İklimlendirme Teknisyenleri ve Ekipleri İçin Vardiya Planlama

İklimlendirme işi eşit dağılmaz. İki ılıman hafta bir sıcak dalgasına döner ve pazartesi rahat görünen çizelge çarşambaya doldu taştı; acil çağrılar da tam olarak saat limitine dayanmış teknisyenlere düşer. Vardiya planlama yazılımı, bütün bunun telefonla ve akılda tutarak yönetilmesini önleyen şeydir; çünkü işçilik maliyeti, müdahale süresi ve teknisyenin sabrı hep o çizelgede aynı anda belirlenir.

Bu çizelgeleri kuranlar genelde aynı zamanda fiyat veren ve telefona bakan patronlar veya servis müdürleridir. Bir hafta kurulum isteyen hiçbir araç yoğun sezonla temasa dayanmaz. Araç beyaz tahtadan hızlı, saatler konusunda dürüst ve sabah yedide telefonda açılabilir olmalıdır.

İklimlendirme vardiya planlama yazılımının gerçekte yapması gerekenler

Dört iş. Ekibi hafta boyunca hızla atamak ve her atamaya sahayı bağlamak. Kişi bazında saatleri limitlerin içinde tutmak, böylece fazla mesai bir karar olsun, sonradan yapılan bir keşif olmasın. Her değişikliği etkilenen teknisyenlere hemen iletmek. Ve gerçekte ne olduğunu, üzerinden ödeme yapılacak kadar doğru kaydetmek.

Shifton bu dördünün üzerine kuruldu. Gün, üç gün, hafta ve ay görünümleri, açık vardiyalar, değişim talepleri, yeniden kullanılabilir şablonlar, saat limitleri, müsaitlik ve izin talepleri, mobil mesai takibi, vardiya başına ücret katsayıları ve primler, çalışılan saati fazla mesaiden ayıran raporlar. Servis planlama yazılımını ortak bir takvimle karşılaştıran firmalar farkı genelde birinci maddede değil son iki maddede bulur.

Adlandırma firmadan firmaya değişir. Biri mekanik tesisat ekipleri için vardiya programı arar, biri klima servisi planlama yazılımı veya ısıtma soğutma vardiya uygulaması arar; hem ısıtma hem soğutma kuran firmalar bunu klima montaj personeli planlama yazılımı ya da iklimlendirme personel çizelge programı diye tarif etmeye eğilimlidir. Altındaki ihtiyaç aynıdır: tek çizelge, gerçek saat toplamları ve her araçta aynı şeyi gösteren bir telefon.

Bir iklimlendirme çizelgesinde iş dağıtımı gerçekte ne demek

İş dağıtımı iki ayrı şeyi kapsar ve bu ayrım satın almadan önce netleşmelidir. Biri kimin hangi işi, hangi adreste, hangi sırayla alacağına karar verip kişiye söylemektir. Diğeri araçlara güzergâh kurmak, varış aralığı tahmin etmek ve canlı bir harita izlemektir. Shifton ilkini eksiksiz yapar, ikincisine girişmez.

Yani iş dağıtım yazılımından beklediğiniz şey her teknisyenin gününün göründüğü bir çizelge, işin saniyeler içinde başkasına aktarılması ve ilgili kişinin yola çıkmadan önce haberi olmasıysa, aradığınız tam olarak bu. Atamalar kendi konumunu taşır, üç günlük görünüm kişi başına boş kapasiteyi gösterir, atanmamış iş de kimsenin kaçıramayacağı bir satırda durur. Adım adım yol tarifi olan servis dağıtım yazılımı arayanlar başka bir ürün kategorisi arıyor ve bunu şimdi bilmek daha iyi.

Sezonluk yoğunluk ve nöbet düzeni

Bu meslekte talep havaya bağlı, dolayısıyla çizelgenin çökmeden esnemesi gerekir. Bu yükün çoğunu iki şey taşır. Şablonlar bilinen bir düzenin baştan kurulmak yerine ileriye taşınmasını sağlar; yoğun hafta büyük ölçüde geçen yılın yoğun haftasının farklı isimlerle tekrarı olduğunda bu önemlidir. Açık vardiyalar ek kapasiteyi, yöneticinin insanları hatırladığı sırayla yaptığı telefon dizisi olmaktan çıkarıp ekibin kendi üstlendiği bir şeye dönüştürür.

Nöbet düzeni de aynı biçimde çalışır. Düzeni bir kez kurun, kaydedin, ileri dönemlere uygulayın ve teknisyenler arası değişimleri uygulama üzerinden, yönetici onayıyla kesinleşecek şekilde yürütün. Nöbet düzenini ifade edemeyen bir teknisyen planlama yazılımı, birine her ay onu elle yeniden kurdurur. Kaydedilmiş bir düzen, kalıbı zaten bilen bir vardiya şablonu gibi çalışır ve ileriye uygulanması bir akşam değil bir dakika alır. Aynı düzeni tesisatçı ekipleri için de kuran şirketler ayrıntıları tesisatçı vardiya planlaması sayfasında bulur.

Fazla mesai ve mesai dışı ücretler doğrudan vardiyada

Acil işler bu işletmenin kâr getiren tarafı ve bordronun pahalı tarafıdır, çoğu zaman aynı hafta içinde. Bunu yönetmenin tek yolu katsayıyı aylık toplamda değil vardiyanın üzerinde görmektir.

Shifton içindeki her vardiya kendi ücret katsayısını taşıyabilir ve vardiya detayı uygulanan katsayıyı, sayılan saatleri ve para toplamını gösterir. Bir dönem boyunca ücret oranı raporları saatleri normal ve zamlı kademelere, teknisyen ve proje bazında ayırır. Ücret giderinin arttığını bilmekle hangi çağrıların artırdığını bilmek arasındaki fark budur. Atama yaparken biriken toplamı gösteren saat limitleriyle birleşince, vardiya planlama yazılımı takvim olmayı bırakıp maliyet kontrolüne dönüşür. Katsayıları bordro çalışana kadar saklayan bir planlama platformu, en işe yarar sayıyı ekranın dışında bırakmış olur.

İş hiçbir zaman ofiste olmayınca mesai takibi

Teknisyenler sahada başlar sahada bitirir; bu yüzden kâğıt puantajlar geç gelir, yuvarlanır ve zaman zaman hayal ürünü olur. Shifton içinde mobil uygulamadan giriş çıkış yapılır ve zaman damgaları ait oldukları vardiyaya bağlanır, molalar ayrıca kaydedilir, sonradan sorulan her şey için puantaj kaydı saklanır. Mekaniği mesai takibi özellik sayfamız anlatıyor.

Daha fazla güvence gerektiğinde ücretli konum modülü giriş kaydının yapıldığı yeri tutar ve bir dönem içinde teknisyenin kayıtlı duraklarını gösterebilir. Ücretli bir eklentidir, ücretsiz pakette yer almaz ve güzergâh planlamaz, konum kaydeder. Firmaların çoğu için mesai takip yazılımı, bir işin gerçekte kaçta bittiğine dair haftalık tartışmayı bitirmesiyle bile yerini hak eder. İhtiyaç mekanik tesisat mesai takip yazılımı olarak da yazılsa, klima puantaj programı olarak da yazılsa sınav aynıdır: kaydedilen saat, çalışıldığı vardiyayla örtüşüyor mu ve bunu üç hafta sonra kanıtlayabiliyor musunuz. Teknisyenin uygulaması ile ofisteki çizelge aynı kaydı okur, dolayısıyla mutabakat yapılacak bir şey kalmaz. Raporlar çalışılan saatleri ve fazla mesai saatlerini ayrı sütunlarda tutar; yoğun bir ayın sonunda mesai takip yazılımının ortak tabloyu yenmesinin tek nedeni budur.

Bakım sözleşmeleri ve zaten bildiğiniz işler

Planlı bakım yılın düzgün planlanabilen kısmı ve en sık akla bırakılan kısmıdır. Periyodik ziyaretler şablon olarak kurulup ait oldukları aylara uygulanabilir; böylece sözleşme işi, arıza işi çizelgeyi doldurmadan önce yerleşir. Proje filtreleri bir sözleşmenin kapsamını genel servisten ayrı tutar; bu da o anlaşmanın kazandırdığından fazla işçilik yiyip yemediğini görmeyi mümkün kılar. Sahada bina sistemlerine de bakan firmalar tesis yönetimi sayfamızı karşılaştırabilir; aynı problemi binanın tarafından ele alıyor.

Tek ekip, birkaç depo veya karma bir işletme

İki araçlı bir işletmeye hızdan başka bir şey gerekmez. Çok şubeli bir firmaya ekiplerin ayrı tutulması, yalnızca kendi bölgesini gören yöneticiler ve patron için toplanan rakamlar gerekir. Shifton ürünü değiştirmeden ikisini de karşılar: projeler ve çizelgeler ekipleri, şubeleri veya sözleşmeleri ayırır, yetkiler kimin neyi düzenleyeceğini belirler, şubeler arası çalışan teknisyenler yine tek takvim görür. Tablo türü ücretsiz çizelge birinci durumu kötü yapar, ikincisini hiç yapmaz. Klima teknisyeni çizelge programı aramasından gelen firmaların kalma nedeni de genelde aynıdır: montaj ekipleri ile servis teknisyenleri, birbiriyle çelişen iki sistem yerine tek çizelgede oturur.

Seçmeden önce neyi test etmeli

Karar vermeden önce herhangi bir vardiya planlama uygulamasını gerçek bir haftayla sınayın. Çizelgeyi sıfırdan tam olarak kurun ve süre tutun. Bir acil çağrıyı başka teknisyene aktarın, bildirimin ne kadar hızlı ulaştığına ve teknisyenin ne gördüğüne bakın. Bir teknisyeni bilerek saat limitinin ötesine itin ve aracın uyarı verdiğini mi sessizce geçirdiğini mi görün. Sonra o haftanın saat ve ücret oranı raporlarını çekin; zamlı saatleri ayırıyor mu, yoksa her şeyi tek toplamda mı topluyor, kontrol edin.

En iyi vardiya planlama yazılımı listeleri bu denemeden yayınlandıkları sırayla nadiren sağ çıkar, çünkü önemli farklar yalnızca yük altında görünür. Shifton on kişiye kadar süre sınırı olmadan ücretsizdir; bu, küçük bir iklimlendirme firmasının planlama ihtiyacını olduğu gibi karşılar. Ekip büyüdükçe ücretli paketler çalışan başına aylıktır. Hangi modülün nerede durduğunu fiyatlandırma sayfası anlatıyor. Ekibi içe aktarın, bir hafta kurun, yayınlayın ve kaç telefonun ortadan kalktığını görün.