe cineva în ore suplimentare pe care nu le-a autorizat nimeni.

Înregistrarea unui început și a unui final reale față de tura programată închide acea distanță. Instrumentele noastre de pontaj țin traseul de prezență chiar pe tură, împreună cu tariful aplicat, orele numărate și totalul rezultat, astfel încât o urgență de weekend este evaluată ca urgență de weekend și nu topită în media săptămânii. Rapoartele împart apoi orele pe tarife, între tehnicieni și proiecte, iar asta transformă o cifră de salarizare într-o cifră de management. Aceasta este partea din software-ul de management al personalului pentru firme DDD care se amortizează prima.

Confirmarea locului în care a fost tehnicianul

Munca efectuată pe proprietatea unui client este uneori pusă la îndoială, iar răspunsul trebuie să fie mai bun decât amintirea cuiva. Harta de geolocalizare arată pozițiile înregistrate pentru un tehnician ales de-a lungul unei perioade alese, cu istoricul traseului disponibil pe hartă, ceea ce răspunde dacă persoana a fost acolo unde spunea programul. Este un modul cu plată, nu o parte a planului gratuit, și este o consemnare a locurilor pe unde a trecut deja cineva, nu un instrument de planificare.

Software-ul de dispecerat pentru DDD și unde trage Shifton linia

Două categorii vecine merită separate. Software-ul de management pentru firme DDD, vândut ca suită de servicii de teren, poartă fișele clienților, istoricul lucrărilor și documentația tratamentelor. Shifton nu face nimic din toate acestea. Iar oamenii care caută software de dispecerat pentru DDD înțeleg de obicei unul dintre două lucruri diferite: un software care ordonează opririle pe un traseu de condus sau un software care decide ce tehnician lucrează și îi aduce repartizarea în față. Shifton este ferm al doilea. Programează persoana, nu ordonează drumul.

Firmele care rulează deja o suită de servicii de teren pentru partea de client au totuși nevoie de un strat de personal pentru disponibilitate, concedii, ore și cost. De regulă aceasta este bucata rămasă într-un fișier de calcul mult după ce tot restul a fost modernizat.

Cum alegeți o aplicație de program pentru firme DDD

Testați-o pe teren, nu la birou. Instalați-o pe cel mai vechi telefon din parc, publicați o săptămână și apoi stricați intenționat acea săptămână: adăugați două urgențe, scoateți un tehnician în concediu medical și cronometrați cât durează revenirea și cât de repede află toți cei afectați. Rugați un tehnician să depună o cerere de zi liberă și numărați atingerile. Verificați dacă orele se exportă în sistemul de salarizare pe care îl folosiți, pentru că un raport pe care nu îl poate muta nimeni este un raport pe care nu îl folosește nimeni.

Shifton este gratuit pentru până la zece membri de echipă, fără limită de timp, ceea ce acoperă complet un operator mic sau o singură echipă, iar planurile cu plată adaugă structură pe mai multe proiecte, raportare mai profundă și modulul de geolocalizare. Peste acest prag, planurile cu plată se facturează pe angajat pe lună. Firmele care trimit tehnicieni în vizite repetate la multe imobile citesc adesea și pagina noastră despre planificarea serviciilor de întreținere a piscinelor, pentru că forma de personal este apropiată. Dacă programul locuiește acum într-un fișier de calcul partajat și într-un grup de chat, primul lucru de reparat nu este fișierul. Este cât de repede ajunge o schimbare la dubă.