Event Staff Scheduling Software para sa Catering at Banquet Crew

Hindi umaandar ang catering sa paulit-ulit na lingguhang rota. Umaandar ito sa mga booking na bawat isa ay nangangailangan ng ibang crew, ibang venue at ibang bilang ng oras, kinukumpirma ilang linggo bago pa at binabago nang dalawang beses bago pa dumating ang mismong araw. Umiiral ang event staff scheduling software dahil hindi kayang hawakan nang matagal ng spreadsheet ang ganitong hugis nang walang nawawalan ng bilang kung sino ang nakumpirma sa alin.

Mas pinapahirap ito ng klase ng manggagawa. Ang catering sa labas ng sariling lugar ay nakasandal sa casual at freelance na crew na may dalawa o tatlong kompanyang pinapasukan nang sabay, kaya ang taong binook mo noong Martes ay maaaring may pangako na sa iba pagsapit ng Huwebes. Kailangang magsimula ang pag-iiskedyul sa availability, hindi sa blangkong grid. Ang parehong tao rin ang bumubuo at nagbabaklas ng mga eksibisyon, gaya ng inilalarawan sa pahina tungkol sa pag-iiskedyul ng tauhan sa convention center.

Ano ang dapat kayanin ng event staff scheduling software

Apat na bagay ang magpapasya kung makakaligtas ang isang tool sa abalang season. Kailangan nitong bumuo ng crew para sa isang partikular na petsa at venue, hindi para sa pangkalahatang linggo. Kailangan nitong maabot ang freelance na staff sa kanilang telepono at maitala ang sagot. Kailangan nitong makuha ang mga oras na talagang pinasok, dahil halos tuntunin na ang pag-abot nang mahaba ng mga event. At kailangan nitong ipakita kung magkano ang naging labor cost ng isang booking habang may panahon pang mapresyuhan nang tama ang susunod.

Ang event staffing software na sumasaklaw sa apat na ito ay mas mainam kaysa sa mabigat na plataporma na wala nang panahon ang isang coordinator na galugarin ang mga menu tuwing kasalan season. Mas mahalaga ang bagay kaysa sa pangalan: ang event staffing scheduling software, ang event staffing management software at ang mga crew rostering tool ay iisang trabaho ang inilalarawan kapag inalis mo ang salitang pangbenta.

Pagbuo ng crew para sa event, hindi pagpuno ng linggo

Nakatali sa isang event ang catering shift, hindi sa isang departamento. Nagsisimula ang set-up ilang oras bago dumating ang mga bisita, natatapos ang serbisyo sa hindi mahulaang oras, at maaaring lumagpas ng hatinggabi ang breakdown. Umuubra ito sa weekly calendar kapag may sariling eksaktong oras ng simula at katapusan ang bawat shift at kapag naitatali ito sa venue o proyekto ng kliyenteng kinabibilangan nito.

Ang anumang hindi mo napunan ay napupunta sa row ng open shifts, kung saan nakikita ito ng bawat kwalipikadong miyembro nang sabay-sabay. Iyan ang pagkakaiba ng event staff management software sa isang listahan ng numero: isang beses lumalabas ang alok, sa iisang lugar, at naitatala ang sagot sa halip na tandaan lang. Hinahawakan ng module ng shift scheduling ng Shifton ang open shifts, swap at mga template na maaaring gamitin muli, kaya ang karaniwang padron para sa kasal na 120 katao ay naibabalik sa loob ng ilang segundo sa halip na i-type ulit. Sa panig ng crew, dumarating ang parehong impormasyon bilang event staff scheduling app sa kanilang telepono, at ito lang ang channel na maaasahang tinitingnan ng freelance na staff. Isang bagay lang ang panukat sa isang event staff management app: nakikita ba ng miyembro ng crew ang call time, venue at oras ng uwian nang hindi nagme-message sa kahit sino.

Freelance crew at ang siksikan sa availability

Ang pinakamahirap sa catering scheduling software ay hindi ang kalendaryo kundi ang malaman kung sino ang talagang makakapasok. Minamarkahan ng miyembro ng crew ang mga oras na bakante siya sa buwanang availability calendar at siya mismo ang nag-a-update nito, kaya nakabatay ang roster sa buhay na larawan sa halip na sa form na pinunan ng isang tao anim na linggo na ang nakalipas.

Inaalis ng iisang pagbabagong ito ang halos lahat ng pabalik-balik na usapan. Napupunta ang alok sa mga taong bakante, mas mabilis ang balik ng kumpirmasyon, at hindi na dumadaan ang coordinator sa listahan ng kontak ayon sa pababang antas ng pagiging maaasahan. Mas kaunti ang tanggi sa isang catering scheduling app na nagsisimula sa availability kaysa sa isang nagsisimula sa blangkong linggo. Karaniwang naaabot ng lumalagong negosyo ang catering company scheduling software sa puntong hindi na kayang tandaan ng iisang tao ang buong listahan ng kontak.

Pagpaplano ng season, hindi ng linggo

Alon-alon ang dating ng demand sa catering. Ipinapaipon ng corporate season, kasalan season at ng takbo ng Disyembre ang mga booking sa iilang linggo, at lumilipat ang panganib mula sa paghahanap ng tao patungo sa sobrang pagkakarga sa iisang iilang maaasahan. Inilalagay ng month view ang buong booking calendar sa isang screen kasama ang takbo ng kabuuang oras katabi ng bawat pangalan, kaya nahahati ang bigat bago pa may masunog sa trabaho.

• Tingnan ang bawat kumpirmadong petsa at ang oras na dala na ng bawat isa
• Mapansin nang maaga ang mga petsang may bakante pang oras at kumilos agad
• Markahan ang mga pista opisyal na magdadala ng mas mataas na rate
• Panatilihing nakikita ang malalayong booking sa halip na nakatago sa hiwalay na talaan

Ang banquet scheduling software na isang linggo lang ang ipinapakita ay itinatago mismo ang padron na kailangan mong pamahalaan. Ang banquet schedule app na bumubukas sa buwan sa halip na sa araw ay nagbibigay sa mga supervisor ng parehong malayong tanaw, at ang banquet scheduling system na may kabuuang oras kada tao ay pumipigil na tatlong tao lang ang magbuhat sa buong season.

Oras, break at mas mataas na rate sa gabi ng event

Bihirang magkatugma ang nakaplanong oras at ang aktuwal na oras sa catering. Ang serbisyong dapat matapos nang alas-diyes ay natatapos nang alas-onse, at kailangang makarating sa payroll ang pagkakaibang iyon nang walang sunod-sunod na text kinabukasan. Nagki-clock in at clock out ang crew mula sa app laban sa nakatakdang shift, hiwalay na naka-log ang mga break, at katabi ng nakaplano ang tunay na oras sa iisang shift card.

Sa mismong shift itinatakda ang rate, kaya ang gabi, pista opisyal o sobrang oras ay puwedeng magdala ng mas mataas na rate kaysa sa karaniwang booking sa araw. Sa iisang lugar din naitatala ang bonus at penalty. Ang banquet staff scheduling software na nakukuha ang lahat ng ito sa antas ng shift ay inaalis ang pagtutugma na kumakain sa unang araw ng bawat buwan. Ang banquet staff attendance software na hiwalay na ikinabit ay gumagawa ng pangalawang tala na pagtatalunan, na kabaligtaran ng layunin. Kailangan ding kayanin ng banquet time tracking software ang dalawang event sa loob ng dalawampu't apat na oras, na hindi kayang gawin ng timesheet na kada araw.

Magkano talaga ang crew kada booking

Ang paggawa ang margin sa catering sa labas ng sariling lugar. Kapag nakakabit sa shift ang oras, rate, bonus at penalty sa halip na i-type sa timesheet pagkatapos, ang gastos ng isang booking ay numerong puwede mong hugutin sa halip na tantiyang kailangan mong ipagtanggol. Ang mga ulat sa oras ng trabaho, badyet at rate ay nasasala ayon sa buwan at posisyon at nae-export para sa payroll o para sa pagsusuri kasama ang kliyente, at dito huminto ang catering staff management sa pagiging hula at nagsisimula nitong hubugin ang presyong ibinibigay mo. Ang catering staff scheduling software na hawak ang oras at rate sa iisang shift ay nagbibigay sa iyo ng gastos kada booking sa halip na gastos kada buwan.

Venue, proyekto at crew sa maraming lugar

Karamihan sa mga catering company ay nagtatrabaho sa mga venue na hindi nila pag-aari, kadalasan dalawa o tatlo sa iisang katapusan ng linggo. Ang pagtatali ng shift sa isang proyekto o lokasyon ay hiwalay na nagpapanatili sa mga crew habang nananatili sa isang account ang kabuuan, kaya nakikita ng coordinator na kulang ng dalawang server ang Sabado sa isang lugar at sobra naman sa isa pa. Ang mga koponang naglilingkod din sa mga permanenteng lugar ay maaaring planuhin ang mga ito kasabay ng trabaho sa event, na tinatalakay sa aming pahina para sa mga lugar ng kumperensya. Kailangang panatilihing magkasama ng banquet crew scheduling software ang venue, call time at crew, dahil ang address ang detalyeng madalas mamali ang tao. Ang banquet rostering software na tinuturing ang bawat shift na para bang nangyayari sa punong tanggapan ang mismong sanhi ng maling iyon. Ang clock-in ayon sa lokasyon sa pamamagitan ng geolocation module ay bayad na add-on, mahalaga ito kung saan kailangang kumpirmahin ang pagdating sa hindi pamilyar na venue.

Pagpili ng catering scheduling software

Subukan ang anumang plataporma laban sa pinakamabigat mong katapusan ng linggo, hindi sa pinakamadali. Bumuo ng isang Sabado na may tatlong event sa tatlong venue at tingnan kung gaano katagal. Buksan ang app sa telepono ng isang miyembro ng crew at tingnan kung gaano kabilis nila makita ang call time at address. Ilipat ng isang oras ang isang simula at bilangin kung gaano katagal bago maabot ang lahat ng naka-book. Walang halaga ang isang banquet roster app kung dumating ang update pagkaalis na ng crew sa bahay, at hindi gagamitin sa Sabado ang banquet shift scheduling software na kailangan ng laptop bago makapag-publish.

Anumang nakadepende pa rin sa naka-print na event staff schedule template, banquet schedule template o shared file ay maliligaw sa loob ng dalawang linggo. Sa ilalim ng sampung tao, libre ang Shifton nang walang hangganan sa panahon, bagay ito sa maliit na catering company na lumilipat mula sa catering schedule template sa spreadsheet. Habang dumarami ang booking, nagdaragdag ang mga bayad na plano ng multi-location na pagpaplano, mas malalim na pag-uulat at ang mga module na kailangan ng mas malaking event staffing na operasyon. Hindi nagbabago ang layunin: may crew ang bawat event, may pananagutan ang bawat oras, at tugma ang labor cost sa presyong ibinigay mo.