Catering ve Banket Ekipleri için Etkinlik Personeli Planlama

Catering, tekrar eden haftalık bir çizelgeyle yürümez. Her biri farklı bir ekip, farklı bir mekân ve farklı saatler isteyen rezervasyonlarla yürür; bunlar haftalar öncesinden onaylanır ve gün gelmeden en az iki kez değişir. Etkinlik personeli vardiya planlama yazılımı, bir elektronik tablonun bu yapıyı uzun süre taşıyamaması ve kimin hangi işe onaylandığının er geç kaybolması yüzünden vardır.

İş gücü tabloyu daha da zorlaştırır. Dış mekân catering işi, aynı anda iki üç firmaya çalışan çağrı üzerine ve serbest ekiplere dayanır; salı günü ayarladığınız kişi perşembe günü çoktan başka bir işe söz vermiş olabilir. Planlama boş bir tablodan değil, müsaitlikten başlamak zorundadır. Aynı ekipler fuarların kurulum ve söküm işlerinde de çalışır; bu konu fuar alanı ekiplerinin çizelgelenmesi sayfasında ayrıca ele alınıyor.

Etkinlik personeli planlama yazılımının çözmesi gerekenler

Bir aracın yoğun sezondan sağ çıkıp çıkmayacağını dört şey belirler. Genel bir hafta yerine belirli bir tarih ve mekân için ekip kurabilmelidir. Serbest çalışanlara telefonlarından ulaşıp yanıtı kayıt altına alabilmelidir. Etkinlikler neredeyse kural gereği uzadığı için fiilen çalışılan saatleri yakalayabilmelidir. Ve bir rezervasyonun iş gücü maliyetini, bir sonrakini doğru fiyatlamaya vakit varken gösterebilmelidir.

Bu dördünü karşılayan etkinlik personel yazılımı, düğün sezonunda bir organizasyon sorumlusunun menülerini keşfetmeye vakit bulamadığı ağır platformlardan daha iyi iş görür. Etiket, uyumdan daha az önemlidir: etkinlik personeli planlama yazılımı, etkinlik personeli yönetim yazılımı ve ekip çizelgeleme araçları, pazarlama dilinin ötesine bakınca aynı işi tarif eder.

Haftayı doldurmak yerine etkinliğe ekip kurmak

Bir catering vardiyası departmana değil, etkinliğe bağlıdır. Kurulum konuklar gelmeden saatler önce başlar, servis kestirilemeyen bir saatte biter, toplama gece yarısını aşabilir. Bunu haftalık takvimde kurmak, her vardiya kendi kesin başlangıç ve bitiş saatini taşıdığında ve ait olduğu mekâna ya da müşteri projesine etiketlenebildiğinde işe yarar.

Doldurmadığınız her şey açık vardiyalar satırına düşer ve nitelikli tüm ekip üyeleri bunu aynı anda görür. Etkinlik personeli yönetim yazılımı ile bir telefon listesi arasındaki fark budur: teklif tek seferde, tek yerden çıkar ve yanıt hatırlanmak yerine kaydedilir. Shifton'un vardiya planlama modülü açık vardiyaları, değişimleri ve yeniden kullanılabilir şablonları yönetir; böylece standart 120 kişilik bir düğün düzeni baştan yazılmak yerine saniyeler içinde kurulur. Ekip tarafında aynı bilgi telefonlarına etkinlik personeli uygulaması olarak ulaşır ve serbest çalışanların düzenli olarak baktığı tek kanal budur. Bir etkinlik personeli yönetim uygulaması tek bir şeyle ölçülür: ekip üyesi kimseye yazmadan giriş saatini, mekânı ve bitiş saatini görebiliyor mu?

Serbest ekipler ve müsaitlik darboğazı

Catering planlama yazılımının en zor kısmı takvim değil, kimin gerçekten çalışabileceğini bilmektir. Ekip üyesi boş olduğu saatleri aylık müsaitlik takviminde işaretler ve kendisi günceller; bu da çizelgenin altı hafta önce doldurulmuş bir forma göre değil, canlı bir tabloya göre kurulması demektir.

Bu tek değişiklik gidip gelmelerin çoğunu ortadan kaldırır. Teklifler boşta olan kişilere ulaşır, onaylar daha hızlı döner ve organizasyon sorumlusu rehberi güvenilirlik sırasına göre taramayı bırakır. Müsaitlikten başlayan bir catering planlama uygulaması, boş bir haftadan başlayana kıyasla çok daha az ret üretir. Büyüyen işletmeler catering firması planlama yazılımına genellikle rehber tek bir kişinin hafızasını aştığı noktada yönelir.

Bir haftayı değil, bir sezonu planlamak

Catering talebi dalgalar hâlinde gelir. Kurumsal sezon, düğün sezonu ve aralık yoğunluğu rezervasyonları birkaç haftaya sıkıştırır; risk personel bulmaktan aynı güvenilir birkaç kişiyi aşırı yüklemeye kayar. Aylık görünüm tüm rezervasyon takvimini tek ekrana taşır ve her ismin yanına ilerleyen saat toplamını koyar, böylece yük kimse tükenmeden dağıtılır.

• Onaylı her tarihi ve her kişinin hâlihazırda taşıdığı saatleri görün
• Hâlâ boş saat gösteren tarihleri fark edin ve erken hareket edin
• Zamlı tarife uygulanacak resmi tatilleri işaretleyin
• Uzun vadeli rezervasyonları ayrı bir ajandaya bırakmadan görünür tutun

Yalnızca bir haftayı gösteren banket planlama yazılımı, tam da yönetmeniz gereken deseni gizler. Güne değil aya açılan bir banket çizelge uygulaması şeflere aynı uzun görüşü verir; kişi başına saat toplamlarını tutan bir banket planlama sistemi ise sezonun üç kişinin sırtında kalmasını engeller.

O gecenin saatleri, molaları ve zamlı tarifeleri

Catering'de planlanan saatlerle çalışılan saatler nadiren aynıdır. Onda bitmesi gereken servis on birde biter ve bu fark, ertesi sabah mesaj zinciri gerekmeden bordroya ulaşmalıdır. Ekip uygulamadan kendi planlı vardiyasına giriş ve çıkış yapar, molalar ayrı işlenir ve gerçek saatler aynı vardiya kartında planlananların yanında durur.

Ücret tarifeleri vardiyanın kendisinde belirlenir; gece, resmi tatil veya uzayan bir iş standart bir gündüz rezervasyonundan daha yüksek tarife taşıyabilir. Primler ve kesintiler de aynı yere kaydedilir. Bunların tümünü vardiya düzeyinde yakalayan banket personeli planlama yazılımı, aksi hâlde her ayın ilk gününü yiyen mutabakat işini ortadan kaldırır. Ayrıca eklenen banket personeli devam takibi yazılımı ise tartışılacak ikinci bir kayıt yaratır ki bu amacın tam tersidir. Banket mesai takibi yazılımı yirmi dört saat içinde iki etkinliği de kaldırabilmelidir; gün bazlı puantajlar bunu asla başaramaz.

Bir rezervasyonda ekip gerçekte ne kadara mal olur

Dış mekân catering işinde kâr marjı iş gücündedir. Saatler, tarifeler, primler ve kesintiler sonradan puantaja yazılmak yerine vardiyalara bağlı olduğunda, bir rezervasyonun maliyeti savunmanız gereken bir tahmin değil, çekip alabileceğiniz bir rakam olur. Çalışma saati, bütçe ve ücret tarifesi raporları aya ve pozisyona göre filtrelenir, bordro için veya müşteri değerlendirmesi için dışa aktarılır; catering personel yönetiminin tahminden çıkıp verdiğiniz teklifi beslemeye başladığı yer burasıdır. Saatleri ve tarifeleri aynı vardiyada tutan catering personeli planlama yazılımı size ay başına değil, rezervasyon başına maliyet verir.

Mekânlar, projeler ve çok noktalı ekipler

Catering firmalarının çoğu kendilerine ait olmayan mekânlarda, çoğu zaman aynı hafta sonu iki üç yerde birden çalışır. Vardiyaları bir projeye veya lokasyona etiketlemek ekipleri ayrı tutarken toplamları tek hesapta bırakır; böylece sorumlu, cumartesi bir noktada iki servis elemanının eksik, diğerinde fazla personelin olduğunu görebilir. Sabit noktalara da hizmet veren ekipler bunları etkinlik işiyle birlikte planlayabilir; bu konuyu konferans mekânları sayfamızda ele alıyoruz. Banket ekibi planlama yazılımı mekânı, giriş saatini ve ekibi bir arada tutmalıdır, çünkü insanların en sık karıştırdığı ayrıntı adrestir. Her vardiyayı merkez ofiste geçiyormuş gibi ele alan banket çizelgeleme yazılımı tam da bu hataya yol açar. Coğrafi konum modülüyle konuma dayalı giriş kaydı, tanımadık bir mekâna varışı doğrulamanın önem taşıdığı durumlar için ücretli ek modül olarak sunulur.

Catering planlama yazılımı seçerken

Herhangi bir platformu en kolay hafta sonunuzla değil, en zorlu hafta sonunuzla sınayın. Üç mekânda üç etkinliği olan bir cumartesi kurun ve ne kadar sürdüğüne bakın. Uygulamayı bir ekip üyesinin telefonunda açın ve giriş saatiyle adrese ne kadar çabuk ulaştığını görün. Bir başlangıç saatini bir saat kaydırın ve haberin görevli herkese ulaşmasının ne kadar sürdüğünü sayın. Güncelleme ekip evden çıktıktan sonra ulaşıyorsa bir banket çizelge uygulaması hiçbir işe yaramaz; yayınlamak için dizüstü bilgisayar isteyen banket vardiya planlama yazılımı ise cumartesi günü kullanılmaz.

Basılı bir etkinlik personeli çizelge şablonuna, banket çizelge şablonuna veya paylaşılan bir dosyaya bağlı kalan her düzen iki hafta içinde gerçeklikten kopar. On kişinin altında Shifton süresiz ücretsizdir; bu da elektronik tablodaki bir catering çizelge şablonundan çıkmak isteyen küçük bir catering firmasına uygundur. Rezervasyonlar arttıkça ücretli planlar çok lokasyonlu planlamayı, daha derin raporlamayı ve büyüyen bir etkinlik personel operasyonunun ihtiyaç duyduğu modülleri ekler. Amaç değişmez: her etkinliğe ekip, her saate kayıt ve verdiğiniz teklifle örtüşen bir iş gücü maliyeti.