Program til ejendomsdrift og folk i marken
Fejlmeldinger, forebyggende vedligehold og leverandørbesøg på én tavle, sammen med anlægget, tjeklisten og underskriften.
Fejlmeldinger og planlagt vedligehold deler de samme teknikere
Driftsafdelingen bedømmes på responstid og betales for planlagt vedligehold. Begge dele udføres af de samme folk, og fejlmeldingen råber altid højest. Uden en fælles tavle er det netop det planlagte vedligehold, der stille udebliver, og det ses ikke før anlægget svigter.
Teknikeren kommer og kender anlægget
En melding om at ventilationsaggregatet på tredje sal larmer er endnu ikke et job. Hvilket aggregat, hvilken model, hvornår blev det serviceret sidst, hvad blev skiftet dengang, hvor sidder afbryderen. På anlægskortet gør den historik et fejlsøgningsbesøg til en reparation.
Planlagt vedligehold der faktisk bliver udført
Lovpligtige eftersyn, serviceintervaller og gennemgange planlægges én gang og forsvares derefter. Som gentagne meldinger dukker de op på tavlen i god tid og med deres egen tjekliste, og det er dette, der skiller et vedligeholdssystem fra en hensigt om at vedligeholde.
Omkostning, dokumentation og rapport til bygherren
Egne folk eller leverandør, spørgsmålet bliver det samme: hvad kostede driften af ejendommen, og hvad blev der lavet for de penge. Timer, materialer og resultater i meldingen gør en sådan rapport til en søgning, ikke til et projekt.
Start med den gratis plan
Ingen tidsbegrænsning. Få fuld adgang til kernefunktioner og opgrader, når du er klar.
Læs den fulde guide til programmet til ejendomsdrift
Den del af driften der foregår på benene
Ejendomsdrift rummer meget, fra lejekontrakter til indretning af lokaler. Her handler det om den fysiske del: teknikere, rengøringsfolk og leverandører, der bevæger sig mellem ejendomme og reparerer og vedligeholder noget. Det arbejde ligger tættere på markservice end på systemer til ejendomsporteføljer, og værktøjer skrevet til det sidste betjener det dårligt.
Prøven er enkel. Kan en person, der står i et ventilationsrum med en telefon uden dækning, lukke en melding ordentligt. Hvis ikke kommer noteringen senere og fra hukommelsen, eller slet ikke, og enhver rapport ovenpå arver den svaghed.
Akutte job æder det planlagte, hvis man ikke ser begge dele
Enhver driftsafdeling har det samme svigtmønster. Der kommer en melding, en tekniker tages fra planlagt vedligehold, og det vedligehold flyttes til en uge, der også er fuld. Gentag det et kvartal, og vedligeholdsplanen findes kun på papir.
Ingen træffer sådan en beslutning. Det bliver sådan, fordi de to slags arbejde bor forskellige steder, og prisen for at aflyse ikke er synlig i øjeblikket. En fælles tavle gør byttet udtalt: at tage dette job betyder at flytte det vedligehold, og her er hvilket.
Anlæg, ikke adresser
I de fleste markarbejder er objektet den enhed, man bogfører på. I ejendomsdrift er den brugbare enhed aggregatet: dette ventilationsaggregat, denne pumpe, denne dør, denne elevator. Historik pr. aggregat gør det synligt, at man har været ved det samme aggregat tre gange på et halvt år, og det er en samtale om udskiftning frem for en fjerde reparation.
Historikken ændrer selve besøget
Den tekniker, der kender model, dato for sidste service og hvad der blev skiftet dengang, kommer med den rigtige del og med en hypotese. Den, der kun kender ejendom og klage, bruger den første time på at finde ud af det, alle andre allerede vidste.
Efterlevelse er en notering, ikke en hensigt
Lovpligtige eftersyn findes for at kunne dokumenteres. Dokumentationen er en udfyldt tjekliste med dato, navn og stadig oftere billeder. Lavet på stedet på telefonen er den komplet og til at finde. Lavet på papir og sat i ringbind senere er den komplet omtrent så langt, som nogen gider kontrollere.
Leverandører er en del af ejendommens historik
Specialarbejder går til eksterne firmaer: elevatorer, brandanlæg, køl. Hvis sådanne besøg lever i mailkorrespondance med leverandører, har ejendommen ingen samlet historik, og ingen svarer på, hvornår sidste eftersyn blev lavet. Som meldinger i samme plan er historikken komplet uanset hvem der udførte arbejdet.
Rapporten der med sikkerhed bliver bedt om
Egne folk eller leverandør, spørgsmålene er de samme: hvor meget blev der brugt på denne ejendom, hvor hurtigt reagerede vi, hvor stor en del af det planlagte vedligehold blev færdigt til tiden. Hvert af dem er trivielt, hvis timer og resultater ligger i meldingerne, og en uges regnearksarbejde, hvis de ikke gør.
Hvad man skal se på
Lever akutte og planlagte job på samme skærm. Føres historikken pr. anlæg og ikke kun pr. ejendom. Kan teknikeren lukke en melding uden dækning. Bygges dokumentationen for efterlevelse af noteringen og ikke af ringbind.
Start gratis
En lille driftsafdeling på to personer arbejder gratis uden tidsbegrænsning: planlægning, digitale rapporter, mobilapp og rapporter er med, og det er nok til at afprøve tilgangen på én ejendom.
Betalte moduler kobles på efter behov, hvert med en gratisperiode på op til 55 dage: lager til reservedele, fakturaer hvis arbejder viderefaktureres, positionskontrol på en spredt portefølje, kundeportal når lejere har brug for indsigt.
Hver del beskrives for sig: opgavestyring og udkald, meldingshistorik, digitale rapporter, mobilapp, rettigheder pr. rolle og rapporter. Priserne på prissiden.
Ofte stillede spørgsmål
Kan fejlmeldinger og planlagt vedligehold køre på én tavle?
Ja, det er hele pointen. Akutte meldinger og planlagt vedligehold ses sammen, så konsekvenserne af at tage et akutjob for vedligeholdsplanen er tydelige før beslutningen og ikke ved kvartalets slutning.
Føres historikken pr. anlæg?
Hver melding er knyttet til aggregat og ejendom, så historikken for et bestemt aggregat åbnes ét sted: hvad der blev gjort, hvornår, af hvem og med hvilke dele. Det er netop dette, der gør fejlsøgningsbesøget til en reparation.
Virker appen i et ventilationsrum uden dækning?
Appen til iOS og Android holder meldingen, tjeklisten og billederne på enheden og synkroniserer, når forbindelsen dukker op. Kældre og ventilationsrum uden dækning dokumenteres som sædvanligt.
Kan lovpligtige eftersyn planlægges automatisk?
Gentagne meldinger sættes op pr. aggregat med det rette interval, så gennemgange og service dukker op på tavlen i god tid, og hvert udført besøg bærer sin egen dokumentation og underskrift.
Kan leverandørernes arbejde følges sammen med ens eget?
Eksterne firmaers besøg føres som meldinger i samme plan, så ejendommen har én historik uanset hvem der udførte arbejdet.
Kan man få omkostning og responstid pr. ejendom?
Timer, materialer og resultater registreres i meldingen, og af dem falder responstid, planopfyldelse og omkostning pr. ejendom ud uden at nogen bygger et regneark ved månedens slutning.
Hvad koster det at komme i gang?
Hold på op til to personer arbejder gratis uden tidsbegrænsning: planlægning, digitale rapporter, mobilapp og rapporter er med. Derefter betales pr. medarbejder pr. måned, og hvert betalt modul har en gratisperiode på op til 55 dage.
Klar til at transformere dine feltoperationer?
Slut dig til tusindvis af field service-virksomheder, der stoler på Shifton til at køre smartere hver dag.