Programska oprema za razpored dela v avtoservisih

Avtoservis stoji in pade na boksu. Vozilo je zjutraj predano, tehnik mora biti prost, da ga sprejme, stranka pa ga pričakuje nazaj ob obljubljenem času. Ko je razpored zgrajen na preglednici, je treba vsako tako predajo uskladiti ročno, vrzeli pa se pokažejo šele, ko boks stoji prazen ali se naročilo zatakne, ker pravi človek že dela na drugem avtomobilu.

Večina orodij za načrtovanje je bila zgrajena za pisarne, kjer je povpraševanje enakomerno in vsi delajo enake ure. Avtoservis ne deluje tako. Obseg dela niha po knjigi naročil, tehniki imajo različna dovoljenja, ki določajo, katera naročila lahko prevzamejo, oseba, ki gradi razpored, pa pogosto hkrati stoji za servisnim pultom in sprejema naslednjo stranko. Orodje, ki to resničnost prezre, se v enem mesecu obide, obhod pa običajno pomeni tablo in skupinski klepet.

Kaj mora programska oprema za razpored v avtoservisu obvladati

Če odmislite sezname funkcij, se naloga zoži na nekaj stvari. Vodja servisa mora znati hitro sestaviti teden izmen čez več vlog hkrati. Stroški dela morajo biti vidni glede na naročeno delo še pred objavo razporeda, ne šele po obračunu plač. Ure je treba beležiti natančno, da se stroški plač in obračunane normirane ure zares ujamejo. Ekipo, ki je pod vozili in za pultom, ne za mizo, je treba znati doseči. In orodje mora zdržati, ko se načrt zlomi, kajti v zasedenem servisu se načrt zlomi skoraj vsak dan. Programska oprema za razpored v avtoservisu, ki te ovire preskoči, premaga tisto z daljšim seznamom funkcij, ki rešuje težave, ki jih servis nima.

Razporejanje tehnikov, svetovalcev in vlog vmes

Avtoservis ni ena ekipa. Mehaniki, diagnostični tehniki, servisni svetovalci, osebje skladišča delov in delavci na dvorišču delajo v različnem ritmu, imajo različne kvalifikacije in stanejo različno. Dobra programska oprema za razporejanje kadra v avtoservisu obravnava vsako skupino kot ločeno, pri tem pa ohranja celoten servis v enem pogledu. Razpored tehnikov in razpored sprednjega pulta se gradita po lastnih vzorcih, vendar celotna zasedba in celotni stroški ostanejo na enem zaslonu, najmanjše število po vlogi pa je mogoče zakleniti v vsako izmeno, tako da delavnica nikoli ne odpre brez servisnega svetovalca ali certificiranega tehnika. Načrtovanje glede na naročila veže zasedbo na naročeni obseg dela namesto na tog tedenski razpored, tako da natrpan ponedeljek in mirna sreda vsak dobita potrebno pokritje.

Usklajevanje kadra z zmogljivostjo boksov in naročili

Boksi so meja, okoli katere se gradi celoten razpored. Izmena, ki na koledarju izgleda v redu, lahko boks vseeno pusti prazen, če je tehnik, certificiran za to delo, drugje popolnoma zaseden. Programska oprema za razpored izmen v avtoservisu nosi to sliko znotraj načrta. Vidite, koliko usposobljenih tehnikov je prisotnih vsako uro glede na prihajajoče delo, zamaknete čase začetka, da pokrijete zgodnjo predajo in pozni prevzem, in ohranite prave veščine na naročilih, ki jih zahtevajo. To spremeni prepustnost servisa iz nečesa, čemur upate, da zdrži, v nekaj, kar lahko načrtujete, in prav tam razpored preneha biti papirologija in postane sam posel.

Nadzor stroškov dela in spremljanje ur

Delo je edini strošek, ki ga servis lahko premika iz dneva v dan, in tisti, ki se skriva. Ko načrtovanje živi na preglednici, prekoračitve ostanejo nevidne do obračuna plač: dodaten tehnik, poklican za popoldne, ki se je umirilo, naročilo, ki je za dve uri preseglo oceno normiranih ur, presežen prag nadur, ki ga nihče ni spremljal. Programska oprema za beleženje časa v avtoservisu naredi ta izdatek viden, dokler je še čas za ukrepanje. Zaposleni se prijavljajo in odjavljajo v aplikaciji, predvideni stroški dela se prikažejo že med sestavljanjem, opozorilo se sproži, preden se izmena prevesi v nadure, načrtovane ure pa je mogoče naslednje jutro postaviti ob to, kar je servis dejansko zaslužil. Čez cel teden se ti prihranki hitro seštejejo, še preden se prišteje čas, prihranjen pri sestavljanju.

Usklajevanje več lokacij

V trenutku, ko skupina prodajalcev ali franšiza odpre drugo mesto, usklajevanje ni več razpored, ampak logistični problem. En servis je zasut z garancijskimi deli, drugi stoji prazen, usposobljen diagnostični tehnik nima dela na lokaciji na drugem koncu mesta, skupina pa tega ne more videti, dokler ne pridejo poročila. Programska oprema za upravljanje kadra v avtoservisu postavi vsak servis in servisni center na eno nadzorno ploščo. Neravnovesje se pokaže v realnem času, deljenega tehnika je mogoče premakniti z enim dotikom, preverjeno tedensko predlogo pa razgrniti na novo lokacijo namesto začenjanja od prazne mreže. To, kar je prej servisnemu direktorju požrlo celo dopoldne telefonskih klicev, postane kratek pregled. Celoten nabor funkcij Shifton pokriva menjavo izmen, beleženje časa, obvestila in poročila, tako da sprememba doseže prave ljudi hkrati.

Doseganje ekipe, ki nikoli ni za mizo

Osebje avtoservisa je redko blizu računalnika. So pod vozilom, v skladišču delov ali za servisnim pultom, razpored, prilepljen na steno, pa je zastarel v trenutku, ko je bil natisnjen. Pristop, usmerjen v mobilne naprave, doseže ljudi tam, kjer so. Razporedi se objavijo naravnost na telefone, menjave in proste izmene se rešujejo v aplikaciji s potrditvijo vodje z enim dotikom, zahteve za razpoložljivost in dopust pa se zberejo pred sestavljanjem razporeda, ne love za njim. Sprememba doseže vse, ki jih to zadeva, hkrati, ne prek kroga telefonskih klicev med izmenami.

Izbira pravega orodja za vaš servis

Vsako platformo preizkusite tako, kot jo bo ekipa dejansko uporabljala. Odprite jo na preprostem telefonu, saj tega nosi večina ljudi v delavnici. Sestavite cel teden čez tehnike in svetovalce ter izmerite, koliko časa vzame. Pošljite obvestilo o spremembi izmene in preverite, kako hitro prispe. Vprašajte, kaj se z obvestilom zgodi, ko je telefon sredi izmene v omarici. Orodje, ki te preizkuse preživi, je tisto, ki je čez leto še vedno v uporabi. Do deset zaposlenih brezplačni paket Shifton opravi vse delo brez časovne omejitve, kar pokrije en samostojen servis, ko pa podjetje raste čez lokacije, plačljive ravni dodajo pogled čez več mest, podrobnejša poročila o stroških in napredne nastavitve. Tako ali drugače ostaja cilj enak: razpored, ki odraža resnični obseg dela, ure, ki se ujamejo z obračunom plač, vrstica stroškov dela, ki pristane tam, kjer je bila načrtovana, in ekipa, ki vedno ve, kdaj dela. To je razlika med vodenjem izmen servisa in gašenjem požarov, in prav tam si prava programska oprema za razpored dela v avtoservisu prisluži svoje mesto.