Phần mềm xếp lịch nhân viên quầy bar cho pub, club và bar

Một quầy bar có giờ giấc riêng. Ca đầu tiên vào để chuẩn bị và bổ sung hàng khi con phố bên ngoài còn yên ắng, sàn dần kín khách suốt tối, và vẫn có người kết sổ và dọn dẹp rất lâu sau khi vị khách cuối cùng ra về. Doanh thu lên xuống theo từng giờ, cuối tuần gánh cả tuần, và một sự kiện hay một trận đấu có thể biến một đêm bình thường thành đêm bận nhất tháng. Khi bảng lịch nằm trên một tờ giấy in cạnh quầy thu ngân, mỗi biến động đó phải được điều phối bằng tay, và các lỗ hổng chỉ lộ ra khi hàng người đã ba lớp ở quầy.

Phần lớn công cụ xếp lịch được tạo cho văn phòng, nơi nhu cầu ổn định và ai cũng làm cùng giờ. Một quầy bar không vận hành như thế. Nhân viên làm bán thời gian và đông sinh viên, ca kéo dài tới khuya và chia rải cả đêm, còn người dựng lịch thường chính là người vẫn rót bia lúc mười một giờ. Phần mềm xếp lịch nhân viên quầy bar bỏ qua những thực tế đó sẽ bị bỏ dùng trong vòng một tháng, và lối lui là một bảng tính và một nhóm chat.

Phần mềm xếp lịch bar thực sự phải làm được gì

Bóc đi các danh sách tính năng, công việc quy về vài điều. Cho một quản lý bận rộn dựng cả tuần ca thật nhanh, tốt nhất là trên điện thoại giữa lúc phục vụ. Hiện chi phí nhân công so với doanh thu dự kiến trước khi đăng lịch, chứ không phải khi bảng lương ập đến. Chạm tới một đội ngũ luôn ở trên điện thoại và chẳng bao giờ đi ngang bảng thông báo. Và trụ vững khi kế hoạch vỡ, bởi một tối thứ Sáu kế hoạch luôn vỡ. Một ứng dụng xếp lịch bar vượt qua các ngưỡng đó thắng một ứng dụng có danh sách tính năng dài hơn nhưng giải quyết những vấn đề mà một cơ sở không hề có.

Xếp ca cho bartender, barback, phục vụ và bảo vệ

Một quầy bar không phải một đội. Bartender, barback, phục vụ, người thu ly và bảo vệ cửa làm theo những nhịp khác nhau, có kỹ năng khác nhau và chi phí khác nhau. Phần mềm xếp lịch bartender tốt xử lý mỗi vai trò như một phần riêng trong khi vẫn giữ cả sàn trong một khung nhìn. Bạn dựng lịch quầy và lịch cửa theo mẫu riêng của từng vị trí, nhưng tổng nhân lực và tổng chi phí vẫn nằm trên một màn hình, và số người tối thiểu cho mỗi vai trò có thể khóa vào mọi ca để sàn không bao giờ mở cửa mà thiếu người quầy hay thiếu bảo vệ. Lập kế hoạch theo nhu cầu gắn nhân lực với doanh thu thực thay vì một khung tuần cứng nhắc, nên hai giờ cao điểm nhận đủ người còn lúc đầu vắng khách không phải gánh cả một tổ đầy đủ.

Chi phí ẩn của tấm lịch trên tường

Nhiều cơ sở vẫn chạy bằng một tờ giấy ở cửa nhân viên và một nhóm chat cho các thay đổi. Nó có vẻ miễn phí vì không có phí hằng tháng. Chi phí thật ẩn trong sự ma sát. Một lần đổi ca nghĩa là ba tin nhắn và một nét nguệch ngoạc trên tờ giấy mà nửa đội chẳng bao giờ thấy. Một ca vắng mặt nghĩa là quản lý bận điện thoại trong lúc chuẩn bị thay vì lo cho quầy. Tấm lịch trên tường lệch dần khỏi tấm lịch trong đầu quản lý, và tới giữa ca phục vụ chẳng ai còn chắc ai lẽ ra ở quầy và ai ở sàn. Chuyển việc đó sang phần mềm xếp lịch bar thì sự ma sát biến mất. Đổi ca diễn ra trong ứng dụng và cập nhật cho mọi người cùng lúc, ca trống được phát tới từng người đủ điều kiện chỉ với một chạm, và lịch mà mọi người thấy chính là lịch đúng.

Giữ tiền lương và giờ tip minh bạch

Nhân công chiếm một phần nặng trong doanh thu của một quầy bar, và đó là chi phí duy nhất một quản lý có thể điều chỉnh từng ngày. Khi việc xếp lịch nằm trên bảng tính, phần vượt vẫn vô hình cho tới khi bảng lương về: một ca vắng để bartender làm quá hai giờ, một tổ đóng cửa chấm tăng ca ngoài kế hoạch, một phục vụ thêm được gọi cho một đêm hóa ra vắng. Phần mềm xếp lịch pub làm khoản chi đó hiện rõ khi vẫn còn thời gian hành động. Chi phí nhân công dự kiến hiện lên trong lúc dựng lịch, một cảnh báo vang lên trước khi một ca nghiêng sang mức phụ cấp, và giờ chấm vào chấm ra được ghi tới từng phút. Những giờ làm chính xác đó có giá trị gấp đôi ở một quầy bar, vì chúng nuôi cả bảng lương lẫn mọi khoản chia tip, và lấy chúng từ hệ thống thay vì cộng bằng tay dập tắt một cuộc tranh cãi hằng tuần trước khi nó bắt đầu.

Xếp lịch trên nhiều hơn một cơ sở

Ngay khi một chuỗi mở cơ sở thứ hai, việc phối hợp thôi là một bảng lịch và trở thành bài toán hậu cần. Một bar kín khách trong khi bar kia vắng, một bartender lành nghề ngồi không ở bên kia thành phố, và trụ sở không có cách nào thấy điều đó cho tới khi doanh thu về. Phần mềm quản lý nhân sự cho một chuỗi bar đặt mọi cơ sở lên một bảng điều khiển. Sự mất cân bằng hiện theo thời gian thực, một thành viên dùng chung có thể chuyển với một chạm, và một mẫu cuối tuần đã kiểm chứng có thể triển khai sang cơ sở mới thay vì bắt đầu từ một khung trống. Việc trước kia ngốn cả một tối gọi điện của quản lý khu vực trở thành một lượt xem xét ngắn. Xếp lịch nhân viên hộp đêm hưởng lợi nhiều nhất ở đây, vì nhân lực cửa và quầy trong những đêm lớn phải đúng ở mọi phòng cùng một lúc.

Chạm tới một đội ngũ trẻ, luôn di chuyển

Nhân viên bar chẳng bao giờ ngồi bàn giấy. Họ ở sau quầy, trên sàn hoặc ở cửa, và tờ giấy trên tường đã lỗi thời ngay khi được in ra. Cách tiếp cận ưu tiên di động chạm tới mọi người ngay nơi họ đang ở. Lịch đăng thẳng lên điện thoại, đổi ca và ca trống được xử lý trong ứng dụng với quản lý duyệt bằng một chạm, và yêu cầu lịch rảnh cùng nghỉ phép được thu thập trước khi dựng lịch thay vì đuổi theo sau. Bộ tính năng đầy đủ bao gồm đổi ca, chấm công, thông báo và báo cáo, nên một thay đổi chạm tới đúng người cùng lúc thay vì qua một vòng gọi điện. Bar cũng nằm trong ngành rộng hơn, và trang phần mềm xếp lịch cho ngành dịch vụ khách sạn nhà hàng bao quát bức tranh gắn kết các cơ sở, bếp và sàn với nhau.

Chọn công cụ phù hợp cho quầy bar của bạn

Hãy thử mọi nền tảng theo đúng cách đội ngũ sẽ thật sự dùng nó. Mở nó trên chiếc điện thoại rẻ nhất trong nhà, vì đó là thứ nhân viên cuối tuần của bạn mang theo. Dựng cả một tuần trong dưới mười phút. Gửi cho chính mình một thông báo đổi ca và đo xem nó tới nhanh ra sao. Hỏi xem thông báo đó ra sao khi điện thoại nằm trong túi giữa ca, vì nhân viên bar không xem tin nhắn lúc quầy đang bận. Công cụ sống sót qua những bài kiểm tra đó là công cụ đội ngũ vẫn còn dùng năm sau. Dưới mười nhân viên, gói miễn phí của Shifton lo trọn công việc mà không giới hạn thời gian, đủ cho một quầy bar hay pub nhỏ. Khi một chuỗi lớn lên và thêm cơ sở, các bậc trả phí chồng thêm khung nhìn nhiều cơ sở, báo cáo chi phí sâu hơn và các kiểm soát nâng cao. Dù thế nào, mục tiêu vẫn như cũ: một bảng lịch phản ánh doanh thu thực, một dòng chi phí nhân công giữ đúng nơi bạn đã định, và một đội ngũ luôn biết khi nào mình làm việc. Đó là khác biệt giữa quản lý các ca của một quầy bar và chạy chữa cháy cho chúng.