Softvér na zákazky s úplným sledovaním a históriou
Softvér na správu zákaziek pre terénne čaty: digitálne zákazky namiesto papierových formulárov a tabuliek. Prideľte prácu, sledujte jej stav od Check In po Check Out a držte úplnú históriu s fotografiami, kontrolnými zoznamami, podpismi a záznamami času za každým záznamom.
Správa zákaziek pre každú prácu
Zákazka v Shiftone je úloha: klient, adresa, riešiteľ, termín, stav a kontrolný zoznam. Vytvára sa z karty klienta, zo sekcie úloh alebo zamestnancom s rolou zadávateľa úloh, a tam, kde sa vyžaduje schválenie, ju schvaľovateľ prijme skôr, než zákazka dorazí na tabuľu.
Softvér na zákazky nahrádza papierové formuláre záznamom, ktorý dispečing, účtovníctvo a technik čítajú z toho istého miesta.
Sledovanie stavu vlastným priebehom
Predvolený priebeh stavov je TO DO, Check In, Check Out, čo pokrýva proces začínajúci a končiaci v jednej návšteve. Kde práca zahŕňa prevzatie, dojazd, schvaľovania, prestávky, opakované návštevy alebo záručné zákazky, priebeh sa rozširuje o ďalšie stavy.
Sledovanie zákaziek ukazuje fázu, v ktorej je každá zákazka, nie len to, či je otvorená alebo uzavretá.
História zákaziek s fotografiami a podpismi
Každá zákazka má vlastnú časovú os. Zmeny stavu, poznámky, odpovede z kontrolných zoznamov, fotografie a úpravy sa zaznamenávajú s časovou pečiatkou a používateľom, ktorý ich vykonal, a dokončená zákazka zostáva pripojená ku klientovi a adrese.
História zákaziek odpovedá na fakturačné otázky a spory zo záznamu, nie z pamäti.
Vlastné polia na vaše dáta o zákazke
Úloha vždy nesie názov a popis a nad rámec toho polia patria vám. Vlastné polia úloh podporujú text, číslo, zaškrtávacie pole, rozbaľovací zoznam, viacnásobný výber, dátum, rozsah dátumov, telefón a e-mail a každé pole má systémový názov používaný pri prenose dát cez API.
Digitálne zákazky zbierajú presne tie dáta, ktoré váš proces potrebuje, v podobe čitateľnej pre výkazy.
Začnite s bezplatným plánom
Bez časového obmedzenia. Získajte plný prístup k základným funkciám a upgradujte, keď budete pripravení.
Ako softvér na zákazky funguje v teréne
Softvér na zákazky namiesto papierových formulárov a tabuliek
Zákazka je záznam jednej práce: kto ju vyžiadal, čo treba urobiť, kto je pridelený, čo sa použilo a čo klient na konci podpísal. V systéme správy zákaziek sa tento záznam stáva vyhľadateľnými dátami, ktoré dispečing, účtovníctvo a technik čítajú z toho istého miesta.
Shifton drží každú prácu ako úlohu s vlastnou históriou. Dispečer vidí aktuálnu fázu na tabuli, technik vidí tú istú zákazku v aplikácii a každá zmena sa zaznamenáva s časovou pečiatkou a používateľom, ktorý ju vykonal.
Čo zákazka obsahuje
- Klienta, adresu a servisnú oblasť, do ktorej adresa spadá
- Prideleného technika alebo čatu, s možnosťou nechať zákazku na vlastné prevzatie
- Termín, aktuálny stav a úplnú históriu stavov
- Kontrolný zoznam, ktorý technik vypĺňa počas návštevy
- Fotografie, poznámky, použité diely a podpis klienta
- Vlastné polia, ktoré váš proces potrebuje, od rozbaľovacieho zoznamu po rozsah dátumov
Stav zákazky, ktorý všetci čítajú rovnako
Predvolený priebeh je zámerne krátky: TO DO, Check In, Check Out. Objaví sa požiadavka, technik prácu začne, technik ju dokončí. Väčšina servisných firiem viac nikdy nepotrebuje a krátky priebeh je ten, ktorý čaty naozaj udržiavajú aktuálny.
Keď je proces dlhší, priebeh ho nasleduje. Prevzatie zákazky, cesta ku klientovi, schválenie pred začatím, prestávka, opakovaná návšteva alebo záručná práca sa stanú samostatnými stavmi. Tabuľa potom ukáže nielen to, že zákazka je otvorená, ale aj fázu, do ktorej dospela, vďaka čomu je meškanie viditeľné, kým sa rozvrh dá ešte zmeniť.
Kde sa sledovanie zákaziek vypláca
- Dispečeri prestanú volať technikom s otázkou, čo sa deje
- Opakované návštevy sa zachytia skoro, pretože karta klienta ukazuje predchádzajúce
- Fakturácia odchádza v ten istý deň, pretože čas dokončenia a materiál sú už zaznamenané
- Spory končia rýchlo: fotografia, podpis a časové pečiatky sú pripojené k zákazke
Servis, záruka a opakované práce
Softvér na servisné zákazky má popri dispečingu ešte jednu úlohu: pamätať si. Štvrťročný servis, ročná prehliadka, záručné hlásenie aj opakovaná návšteva pre chýbajúci diel patria k tomu istému objektu a zariadeniu a hodnota je v tom vidieť ich spolu. V Shiftone každá návšteva zostáva v zázname klienta, takže technik číta históriu adresy pred príchodom namiesto toho, aby sa klienta pýtal, čo sa robilo naposledy.
Digitálne zákazky v teréne
Technici pracujú z mobilnej aplikácie na iOS a Androide. Menia stav z obrazovky zákazky, vypĺňajú kontrolný zoznam, prikladajú fotografie a zbierajú podpis na telefóne. Dispečerská tabuľa sa priebežne aktualizuje, čo znamená, že kancelária nečaká na telefonát, aby vedela, že čata opustila objekt. Tie isté dáta zákazky neskôr napĺňajú faktúry a výkazy, takže nič sa nezadáva dvakrát. Pozrite si mobilnú aplikáciu a digitálne formuláre zákaziek, teda terénnu stranu toho istého záznamu.
Koľko to stojí
Zákazky a história prác patria k základnému modulu Úlohy. Bezplatný plán pokrýva dvoch zamestnancov bez časového obmedzenia a bez karty. Nad tento počet stojí základný modul 5,00 $ za zamestnanca mesačne a ročná platba zráža 20 %. Moduly pridané neskôr, ako fakturácia, sklad alebo kontrola polohy práce, stoja rovnakých 5,00 $ a majú skúšobnú dobu až 55 dní. Úplný rozpis je na stránke s cenami.
Ako začať
Zaregistrujte firmu, pridajte zamestnancov, zakreslite servisné oblasti, ktoré vaše čaty pokrývajú, a vytvorte prvú úlohu. Servisné oblasti sú potrebné skôr, než sa dá zákazka prideliť, a je to zámer: pri zakreslených hraniciach stačí zadať adresu klienta, aby systém zobrazil len technikov pracujúcich v tej oblasti. Od tej chvíle trvá odoslanie zákazky pár sekúnd a každá z nich zostane v histórii.
Často kladené otázky
Čo je softvér na zákazky?
Mení servisnú požiadavku na prácu, ktorú možno sledovať. Zaznamenáva, kto je pridelený, kedy technik začal a skončil, čo sa urobilo, aké diely sa použili a kto podpísal prevzatie, takže celá história zostáva na jednom mieste namiesto papierových formulárov a správ.
Aké informácie sa pri každej zákazke sledujú?
Každá zákazka zaznamenáva pridelenie, čas odoslania, dojazd, časy začiatku a konca, zmeny stavu, poznámky technika, fotografie, použité diely, podpis klienta a časovú pečiatku dokončenia.
Vidím stav zákazky v reálnom čase?
Áno. Dispečerská tabuľa zobrazuje aktuálny stav každej zákazky: naplánovaná, prebieha, pozastavená, dokončená alebo po termíne. Filtrovať možno podľa čaty, dátumu alebo priority.
Môžem si prispôsobiť stavy zákaziek?
Áno. Predvolený priebeh je TO DO, Check In, Check Out, čo zodpovedá jednoduchému procesu so začiatkom a koncom. Ak práca zahŕňa prevzatie, dojazd, schvaľovania, prestávky alebo opakované návštevy, priebeh možno rozšíriť o vlastné stavy.
Má každá zákazka úplnú históriu?
Áno. Každá zákazka vedie kompletnú časovú os. Každá zmena stavu, poznámka, fotografia a úprava sa zaznamenajú s časovou pečiatkou a používateľom, ktorý ich vykonal.
Môžem prehľadávať a filtrovať staršie zákazky?
Áno. Zákazky sa filtrujú podľa rozsahu dátumov a podľa polí, ktoré ste si definovali, a každé vlastné pole označené ako vyhľadateľné umožňuje nájsť úlohy podľa jeho hodnoty.
Funguje to pri servisných zákazkách a opakovaných návštevách?
Áno. Pravidelný servis, záručné hlásenia a opakované návštevy sa vytvárajú ako úlohy ako každá iná práca a karta klienta drží všetky predchádzajúce návštevy, takže technik vidí históriu objektu ešte pred príchodom.
Aktualizujú technici zákazky z telefónu?
Áno. Technici menia stav z prehliadača aj z aplikácie pre iOS a Android: na ceste, na mieste, prebieha, dokončené. Dispečerská tabuľa sa aktualizuje okamžite.
Môžem k zákazke pridať vlastné polia?
Áno. Vlastné polia úloh umožňujú zbierať presne tie dáta, ktoré váš proces potrebuje: text, číslo, zaškrtávacie pole, rozbaľovací zoznam, viacnásobný výber, dátum, rozsah dátumov, telefón alebo e-mail. Pole môže byť povinné, vyhľadateľné alebo zobrazené v zozname úloh.
Vidia klienti postup svojej zákazky?
Áno, s modulom Klientsky portál. Klient dostane odkaz s polohou technika, odhadovaným časom príchodu a formulárom hodnotenia po návšteve.
Je tu bezplatný softvér na zákazky?
Áno. Zákazky a história prác patria k základnému modulu Úlohy, zadarmo do 2 zamestnancov bez časového obmedzenia. Nad tento počet stojí 5,00 $ za zamestnanca mesačne a ročná platba ušetrí 20 %.
Ste pripravení zmeniť vaše terénne operácie?
Pridajte sa k tisíckam terénnych firiem, ktoré dôverujú Shifton pre inteligentnejšiu prácu každý deň.