Softver za raspoređivanje u autoservisima i salonima

Autoservis stoji i pada sa servisnim mjestom. Vozilo se predaje ujutro, tehničar mora biti slobodan da ga preuzme, a kupac očekuje vozilo natrag u dogovoreno vrijeme. Kad se raspored gradi u tablici, svaka od tih primopredaja mora se usklađivati ručno, a praznine se pokazuju tek kad servisno mjesto stoji prazno ili posao zapne jer je prava osoba već na drugom automobilu.

Većina alata za raspoređivanje napravljena je za urede, gdje je potražnja ravnomjerna i svi rade iste sate. Autoservis ne funkcionira tako. Opseg posla oscilira s knjigom termina, tehničari imaju različite certifikate koji određuju koje poslove smiju preuzeti, a osoba koja gradi raspored često je ista ona koja na pultu preuzima sljedećeg kupca. Alat koji zanemaruje tu stvarnost zaobiđe se unutar mjesec dana, a zaobilaznica je najčešće bijela ploča i grupni chat.

Što softver za raspoređivanje u autoservisima mora znati

Kad se maknu popisi funkcija, zadatak se svodi na nekoliko stvari. Voditelj servisa treba brzo izgraditi tjedan smjena, kroz više uloga odjednom. Troškovi rada trebaju biti vidljivi u odnosu na zakazani posao prije objave rasporeda, a ne tek nakon obračuna plaća. Sati se trebaju točno pratiti, kako bi se troškovi plaća i naplaćeni sati stvarno poklopili. Tim koji je pod vozilima i na pultu, a ne za stolom, treba biti dohvatljiv. I alat treba izdržati kad plan pukne, jer u prometnom servisu plan puca gotovo svaki dan. Softver za raspoređivanje u autoservisima koji svlada te prepreke pobjeđuje onaj s duljim popisom funkcija koji rješava probleme kakve servis nema.

Raspoređivanje tehničara, savjetnika i uloga između njih

Autoservis nije jedan tim. Mehaničari, dijagnostički tehničari, servisni savjetnici, osoblje za dijelove i djelatnici na parkiralištu rade u različitim ritmovima, imaju različite kvalifikacije i koštaju različito. Dobar softver za raspoređivanje osoblja u autoservisima svaku skupinu tretira kao zasebnu, a cijeli servis zadržava u jednom pregledu. Raspored tehničara i raspored prednjeg pulta grade se prema vlastitim obrascima, no ukupna pokrivenost i ukupni trošak ostaju na jednom zaslonu, a minimalan broj po ulozi može se zaključati u svaku smjenu, tako da servis nikad ne otvara bez savjetnika ili certificiranog tehničara. Planiranje prema terminima veže osoblje uz zakazani opseg posla umjesto uz krutu tjednu mrežu, pa i prometni ponedjeljak i miran srijeda dobiju pokrivenost koja im treba.

Usklađivanje osoblja s kapacitetom mjesta i terminima

Servisna mjesta su ograničenje oko kojeg se gradi cijeli raspored. Smjena koja u kalendaru izgleda uredno svejedno može ostaviti mjesto prazno ako je tehničar certificiran za taj rad drugdje popunjen do kraja. Softver za raspoređivanje smjena u autoservisima nosi tu sliku unutar plana. Vidite koliko je kvalificiranih tehničara na smjeni u svakom satu u odnosu na posao koji dolazi, pomičete početke smjena kako biste pokrili ranu predaju i kasno preuzimanje te držite prave vještine na poslovima koji ih traže. Time propusnost servisa iz nečega čemu se nadate postaje nešto što možete planirati, a upravo tu raspored prestaje biti papirologija i postaje sam posao.

Kontrola troškova rada i praćenje sati

Rad je jedini trošak koji servis može mijenjati iz dana u dan, i onaj koji se skriva. Kad raspoređivanje živi u tablici, prekoračenja ostaju nevidljiva dok ne stigne obračun plaća: dodatni tehničar pozvan za popodne koje se pokazalo sporim, posao koji je dva sata prešao procijenjeno vrijeme, prag prekovremenog rada prijeđen a da to nitko nije pratio. Softver za praćenje vremena u autoservisima čini taj trošak vidljivim dok još ima vremena za reakciju. Osoblje se prijavljuje i odjavljuje iz aplikacije, predviđeni troškovi rada prikazuju se već pri izradi, upozorenje stiže prije nego smjena prijeđe u prekovremeni rad, a planirani sati mogu se sljedeće jutro usporediti s onim što je servis stvarno ostvario. Kroz cijeli tjedan te se uštede brzo zbroje, i prije nego se uračuna vrijeme ušteđeno na izradi rasporeda.

Koordinacija više lokacija

U trenutku kad grupa salona ili franšiza pokrene drugu lokaciju, koordinacija prestaje biti raspored i postaje logistički problem. Jedan servis tone u jamstvenim radovima dok drugi miruje, kvalificirani dijagnostičar je neaktivan na lokaciji na drugom kraju grada, a grupa to ne vidi dok ne stignu izvještaji. Softver za upravljanje osobljem u autoservisima stavlja svaki servis i centar na jednu nadzornu ploču. Neravnoteža se pokazuje u stvarnom vremenu, dijeljeni tehničar premjesti se jednim dodirom, a provjereni tjedni predložak proširi se na novu lokaciju umjesto početka od prazne mreže. Ono što je nekad trošilo cijelo jutro voditelja servisa na pozive postaje kratak pregled. Cijeli skup Shiftonovih funkcija pokriva zamjenu smjena, praćenje vremena, obavijesti i izvješća, tako da promjena dođe do pravih ljudi odjednom.

Dohvatiti tim koji nikad nije za stolom

Osoblje u autoservisu rijetko je blizu računala. Nalazi se pod vozilom, u skladištu dijelova ili na servisnom pultu, a raspored zalijepljen na zid zastario je čim je otisnut. Pristup okrenut mobitelu dohvaća ljude ondje gdje jesu. Rasporedi se objavljuju izravno na mobitele, zamjene i otvorene smjene rješavaju se u aplikaciji uz odobrenje voditelja jednim dodirom, a zahtjevi za dostupnost i slobodne dane prikupljaju se prije izrade rasporeda umjesto da se za njima juri poslije. Promjena dođe do svih na koje se odnosi odjednom, umjesto kroz krug poziva između smjena.

Odabir pravog alata za vaš servis

Testirajte svaku platformu onako kako će je tim stvarno koristiti. Otvorite je na jednostavnom mobitelu, jer to većina osoblja nosi na radnom mjestu. Izgradite cijeli tjedan kroz tehničare i savjetnike i izmjerite koliko traje. Pošaljite obavijest o promjeni smjene i provjerite koliko brzo stigne. Pitajte što se s tom obaviješću događa kad je mobitel u ormariću usred smjene. Alat koji preživi te testove onaj je koji će iduće godine još biti u upotrebi. Za manje od deset zaposlenih besplatni plan Shiftona pokriva cijeli posao bez vremenskog ograničenja, što odgovara jednom neovisnom servisu, a kako tvrtka raste kroz lokacije, plaćeni planovi dodaju pregled više lokacija, dublje izvješće o troškovima i napredne kontrole. Kako god, cilj ostaje isti: raspored koji odražava stvarni opseg posla, sati koji se poklapaju s obračunom plaća, stavka troška rada koja padne ondje gdje je planirana i tim koji uvijek zna kada radi. To je razlika između upravljanja smjenama servisa i gašenja požara, i upravo tu pravi softver za raspoređivanje u autoservisima opravdava svoje mjesto.