Phần mềm xếp lịch nhân viên quầy bar cho bar, pub và club

Một tuần của quán bar là ba dạng ngày, không phải bảy ngày

Có ngày thường vắng khách, khi hai người và một chuyến giao hàng xuống hầm là toàn bộ hoạt động. Có tối đông khách, khi phòng đầy trong khoảng chín giờ đến nửa đêm và hàng người chờ ở quầy là thứ duy nhất ai cũng nhớ về đêm đó. Và có ngoại lệ: một trận đấu, một bữa tiệc đặt, một ngày lễ, buổi tối ấm đầu tiên trong năm.

Gần như mọi sai sót về nhân sự trong quán bar đều đến từ việc coi ba dạng ngày ấy là một tuần lặp lại. Thứ ba vắng khách lại thừa người vì mẫu lịch nói vậy, còn thứ bảy quan trọng lại thiếu một người vì không ai xem lịch thi đấu.

Công bố sớm đáng giá hơn vẻ ngoài của nó

Việc ở quán bar do những người có giờ lên lớp, có việc làm thứ hai và có cuộc sống cần báo trước hai tuần đảm nhiệm. Bảng lịch dán lên hôm thứ tư cho ca thứ sáu là lý do phổ biến nhất khiến một bartender giỏi chuyển sang quán cuối phố. Công bố trước hai tuần không tốn gì và cắt được một nửa mức thay người.

Giấy phép là một ràng buộc khi xếp lịch

Quán hoạt động theo những điều kiện nhất định, và vài điều kiện trong số đó chính là câu hỏi ai đứng ca nào. Ai được bán đồ có cồn. Ai đủ tuổi cho phần việc đó. Ai giữ giấy phép cá nhân trong tối đó. Người đóng cửa lúc hai giờ có bị gọi mở cửa lúc mười giờ hay không.

Nếu để bên ngoài bảng lịch, những điều này trở thành thứ ai đó liếc kiểm tra lúc đang bước ra cửa. Nếu để bên trong, bảng lịch đơn giản là ngừng chào những ca không thể làm, và quản lý thôi phải giữ bốn quy định rời rạc trong đầu vào cuối một đêm dài.

Tiền chia theo giờ, nên số giờ phải là thật

Mọi tranh cãi về chia tip thực chất là tranh cãi về giờ. Có người ở lại tới một giờ rưỡi mà bảng ghi nửa đêm. Có người gánh một tiếng đầu ca mà không ai ghi lại. Một khi các con số nền chỉ là ước chừng thì phần chia không thể bảo vệ được, và cuộc cãi vã quay lại mỗi tháng.

Chấm công sau quầy và duyệt cả tuần khiến các con số giống nhau với mọi người. Bảng lương và phần chia đều tính từ một bộ giờ duy nhất, ca đóng muộn sau lượt gọi cuối được tính vào, và câu chuyện chuyển từ chuyện gì đã xảy ra sang chính sách là gì, tức là câu chuyện thực sự có thể khép lại.

Chi phí khi tuần vẫn còn sửa được

Dòng chi phí lương cho thứ sáu đáng được nhìn từ hôm thứ ba. Nhìn thấy trong kỳ tính lương thì nó là một sự đã rồi. Nhìn thấy khi bảng lịch còn mở thì nó là một quyết định, và thường quyết định chỉ đơn giản là người thứ tư vào ca lúc chín giờ thay vì bảy giờ.

Cái đêm mà kế hoạch vỡ

Nó vỡ gần như tuần nào cũng vỡ. Có người ốm lúc năm giờ cho ca bảy giờ, có tiệc đặt sát ngày, có chuyến giao hàng đến ngay giữa giờ phục vụ. Thứ phân biệt quán trụ được không phải là kế hoạch hay hơn, mà là quãng đường ngắn hơn giữa lúc biết tin và lúc xử lý xong.

Một thao tác đặt ca trống trước mặt tất cả những ai đủ điều kiện nhận. Ai đồng ý thì quản lý ca xác nhận, và những người liên quan thấy thay đổi trên điện thoại thay vì nghe kể lại lúc đến quán. Bộ tính năng của Shifton giữ bảng lịch, máy chấm công, thông báo và báo cáo trong cùng một tài khoản.

Nhiều hơn một căn phòng

Một nhóm quán vẫn dùng chung nhân sự dù có ai định liệu trước hay không. Người bartender làm thứ năm ở quán này và thứ bảy ở quán kia tồn tại trên hai bảng lịch nhưng chỉ một bảng lương, và số giờ chỉ khớp khi cả hai cơ sở cùng nhìn vào một hồ sơ.

Một màn hình chung cho cả nhóm giải quyết chuyện đó và vài chuyện khác đi kèm. Mẫu lịch chạy tốt ở phòng đông khách được sao sang cơ sở mới hơn, người cho một bữa tiệc được lấy từ bất kỳ ai đang rảnh trong nhóm, và chi phí một cuối tuần được so giữa các quán thay vì ghép tay từng bảng.

Đây không phải là những thứ sau

Đây không phải hệ thống thu ngân, không phải hệ thống quản lý kho đồ uống và không phải nền tảng đặt bàn, và quán ở quy mô nào cũng đã chạy sẵn những thứ đó. Đây lo phần con người: ai đang trực, họ được phép làm gì, họ thực sự làm bao nhiêu giờ và tuần vừa rồi tốn bao nhiêu. Các quán thường bắt đầu tìm công cụ khi đội vượt khoảng một chục người và nhóm chat thôi đóng vai bảng lịch.

Bắt đầu thế nào

Tới mười người thì không mất phí và không giới hạn thời gian, đủ phủ trọn một quán bar nhỏ: bảng lịch, máy chấm công cơ bản, ứng dụng điện thoại và báo cáo. Sau mức đó, các mô đun được thêm từng cái một với giá 0,50 đô la mỗi nhân viên mỗi tháng, mỗi mô đun có thời gian dùng thử tới 60 ngày, nên quán có thể chạy trọn một mùa qua báo cáo rồi mới quyết định.

Hầm bia cũng thuộc về bảng lịch

Vệ sinh đường ống, nhận hàng, thay bình khí: không việc nào diễn ra trong giờ phục vụ và việc nào cũng cần người biết mình đang làm gì. Bỏ ra ngoài kế hoạch, chúng biến thành một tiếng ai đó nán lại, hoặc một chiều chủ nhật chẳng ai thực sự đồng ý, và cả hai đều là cách chắc chắn để mất một người làm hầm giỏi.

Đưa lên bảng lịch thành một ca riêng, phần việc ấy trở nên nhìn thấy được, được trả công và gắn với đúng người đã được đào tạo. Nó cũng làm lộ ra một điều mà quán thường không muốn nhìn thẳng, đó là hiện chỉ có duy nhất một người trong quán làm được việc này.

Nhân viên cửa và bất ngờ lúc mười giờ

Vào những tối bắt buộc phải có, nhân viên giữ cửa thuộc cùng bảng lịch với quầy bar, dù họ là người của quán hay do bên ngoài cung cấp. Quán để họ ở một danh sách riêng sẽ phát hiện lúc mười giờ tối rằng bên cung cấp chỉ gửi một người trong khi giấy phép đòi hai.