Softvér na rozpis služieb pre nemocnice a kliniky

V zdravotníctve neexistuje tichý týždeň. Oddelenie, ambulancia aj súkromná klinika narážajú na tú istú podmienku: v každej hodine každého dňa musí byť prítomný minimálny počet kvalifikovaných ľudí a okruh tých, ktorí tie hodiny dokážu pokryť, sa neustále mení. Softvér na rozpis služieb v zdravotníctve existuje preto, že tento výpočet prerástol tabuľku už pred rokmi, a preto, že chyba v rozpise sa platí dvakrát: raz na faktúre od agentúry a raz na personáli, ktorý potichu prestane brať služby nad plán.

Ten, kto rozpis zostavuje, to zvyčajne robí medzi ostatnými úlohami. Nástroj teda musí byť rýchlejší ako tabuľa, ktorú nahrádza, čestný v hodinách a príplatkoch a použiteľný z telefónu. Všetko, čo si vyžaduje týždeň školenia, sa v druhom mesiaci prestane používať.

Čo musí softvér na rozpis služieb v zdravotníctve naozaj zvládnuť

Úloha je užšia, než naznačujú dlhé zoznamy funkcií. Pokryť každú hodinu správnou skladbou kvalifikácií. Udržať hodiny každého človeka v rámci zmluvy a zákona. Umožniť personálu vidieť rozpis a reagovať naň bez toho, aby naháňal vedúceho. Ukázať, koľko bude zverejnený rozpis stáť, skôr než to zistí mzdové oddelenie. Systém, ktorý tieto štyri veci robí poriadne, prekoná platformu s päťdesiatimi modulmi, ktoré nikto neotvára.

Shifton je postavený presne okolo tohto krátkeho zoznamu: denné, týždenné a mesačné zobrazenie, voľné zmeny, výmeny, opakovane použiteľné šablóny, dostupnosť a žiadosti o voľno, dochádzka a výkazy, ktoré viažu hodiny na mzdové tarify. Žiadna zdravotná dokumentácia, žiadne knihy objednávok pacientov. Ide o riadenie personálu v zdravotníckych zariadeniach a zostáva na personálnej strane čiary.

Toto zameranie je zámerné. Či už je v užšom výbere napísaný rozpis služieb pre nemocnicu, program na zmeny pre kliniku alebo nástroj na obsadzovanie zdravotníckeho personálu, otázka pod tým je rovnaká: sú najbližšie dva týždne pokryté a za akú cenu. Lekáreň je samostatný prípad: lekárnik musí byť prítomný po celý čas otvorenia výdajne, čomu sa venuje plánovanie zmien v lekárni.

Prečo rozpis služieb sestier nie je kancelársky rozvrh

Obsadzovanie klinických zmien má vlastnosti, ktoré kancelársky rozvrh nemá. Zmeny trvajú dvanásť hodín a prechádzajú cez polnoc. Noci a víkendy nesú príplatky. Zmluvy sú mixom plného úväzku, čiastočného úväzku a práce na privolanie. Kvalifikácie nie sú zameniteľné, takže človek v budove ešte nie je pokrytá zmena. Každý program na rozpis služieb sestier, ktorý sa vyplatí zaviesť, musí toto všetko udržať naraz, a práve preto všeobecné nástroje na zmeny na zdravotníckom oddelení zlyhávajú v druhom, nie v prvom týždni. Nástroj na rozpisy pre sestry musí s nočnou službou pracovať ako s inou jednotkou práce než s dennou, nielen ako s inou farbou v mriežke.

Shifton to rieši rolami a pozíciami priradenými každému človeku, limitmi hodín, ktoré priebežný súčet zobrazujú už pri prideľovaní, a šablónami zmien, ktoré cyklus posúvajú dopredu namiesto toho, aby ste ho kreslili odznova. Kto vedie rotáciu, skopíruje overený cyklus na ďalší kvartál a doladí len výnimky. Aplikácia v telefóne každého zamestnanca zobrazuje ten istý cyklus, takže rozpis, ktorý čítajú sestry, a rozpis, ktorý upravuje plánovač, sa nikdy nerozídu.

Pokrytie, skladba kvalifikácií a personálne normatívy

Väčšina dier nie je problémom absencie, ale problémom viditeľnosti. Rozpis vyzerá plný, kým nezačnete počítať kvalifikovaných ľudí na zmenu namiesto mien na zmenu. Personálne normatívy sa udržia iba vtedy, ak plánovač vidí skladbu rolí počas prideľovania, nie po zverejnení.

Týždenné a mesačné mriežky v Shiftone zobrazujú každú zmenu farebne spolu s označením role a neobsadené miesta sedia vo vlastnom riadku voľných zmien namiesto toho, aby sa skryli ako prázdne pole. Zverejnite tieto miesta a dostane ich naraz každý kvalifikovaný človek, čo nahradí kolotoč telefonátov, na ktorý sa hľadanie sestry z agentúry obvykle zmení. Rozpis pohotovostí v nemocnici funguje rovnako: zverejniť potrebu, nechať odpovedať tých, ktorí ju môžu vziať, potvrdiť jedným ťuknutím. Dobrý program na rozpis služieb v sesterskej starostlivosti spraví dieru hlasnou a odpoveď lacnou.

Nadčasy, nočné príplatky a mzdové náklady

Personál je takmer v každom zariadení najväčšou ovplyvniteľnou nákladovou položkou a v zdravotníctve narastá špecifickým spôsobom: cez hodiny s príplatkom. Tá istá zmena stojí inak podľa toho, kedy padne, takže rozpis, ktorý vyzerá vyvážene podľa počtu ľudí, môže byť v peniazoch výrazne nevyvážený.

Shifton vykazuje hodiny podľa mzdových stupňov a oddeľuje základnú tarifu od nočných príplatkov, príplatkov za noc spolu s víkendom a za sviatky, na zamestnanca aj na oddelenie. To je rozdiel medzi vedomím, že sa prečerpalo, a vedomím, ktoré zmeny to spôsobili. V spojení s evidenciou pracovného času podľa skutočných príchodov a odchodov prestane byť dochádzka v zdravotníckom zariadení mesačnou rekonštrukciou. Program na evidenciu času v zdravotníctve má cenu licencie iba vtedy, ak zaznamenané a naplánované hodiny ležia na jednom mieste, a tu to tak je. Výkazy minimálnych hodín, výkazy neskorých príchodov a rozpočtové výkazy sedia v tom istom paneli, takže vedúci, ktorý kontroluje obdobie, ho nemusí skladať z troch exportov.

Dostupnosť, samorozpis a rozpisy, ktoré vydržia

Rozpisy sa lámu tam, kde ignorujú to, čo ľudia už povedali. Keď dostupnosť žije v správach, stráca sa a žiadosti o výmenu prichádzajú po zverejnení namiesto pred ním. Shifton zbiera dostupnosť ako mesačný kalendár, ktorý si každý vypĺňa sám hodinu po hodine, takže samorozpis sestier vstupuje do plánu presne vtedy, keď sa plán tvorí.

Žiadosti o voľno a o dovolenku idú tým istým schvaľovacím radom, pričom zostatky dovolenky sa sledujú, takže schvaľovanie nie je hádanie. Keď je rozpis zverejnený, výmeny a preberanie zmien prebiehajú v aplikácii s potvrdením vedúceho a každá zmena aktualizuje verziu, ktorú vidia všetci. Rozpis v telefóne a plánovač na počítači sa pozerajú na ten istý rozpis, a v tom je celý zmysel odchodu od papiera.

Zmenu nesie notifikácia, nie skupinový chat. Push a SMS správy odchádzajú, keď je zmena pridaná, presunutá alebo zrušená, takže nikto nepracuje podľa výtlačku, ktorý prestal platiť v utorok. Už len tento jeden zvyk odstráni väčšinu neúčastí, ktoré sa pripisujú personálu, no v skutočnosti vznikli z rozpisu.

Nemocnica, klinika a jednoprevádzková ambulancia sú ten istý problém v inej veľkosti

Program na rozpis zamestnancov nemocnice musí modelovať oddelenia, úrovne prístupu a spoločné zobrazenie nad nimi všetkými. Klinika z toho nepotrebuje takmer nič, potrebuje však rýchlosť, pretože ten, kto rozpisuje, obsluhuje aj recepciu. Rozpisovanie pre ambulantné tímy musí zvyčajne dostať recepciu, sestry a podporný personál do jednej mriežky namiesto troch. Shifton sa medzi oboma prípadmi mení bez výmeny nástroja: projekty a rozpisy oddeľujú oddelenia alebo prevádzky, oprávnenia rozhodujú, kto čo upravuje, a jeden tím zvládne fungovať s jedným rozpisom a dvomi šablónami.

Skupiny s viacerými prevádzkami majú jeden účet pre všetky miesta, takže človek, ktorý pokrýva dve prevádzky, vidí jeden kalendár a vedúci vidia spoločné hodiny. Pre personál, ktorý pracuje v domácnostiach klientov a nie v zariadení, sa tomuto modelu venuje naša stránka rozpis služieb v domácej starostlivosti.

Čo si overiť pred rozhodnutím o platforme

Každú aplikáciu na rozpis služieb v zdravotníctve otestujte tak, ako ju bude tím skutočne používať. Postavte celý týždeň od nuly a odmerajte čas. Otvorte mobilnú aplikáciu na staršom telefóne, pretože taký nosí polovica personálu. Odošlite zmenu a sledujte, ako rýchlo dorazí notifikácia. Spýtajte sa, ako sa počíta zmena od 23:00 do 07:00, čo sa stane pri prekročení limitu hodín a či výkazy príplatkové hodiny oddeľujú, alebo ich len sčítavajú. Zverejnené zoznamy najlepších programov túto skúšku zriedka prežijú bez zmien.

Potom si overte, čo výkazy prinesú do rozhovoru s ekonomickým útvarom. Hodiny podľa mzdových stupňov, zostatky dovolenky a rozpočtové čísla sú to, čo z nástroja na rozpisy urobí systém na riadenie personálu v zdravotníctve, a nie spoločný kalendár s upozorneniami. Tam je čiara medzi skutočným riadením služieb a skupinovým chatom s lepším formátovaním.

Ako začať so Shiftonom

Do desiatich členov tímu je Shifton zadarmo bez časového obmedzenia, čo pokryje malú ambulanciu alebo jeden klinický tím a obsahuje rozpisy, základnú evidenciu času, mobilnú aplikáciu a výkazy. Nad týmto počtom sa platené plány účtujú za zamestnanca na mesiac a moduly ako mapa geolokácie sú dostupné ako platené doplnky. Stránka s cenami ukazuje, kde ktorá schopnosť leží.

V oboch prípadoch dostanete rozpis, ktorý odráža skutočnú dostupnosť, pokrytie, ktoré sa dá overiť podľa role a nie podľa počtu hláv, a jasnú čiaru medzi naplánovanými a zaplatenými hodinami. Naimportujte tím, postavte týždeň jedného oddelenia, zverejnite ho a pozrite sa, koľko administratívy zmizne.