Softver za raspoređivanje u autoservisima i salonima

Servis je red, a ne kalendar

Sve u servisnom odjelu visi ispod jednog broja: koliko se vozila može obraditi istodobno, i to ljudima koji su za njih osposobljeni. Raspored koji taj broj ignorira proizvodi jutra u kojima tri tehničara dijele dvije dizalice i poslijepodneva u kojima dizalica stoji prazna jer je jedini čovjek s ovlaštenjem za klimatizaciju na pola kvačila.

Zato opći planer osoblja servisu loše leži. Pretpostavlja tjedan koji se ponavlja. Servis ima kalendar koji se pomiče svako poslijepodne, siječanj praznih akumulatora, val tehničkih pregleda pred rok i stranku na pultu koja pita hoće li auto biti gotov do pet.

Uloge koje jedna drugu ne mogu zamijeniti

Radionica kod zastupnika drži najmanje četiri skupine: mehaničare, dijagnostičare, servisne savjetnike i skladište dijelova. Počinju u različito vrijeme, imaju različita ovlaštenja i nijedna ne uskače umjesto druge kad netko nedostaje. Planirati ih kao jedan bazen završava subotom u kojoj četiri tehničara stoje uz dizalice, a nema tko predati auto.

Uloge to popravljaju. Svaka skupina crta se po vlastitom obrascu, za svaku se postavlja najmanja popuna, a trošak tjedna svejedno ostaje jedan broj na dnu. Savjetnik na pultu i tehničar uz dizalicu planiraju se odvojeno, a plaćaju se s istog lista.

Tko će uzeti posao odlučuje ovlaštenje

Klimatizacija, visoki napon, ispitivanje kočnica: svaka od tih stvari filtrira tko posao uopće smije dotaknuti. Držati osposobljenost uz čovjeka umjesto u nečijem pamćenju znači da raspored prestaje nuditi posao šestorici ljudi koji za njega ovlaštenje nemaju.

Prodani sati i plaćeni sati

Servis nudi u normiranim satima, a plaća u stvarnim satima, i razlika između to dvoje marža je odjela. Oko toga se nitko ne spori. Krivo ide to što se obično sprema samo jedna od dvije brojke, pa se usporedba događa mjesečno, unatrag, kad se s njom više ništa ne može.

Bilježenje vremena na radni nalog sprema obje. Dvosatni servis koji je trajao tri vidi se isti dan, a vrsta posla koja uvijek prebaci procjenu pokaže se unutar dva tjedna. To je razgovor o cjeniku i može se dogoditi tek kad podaci postoje.

Dva broja, jedno vozilo. Ostalo je aritmetika.

Sezone koje servis stvarno ima

Godina nije ravna. Prvi hladan tjedan puni kalendar akumulatorima i alternatorima, tjedni pred rok za tehnički pune ga pregledima, a dva tjedna nakon praznika tiha su do zabrinutosti. Obrazac izgrađen jednom za svako od tih razdoblja i ponovno primijenjen štedi ponovno crtanje tjedna koji je već bio riješen.

Druga poslovnica mijenja pitanje

Voditi jednu radionicu je raspored. Voditi tri je raspodjela. Jamstvena akcija padne na jednu poslovnicu, tehničar koji bi je najbrže riješio sjedi u drugoj, a grupa za to sazna na zatvaranju mjeseca, kad je prodaja rada niža.

Postaviti poslovnice na jednu ploču čini neravnotežu vidljivom isti dan, a to je jedini dan kad se s njom išta može. Nekoga je moguće posuditi za jednu smjenu. Tjedan koji u jednoj poslovnici radi kopira se u novu umjesto da se crta iz prazne mreže. Skup funkcija Shifton pokriva raspored, evidenciju vremena, obavijesti i izvještaje s jednog računa.

U servisu nitko ne sjedi za stolom

Ljudi kojima raspored treba nalaze se pod automobilom, u skladištu dijelova ili na platou sa strankom. List ispisan i zalijepljen na zid zastario je nakon drugog jutarnjeg poziva.

Zato raspored živi na mobitelu. Zamjena se dogovara ondje, slobodan dan traži se ondje, a promjena stiže do četvero ljudi kojih se tiče, a ne do cijele radionice. Ono što je bilo niz poziva između pulta i dizalica postaje obavijest.

Pravi ispit je sedam ujutro

Korisna mjera bilo kojeg alata za rasporede nije kako izgleda tjedan nacrtan u petak. Nego što se dogodi u utorak u sedam, kad netko ne može doći, a za devet je naručeno jedanaest automobila.

Što ovo nije

Ovo nije sustav za upravljanje zastupstvom. Ne drži karton vozila, ne naručuje dijelove i ne izdaje račun, a svaka radionica dovoljno velika da to treba već takav sustav vrti. Ispod svega leži sloj ljudi: tko je na poslu, za što ima ovlaštenje, koliko je sati stvarno bilo i koliko je tjedan stajao.

Servisi za tim obično posegnu kad bijela ploča prestane raditi, što pada negdje oko šest tehničara i drugog savjetnika.

Kako početi

Do deset ljudi platforma ne košta ništa i nema vremensko ograničenje, što neovisnu radionicu pokriva u cijelosti: raspored, osnovnu evidenciju vremena, aplikaciju na mobitelu i izvještaje. Plaćeni moduli počinju od 0,50 dolara po zaposleniku mjesečno i nose probno razdoblje do 60 dana, pa grupa može provući troškovne izvještaje kroz cijelo tromjesečje prije nego što se na išta obveže.

Dijelovi i čekanje koje s njima dolazi

Posao koji stane jer je dio dva dana daleko sam po sebi nije greška rasporeda, ali to postaje u trenutku kad tehničar dodijeljen tom poslu nema ništa drugo naručeno. Vozilo drži dizalicu, rad stoji, i nijedno se nigdje ne pokaže dok se tjedan ne pregleda, a brojka prodanog rada već je manja.

Držanje naloga na ploči u stanju čekanja drži dizalicu poštenom. Tehničar se planira na nešto drugo, obećanje dano stranci stoji uz vozilo umjesto u nečijem sjećanju na telefonski poziv, a na dan kad dio stigne posao se vraća u kalendar umjesto da ovisi o tome tko je slučajno primio poruku.

Povratak vozila je problem rasporeda, ne samo kvalitete

Automobil koji se vraća zbog istog kvara odjel košta dvaput: rad se ne naplaćuje, a termin koji zauzme prodan je nekome drugome. Prikvačiti povratak uz izvorni nalog, s istim tehničarem kad raspored to dopušta, mala je planerska odluka s izravnom crtom prema mjesecu.