Vaktplanlegging for bilverksted og forhandler

Et verksted er en kø, ikke en kalender

Alt i en serviceavdeling ligger nedstrøms for ett tall: hvor mange biler som kan arbeides på samtidig, av folk som er kvalifisert til å arbeide på dem. En plan som overser det tallet gir formiddager der tre teknikere deler to løftere, og ettermiddager der en løfter står tom fordi den eneste som er klarert for klimaanlegg er halvveis inne i en clutch.

Derfor passer et vanlig personalplanleggingsverktøy dårlig i et verksted. Det antar en uke som gjentar seg. Et verksted har en kalender som flytter seg hver ettermiddag, en januar med døde batterier, en rekke kontroller før en frist, og en kunde i skranken som spør om bilen er klar til fem.

Roller som ikke kan tre inn for hverandre

Et forhandlergulv rommer minst fire grupper: teknikere, diagnosespesialister, servicerådgivere og deleskranken. De møter til ulike tider, de har ulike sertifikater, og ingen av dem kan dekke for en annen når noen mangler. Å planlegge dem som én pool er slik en lørdag ender med fire teknikere ved løfterne og ingen til å levere bilen tilbake.

Roller retter det opp. Hver gruppe tegnes på sitt eget mønster, det settes en minstebemanning for hver, og ukens kostnad er fortsatt ett tall nederst. Rådgiveren i skranken og teknikeren ved løfteren planlegges hver for seg og betales fra det samme arket.

Sertifikatet avgjør hvem som tar jobben

Klimaanlegg, høyspenning, bremseprøve: hver av dem avgjør hvem som i det hele tatt får røre arbeidet. Å holde kvalifikasjonen på personen framfor i noens hukommelse betyr at planen slutter å tilby en jobb til de seks folkene som ikke er klarert for den.

Solgte timer og betalte timer

Et verksted priser i normtimer og betaler i klokketimer, og forskjellen mellom de to er avdelingens margin. Ingen er uenig i det. Det som går galt er at bare ett av de to tallene som regel lagres, så sammenligningen skjer månedlig, i etterkant, når ingenting ved den kan endres.

Stempling mot jobben lagrer begge. Totimersservicen som tok tre dukker opp samme dag, og en jobbtype som alltid sprekker dukker opp innen fjorten dager. Det er en prissamtale, og den kan først skje når tallene finnes.

To tall, én bil. Resten er regnestykke.

Sesongene et verksted faktisk har

Året er ikke flatt. Den første kalde uken fyller kalenderen med batterier og startere, ukene før en kontrollfrist fyller den med kontroller, og de fjorten dagene etter en helligdag er stille nok til å bekymre. Et mønster bygget én gang for hver av dem og lagt på igjen sparer en uke som allerede er løst.

Den andre avdelingen endrer spørsmålet

Å drive ett verksted er en vaktplan. Å drive tre er fordeling. En garantikampanje lander på én avdeling, teknikeren som kunne ryddet den raskest sitter på en annen, og kjeden hører om det når måneden lukkes og timedekningen er lav.

Å sette avdelingene på én tavle gjør skjevheten synlig samme dag, og det er den eneste dagen noe kan gjøres med den. Noen kan lånes ut for en vakt. En uke som virker på én avdeling kan kopieres til en ny i stedet for å bli tegnet fra et tomt rutenett. Shifton sitt funksjonssett dekker vaktplanen, stemplingsuret, varslene og rapportene fra én konto.

Ingen i et verksted sitter ved en pult

Folkene som trenger planen ligger under en bil, står på delelageret eller er ute på plassen med en kunde. Et ark skrevet ut og teipet på veggen er utdatert ved morgenens andre telefon.

Så planen bor på telefonen. Dekning avtales der, fri søkes der, og en endring når de fire menneskene den berører framfor hele verkstedet. Det som før var en rekke telefoner mellom skranken og løfterne blir et varsel.

Klokka sju om morgenen er den virkelige prøven

Det nyttige målet på et planleggingsverktøy er ikke hvordan det ser ut når uken tegnes en fredag. Det er hva som skjer klokka sju en tirsdag når noen ikke kan komme og elleve biler er booket til ni.

Hva dette ikke er

Dette er ikke et forhandlerstyringssystem. Det holder ikke bilens journal, bestiller ikke deler og skriver ikke fakturaen, og ethvert verksted stort nok til å trenge slikt kjører allerede ett. Det som ligger under er menneskelaget: hvem som er inne, hva de er klarert for, hva timene faktisk var og hva uken kostet.

Verksteder griper som regel etter det når tavlen på veggen slutter å virke, og det lander et sted rundt seks teknikere og en rådgiver nummer to.

Slik begynner man

Opptil ti personer koster plattformen ingenting og har ingen tidsbegrensning, noe som dekker et uavhengig verksted i sin helhet: planen, det enkle stemplingsuret, telefonappen og rapportene. Betalte moduler starter på 0,50 dollar per ansatt i måneden og har en prøveperiode på opptil 60 dager, så en kjede kan kjøre kostnadsrapportene gjennom et helt kvartal før den binder seg til noe.

Deler, og ventingen som følger med

En jobb som stopper fordi en del er to dager unna er ikke i seg selv en planleggingsfeil, men den blir det i det øyeblikket teknikeren på den ikke har noe annet booket. Bilen holder en løfter, arbeidskraften står stille, og ingen av delene dukker opp noe sted før uken gjennomgås og dekningstallet allerede er kort.

Å holde jobben på tavlen i en ventetilstand holder løfteren ærlig. Teknikeren planlegges på noe annet, løftet til kunden henger på bilen framfor i noens erindring om en telefon, og den dagen delen lander går arbeidet tilbake i kalenderen i stedet for å avhenge av hvem som tilfeldigvis tok beskjeden.

En omgjenger er et planleggingsproblem like mye som et kvalitetsproblem

En bil som kommer tilbake med samme feil koster avdelingen to ganger: arbeidet er ufakturert, og plassen den opptar var solgt til en annen. Å holde returen festet til den opprinnelige jobben, med samme tekniker der planen tillater det, er en liten planleggingsbeslutning med en direkte linje til måneden.