Program pre upratovanie: čaty a zmluvy na objekty
Zmluvné objazdy, jednorazové upratovania a zástupy na jednej tabuli, spolu s kontrolným zoznamom, fotkami a hodinami v zákazke.
Zástup je celá úloha
Zmluva na upratovanie je sľub, že človek bude na objekte v určenú hodinu, týždeň čo týždeň. Väčšina prevádzkovej práce nie je upratovanie, ale zaplátavanie dier: péenky, dovolenky, výpoveď v piatok, nový objekt od pondelka. V tabuľke je zástup reťaz telefonátov. Na tabuli je to rozhodnutie na minútu.
Doklad, že objekt upratali, nie len navštívili
Upratovanie sa kupuje na dôveru a stráca na pochybnosti. Zákazník, ktorý nevidí, čo sa urobilo, si myslí to najhoršie v deň, keď nájde nevynesený kôš. Zápis návštevy s vyplneným kontrolným zoznamom a fotkami mení rozhovor zo sporu na prehliadku dôkazov.
Hodiny na zmluvu, nie na týždeň
Marža v upratovaní je tenká a skladá sa celá z hodín. Objekt obsadený na dve hodiny, ktorý zaberie dve a pol, ticho prerába na každej návšteve, a strata sa objaví až na konci roka ako číslo, ktoré nikto nevie vysvetliť. Zápis času v zákazke z toho robí týždenný fakt.
Spotrebný materiál, práce navyše a faktúra, ktorá sedí s mesiacom
Spotrebný materiál sa nakupuje centrálne a spotrebúva na objekte, a rozdiel medzi tými dvoma číslami je miesto, kde mizne rozpočet upratovania. Periodické práce ako čistenie kobercov alebo umývanie okien sa dohodnú po telefóne a pri fakturácii zabudnú. Oboje patrí do zákazky, kde ich faktúra nájde.
Začnite s bezplatným plánom
Bez časového obmedzenia. Získajte plný prístup k základným funkciám a upgradujte, keď budete pripravení.
Prečítajte si celého sprievodcu programom pre upratovacie firmy
Čo upratovacia firma vlastne riadi
Zvonku upratovacia firma predáva upratovanie. Zvnútra riadi dochádzku. Rozsah sa dohodne raz a mení sa zriedka. Každý deň sa mení to, kto je k dispozícii, kto mešká, kto dal výpoveď a ktorý objekt zostane zajtra ráno bez človeka. Program, ktorý upratovacej firme pomáha, je program, ktorý robí zástup rýchlym a dochádzku doložiteľnou, presne v tomto poradí.
Preto tu obvyklé kalendárové nástroje sklamú. Sú urobené na objednávanie zákazníkov. Upratovanie neobjednáva, obsadzuje opakujúce sa sloty na desiatkach objektov a túto obsadenosť opravuje denne.
Zástup a úloha o šiestej ráno
Kľúčový okamih v zmluvnom upratovaní nastane skôr, než väčšina kancelárií otvorí. Niekto ochorel, objekt čaká upratovača na siedmu a vedúci prechádza zoznam kontaktov. Kvalita výsledku závisí celkom od toho, či ten vedúci vidí, kto je voľný, kto je blízko a kto má na tento objekt prístup.
Preobsadenie musí byť jeden úkon
Keď zástup stojí šesť telefonátov, niekedy nebude. Keď stojí tri dotyky a obaja ľudia dostanú upozornenie, stane sa vždy. To je celý argument za to, aby rozvrh býval tam, kde ho vidí kancelária aj upratovači, a nie v tabuľke, ktorú môže meniť jeden človek.
Doklad o službe je produkt
Upratovanie sa hodnotí podľa jedinej veci, ktorá chýbala, nie podľa deväťdesiatich, ktoré sa urobili. Bez záznamu je každá sťažnosť otázkou názoru a zákazník je vždy istejší než vy. S vyplneným kontrolným zoznamom, časovými značkami a fotkami sa tá istá sťažnosť stáva konkrétnou otázkou s konkrétnou odpoveďou, a často odpoveď znie, že tento bod v rozsahu vôbec nebol.
Ten istý záznam chráni dobrých upratovačov. Objekt, ktorý sa pravidelne sťažuje, a záznam ukazujúci riadne odvedenú prácu, je problém zmluvy, nie personálu, a bez dôkazov sa to rozlíšiť nedá.
Hodiny sú marža
V odbore, kde je práca takmer celý náklad, je rozdiel medzi obsadenými a odpracovanými hodinami rozdielom medzi ziskovou zmluvou a zmluvou, ktorú ticho dotuje iná. Pätnásť minút navyše na návštevu, päť návštev týždenne, je vyše sto hodín ročne na jednom objekte.
Zapisovanie času na objekt, nie na zúčtovací týždeň, je to, čo toto zviditeľní. Odpovedá to aj na otázku, ktorá príde pri každom predĺžení: koľko nás ten objekt naozaj stojí.
Periodické práce a materiál
Dve veci v upratovaní pravidelne vypadnú z fakturácie. Prvou sú periodické práce: koberce, okná, ošetrenie tvrdých podláh, dohodnuté telefónom týždne predtým a nikdy nevyfakturované. Druhou je materiál, nakúpený centrálne, spotrebovaný na objekte a nikým neodsúhlasený. Oboje sa vráti, keď je zapísané v tej návšteve, ku ktorej patrí, a nevráti sa po pamäti na konci mesiaca.
Vybrať bez ľútosti
Tri praktické skúšky. Uzavrie vedúci neúčasť za necelú minútu z telefónu. Vyplní upratovač kontrolný zoznam objektu bez signálu v pivnici. Dá sa vyfakturovať mesiac zo zapísaných návštev, a nie z tabuľky vedenej vedľa.
Nástroj, ktorý ktorúkoľvek z nich neprejde, sa bude používať mesiac a potom ho ticho nahradí skupinový chat, kde väčšina upratovacích rozvrhov naozaj býva.
Začať na bezplatnom pláne
Práca vo dvojici ide zadarmo bez časového obmedzenia: rozvrh, digitálne protokoly, mobilná aplikácia a reporty. To stačí na to, viesť pár zmlúv poriadne a zistiť, či tento spôsob práce sedí.
Platené moduly sa pripájajú, ako firma rastie. Faktúry, keď je fakturácia najhorší deň v mesiaci. Sklad, keď materiál prestáva sedieť. Kontrola polohy, keď sú objekty rozhádzané. Zákaznícky portál, keď objednávatelia začnú žiadať vlastnú históriu návštev. Každý má bezplatné obdobie až 55 dní.
Jednotlivé časti sú opísané zvlášť: riadenie úloh a dispečing, digitálne protokoly, mobilná aplikácia, história zákaziek, faktúry a reporty. Ceny na stránke cenníka.
Často kladené otázky
Ako program vyrieši zástup, keď niekto ochorie?
Tabuľa ukazuje, kto je voľný a kto je dosť blízko, aby stihol začiatok. Návšteva sa preobsadí na pár dotykov a nový upratovač aj vedúci vidia zmenu v aplikácii hneď, takže zaplátanie diery prestáva byť reťazou telefonátov o šiestej ráno.
Dá sa zákazníkovi doložiť, že objekt upratali, ako mali?
Áno. Každá návšteva má kontrolný zoznam objektu vyplnený v telefóne, fotky s dátumom a časom a záznam o tom, kto tam bol a ako dlho. Rozhovor so zákazníkom prechádza od názoru k dôkazu a história objektu sa otvorí na jednom mieste.
Vidno odpracované hodiny pri každej zmluve?
Hodiny sa zapisujú na objekt, nie na zmenu, takže plánovaný a skutočný čas sa v reportoch porovnáva po zmluve. Objekt, ktorý trvale prekračuje obsadené hodiny, vidno už týždne predtým, nie až na konci účtovného roka.
Funguje aplikácia v budovách bez signálu?
Aplikácia pre iOS a Android drží zákazku aj kontrolný zoznam v zariadení. Pivnice a technické miestnosti bez pokrytia sa zdokumentujú ako zvyčajne a všetko sa synchronizuje po návrate signálu, takže nič nekončí na papieri na neskoršie prepisovanie.
Dá sa počítať materiál vydaný na každý objekt?
S modulom skladu áno. Materiál sa zapisuje na objekt, kde sa používa, stav klesá sám a nízka hladina sa označí skôr, než upratovač príde a zistí, že nemá čím pracovať.
Hodí sa program pre komerčné upratovanie veľmi malej firmy?
Tímy do dvoch ľudí pracujú na bezplatnom pláne bez časového obmedzenia: rozvrh, digitálne protokoly, mobilná aplikácia a reporty sú vnútri. Platené moduly sa pripoja, ako pribúdajú zmluvy.
Koľko to stojí, ako tím rastie?
Nad dvoch zamestnancov sa platí za zamestnanca mesačne a každý platený modul má bezplatné obdobie až 55 dní. To stačí na to, aby sa cez fakturáciu prehnal celý štvrťrok zmluvného upratovania pred rozhodnutím.
Ste pripravení zmeniť vaše terénne operácie?
Pridajte sa k tisíckam terénnych firiem, ktoré dôverujú Shifton pre inteligentnejšiu prácu každý deň.