Programska oprema za razpored dela v avtoservisih

Servis je vrsta, ne koledar

Vse v servisni službi visi pod eno številko: koliko vozil je mogoče obdelati hkrati, in to z ljudmi, ki so za to usposobljeni. Razpored, ki to številko spregleda, ustvarja jutra, ko si trije tehniki delijo dve dvigali, in popoldneve, ko dvigalo stoji prazno, ker je edini človek z dovoljenjem za klimatske naprave sredi sklopke.

Zato splošni načrtovalec osebja servisu slabo leže. Predpostavlja teden, ki se ponavlja. Servis ima koledar, ki se premakne vsako popoldne, januar praznih akumulatorjev, val tehničnih pregledov pred rokom in stranko pri pultu, ki sprašuje, ali bo avto gotov do petih.

Vloge, ki druga druge ne morejo nadomestiti

Delavnica pri prodajalcu ima najmanj štiri skupine: mehanike, diagnostike, servisne svetovalce in skladišče delov. Začnejo ob različnih urah, imajo različna dovoljenja in nobena ne more skočiti na mesto druge, kadar nekoga ni. Načrtovati jih kot en sam bazen se konča s soboto, ko štirje tehniki stojijo ob dvigalih in ni nikogar, ki bi avto vrnil stranki.

Vloge to popravijo. Vsaka skupina se riše po svojem vzorcu, za vsako se nastavi najmanjša zasedba, strošek tedna pa ostane ena sama številka na dnu. Svetovalec pri pultu in tehnik ob dvigalu se načrtujeta ločeno, plačana pa sta z istega lista.

O tem, kdo delo vzame, odloča dovoljenje

Klimatske naprave, visoka napetost, preizkus zavor: vsaka od teh stvari preseje, kdo se dela sploh sme dotakniti. Če usposobljenost visi ob človeku in ne v nekem spominu, razpored neha ponujati delo šestim ljudem, ki zanj dovoljenja nimajo.

Prodane ure in plačane ure

Servis ponuja v normiranih urah in plačuje v dejanskih urah, razlika med njima pa je marža oddelka. S tem se nihče ne prepira. Narobe gre to, da se običajno shrani le ena od obeh številk, zato primerjava steče mesečno, za nazaj, ko se z njo ne da več nič.

Beleženje časa na delovni nalog shrani obe. Dveurni servis, ki je trajal tri ure, se pokaže isti dan, vrsta dela, ki oceno vedno prekorači, pa v štirinajstih dneh. To je pogovor o ceniku in se lahko zgodi šele takrat, ko podatki obstajajo.

Dve številki, eno vozilo. Ostalo je računstvo.

Letni časi, ki jih servis res ima

Leto ni ravno. Prvi mrzli teden napolni koledar z akumulatorji in zaganjalniki, tedni pred rokom za tehnični pregled ga napolnijo s pregledi, štirinajst dni po prazniku pa je tako tiho, da postane skrb zbujajoče. Vzorec, zgrajen enkrat za vsako od teh obdobij in znova uporabljen, prihrani risanje tedna, ki je bil že rešen.

Druga poslovalnica spremeni vprašanje

Voditi eno delavnico je razpored. Voditi tri je razporejanje. Garancijska akcija pade na eno poslovalnico, tehnik, ki bi jo najhitreje počistil, sedi v drugi, skupina pa za to izve ob zaključku meseca, ko je prodaja dela nižja.

Če so poslovalnice na eni tabli, je neravnovesje vidno isti dan, kar je edini dan, ko se da z njim kaj narediti. Nekoga je mogoče posoditi za eno izmeno. Teden, ki v eni poslovalnici deluje, se prekopira v novo, namesto da bi ga risali iz prazne mreže. Nabor funkcij Shifton pokriva razpored, beleženje časa, obvestila in poročila z enega računa.

V servisu nihče ne sedi za pisalno mizo

Ljudje, ki razpored potrebujejo, so pod avtom, v skladišču delov ali na dvorišču s stranko. List, natisnjen in prilepljen na steno, je po drugem jutranjem klicu zastarel.

Zato razpored živi na telefonu. Nadomeščanje se dogovori tam, dopust se zaprosi tam, sprememba pa pride do štirih ljudi, ki jih zadeva, in ne do celotne delavnice. Iz vrste klicev med sprejemom in dvigali nastane obvestilo.

Prava preizkušnja je sedma zjutraj

Uporabna mera orodja za razporede ni to, kako izgleda teden, narisan v petek. Je to, kar se zgodi v torek ob sedmih, ko nekdo ne more priti, ob deveti pa je naročenih enajst vozil.

Kaj to ni

To ni sistem za upravljanje prodajalca vozil. Ne hrani kartona vozila, ne naroča delov in ne izdaja računa, vsaka delavnica, dovolj velika, da to potrebuje, pa tak sistem že ima. Spodaj leži plast ljudi: kdo je v službi, za kaj ima dovoljenje, koliko ur je dejansko bilo in koliko je teden stal.

Servisi po tem običajno posežejo, ko bela tabla neha delovati, kar pade nekam k šestim tehnikom in drugemu svetovalcu.

Kako začeti

Do desetih ljudi platforma ne stane nič in nima časovne omejitve, kar neodvisno delavnico pokrije v celoti: razpored, osnovno beleženje časa, aplikacijo na telefonu in poročila. Plačljivi moduli se začnejo pri 0,50 dolarja na zaposlenega mesečno in imajo poskusno obdobje do 60 dni, tako da lahko skupina pelje stroškovna poročila skozi celotno četrtletje, preden se za karkoli odloči.

Deli in čakanje, ki pride z njimi

Delo, ki obstane, ker je del dva dni daleč, samo po sebi ni napaka razporeda, postane pa to v trenutku, ko tehnik, ki mu je dodeljeno, nima naročenega nič drugega. Vozilo drži dvigalo, delo stoji, in nobeno se nikjer ne pokaže, dokler se ne pregleda teden in je številka prodanega dela že prenizka.

Če delovni nalog ostane na tabli v stanju čakanja, dvigalo ostane pošteno. Tehnik se načrtuje na kaj drugega, obljuba, dana stranki, leži ob vozilu in ne v nečijem spominu na telefonski klic, na dan, ko del pride, pa se delo vrne v koledar, namesto da bi bilo odvisno od tega, kdo je sporočilo slučajno prevzel.

Vrnitev vozila je težava razporeda, ne le kakovosti

Avto, ki se vrne z isto napako, oddelek stane dvakrat: delo ni zaračunano, termin, ki ga zasede, pa je bil prodan nekomu drugemu. Vrnitev pripeti na prvotni delovni nalog, z istim tehnikom, kadar razpored to dopušča, je majhna načrtovalska odločitev z neposredno črto do meseca.