Program za razpored dela za bolnišnice in klinike

V zdravstvu ni mirnega tedna. Oddelek, ambulanta in zasebna ordinacija delujejo pod isto omejitvijo: v vsaki uri vsakega dne mora biti prisotno najmanjše število usposobljenih ljudi, krog tistih, ki lahko te ure pokrijejo, pa se nenehno spreminja. Program za razpored dela v zdravstvu obstaja zato, ker je ta račun preglednico presegel že pred leti, in zato, ker se napaka v razporedu plača dvakrat: enkrat na računu agencije, drugič pri zaposlenih, ki tiho prenehajo prevzemati dodatne izmene.

Tisti, ki razpored sestavlja, to običajno počne med drugimi opravili. Orodje mora biti zato hitrejše od table, ki jo nadomešča, iskreno pri urah in dodatkih ter uporabno s telefona. Vse, kar zahteva teden usposabljanja, se v drugem mesecu opusti.

Kaj mora program za razpored dela v zdravstvu res znati

Naloga je ožja, kot nakazujejo dolgi seznami funkcij. Pokriti vsako uro s pravo sestavo usposobljenosti. Ure posameznika držati v mejah pogodbe in zakona. Osebju omogočiti, da razpored vidi in se nanj odzove brez lovljenja vodje. Pokazati, koliko bo objavljen razpored stal, preden to ugotovi obračun plač. Sistem, ki te štiri stvari opravi kot je treba, prekaša platformo s petdesetimi moduli, ki jih nihče ne odpre.

Shifton je zgrajen prav okoli tega kratkega seznama: dnevni, tedenski in mesečni pogled, proste izmene, menjave, ponovno uporabne predloge, razpoložljivost in prošnje za odsotnost, evidenca prisotnosti in poročila, ki ure vežejo na urne postavke. Brez zdravstvene dokumentacije, brez knjig naročil pacientov. To je upravljanje osebja v zdravstvenih ustanovah in ostaja na kadrovski strani črte.

Ta osredotočenost je namerna. Naj v ožjem izboru piše sistem razporedov za bolnišnico, program izmen za kliniko ali orodje za razporejanje zdravstvenega osebja, vprašanje pod tem je enako: sta naslednja dva tedna pokrita in po kakšni ceni. Lekarna je poseben primer: magister farmacije mora biti prisoten ves čas, ko je okence odprto, temu pa je namenjeno razporejanje izmen v lekarni.

Zakaj razpored sester ni pisarniški urnik

Razporejanje kliničnega osebja ima lastnosti, ki jih pisarniški urnik ne pozna. Izmene trajajo dvanajst ur in prečkajo polnoč. Noči in konci tedna prinašajo dodatke. Pogodbe so mešanica polnega časa, krajšega časa in dela po klicu. Usposobljenosti niso zamenljive, zato človek v stavbi še ni pokrita izmena. Vsak program za razpored sester, ki ga je vredno uvesti, mora vse to držati hkrati, in prav zato splošna orodja za izmene na zdravstvenem oddelku padejo v drugem in ne v prvem tednu. Orodje za razporejanje sester mora nočno izmeno obravnavati kot drugo enoto dela od dnevne, ne le kot drugo barvo v mreži.

Shifton to rešuje z vlogami in delovnimi mesti, pripetimi na vsako osebo, z omejitvami ur, ki tekoči seštevek prikažejo že med dodeljevanjem, in s predlogami izmen, ki cikel prenesejo naprej, namesto da bi ga risali znova. Kdor vodi rotacijo, preverjen cikel prekopira na naslednje četrtletje in popravi samo izjeme. Aplikacija na telefonu vsakega zaposlenega prikazuje isti cikel, zato se razpored, ki ga bere osebje, in razpored, ki ga ureja načrtovalec, nikoli ne razideta.

Pokritost, sestava usposobljenosti in kadrovski normativi

Večina lukenj ni težava odsotnosti, ampak težava vidljivosti. Razpored je videti poln, dokler ne začnete šteti usposobljenih ljudi na izmeno namesto imen na izmeno. Kadrovski normativi držijo le, če načrtovalec sestavo vlog vidi med dodeljevanjem in ne po objavi.

Tedenske in mesečne mreže v Shiftonu prikažejo vsako izmeno barvno skupaj z oznako vloge, nezapolnjena mesta pa stojijo v svoji vrstici prostih izmen, namesto da bi se skrila kot prazen prostor. Objavite ta mesta in vsak usposobljen človek jih prejme hkrati, kar nadomesti krog telefonskih klicev, v katerega iskanje sestre iz agencije običajno preraste. Razpored pripravljenosti v bolnišnici deluje enako: objavite potrebo, pustite, da se javijo tisti, ki jo lahko prevzamejo, in potrdite z enim dotikom. Dober program za razporejanje v zdravstveni negi naredi luknjo glasno in odziv poceni.

Nadure, nočni dodatki in strošek plač

Osebje je skoraj v vsaki ustanovi največji obvladljiv strošek, v zdravstvu pa narašča na poseben način: skozi ure z dodatkom. Ista izmena stane različno glede na to, kdaj pade, zato je lahko razpored, ki je po številu ljudi videti uravnotežen, v denarju hudo neuravnotežen.

Shifton ure poroča po plačnih razredih in osnovno postavko loči od nočnih dodatkov, dodatkov za noč skupaj s koncem tedna in za praznike, po zaposlenem in po oddelku. To je razlika med vedenjem, da se je porabilo preveč, in vedenjem, katere izmene so to naredile. V povezavi z evidenco delovnega časa po dejanskih prijavah in odjavah evidenca prisotnosti v zdravstveni ustanovi preneha biti mesečna rekonstrukcija. Program za evidenco časa v zdravstvu je vreden licence le, če zabeležene in načrtovane ure ležijo na enem mestu, in tu je tako. Poročila o najmanjšem številu ur, poročila o zamudah in proračunska poročila sedijo v isti plošči, zato vodji, ki pregleduje obdobje, ni treba sestavljati slike iz treh izvozov.

Razpoložljivost, samostojna prijava izmen in razporedi, ki zdržijo

Razporedi se lomijo tam, kjer prezrejo to, kar so ljudje že povedali. Ko razpoložljivost živi v sporočilih, se izgubi, prošnje za menjavo pa pridejo po objavi in ne prej. Shifton razpoložljivost zbira kot mesečni koledar, ki ga vsak izpolni sam uro za uro, zato samostojna prijava sester v načrt vstopi točno takrat, ko se načrt gradi.

Prošnje za odsotnost in dopust gredo skozi isto vrsto odobritev, stanja dopusta pa se spremljajo, zato odobritev ni ugibanje. Ko je razpored objavljen, menjave in prevzemanje izmen potekajo v aplikaciji s potrditvijo vodje, vsaka sprememba pa osveži različico, ki jo vidijo vsi. Razpored na telefonu in načrtovalec na računalniku gledata isti razpored, in v tem je ves smisel odmika od papirja.

Spremembo nosi obvestilo in ne skupinski klepet. Potisna in kratka sporočila odidejo, ko je izmena dodana, prestavljena ali odpovedana, zato nihče ne dela po izpisu, ki je v torek prenehal veljati. Že ta ena navada odpravi večino odsotnosti, ki jih pripišemo osebju, v resnici pa izhajajo iz razporeda.

Bolnišnica, klinika in ordinacija na eni lokaciji so ista težava v drugačni velikosti

Program za razporejanje zaposlenih v bolnišnici mora modelirati oddelke, ravni dostopa in skupen pogled nad vsemi. Klinika od tega ne potrebuje skoraj nič, potrebuje pa hitrost, saj tisti, ki razporeja, hkrati vodi tudi sprejem. Razporejanje za ekipe v ordinacijah mora običajno sprejem, nego in podporno osebje postaviti v eno mrežo in ne v tri. Shifton se med obema primeroma prilagodi brez menjave orodja: projekti in razporedi ločijo oddelke ali lokacije, pravice odločajo, kdo kaj ureja, ena majhna ekipa pa lahko dela z enim razporedom in dvema predlogama.

Skupine z več lokacijami dobijo en račun za vse kraje, zato človek, ki pokriva dve lokaciji, vidi en koledar, vodje pa vidijo skupne ure. Za osebje, ki dela na domovih uporabnikov in ne v ustanovi, ta vzorec obravnava naša stran razpored dela v domači negi.

Kaj preveriti, preden se odločite za platformo

Vsako aplikacijo za razpored dela v zdravstvu preizkusite tako, kot jo bo ekipa res uporabljala. Sestavite cel teden iz nič in izmerite čas. Odprite mobilno aplikacijo na starejšem telefonu, ker tak nosi polovica osebja. Pošljite spremembo in poglejte, kako hitro pride obvestilo. Vprašajte, kako se izmena od 23:00 do 07:00 šteje, kaj se zgodi ob prekoračitvi omejitve ur in ali poročila ure z dodatkom ločijo ali jih le seštejejo. Objavljeni seznami najboljših programov to preizkušnjo redko prestanejo nespremenjeni.

Nato preverite, kaj poročila prinesejo pogovoru s finančno službo. Ure po plačnih razredih, stanja dopusta in proračunske številke so tisto, kar orodje za razporede spremeni v sistem za upravljanje osebja v zdravstvu in ne v skupni koledar z opomniki. Tam je črta med resnim vodenjem razporedov in skupinskim klepetom z lepšim oblikovanjem.

Kako začeti s Shiftonom

Do desetih članov ekipe je Shifton brezplačen brez časovne omejitve, kar pokrije majhno ordinacijo ali eno klinično ekipo in vključuje razporejanje, osnovno evidenco časa, mobilno aplikacijo in poročila. Nad tem se plačljivi paketi obračunajo na zaposlenega na mesec, moduli kot zemljevid geolokacije pa so na voljo kot plačljiv dodatek. Stran s cenami pokaže, kje katera zmožnost stoji.

V vsakem primeru dobite razpored, ki odraža resnično razpoložljivost, pokritost, ki jo lahko preverite po vlogi in ne po številu glav, ter jasno črto med načrtovanimi in plačanimi urami. Uvozite ekipo, sestavite teden enega oddelka, objavite ga in poglejte, koliko administracije izgine.