Vaktplanlegging for VVS- og ventilasjonsteknikere

Arbeid innen VVS og ventilasjon kommer ikke jevnt. To milde uker slår om til hetebølge, og planen som så romslig ut på mandag er overtegnet på onsdag, mens hastesaker havner hos teknikere som allerede har nådd timetaket sitt. Et vaktplanprogram er det som hindrer at alt dette styres utelukkende over telefon og etter hukommelsen, for i planen avgjøres lønnskostnad, responstid og lagets tålmodighet på samme tid.

De som bygger disse planene, er oftest eiere eller servicesjefer som også regner på jobber og tar telefonen. Noe som krever en uke med oppsett, overlever ikke høysesongen. Verktøyet må være raskere enn tavlen, ærlig om timene og mulig å åpne på en telefon klokka sju om morgenen.

Hva et vaktplanprogram for VVS faktisk må gjøre

Fire ting. Fordele laget over uken raskt, med anlegget hengt på hver tildeling. Holde timene til den enkelte innenfor grensene, slik at overtid blir en beslutning og ikke en oppdagelse. Sende hver endring straks til de teknikerne det gjelder. Og registrere hva som faktisk skjedde nøyaktig nok til å kunne utbetale etter det.

Shifton er bygget rundt de fire. Visninger for dag, tre dager, uke og måned, åpne vakter, bytteforespørsler, maler til gjenbruk, timetak, tilgjengelighet og søknader om fri, en mobil stemplingsklokke, satser og tillegg per vakt, og rapporter som skiller arbeidede timer fra overtid. Bedrifter som holder et program for serviceplanlegging opp mot en delt kalender, finner som regel forskjellen i de to siste punktene og ikke i det første.

Betegnelsen skifter fra bedrift til bedrift. Noen søker vaktplanprogram for klima- og varmeteknikere, andre personalplanlegging for ventilasjonsfirmaer eller et verktøy for å legge vakter i et VVS-firma, og firmaer som monterer både varme og kjøling, beskriver det som personalplanlegging innen VVS. Kravet under er identisk: én plan, riktige timesummer og en telefon i hver servicebil som viser det samme.

Hva oppdragsfordeling egentlig betyr på en VVS-plan

Oppdragsfordeling dekker to forskjellige ting, og forskjellen hører hjemme før kjøpet. Det ene er å avgjøre hvem som tar hvilken jobb, på hvilken adresse, i hvilken rekkefølge, og å si det videre. Det andre er å legge ruter for bilene, forutsi ankomstvinduer og følge et sanntidskart. Shifton gjør det første grundig og forsøker seg ikke på det andre.

Så hvis det du trenger fra et program for oppdragsfordeling er en plan der dagen til hver tekniker er synlig, der arbeid kan flyttes på sekunder, og der den det gjelder får høre om det før han kjører, er dette nettopp det. Tildelinger bærer stedet sitt, tredagersvisningen viser ledig kapasitet per person, og arbeid uten ansvarlig ligger i en rad ingen kan overse. Den som ser etter et program for oppdragsfordeling med navigasjon fra sving til sving, ser etter en annen produktkategori, og det er bedre å vite det nå.

Sesongtopper og vaktturnusen

Etterspørselen i dette faget følger været, så planen må gi seg uten å falle sammen. To ting bærer mest av den vekten. Maler gjør det mulig å rulle et kjent mønster framover i stedet for å bygge det på nytt, og det teller når en travel uke i stor grad er fjorårets travle uke med andre navn. Åpne vakter gjør ekstra kapasitet til noe laget melder seg på selv, i stedet for en rekke telefoner i den rekkefølgen lederen tilfeldigvis husker folk.

Vaktturnusen fungerer på samme måte. Bygg turnusen én gang, lagre den, legg den framover, og la bytteforespørsler mellom teknikere gå gjennom appen med godkjenning fra en leder før noe er endelig. Et vaktplanprogram for teknikere som ikke kan uttrykke en turnus, får noen til å bygge den om for hånd hver måned. En lagret turnus virker som en vaktplanmal som allerede kjenner mønsteret, og å legge den framover tar ett minutt i stedet for en kveld. Bedrifter som kjører rørleggerlag på samme turnus, finner detaljene på siden om vaktplanlegging for rørleggere.

Overtid og tillegg på selve vakten

Hastearbeid er den lønnsomme enden av driften og den dyre enden av lønnskostnaden, ofte i samme uke. Det kan bare styres når satsen står på vakten og ikke i en månedssum.

Hver vakt i Shifton kan bære sin egen satsfaktor, og vaktens detaljer viser anvendt sats, timene som telles og totalbeløpet. Over en periode deler rapportene over lønnssatser timene i grunnivå og tilleggsnivåer, per tekniker og per prosjekt. Det er forskjellen mellom å vite at lønnskostnaden steg, og å vite hvilke utkall som gjorde det. Sammen med timetak som viser den løpende summen mens du fordeler, slutter et vaktplanprogram å være en kalender og blir kostnadsstyring. En planleggingsplattform som skjuler satsene til lønnskjøringen, har tatt det mest nyttige tallet bort fra skjermen.

Timeføring når arbeidet aldri er på kontoret

Teknikere starter og slutter på anlegg, så timelister på papir kommer sent, avrundet og innimellom oppfinnsomme. I Shifton stempler de inn og ut fra mobilappen, og tidsstemplene fester seg til vakten de hører til, med pauser registrert separat og en timelogg lagret til alt som blir stilt spørsmål ved senere. Funksjonssiden vår om timeføring går gjennom mekanikken.

Der det ønskes mer sikkerhet, registrerer den betalte geolokasjonsmodulen stedet for en stempling og kan vise en teknikers registrerte stopp i en periode. Det er et betalt tillegg og ikke en del av gratisplanen, og det registrerer posisjoner i stedet for å planlegge ruter. For de fleste bedrifter gjør et program for timeføring seg fortjent alene ved å avslutte den ukentlige diskusjonen om når en jobb egentlig ble ferdig. Enten behovet skrives som timeføring for montører eller som timelister for montasjearbeid, er prøven den samme: passer den registrerte timen til vakten den ble arbeidet på, og kan du vise det tre uker senere. Teknikerappen og tavlen på kontoret leser fra samme post, så det er ingenting å avstemme. Rapportene holder arbeidede timer og overtidstimer i egne kolonner, og det er den eneste grunnen til at timeføring slår et delt regneark på slutten av en travel måned.

Serviceavtaler og arbeidet du allerede kjenner

Planlagt vedlikehold er den delen av året som kan legges ordentlig inn, og den delen som oftest overlates til hukommelsen. Gjentakende besøk kan bygges som maler og legges ut over de månedene de hører til, slik at avtalearbeidet står i planen før hastearbeidet fyller den. Filtre per prosjekt holder dekningen på én avtale skilt fra vanlig service, noe som også gjør det mulig å se om en gitt avtale bruker mer arbeidstid enn den gir. Bedrifter som også passer de tekniske anleggene i bygget, kan sammenligne siden vår om eiendomsforvaltning, som tar samme problem fra byggets side.

Ett lag, flere baser eller en blandet drift

En bedrift med to biler trenger fart og ingenting annet. En bedrift med flere avdelinger trenger lag som holdes fra hverandre, ledere som bare ser sitt eget område, og summer som rulles opp til eieren. Shifton dekker begge uten å bytte produkt: prosjekter og planer skiller lag, avdelinger eller avtaler, rettigheter styrer hvem som kan redigere hva, og teknikere som går på tvers av avdelinger ser fortsatt én kalender. En gratis plan i regnearkform løser det første tilfellet dårlig og det andre ikke i det hele tatt. Bedrifter som kommer inn via et søk på personalplanlegging for montasjefirmaer, blir oftest av samme grunn: montasjelag og serviceteknikere står på én plan i stedet for i to systemer som er uenige.

Hva du bør prøve før du velger

Kjør enhver vaktplanapp gjennom en virkelig uke før du bestemmer deg. Bygg hele planen fra null og ta tiden. Flytt en hastesak til en annen og sjekk hvor raskt varselet lander og hva teknikeren ser. Skyv en tekniker bevisst over timetaket sitt og se om verktøyet advarer eller slipper det gjennom uten en lyd. Hent deretter time- og lønnssatsrapportene for den uken og kontroller at de skiller ut tilleggstimene i stedet for å legge alt sammen.

Lister over de beste vaktplanprogrammene overlever sjelden den øvelsen i publisert rekkefølge, fordi forskjellene som betyr noe bare kommer fram under belastning. Shifton er gratis for opptil ti personer uten tidsbegrensning, noe som dekker behovet til en liten bedrift fullt ut, og de betalte planene beregnes per ansatt per måned når laget vokser. Prissiden viser hvor hver modul hører hjemme. Importer laget, bygg én uke, publiser den og se hvor mange telefoner som forsvinner.