Vagtplanlægning til VVS- og ventilationsteknikere

Arbejdet inden for VVS og ventilation kommer ikke jævnt. To milde uger vender til en hedebølge, og planen, der så behagelig ud mandag, er overtegnet onsdag, mens akutopkald lander hos teknikere, der allerede har ramt deres timeloft. Et vagtplanprogram er det, der forhindrer, at alt det bliver styret udelukkende over telefonen og efter hukommelsen, for i planen afgøres lønomkostning, reaktionstid og holdets velvilje på samme tid.

De, der bygger disse planer, er oftest ejere eller serviceledere, som også regner på opgaver og tager telefonen. Noget, der kræver en uges opsætning, klarer ikke mødet med højsæsonen. Værktøjet skal være hurtigere end whiteboardet, ærligt om timerne og til at åbne på en telefon klokken syv om morgenen.

Hvad et vagtplanprogram til VVS faktisk skal kunne

Fire ting. Fordele holdet over ugen hurtigt, med adressen hængt på hver tildeling. Holde de enkeltes timer inden for deres grænser, så overarbejde bliver en beslutning og ikke en opdagelse. Sende hver ændring straks til de teknikere, det handler om. Og registrere, hvad der faktisk skete, præcist nok til at kunne udbetale efter det.

Shifton er bygget om de fire. Visninger for dag, tre dage, uge og måned, åbne vagter, bytteanmodninger, skabeloner til genbrug, timelofter, rådighed og anmodninger om fri, et mobilt stempelur, satser og tillæg pr. vagt samt rapporter, der skiller arbejdede timer fra overarbejde. Virksomheder, der holder et program til serviceplanlægning op mod en delt kalender, finder som regel forskellen i de to sidste punkter og ikke i det første.

Betegnelsen skifter fra firma til firma. Nogle søger et vagtplanprogram til klimateknikere, andre personaleplanlægning til ventilationsfirmaer eller et værktøj til at lægge vagter i et installationsfirma, og firmaer, der monterer både varme og køl, beskriver det som personaleplanlægning inden for VVS. Kravet nedenunder er det samme: én plan, rigtige timesummer og en telefon i hver servicebil, der viser det samme.

Hvad opgavefordeling reelt betyder på en VVS-plan

Opgavefordeling dækker to forskellige ting, og forskellen hører til før købet. Den ene er at afgøre, hvem der tager hvilken opgave, på hvilken adresse, i hvilken rækkefølge, og at give det videre. Den anden er at lægge ruter for bilerne, forudsige ankomstvinduer og holde øje med et livekort. Shifton gør det første grundigt og forsøger sig ikke med det andet.

Så hvis det, du har brug for fra et program til opgavefordeling, er en plan, hvor hver teknikers dag er synlig, hvor arbejde kan flyttes på sekunder, og hvor den berørte person hører om det, inden han kører, så er det præcis dette. Tildelinger bærer deres sted, tredagesvisningen viser ledig kapacitet pr. person, og arbejde uden ansvarlig ligger i en række, ingen kan overse. Den, der søger et program til opgavefordeling med navigation fra sving til sving, søger en anden produktkategori, og det er bedre at vide nu.

Sæsontoppe og vagtturnussen

Efterspørgslen i dette fag følger vejret, så planen skal give sig uden at falde sammen. To ting bærer det meste af den vægt. Skabeloner gør det muligt at rulle et kendt mønster fremad i stedet for at bygge det om, og det tæller, når en travl uge i høj grad er sidste års travle uge med andre navne. Åbne vagter gør ekstra kapacitet til noget, holdet selv melder sig til, i stedet for en række opkald i den rækkefølge, lederen tilfældigt husker folk.

Vagtturnussen fungerer på samme måde. Byg turnussen én gang, gem den, læg den fremad, og lad bytteanmodninger mellem teknikere gå gennem appen med en leders godkendelse, før noget er endeligt. Et vagtplanprogram til teknikere, der ikke kan udtrykke en turnus, får nogen til at bygge den om i hånden hver måned. En gemt turnus virker som en vagtplanskabelon, der allerede kender mønsteret, og at lægge den fremad tager et minut i stedet for en aften. Virksomheder, der også kører blikkenslagerhold på samme turnus, kan se siden om vagtplanlægning for blikkenslagere.

Overarbejde og tillæg på selve vagten

Akutarbejde er den indbringende ende af forretningen og den dyre ende af lønsummen, ofte i samme uge. Det kan kun styres, hvis satsen står på vagten og ikke i en månedssum.

Hver vagt i Shifton kan bære sin egen satsfaktor, og vagtens detaljer viser den anvendte sats, de tællende timer og beløbet i alt. Over en periode deler rapporterne over lønsatser timerne i grundniveau og tillægsniveauer, pr. tekniker og pr. projekt. Det er forskellen mellem at vide, at lønsummen steg, og at vide, hvilke udkald der gjorde det. Sammen med timelofter, der viser den løbende sum, mens du fordeler, holder et vagtplanprogram op med at være en kalender og bliver omkostningsstyring. En planlægningsplatform, der skjuler satserne indtil lønkørslen, har taget det mest nyttige tal væk fra skærmen.

Tidsregistrering, når arbejdet aldrig er på kontoret

Teknikere begynder og slutter på adresserne, så timesedler på papir kommer sent, afrundede og af og til opfindsomme. I Shifton stempler de ind og ud fra mobilappen, og tidsstemplerne hænger på den vagt, de hører til, med pauser registreret særskilt og en timelog gemt til alt, der bliver stillet spørgsmål til senere. Vores funktionsside tidsregistrering gennemgår mekanikken.

Hvor der ønskes mere sikkerhed, registrerer det betalte geolokationsmodul stedet for en stempling og kan vise en teknikers registrerede stop i en periode. Det er en betalt tilføjelse og ikke en del af den gratis plan, og det registrerer positioner i stedet for at planlægge ruter. For de fleste virksomheder gør et program til tidsregistrering sig fortjent alene ved at afslutte den ugentlige diskussion om, hvornår en opgave reelt sluttede. Uanset om behovet skrives som tidsregistrering for montører eller som timesedler til installationsarbejde, er prøven den samme: passer den registrerede time til den vagt, den blev arbejdet på, og kan du bevise det tre uger senere. Teknikerappen og tavlen på kontoret læser samme post, så der er intet at afstemme. Rapporterne holder arbejdede timer og overarbejdstimer i hver sin kolonne, og det er den eneste grund til, at tidsregistrering slår et delt regneark i slutningen af en travl måned.

Serviceaftaler og det arbejde, du allerede kender

Planlagt vedligehold er den del af året, der kan lægges ordentligt ind, og den del, der oftest bliver overladt til hukommelsen. Tilbagevendende besøg kan bygges som skabeloner og lægges ud over de måneder, de hører til, så aftalearbejdet står i planen, før det akutte arbejde fylder den. Filtre pr. projekt holder én aftales dækning adskilt fra almindelig service, hvilket også gør det muligt at se, om en given aftale bruger mere arbejdstid, end den giver. Virksomheder, der også passer bygningens tekniske anlæg, kan sammenligne vores side om facilitetsstyring, som tager samme problem fra bygningens side.

Ét hold, flere depoter eller en blandet drift

En virksomhed med to biler har brug for hastighed og intet andet. En virksomhed med flere afdelinger har brug for hold, der holdes adskilt, ledere, der kun ser deres eget område, og summer, der ruller op til ejeren. Shifton dækker begge uden at skifte produkt: projekter og planer adskiller hold, afdelinger eller aftaler, rettigheder styrer, hvem der må redigere hvad, og teknikere på tværs af afdelinger ser stadig én kalender. En gratis plan i regnearksform klarer det første tilfælde dårligt og det andet slet ikke. Virksomheder, der kommer ind via en søgning på personaleplanlægning til installationsfirmaer, bliver oftest af samme grund: montagehold og serviceteknikere står på én plan i stedet for i to systemer, der er uenige.

Hvad du bør prøve, før du vælger

Kør enhver vagtplanapp gennem en rigtig uge, før du beslutter dig. Byg hele planen fra nul og tag tid på det. Flyt et akutopkald til en anden og se, hvor hurtigt beskeden lander, og hvad teknikeren ser. Skub bevidst en tekniker over sit timeloft og se, om værktøjet advarer eller lader det gå igennem uden en lyd. Træk derefter time- og lønsatsrapporterne for den uge og kontrollér, at de skiller tillægstimerne ud i stedet for at lægge alt sammen.

Lister over de bedste vagtplanprogrammer klarer sjældent den øvelse i den udgivne rækkefølge, fordi de forskelle, der betyder noget, kun viser sig under pres. Shifton er gratis for op til ti personer uden tidsbegrænsning, hvilket helt dækker en lille virksomheds behov, og de betalte planer afregnes pr. medarbejder pr. måned, når holdet vokser. Prissiden viser, hvor hvert modul ligger. Importér holdet, byg én uge, udgiv den og se, hvor mange telefonopkald der forsvinder.