Program til VVS: opgaver, arbejde og materialer
Akutte brud, planlagt service og installation på én tavle, sammen med opgaven, billederne og materialerne.
Hvordan en VVS-virksomheds dag faktisk ser ud
VVS-montørens dag består af to dage, der spænder ben for hinanden. Den første er planlagt: kedelservice, badeværelsesmontage, eftersyn aftalt for fjorten dage siden. Den anden begynder 8:40, når vandet løber gennem loftet. Papirbogen holder den første dag og taber den anden, fordi ingen kan se, hvem der er ledig, hvem der er tættest på, og hvad der allerede er lovet.
Disponenten svarer i telefonen med et tidspunkt, ikke med et løfte om at ringe tilbage
De fleste opgaver går tabt under samtalen. Kunden spørger, hvornår de kommer, og kontoret svarer, at man ringer tilbage. Et disponeringsprogram erstatter det med et svar: på tavlen ses de ledige huller i den bydel i dag, opgaven oprettes, og montøren har adresse, fejlbeskrivelse og adgangsnoter, før samtalen er slut.
Materialet forlader bilen og havner på fakturaen
Marginen i VVS siver ud gennem bilen. De sætter en pumpe, tre ventiler og et stykke rør, ingen skriver det ned, og fakturaen går ud med arbejde og et skøn. Et lager knyttet til opgaven lukker det hul: montøren markerer det forbrugte på telefonen, beholdningen falder, og de samme linjer havner på fakturaen.
Bevis for arbejdet og tallene bag det
Garantistridigheder, forsikringssager og samtaler med administrator ender ens: nogen spørger, hvad der blev lavet og hvornår. Opgavens sag svarer. Hvert besøg holder sine billeder, sin tjekliste, underskrift og tid, og historikken bliver siddende på adressen, ikke på montøren der stoppede for længe siden.
Start med den gratis plan
Ingen tidsbegrænsning. Få fuld adgang til kernefunktioner og opgrader, når du er klar.
Læs den fulde guide til programmet til VVS
Hvad et program til VVS skal kunne holde til
VVS er arbejdet med den mindst styrbare kalender. En erhvervsaftale giver forudsigelige besøg, og så tager et sprunget rør i lejligheden over butikken montøren hele dagen. Programmer skrevet til ordentlige brancher går ud fra, at planen holder. Et program til en VVS-virksomhed må gå ud fra det modsatte og skal bedømmes på, hvor hurtigt det rejser sig, når planen falder sammen.
Derfor er en brugbar sammenligning af programmer ikke en funktionsliste. Det er, hvad der sker 8:40 mandag, når tre besøg er booket, en montør sidder fast, og et nyt brud kommer ind. Hvis svaret kræver at åbne et regneark, ringe til to personer og håbe, virker programmet ikke.
Fire spørgsmål kontoret stiller hele dagen
Ethvert VVS-kontor gentager fire spørgsmål, og hele pointen med et disponeringsprogram er at svare på dem uden at ringe. Hvem er ledig. Hvem er tættest på. Hvad står der i opgaven. Hvad er der brugt.
Hvem er ledig og hvem er tættest på
Den levende tavle svarer på de to første med det samme. Opgaverne ligger hos montørerne med reel varighed, ikke med optimistiske timer, så et ledigt hul er virkelig ledigt. Servicezoner lægger geografien oveni: montøren der har den nordlige bydel, dukker slet ikke op blandt mulighederne for et udkald i syd, og den høflige, men dyre vane med at sende ham der tog telefonen først, holder op.
Hvad står der i opgaven
Kortet er arbejdsenheden. Adresse, adgangsnoter, fejlen med kundens egne ord, prioritet, forventet materiale, tjekliste. Når kortet ligger i montørens telefon, holder kontoret op med at være omstilling. Montøren ringer ikke for at spørge om lejligheden, og kunden forklarer ikke problemet en gang til.
Hvad er der brugt
Materialer er der, hvor marginen forsvinder stille. Løsningen er ikke mere rapportering, men at materialelisten havner inde i den opgave, montøren alligevel lukker. Beholdningen falder undervejs, og fakturaen bygges af den samme note i stedet for at blive genskabt fra hukommelsen en uge senere.
Udrykninger er planlægningsmodellen, ikke en forhindring
Virksomheder, der klarer udkald godt, behandler dem ikke som undtagelser, men holder plads til dem. En dag fyldt til halvfems procent optager et brud; en dag fyldt til hundrede og ti gør ét brud til fire utilfredse kunder. At se den reelle belægning sammen med vejen er netop at kunne beslutte før opkaldet, ikke efter.
Den samme tavle viser byttet, når det skal gøres. Hvis et brud flytter en badeværelsesmontage, skal nogen advare den kunde. At gøre det klokken ni om morgenen er at flytte et besøg. At gøre det klokken fire om eftermiddagen, når personen har taget fri, er at få en anmeldelse, der bliver læst i årevis.
Krav, garanti og striden der kommer senere
I VVS findes forpligtelser, der lever længere end besøget: periodiske eftersyn, idriftsættelsesrapporter, dokumenter til forsikringen. Alt ender i en note lavet samme dag af den, der udførte arbejdet, med billeder og underskrift.
Digitale rapporter gør den note til et biprodukt af arbejdet frem for en aftenopgave. Tjeklisten udfyldes på adressen, billederne havner der, hvor de skal, kunden skriver under på telefonen, og bilaget bliver liggende ved adressen. Når spørgsmålet kommer efter halvandet år, tager svaret et minut, ikke en halv dag med at lede efter blokken i bilen.
Hvad man skal se på, og hvad man kan lade være med at tælle
Tæl ikke funktioner. En VVS-virksomhed med fire montører har brug for disponering, en mobilapp der virker uden dækning, digitale rapporter, materialeregnskab og fakturaer. Alt andet er en god idé indtil de fem punkter fungerer.
Se på friktionen. Hvor mange tryk skal montøren bruge for at lukke en opgave. Opdateres begge telefoner ved omfordeling uden et opkald. Havner billedet fra adressen i opgaven, eller forsvinder det i galleriet. Bygges fakturaen af den lukkede opgave, eller skrives den ind på ny. Det afgør, om programmet bliver brugt i tredje måned, og et ubrugt program er det dyreste.
Kom i gang uden implementeringsprojekt
For at forstå om det virker, er der ikke brug for et implementeringsprojekt. To montører arbejder på gratisplanen uden tidsbegrænsning: planlægning, digitale rapporter, mobilapp og rapporter er med. Kør en uges rigtige opgaver igennem det, inklusive en dårlig mandag, så bliver svaret indlysende.
Betalte moduler kobles på én ad gangen, når forretningen beder om dem. Lager, når materialerne holder op med at gå op. Fakturaer, når afstanden mellem at lukke et job og at fakturere det bliver pinlig. Positionskontrol, når ruterne betyder noget. Kundeportal, når kontoret bruger formiddagen på at forklare, at montøren allerede er på vej. Hvert modul har en gratis prøveperiode på op til 55 dage.
Hver del beskrives for sig: opgavestyring og udkald, mobilapp, digitale rapporter, lager, fakturaer og opgavehistorik. Priserne på modulerne på prissiden.
Ofte stillede spørgsmål
Kan akutte og planlagte arbejder køres sammen?
Ja. Akutte brud og planlagt service lever på samme tavle. Den hastende opgave oprettes, får prioritet og går til nærmeste ledige montør, der ser den med det samme i appen. De planlagte arbejder bliver på skærmen, så det ses præcist, hvad udrykningen flytter.
Hvordan virker appen, når montøren ikke har dækning?
Appen til iOS og Android holder opgave, tjekliste og billeder i enheden. Montøren udfylder rapporten i fyrrummet eller under gulvet, og noten synkroniserer, når telefonen får net igen. Intet går tabt, og intet skrives om.
Kan materialer bogføres pr. opgave?
Ja, med lagermodulet. På opgavekortet er der et materialeafsnit: montøren markerer det monterede, beholdningen falder automatisk, og de samme linjer går videre til fakturaen. Ved lav beholdning kommer en advarsel, før bilen er tom.
Understøtter systemet fast service?
Ja. Gentagne besøg planlægges i forvejen, så årlig kedelservice, eftersyn og kvartalsarbejder dukker op på tavlen af sig selv i stedet for at afhænge af nogens hukommelse. Hvert besøg holder sin rapport, sine billeder og sin underskrift.
Kan kunden se, hvornår VVS-montøren kommer?
Kundeportalen viser besøgets tidspunkt og status, så der ringes sjældnere til kontoret. Det er et betalt modul, der kobles på, når opkaldsmængden retfærdiggør det, ikke en betingelse for at komme i gang.
Passer det til en virksomhed med to personer?
Ja. Hold på op til to personer arbejder på gratisplanen uden tidsbegrænsning: opgavestyring og planlægning, digitale rapporter, mobilapp og rapporter er med. Betalte moduler, altså lager, fakturaer, positionskontrol og kundeportal, kobles på efter behov.
Hvad koster det, og hvilken prøveperiode er der?
Gratisplanen for altid dækker op til to medarbejdere. Derefter betales pr. medarbejder pr. måned, og hvert betalt modul har en gratis prøveperiode på op til 55 dage, hvilket rækker til at køre et helt kvartals opgaver igennem det.
Klar til at transformere dine feltoperationer?
Slut dig til tusindvis af field service-virksomheder, der stoler på Shifton til at køre smartere hver dag.