Program til rengøring: sjak og aftaler på objekter
Aftaleruter, engangsrengøringer og afløsere på samme tavle, sammen med tjekliste, fotos og timer på opgaven.
Afløseren er hele opgaven
En rengøringsaftale er et løfte om, at et menneske står på objektet på et bestemt klokkeslæt, uge efter uge. Størstedelen af det daglige arbejde er ikke rengøring, men at lappe huller: sygemeldinger, ferier, opsigelse om fredagen, nyt objekt fra mandag. I et regneark er afløseren en kæde af opkald. På en tavle er det en beslutning på et minut.
Bevis for at objektet blev gjort rent, ikke bare besøgt
Rengøring købes på tillid og tabes på tvivl. Kunden, der ikke ser, hvad der er gjort, tænker det værste den dag, han finder en ikke tømt papirkurv. En notering af besøget med udfyldt tjekliste og fotos gør samtalen fra strid til gennemgang af beviser.
Timer pr. aftale, ikke pr. uge
Marginen i rengøring er tynd og består udelukkende af timer. Et objekt sat til to timer, der tager to en halv, taber stille penge ved hvert besøg, og tabet dukker først op ved årets slutning som et tal, ingen kan forklare. At skrive tiden på opgaven gør det til et ugentligt faktum.
Forbrugsvarer, ekstraarbejder og en faktura, der stemmer med måneden
Forbrugsvarer købes centralt og bruges på objektet, og forskellen mellem de to tal er der, hvor rengøringsbudgettet forsvinder. Periodiske arbejder som tæpperens eller vinduespudsning aftales over telefonen og glemmes ved faktureringen. Begge dele hører til opgaven, hvor fakturaen kan finde dem.
Start med den gratis plan
Ingen tidsbegrænsning. Få fuld adgang til kernefunktioner og opgrader, når du er klar.
Læs hele guiden til programmet for rengøringsfirmaer
Hvad et rengøringsfirma i virkeligheden styrer
Udefra sælger et rengøringsfirma rengøring. Indefra styrer det fremmøde. Omfanget aftales én gang og ændres sjældent. Hver dag ændres det, hvem der er til rådighed, hvem der er forsinket, hvem der har sagt op, og hvilket objekt der står uden menneske i morgen tidlig. Det program, der hjælper et rengøringsfirma, er det program, der gør afløseren hurtig og fremmødet dokumenterbart, præcis i den rækkefølge.
Derfor skuffer de sædvanlige kalenderværktøjer her. De er lavet til at booke kunder til tider. Rengøring booker ikke tider, den dækker gentagne vagter på snesevis af objekter og reparerer den dækning hver dag.
Afløseren og opgaven klokken seks
Det afgørende øjeblik i aftalerengøring sker, før de fleste kontorer åbner. Nogen er blevet syg, objektet venter en medarbejder til syv, og formanden går kontaktlisten igennem. Kvaliteten af resultatet afhænger helt af, om den formand ser, hvem der er ledig, hvem der er tæt på, og hvem der har adgang til objektet.
Omfordelingen skal være ét greb
Hvis afløseren koster seks opkald, bliver det nogle gange ikke til noget. Hvis den koster tre tryk, og begge får en besked, sker det altid. Det er hele argumentet for, at planen skal bo der, hvor både kontoret og medarbejderne ser den, og ikke i et ark, som én person kan rette i.
Beviset for ydelsen er produktet
Rengøring bedømmes på den ene ting, der blev overset, ikke på de halvfems, der blev gjort. Uden notering er enhver klage et spørgsmål om holdning, og kunden er altid mere sikker end dig. Med udfyldt tjekliste, tidsstempler og fotos bliver den samme klage et konkret spørgsmål med et konkret svar, og ofte er svaret, at det punkt aldrig var i omfanget.
Den samme notering beskytter de dygtige medarbejdere. Et objekt, der klager regelmæssigt, og en notering, der viser ordentligt udført arbejde, er et aftaleproblem, ikke et personaleproblem, og uden beviser kan de ikke skelnes.
Timerne er marginen
I en branche hvor arbejdet er næsten hele omkostningen, er forskellen mellem afsatte og arbejdede timer forskellen mellem en rentabel aftale og en aftale, der stille finansieres af en anden. Femten minutter over pr. besøg, fem besøg om ugen, bliver over hundrede timer om året på ét objekt.
At skrive tiden på objektet og ikke på lønugen er det, der gør dette synligt. Det svarer også på spørgsmålet, der dukker op ved hver forlængelse: hvad koster dette objekt os egentlig.
Periodiske arbejder og materialer
To ting falder regelmæssigt ud af faktureringen i rengøring. Det første er periodiske arbejder: tæpper, vinduer, behandling af hårde gulve, aftalt over telefonen uger før og aldrig faktureret. Det andet er materialer, købt centralt, brugt på objektet og afstemt af ingen. Begge dele kommer tilbage, hvis de er skrevet i det besøg, de hører til, og kommer ikke tilbage fra hukommelsen sidst på måneden.
At vælge uden fortrydelse
Tre praktiske prøver. Kan formanden lukke et fravær på under et minut fra telefonen. Kan medarbejderen udfylde objektets tjekliste uden dækning i en kælder. Kan måneden faktureres ud af registrerede besøg i stedet for ud af et ark, der føres ved siden af.
Et værktøj, der falder på en af dem, bruges en måned og bliver derefter stille erstattet af en gruppechat, hvor de fleste rengøringsplaner faktisk bor.
At begynde på den gratis pakke
Arbejde to og to går gratis uden tidsgrænse: planlægning, digitale protokoller, mobilapp og rapporter. Det rækker til at køre et par aftaler ordentligt og se, om arbejdsmåden passer.
Betalte moduler kobles på, efterhånden som firmaet vokser. Fakturering, når faktureringen er månedens værste dag. Lager, når materialerne holder op med at stemme. Positionskontrol, når objekterne ligger spredt. Kundeportal, når bestillerne begynder at bede om deres egen besøgshistorik. Hvert har en fri periode på op til 55 dage.
Delene er beskrevet hver for sig: opgavestyring og disponering, digitale protokoller, mobilapp, opgavehistorik, fakturering og rapporter. Priser på prissiden.
Ofte stillede spørgsmål
Hvordan løser programmet en afløser, når nogen er blevet syg?
Tavlen viser, hvem der er ledig, og hvem der er tæt nok på til at nå starten. Besøget omfordeles med få tryk, og den nye medarbejder og formanden ser ændringen i appen med det samme, så det at lappe hullet holder op med at være en kæde af opkald klokken seks om morgenen.
Kan man dokumentere over for kunden, at objektet blev gjort rent som aftalt?
Ja. Hvert besøg har objektets tjekliste udfyldt i telefonen, fotos med dato og tid og en notering af, hvem der var der og hvor længe. Samtalen med kunden går fra holdning til bevis, og objektets historik åbnes ét sted.
Ses de arbejdede timer pr. aftale?
Timerne skrives på objektet, ikke på vagten, så planlagt og faktisk tid sammenlignes pr. aftale i rapporterne. Et objekt, der konstant går over de afsatte timer, ses uger i forvejen, ikke ved regnskabsårets slutning.
Virker appen i bygninger uden dækning?
Appen til iOS og Android holder opgave og tjekliste på enheden. Kældre og teknikrum uden dækning dokumenteres som sædvanlig, og alt synkroniserer, når dækningen vender tilbage, så intet ender på papir til senere indtastning.
Kan man følge materialer udleveret til hvert objekt?
Med lagermodulet kan man. Materialerne skrives på det objekt, hvor de bruges, beholdningen falder af sig selv, og lavt niveau markeres, før medarbejderen kommer og opdager, at der ikke er noget at arbejde med.
Passer programmet til erhvervsrengøring i et meget lille firma?
Hold på op til to personer arbejder på den gratis pakke uden tidsgrænse: planlægning, digitale protokoller, mobilapp og rapporter er med. Betalte moduler kobles på, efterhånden som aftalerne kommer.
Hvad koster det, når holdet vokser?
Over to medarbejdere betales pr. medarbejder pr. måned, og hvert betalt modul har en fri periode på op til 55 dage. Det rækker til at køre et helt kvartals aftalerengøring gennem faktureringen inden beslutningen.
Klar til at transformere dine feltoperationer?
Slut dig til tusindvis af field service-virksomheder, der stoler på Shifton til at køre smartere hver dag.