Software pentru firmele de service imprimante și copiatoare
Sesizări alocate pe aparat și pe etaj, citiri de contor luate în fața panoului și vizite de contract care se generează singure.
Clientul este aparatul, nu clădirea
Un parc de imprimare este o listă de aparate, fiecare cu modelul lui, cu contractul lui și cu istoricul lui de defecte. Alocarea lucrării pe adresa clădirii pierde exact asta: tehnicianul pleacă știind că undeva, într-un birou cu paisprezece aparate, ceva nu mai merge.
Citiri de contor, consumabile și facturarea pe care o alimentează
Facturarea pe pagină iese la socoteală doar dacă citirile ajung la timp. Cerute pe e-mail la închiderea trimestrului, ele devin estimări, discuții și storno, iar fiecare dintre ele costă mai mult decât vizita în care numărul putea fi notat.
Timpi de răspuns măsurați, nu promiși
Contractele de imprimare vin cu angajamente de nivel al serviciului, iar între a le respecta și a crede că le respecți stă o singură evidență: la ce oră a intrat sesizarea și la ce oră a ajuns cineva. Aproape toate disputele din meseria asta se poartă pe acest interval.
Instalări, mutări și un parc care nu stă locului
Parcurile de imprimare nu stau nemișcate. Se instalează aparate, se mută între etaje, se schimbă la finalul leasingului și se retrag când clientul își strânge biroul. O evidență a parcului rămasă în urmă trage după ea și facturarea.
Începeți cu planul gratuit
Fără limită de timp. Obțineți acces complet la funcționalitățile de bază și faceți upgrade când sunteți gata.
Citește ghidul complet al software-ului pentru imprimare gestionată
De ce service-ul de copiatoare este întâi o problemă de evidență și abia apoi una de planificare
Un distribuitor de imprimante și copiatoare vinde disponibilitate. Clientul nu cumpără atât un aparat, cât promisiunea că aparatul va funcționa, că tonerul va ajunge înainte să se termine și că vine cineva atunci când aparatul se oprește. Fiecare parte a acestei promisiuni este administrativă, iar meseria se sprijină pe evidențe mai mult decât pe reparații.
De aceea un software de imprimare gestionată nu seamănă cu un program generic de lucrări în teren. Unitatea de lucru este aparatul, nu adresa. Facturarea depinde de un număr pe care un om trebuie să îl citească de pe panou. Contractul poartă un timp de răspuns pe care cineva o să îți ceară, mai devreme sau mai târziu, să îl dovedești.
Cele patru evidențe pe care stă o firmă de imprimare
Parcul
Ce aparate există, unde sunt, cu ce contract și ce a pățit fiecare până acum. O listă de parc ținută într-un fișier actualizat o dată pe trimestru este greșită exact în momentul în care contează, de obicei atunci când se facturează un aparat ridicat de luni bune.
Contorul
Contractele pe cost per pagină se decontează din citiri. Luate în timpul vizitei, sunt fapte. Cerute pe e-mail de la administratorul de birou al clientului, sunt estimări care se termină în note de credit. Cel mai ieftin moment pentru o citire este acela în care tehnicianul stă deja în fața panoului.
Sesizarea
O sesizare de service are două ore care contează: când a ridicat-o clientul și când a ajuns cineva. Tot restul discuției despre nivelul serviciului decurge din aceste două numere, și niciunul dintre ele nu supraviețuiește notării de a doua zi.
Consumabilul
Tonerul, cilindrii și kiturile de mentenanță sunt în același timp stoc, cost și livrare. Consemnarea a ceea ce s-a montat pe aparatul care a primit piesa transformă o mașină plină de cutii într-o marjă care se poate citi.
Rezolvarea din prima vizită și de ce îl interesează pe distribuitor mai mult decât pe client
O revenire costă de două ori: ziua tehnicianului și încrederea clientului. Defectele de imprimare invită la reveniri pentru că simptomul se rezolvă ușor, iar cauza nu, iar un blocaj curățat fără schimbarea rolei uzate din spatele lui este o sesizare care se întoarce peste două săptămâni.
Măsurarea rezolvării din prima vizită pe aparat, nu pe tehnician, schimbă ce îți spune cifra. Un aparat care generează trei sesizări pe lună nu este o greșeală de service, este un aparat la capătul vieții ținut în funcțiune de un contract care nu îl mai taxează corect. Asta este o decizie comercială și se ia doar cu istoricul de service în față.
Instalări, mutări și finaluri de leasing
Parcul se schimbă fără oprire. Un client mai ia două aparate, mută un etaj, schimbă la finalul leasingului, retrage un aparat pe care nu îl folosește nimeni. Fiecare dintre aceste mișcări este o vizită, o modificare în evidența de facturare și o ocazie ca cele două să nu mai coincidă.
Tratate ca lucrări cu liste de verificare proprii, evidența și realitatea rămân împreună. Aparatul își păstrează istoricul când schimbă locul. Retragerea devine un eveniment cu dată, nu un telefon pe care și-l amintește cineva. Instalarea poartă cu ea configurația de care va avea nevoie următorul tehnician.
Unde stă asta lângă instrumentele voastre de monitorizare
Majoritatea distribuitorilor au deja un agent de colectare a datelor care interoghează aparatele pentru numărul de pagini, nivelul de toner și alerte. Programul acela își face treaba bine și nu planifică pe nimeni. Ridică o alertă; nu decide cine se duce, nu ține condițiile contractului, nu consemnează ce piesă s-a montat și nu scoate orele pentru salarii.
Shifton Field Service acoperă cealaltă jumătate. Planificarea, aplicația tehnicianului, formularele digitale de lucru și rapoartele intră în planul gratuit pentru echipe de până la doi oameni, fără limită de timp; inventarul, facturarea, controlul locației și portalul clientului sunt module cu plată. Este software de personal pentru o firmă de service, nu o platformă de monitorizare a parcului, iar distribuitorii le folosesc de obicei în paralel.
Întrebări frecvente
Se poate deschide o lucrare pe un aparat anume?
Da. Sesizarea poartă aparatul căruia îi aparține, cu seria, modelul, etajul și defectele anterioare, așa că tehnicianul ajunge știind care dintre aparatele din birou este oprit și ce i s-a făcut ultima dată.
Cum se adună citirile de contor?
În timpul vizitei. Tehnicianul notează contorul în aplicația mobilă chiar în fața aparatului, ceea ce elimină goana de la final de trimestru și facturile estimate care vin după ea. Citirea rămâne lipită de istoricul aparatului.
Poate lucra tehnicianul într-o cameră de printuri fără semnal?
Da. Citirile, formularele și fotografiile se salvează pe telefon și se sincronizează mai târziu, ceea ce acoperă camerele de printuri, subsolurile și etajele cu acces restricționat, unde semnalul dispare.
Putem verifica dacă ne încadrăm în timpii de răspuns?
Fiecare sesizare păstrează ora la care a fost deschisă și ora la care tehnicianul a ajuns pe teren, așa că respectarea termenului este o cifră măsurată, nu o impresie. Rata de rezolvare din prima vizită și revenirile ies din aceleași înregistrări.
Livrările de toner pot fi planificate ca lucrări?
Da. Turele de consumabile sunt lucrări ca oricare altele, intră în planificare în loc să fie strecurate între defecțiuni, iar ce s-a livrat rămâne consemnat pe aparatul care l-a primit.
Este potrivit pentru un distribuitor cu doi oameni?
Un distribuitor cu cel mult doi tehnicieni rămâne pe planul gratuit, fără termen de expirare. Intră planificarea, aplicația mobilă, formularele de lucru și rapoartele; facturarea, inventarul, controlul locației și portalul clientului se plătesc ca module separate.
Înlocuiește serverul nostru de monitorizare a parcului?
Nu. Instrumentele care interoghează aparatele pentru alerte și contoare fac altceva. Shifton Field Service planifică și consemnează partea omenească: cine s-a dus, când, ce a montat și cât a durat.
Sunteți gata să vă transformați operațiunile din teren?
Alătură-te miilor de companii de field service care au încredere în Shifton pentru a lucra mai inteligent în fiecare zi.