Software sa Skedyul ng Shift para sa Ospital at Klinika

Walang tahimik na linggo sa healthcare. Ang isang ward, isang outpatient clinic at isang medical practice ay pare-parehong nakakulong sa isang kundisyon: kailangang may minimum na bilang ng kwalipikadong tao sa bawat oras ng bawat araw, at patuloy na nagbabago ang grupong makakapuno sa mga orasang iyon. May software sa skedyul ng shift sa healthcare dahil kinalaunan ay lumaki na ang aritmetikang ito kaysa sa spreadsheet, at dahil dalawang beses tumatama ang halaga ng pagkakamali, minsan sa bill ng agency at minsan sa mga tauhang tahimik na tumitigil sa pagkuha ng dagdag na shift.

Kadalasan, ang gumagawa ng roster ay ginagawa ito sa pagitan ng iba pang tungkulin. Kaya kailangang mas mabilis ang tool kaysa sa whiteboard na papalitan nito, tapat sa mga oras at premium, at gamitin sa telepono. Ang anumang nangangailangan ng isang linggong training ay iniiwan na sa ikalawang buwan.

Ano talaga ang dapat gawin ng software sa skedyul sa healthcare

Mas makitid ang trabaho kaysa sa ipinapahiwatig ng karamihan sa listahan ng feature. Takpan ang bawat oras sa tamang kombinasyon ng kasanayan. Panatilihin ang oras ng bawat tao sa loob ng limitasyon ng kontrata at ng batas. Hayaang makita ng mga tauhan ang roster at makatugon dito nang hindi hinahabol ang manager. Ipakita ang gastos ng nailabas na skedyul bago pa ito matuklasan ng payroll. Ang software sa skedyul ng tauhan sa healthcare na gumagawa ng apat na ito nang maayos ay mas mahusay kaysa sa platform na may limampung module na hindi binubuksan ninuman.

Sa maikling listahang iyon nakabuo ang Shifton: view kada araw, linggo at buwan, open shift, palitan ng shift, template na paulit-ulit gamitin, availability at leave request, attendance, at mga report na ikinakabit ang oras sa pay rate. Walang talaan ng pasyente, walang appointment book. Workforce management software ito para sa healthcare at nananatili ito sa panig ng tauhan.

Sadya ang pokus na ito. Ospital scheduling software, clinic schedule software o medical staff scheduling software man ang nasa shortlist, pareho lang ang tanong sa ilalim: sakop ba ang susunod na dalawang linggo, at sa anong halaga. Hiwalay na kaso ang botika: kailangang naroon ang parmasyutiko habang bukas ang counter, at sakop iyon ng pag-iskedyul ng shift sa botika.

Bakit hindi office rota tool ang software sa skedyul ng nars

May mga katangian ang clinical staffing na wala sa skedyul sa opisina. Labindalawang oras ang shift at tumatawid ito sa hatinggabi. May premium ang gabi at weekend. Halo ang kontrata ng full time, part time at on-call na oras. Hindi mapagpapalit ang kompetensya, kaya hindi pa coverage ang isang taong naroroon sa gusali. Kailangang hawakan lahat ito nang sabay ng anumang nurse rostering system na karapat-dapat i-install, at iyan ang dahilan kung bakit hindi sa unang linggo kundi sa ikalawa nabibitak ang pangkalahatang shift software na inilapat sa healthcare. Kailangang ituring ng software sa skedyul para sa mga nars ang gabi bilang ibang yunit ng trabaho, hindi lang ibang kulay sa grid.

Hinahawakan ito ng Shifton sa pamamagitan ng posisyon at role na nakakabit sa bawat tao, ng limitasyon sa oras na nagpapakita ng takbo ng total habang naglalagay pa lang, at ng shift template na inuulit ang pattern pasulong kaysa ipaguhit ito muli sa iyo. Ang gumagawa ng nursing schedule sa isang rotation ay maaaring kopyahin ang napatunayang cycle sa susunod na quarter at ang exception lang ang baguhin. Iisang cycle din ang ipinapakita ng nurse app sa bawat telepono, kaya hindi nagkakalayo ang roster na binabasa ng tauhan at ang roster na iniedit ng planner.

Coverage, kombinasyon ng kasanayan at staffing ratio

Karamihan sa mga butas ay hindi problema sa absent, problema ito sa visibility. Mukhang puno ang roster hangga't hindi mo binibilang ang kwalipikadong tao kada shift sa halip na pangalan kada shift. Nananatili ang staffing ratio sa healthcare kung nakikita ng planner ang kombinasyon ng posisyon habang naglalagay, hindi matapos mag-publish.

Ipinapakita ng weekly at monthly grid sa Shifton ang bawat shift na may kulay at label ng posisyon, at ang mga bakanteng oras ay nasa hiwalay na hanay ng open shift kaysa nagtatago bilang blangkong espasyo. I-post ang mga orasang iyon at sabay na matatanggap ito ng lahat ng kwalipikado, kaya hindi na kailangan ang rondang tawag sa telepono na kinahihinatnan ng paghahanap ng nars sa agency. Ganito rin gumagana ang on call scheduling sa ospital: i-publish ang pangangailangan, hayaang tumugon ang mga kayang kumuha, at ikonfirma sa isang tap. Pinapalakas ng magandang software sa skedyul ng nursing staff ang tunog ng butas at pinapamura ang tugon.

Overtime, night premium at ang bayarin sa sahod

Ang paggawa ang pinakamalaking gastos na kayang kontrolin sa halos lahat ng pasilidad, at sa healthcare namamaga ito sa isang partikular na paraan: sa pamamagitan ng premium na oras. Iba ang halaga ng parehong shift depende sa kung kailan ito bumabagsak, kaya ang roster na mukhang balanse sa bilang ng tao ay maaaring lubhang hindi balanse sa pera.

Iniuulat ng Shifton ang oras ayon sa antas ng bayad, hiwalay ang base rate sa night, sa night at weekend, at sa holiday premium, kada empleyado at kada ward. Ito ang pagkakaiba ng pagkaalam na sumobra ang gastos at ng pagkaalam kung aling shift ang gumawa nito. Kapag isinama pa ang time tracking sa totoong clock in at clock out, hindi na buwanang paghuhula ang attendance sa healthcare. Sulit lang ang lisensya ng time tracking software sa healthcare kung nasa isang lugar ang naitalang oras at ang oras sa roster, at ganoon nga ang nangyayari dito. Nasa parehong panel ang report sa minimum hours, sa late arrival at sa budget, kaya hindi na kailangang tipunin ng manager mula sa tatlong export ang isang panahon na binabalikan niya.

Availability, self scheduling at roster na tumatagal

Nasisira ang roster kung saan binabalewala ang sinabi na sa iyo ng mga tao. Kapag nasa mensahe ang availability, nawawala ito, at pagkatapos mag-publish na dumarating ang palit na request, hindi bago. Kinokolekta ng Shifton ang availability bilang monthly calendar na pinupunan mismo ng bawat tao, oras kada oras, kaya nagbibigay ng laman ang self scheduling ng mga nars sa plano habang ginagawa pa lang ito.

Sa parehong pila ng approval dumadaan ang leave at vacation request, at sinusubaybayan ang balanse ng bakasyon kaya hindi hula ang pag-apruba. Kapag live na ang skedyul, sa app dumadaan ang palitan at pagkuha ng shift na may kompirmasyon ng manager, at ina-update ng bawat pagbabago ang bersyong nakikita ng lahat. Isang roster ang tinitingnan ng shift planner sa telepono at ng planner sa desktop, at iyan naman ang buong punto ng paglayo sa papel.

Abiso ang naghahatid ng pagbabago, hindi group chat. May push at SMS alert kapag may shift na naidagdag, naiusog o nabawas, kaya walang nagtatrabaho batay sa printout na tumigil nang maging tama noong Martes. Ang isang ugaling ito lang ang nag-aalis sa halos lahat ng no-show na isinisisi sa mga tauhan pero dapat isisi sa skedyul.

Ospital, klinika at isang sangay na praktis ay iba-ibang laki ng parehong problema

Kailangang imodelo ng hospital employee scheduling software ang mga ward, ang access level at ang pinagsamang view sa lahat ng ito. Halos wala nang kailangan dito ang sistema ng skedyul sa klinika, pero kailangan nito ang bilis, dahil ang taong gumagawa ng roster ay siya rin ang nagpapatakbo ng reception. Karaniwang kailangan ng scheduling software para sa medical practice na ilagay ang reception, nursing at support staff sa isang grid kaysa sa tatlo. Nakakaangkop ang Shifton sa dalawa nang hindi nagpapalit ng tool: ang proyekto at skedyul ang naghihiwalay sa ward o sangay, ang permission ang nagpapasya kung sino ang makakabago ng ano, at kayang tumakbo ng isang team sa isang skedyul at dalawa o tatlong template.

Isang account sa lahat ng lokasyon ang nakukuha ng mga grupong may maraming sangay, kaya ang tauhang sumasaklaw sa dalawang sangay ay may isang kalendaryo at pinagsamang oras ang nakikita ng manager. Para sa mga tauhang bumibisita at nagtatrabaho sa tahanan ng kliyente at hindi sa pasilidad, ang pahina namin sa skedyul ng tauhan sa home care ang tumatalakay sa pattern na iyon.

Ano ang titingnan bago ka magpasya sa isang platform

Subukan ang anumang healthcare scheduling app sa paraang talagang gagamitin ito ng team. Gumawa ng buong linggo mula sa wala at orasan ito. Buksan ang mobile app sa lumang handset, dahil iyon ang hawak ng kalahati ng tauhan. Magpadala ng pagbabago at tingnan kung gaano kabilis dumating ang abiso. Itanong kung paano binibilang ang shift mula 23:00 hanggang 07:00, kung paano kumikilos ang limitasyon sa oras kapag lumagpas ka, at kung hinihiwalay ba ng report ang premium na oras o pinagsasama lang. Bihirang manatiling walang bago ang mga nailabas na ranking ng healthcare scheduling software pagkatapos ng ejersisyong ito.

Pagkatapos ay tingnan kung ano ang ibibigay ng report sa usapang pinansyal. Ang oras ayon sa antas ng bayad, ang balanse ng leave at ang mga bilang sa budget ang nagpapalit ng scheduling tool tungo sa healthcare workforce management software, hindi lang isang shared calendar na may paalala. Iyan ang linyang naghahati sa healthcare rostering software at sa group chat na may mas maayos na format.

Paano magsimula sa Shifton

Hanggang sampung miyembro ng team, libre ang Shifton nang walang hangganan sa panahon, at sakop nito ang maliit na praktis o isang clinical team kasama ang scheduling, ang basic time clock, ang mobile app at ang mga report. Lampas doon, kada empleyado kada buwan ang bayad na plano, at ang module gaya ng geolocation map ay makukuha bilang bayad na dagdag. Nasa pahina ng presyo kung saan nakalagay ang bawat kakayahan.

Alinman ang piliin mo, makukuha mo ang roster na sumasalamin sa totoong availability, ang coverage na kayang beripikahin ayon sa posisyon at hindi ayon sa bilang ng tao, at ang malinaw na linya sa pagitan ng oras na pinlano at oras na binayaran. I-import ang team mo, gumawa ng isang linggo para sa isang ward, i-publish ito, at tingnan kung gaano karami sa admin ang nawawala.