Programvare for insektbekjempelse i felt

Hvorfor insektbekjempelse er vanskeligere å planlegge enn det ser ut

Utenfra ser insektbekjempelse ut som en enkel feltvirksomhet: en tekniker, en bil, en liste med adresser. Komplikasjonen er at nesten ingenting om et oppdrag er kjent før noen står inne i bygget. Et maurspor er tjue minutter eller to timer alt etter hvor det fører. En behandling mot veggedyr avhenger av hvor mange rom som er angrepet og om beboeren har klargjort dem. Et restaurantkjøkken med kakerlakker er ett oppdrag klokken ni om morgenen og et annet klokken ni om kvelden.

Den usikkerheten er grunnen til at programvare for bekjempelse kjøpes inn og til at vanlige kalendere blir forlatt. Planen må tåle å ta feil flere ganger om dagen uten at kontoret mister oversikten over hvilke kunder som fortsatt venter på noen.

De fire oppføringene virksomheten hviler på

Ruten

Kapasitet i dette faget måles i oppdrag per bil per dag, og mellom en godt bygget rute og en liste i bestillingsrekkefølge er det som regel ett oppdrag til forskjell. Å planlegge etter geografi i stedet for etter rekkefølgen på telefonene er den minst prangende forbedringen som finnes og den som først vises på omsetningen.

Behandlingen

Hva som ble brukt, i hvilken konsentrasjon, i hvilke rom og under hvilke forhold: dette er oppføringen som besvarer en klage, styrer returbesøket og viser at arbeidet ble gjort skikkelig. Den må lages på eiendommen, for en notat skrevet etterpå er sammendraget av et minne.

Historikken på eiendommen

Angrep som kommer tilbake blir forstått på tvers av besøk, ikke inne i ett enkelt. En tekniker som ser hva forrige besøk fant, hvilke inngangsveier som ble tettet og hvilket middel som ble brukt forrige måned går inn i oppdraget som neste steg i en plan og ikke som et førstegangsbesøk i et ukjent bygg.

Avtalen

Arbeid for næringskunder avtales et år i forveien og glemmes på en uke. Besøk som lager seg selv i den takten avtalen fastsetter er forskjellen på en tjeneste som går og en som først blir husket når kunden ringer for å spørre hvorfor ingen kom.

Hva kontoret slutter med

Mesteparten av administrasjonen i et lite bekjempelsesfirma er gjenoppbygging. Å finne ut av en haug med kjøresedler hvilke oppdrag som ble ferdige. Å sette sammen timene på nytt fredag ettermiddag. Å jage en tekniker for en detalj i en behandling fordi en kunde har stilt spørsmål ved den. Å sende en faktura en uke etter arbeidet fordi papirene manglet.

Når oppdraget bærer sin egen dokumentasjon, forsvinner det arbeidet i stedet for å flytte seg et annet sted. Besøket avsluttes på telefonen, skjemaet blir hengende ved, timene er allerede talt og fakturaen bygges av det som faktisk ble gjort. Faktureringsprogram er i den modellen ikke et eget innkjøp: fakturering er rett og slett det som skjer med et ferdig oppdrag.

Hva et planleggingssystem må gjøre utover en kalender

Planleggingsprogram for bekjempelse blir ofte handlet som en kalender med teknikere hengt på, og det er derfor så mye av det blir forlatt i løpet av et år. En kalender svarer på hvor noen skal være. Et system for oppdragsstyring må svare på hva som skjedde da han kom fram, hvilket besøk i et behandlingsløp det er og om kunden har fått faktura for det.

Det er også det ærlige svaret på om firmaet trenger et CRM. Kundehistorikk i denne bransjen er ikke en kontaktliste, men en liste over eiendommer med hver sin historikk av angrep. En arbeidsordre som kommer med forrige måneds funn vedlagt er verdt mer enn et kort med et telefonnummer.

Små aktører leter av små aktørers grunner: to eller tre teknikere, ingen stab bak og ingen lyst på seks ukers innføring. I den størrelsen veier en app teknikeren bruker første dag uten opplæring tyngre enn enhver sammenligning av funksjoner.

Privat og næring på samme tavle

Nesten alle firmaer innen insektbekjempelse driver to virksomheter samtidig. Privatoppdragene kommer på telefon, haster, prises per oppdrag og vinnes på hvor raskt noen kan komme. Næringsoppdragene er avtalt, planlagt, kontrollert og vinnes på kvaliteten på dokumentasjonen. De to slåss om de samme teknikerne samme dag.

Å holde dem på samme tavle er det som gjør den kampen synlig. En hastende privat utrykning skjøvet inn i en rute viser hva den skyver til side. En avtalt runde som stadig blir utsatt viser en avtale i fare. To atskilte systemer skjuler nøyaktig den avveiningen firmaet trenger å se.

Ærlige grenser

Shifton Field Service er programvare for folk og oppdrag. Den planlegger ruter, holder oppdraget og skjemaene til det, registrerer hva som ble gjort, teller timene og gjør resultatet om til fakturaer og rapporter. Opptil to teknikere, tavlen, appen, oppdragsskjemaene og rapportene koster ingenting i det hele tatt, og modulene som koster er lager, fakturering, posisjonskontroll og kundeportal.

Det er ikke et offentlig register over bekjempelsesmidler og ikke et system for godkjenninger. Firmaer innen insektbekjempelse har plikter om notater over midler, teknikernes godkjenning og i enkelte markeder varsling om behandlinger, og disse pliktene fastsettes av myndigheten og ikke av en programvareleverandør. Riktig tilnærming er å bruke oppdragets dokumentasjon som bevis for hva som ble gjort og å undersøke særskilt hva det lokale regelverket krever av den.