Hastane ve Klinikler için Vardiya Planlama Programı

Sağlıkta sakin bir hafta yoktur. Bir servis, bir poliklinik ve bir muayenehane aynı kısıtla çalışır: günün her saatinde yeterli sayıda yetkin kişinin görevde olması gerekir ve o saatleri doldurabilecek havuz sürekli değişir. Sağlık personeli için vardiya programı, bu hesabın yıllar önce hesap tablosunu aştığı için vardır; ayrıca yanlış kurulmuş bir çizelgenin bedeli iki kez ödenir, bir kez ajans faturasında, bir kez de sessizce ek vardiya almayı bırakan personelde.

Çizelgeyi kuran kişi bunu genellikle diğer işlerinin arasında yapar. Bu yüzden araç, yerini aldığı beyaz tahtadan hızlı olmalı, saatler ve zamlar konusunda dürüst olmalı ve telefondan kullanılabilmelidir. Bir haftalık eğitim gerektiren her şey ikinci ayda terk edilir.

Sağlıkta vardiya programının gerçekte yapması gerekenler

İş, uzun özellik listelerinin ima ettiğinden daha dardır. Her saati doğru yetkinlik bileşimiyle kapatmak. Kişi başına saatleri sözleşme ve yasal sınırların içinde tutmak. Personelin çizelgeyi görüp yöneticinin peşine düşmeden yanıt vermesini sağlamak. Yayınlanan bir çizelgenin maliyetini bordro öğrenmeden önce göstermek. Bu dördünü düzgün yapan bir sistem, kimsenin açmadığı elli modüllü bir platformu geçer.

Shifton tam bu kısa liste üzerine kurulmuştur: gün, hafta ve ay görünümleri, açık vardiyalar, vardiya değişimleri, yeniden kullanılabilir şablonlar, müsaitlik ve izin talepleri, devam takibi ve saatleri ücret oranlarına bağlayan raporlar. Hasta kaydı yok, randevu defteri yok. Sağlık kuruluşları için personel yönetimidir ve çizginin personel tarafında kalır.

Bu odak bilinçlidir. Kısa listede hastane vardiya sistemi de yazsa, klinik çizelge programı da yazsa, sağlık personeli planlama aracı da yazsa alttaki soru aynıdır: önümüzdeki iki hafta kapalı mı ve kaça kapanıyor. Eczane ayrı bir durumdur: tezgah açık olduğu sürece eczacının bulunması gerekir, bu ortamı eczane vardiya planlaması sayfası ele alır.

Hemşire vardiya planlaması neden ofis çizelgesi değildir

Klinik personel planlamasının ofis çizelgesinde bulunmayan özellikleri vardır. Vardiyalar on iki saat sürer ve gece yarısını aşar. Gece ve hafta sonu zam getirir. Sözleşmeler tam zamanlı, yarı zamanlı ve çağrı üzerine çalışmanın karışımıdır. Yetkinlikler birbirinin yerine geçmez, bu yüzden binada bir kişinin bulunması kapsamanın sağlandığı anlamına gelmez. Kurulmaya değer her hemşire çizelge programı bunların tümünü aynı anda taşımak zorundadır; genel amaçlı vardiya araçlarının sağlık biriminde birinci değil ikinci haftada tıkanmasının nedeni budur. Hemşireler için bir planlama aracı geceyi gündüzden farklı bir iş birimi olarak ele almalıdır, sadece tabloda farklı bir renk olarak değil.

Shifton bunu her kişiye bağlı roller ve pozisyonlarla, atama yaparken koşan toplamı gösteren saat üst limitleriyle ve bir düzeni yeniden çizmek yerine ileri taşıyan vardiya şablonlarıyla çözer. Rotasyon yürüten bir planlayıcı, işleyen bir döngüyü sonraki çeyreğe kopyalar ve yalnızca istisnaları düzeltir. Herkesin telefonundaki uygulama aynı döngüyü gösterir, böylece personelin okuduğu çizelge ile planlayıcının düzenlediği çizelge asla birbirinden kopmaz.

Kapsama, yetkinlik bileşimi ve personel oranları

Boşlukların çoğu aslında devamsızlık sorunu değil, görünürlük sorunudur. Vardiya başına isim yerine yetkin kişi saymaya başlayana kadar çizelge dolu görünür. Personel oranları yalnızca planlayıcı atama sırasında rol bileşimini görebiliyorsa korunur, yayından sonra değil.

Shifton'daki hafta ve ay tabloları her vardiyayı rol etiketiyle renklendirir ve doldurulmamış yerler boşluk olarak gizlenmek yerine kendine ait açık vardiya satırında durur. Bu yerleri yayınlayın, yetkin herkes aynı anda görür; ajans hemşiresi arayışının dönüştüğü telefon turu böylece ortadan kalkar. Hastanede nöbet planlaması da aynı şekilde işler: ihtiyacı yayınlayın, alabilecek kişilerin yanıt vermesine izin verin, tek dokunuşla onaylayın. İyi bir hemşire çizelge programı boşluğu yüksek sesle duyurur ve yanıt vermeyi ucuzlatır.

Fazla mesai, gece zamları ve ücret gideri

Personel neredeyse her kuruluşta en büyük kontrol edilebilir maliyettir ve sağlıkta belirli bir biçimde şişer: zamlı saatler üzerinden. Aynı vardiya, hangi zamana denk geldiğine göre farklı tutara mal olur; bu yüzden kişi sayısında dengeli görünen bir çizelge para tarafında ciddi biçimde dengesiz olabilir.

Shifton saatleri ücret kademelerine göre raporlar; temel oranı gece, gece ve hafta sonu ile resmi tatil zamlarından ayırır, hem çalışan hem birim bazında. Fazla harcadığını bilmek ile bunu hangi vardiyaların yaptığını bilmek arasındaki fark buradadır. Gerçek giriş ve çıkış kayıtlarına dayanan zaman takibi ile birleştiğinde, sağlıkta puantaj her ay yapılan bir geri kurgu olmaktan çıkar. Sağlık için bir puantaj yazılımı, kaydedilen saatler ile çizelgedeki saatler tek yerde durduğunda lisans bedelini hak eder ve burada durum böyledir. Asgari saat raporları, geç geliş raporları ve bütçe raporları aynı panelde yer alır; bir dönemi inceleyen yönetici bunu üç ayrı dosyadan birleştirmek zorunda kalmaz.

Müsaitlik, personelin kendi planlaması ve tutan çizelgeler

Çizelgeler, insanların size zaten söylediklerini yok saydıkları yerden kırılır. Müsaitlik mesajlarda yaşadığında kaybolur ve değişim talepleri yayından önce değil sonra gelir. Shifton müsaitliği herkesin kendi doldurduğu bir ay takvimi olarak saat saat toplar; böylece hemşirenin kendi vardiya tercihi, plan tam kurulurken plana girer.

İzin ve yıllık izin talepleri aynı onay kuyruğundan geçer, izin bakiyeleri de izlenir; böylece onaylar tahmine dayanmaz. Çizelge yayına girdikten sonra vardiya değişimleri ve açık vardiya kabulleri uygulama üzerinden yönetici onayıyla ilerler ve her değişiklik herkesin gördüğü sürümü günceller. Telefondaki vardiya listesi ile masaüstündeki planlayıcı aynı çizelgeye bakar; kağıdı bırakmanın bütün anlamı da budur.

Değişikliği grup sohbeti değil bildirim taşır. Bir vardiya eklendiğinde, kaydırıldığında ya da düştüğünde anlık bildirim ve kısa mesaj gider; böylece kimse salı günü geçerliliğini yitirmiş bir çıktıya bakarak çalışmaz. Yalnızca bu alışkanlık, personele yüklenen ama gerçekte çizelgeden kaynaklanan devamsızlıkların çoğunu ortadan kaldırır.

Hastane, klinik ve tek noktalı muayenehane aynı sorunun farklı ölçekleridir

Hastane personel çizelge yazılımı servisleri, yetki düzeylerini ve hepsini kapsayan birleşik görünümü modellemek zorundadır. Bir klinik bunların neredeyse hiçbirine ihtiyaç duymaz ama hıza ihtiyaç duyar, çünkü çizelgeyi kuran kişi aynı zamanda ön büroyu çevirir. Muayenehane ekipleri için planlama genellikle resepsiyonu, hemşireleri ve destek personelini üç tabloya değil tek tabloya koymak zorundadır. Shifton araç değiştirmeden ikisi arasında ölçeklenir: projeler ve çizelgeler birimleri veya lokasyonları ayırır, yetkiler kimin neyi düzenleyeceğine karar verir ve tek bir ekip bir çizelge ile birkaç şablonla dönebilir.

Çok lokasyonlu gruplar tüm noktalar için tek hesap kullanır; iki noktada çalışan bir kişi tek takvim görür, yöneticiler toplam saatleri görür. Kuruluş içinde değil hastaların evinde çalışan gezici personel için evde bakım vardiya planlaması sayfamız bu düzeni ele alır.

Bir platforma karar vermeden önce nelere bakmalı

Her sağlık vardiya uygulamasını, ekibin gerçekten kullanacağı gibi test edin. Sıfırdan tam bir hafta kurun ve süreyi tutun. Mobil uygulamayı eski bir telefonda açın, çünkü personelin yarısı böyle bir cihaz taşır. Bir değişiklik gönderin ve bildirimin ne kadar hızlı düştüğünü görün. 23:00 - 07:00 vardiyasının hangi güne sayıldığını, saat limiti aşıldığında ne olduğunu ve raporların zamlı saatleri ayırıp ayırmadığını sorun. Yayımlanmış en iyi program listeleri bu denemeden çoğu kez aynı kalarak çıkmaz.

Sonra raporların bir finans görüşmesine ne verdiğine bakın. Ücret kademelerine göre saatler, izin bakiyeleri ve bütçe rakamları, bir planlama aracını hatırlatmalı paylaşılan takvim olmaktan çıkarıp sağlık kuruluşları için personel yönetimi sistemine dönüştüren şeydir. Gerçek vardiya yönetimi ile biçimlendirmesi daha iyi bir grup sohbeti arasındaki çizgi de buradadır.

Shifton ile başlamak

On kişiye kadar Shifton süre sınırı olmadan ücretsizdir; küçük bir muayenehaneyi ya da tek bir klinik ekibini karşılar ve planlamayı, temel giriş çıkış kaydını, mobil uygulamayı ve raporları içerir. Bunun ötesinde ücretli paketler çalışan başına aylık olarak faturalanır ve konum haritası gibi modüller ücretli eklenti olarak sunulur. Fiyatlandırma sayfası hangi yeteneğin nerede durduğunu gösterir.

Her iki durumda da elinize gerçek müsaitliği yansıtan bir çizelge, kişi sayısıyla değil rolle doğrulanabilen bir kapsama ve planlanan saatler ile ödenen saatler arasında net bir çizgi geçer. Ekibinizi içe aktarın, bir birimin haftasını kurun, yayınlayın ve idari işin ne kadarının kaybolduğunu görün.