Phần mềm xếp lịch nhân viên khách sạn cho mọi bộ phận

Một khách sạn là vài hoạt động kinh doanh dùng chung một tòa nhà, và bảng lịch là nơi chúng va vào nhau. Buồng phòng chạy theo lượt trả phòng, lễ tân chạy theo lượt nhận phòng, kỹ thuật chạy theo bất cứ thứ gì hỏng trong đêm, còn tổ đêm chạy theo một thực tế đơn giản là phải có người thức. Phần mềm xếp lịch nhân viên khách sạn phải giữ được toàn bộ các nhịp đó cùng lúc và vẫn để một quản lý trực sửa xong ngày thứ Bảy trong năm phút.

Nhân công cũng là khoản chi phí lớn nhất mà một khách sạn thực sự có thể điều chỉnh theo từng tuần. Khi bảng lịch nằm trong bảng tính, phần vượt chi chỉ hiện ra sau khi tính lương, và tới lúc đó những quyết định gây ra nó đã ba tuần tuổi.

Những điều phần mềm xếp lịch nhân viên khách sạn phải làm đúng

Bốn việc gánh phần lớn giá trị. Dựng nhanh một tuần trọn vẹn cho nhiều bộ phận. Giữ số giờ của từng người trong giới hạn hợp đồng và luật lao động ngay khi phân ca, chứ không phát hiện vi phạm về sau. Chạm tới nhân viên qua điện thoại ngay lúc có thay đổi. Và báo cáo số giờ theo đúng các bậc sẽ được chi trả, để ca đêm và ngày lễ trở thành một khoản chi phí đã biết trước.

Shifton được dựng quanh bốn việc đó: khung ngày, tuần và tháng, mẫu ca, phân bổ tự động theo nhu cầu, ca mở, đổi ca, khai báo thời gian rảnh và xin nghỉ, chấm công trên di động, cùng báo cáo bậc lương. Đây là phần mềm quản lý nhân sự khách sạn cho phần con người của vận hành, và nó không chạm vào phòng, giá hay đặt phòng.

Cùng một yêu cầu được viết ra theo nhiều cách. Chủ đầu tư hỏi về hệ thống quản lý nhân sự khách sạn, quản lý trực muốn một phần mềm bảng lịch khách sạn, còn kế toán muốn chi phí lương ngừng nhảy mà không báo trước. Phần mềm xếp lịch nhân viên khách sạn phải trả lời cả ba từ một lưới duy nhất, nếu không nó chỉ thành thêm một tab không ai mở.

Buồng phòng là bảng lịch khó nhất trong tòa nhà

Nhân viên buồng phòng được xếp cho một khối lượng việc thay đổi mỗi ngày và chỉ chốt được vào tối hôm trước. Các khu phải chia đều, mỗi ca phải có giám sát, và cả kế hoạch có thể sai ngay chín giờ sáng nếu một tầng bất ngờ trả phòng hàng loạt.

Hai cơ chế gánh phần nặng. Mẫu giữ đúng các mô hình bạn đang chạy, nên một tuần bắt đầu từ hình dạng đã biết thay vì một lưới trắng, và đó chính là điều người ta thực sự cần khi tìm mẫu lịch buồng phòng hay mẫu bảng phân công buồng phòng khách sạn. Ca mở biến số phòng phát sinh thành phần việc mà nhân viên tự nhận trong ứng dụng, thay vì để giám sát gọi điện khắp nơi. Phần mềm xếp lịch buồng phòng làm đúng hai việc này sẽ dẹp được phần lớn cảnh rối buổi sáng, còn tổng giờ tích lũy cạnh mỗi tên giữ cho ba người quen mặt không hút hết mọi khu phát sinh.

Phép thử thực tế của phần mềm xếp lịch buồng phòng khách sạn là chuyện gì diễn ra lúc 8 giờ 30 khi bảng phân công đã sai. Chuyển một khu sang người khác mất vài giây, nhân viên bị ảnh hưởng nhận thông báo, và ứng dụng lịch trên điện thoại hiển thị thay đổi mà không ai phải in gì. Phần mềm chỉ tạo ra một tài liệu thì mới giải xong nửa dễ của vấn đề.

Lễ tân, kiểm toán đêm và vòng ca 24/7

Lễ tân không bao giờ đóng, nên lịch của bộ phận này là một vòng ca chứ không phải một tuần. Ca sáng, ca chiều và ca đêm xếp lên cùng một ngày, khối đêm vắt qua nửa đêm, và mỗi ca cần một cấp thẩm quyền nhất định có mặt. Trong Shifton, ca dài bao nhiêu cũng có thể vắt qua 0 giờ và được tính vào đúng ngày, đúng bậc lương; vị trí của từng người nằm ngay cạnh tên trên lưới nên một ca không có giám sát sẽ lộ ra trước khi phát hành. Mẫu ca lễ tân áp về phía trước giữ vòng ca nhất quán, mẫu có thể lưu riêng theo từng cơ sở, và việc đổi ca giữa nhân viên vẫn phải qua quản lý xác nhận. Phần mềm xếp ca khách sạn không diễn tả nổi khối đêm cho đúng sẽ báo sai số giờ mỗi tuần.

Bố trí theo công suất phòng thay vì theo thói quen

Phần lớn bảng lịch được sao lại từ tuần trước, nghĩa là chúng được xếp cho công suất phòng của tuần trước. Đây là nguồn phát sinh chi phí nhân công tránh được lớn nhất trong khách sạn: quá nhiều người vào một ngày thứ Ba vắng, quá ít vào một ngày thứ Sáu đông, rồi giờ phụ cấp lấp vào khoảng trống. Khách sạn có khu hội nghị và tiệc cảm nhận biên độ này rõ hơn, và với loại địa điểm đó chúng tôi bàn riêng việc xếp lịch nhân sự cho trung tâm hội chợ triển lãm.

Shifton cho phép bạn ghi nhu cầu dự kiến cho từng ngày và từng giờ, khai báo các mẫu bạn đang chạy và sinh bảng lịch theo đường cong đó. Làm thêm giờ trở thành một quy tắc thay vì một tai nạn: chặn nó, cho phép nó, hoặc buộc xác nhận trước khi có ai vượt giới hạn. Đây là chỗ phần mềm hoạch định nhân lực khách sạn chứng minh giá trị, bởi một lịch dùng chung không có khái niệm nào về khối lượng việc chứa trong một giờ.

Cao điểm theo mùa và đội ngũ luôn thay người

Tuyển nhân sự mùa vụ cho khách sạn nghĩa là nhận người nhanh và đưa cho họ một bảng lịch đọc được mà không cần đào tạo. Người mới được mời qua email, xuất hiện trong danh sách nhóm kèm vị trí và cấp truy cập, và chỉ thấy ca của mình trong ứng dụng. Thời gian rảnh được thu từ từng người dưới dạng lịch chứ không qua trao đổi miệng, nên một sinh viên có giờ học cố định hay một nhân viên mùa vụ quay lại đều được xếp quanh đúng những gì họ đã khai.

Mẫu cũng quan trọng ở đây. Một tuần cao điểm phần lớn là tuần cao điểm năm ngoái với tên người khác, và một mẫu lịch nhân viên khách sạn đã lưu biến hai ngày dựng lại thành một buổi chiều. Giữ lại mẫu lịch của mùa trước có giá trị hơn mọi công sức lập kế hoạch từ một lưới trắng.

Phụ cấp đêm, cuối tuần và ngày lễ trong quỹ lương

Cùng một ca sẽ tốn tiền khác nhau tùy vào nó rơi vào lúc nào, nên một bảng lịch trông cân về số giờ có thể lệch rất mạnh về chi phí. Báo cáo bậc lương tách một kỳ thành mức cơ bản, đêm, đêm và cuối tuần, ngày lễ, theo từng người và từng bộ phận, và nằm cùng bảng điều khiển với báo cáo giờ làm việc, số ngày phép còn lại, ngân sách và đi muộn. Trang báo cáo của chúng tôi liệt kê từng báo cáo trả về những gì. Thêm dữ liệu chấm công vào ra, phần mềm quản lý giờ công khách sạn thôi là một cuộc dựng lại từ giấy tờ mỗi tháng. Thưởng và trừ được ghi vào đúng ca phát sinh, nên một điều chỉnh ba tuần sau vẫn còn dấu vết phía sau.

Một cơ sở hay một chuỗi

Một khách sạn đơn lẻ chỉ cần tốc độ, không cần gì thêm. Một chuỗi cần các cơ sở tách riêng, cần tổng giám đốc chỉ thấy cơ sở của mình, và cần các số liệu dồn lên cho chủ đầu tư. Shifton phủ cả hai mà không phải đổi sản phẩm: dự án và bảng lịch tách cơ sở và bộ phận, quyền quyết định ai sửa được gì, còn nhân viên dùng chung giữa các cơ sở chỉ thấy một lịch. Nhu cầu của khách sạn boutique và nhu cầu ở cấp chuỗi đứng trên cùng một nền tảng gồm ca, mẫu, thời gian rảnh và số giờ, đó là lý do một hệ thống xếp lịch khách sạn chạy tốt cho một cơ sở thường mở rộng được mà không cần chuyển đổi. Hệ thống quản lý nhân sự khách sạn chỉ là cùng sản phẩm đó với nhiều dự án hơn, và phần mềm buộc mở tài khoản thứ hai cho mỗi cơ sở là đang tạo thêm việc chứ không bớt việc. Đơn vị vận hành cả những điểm ngoài lưu trú có thể so sánh với trang xếp lịch nhà hàng rộng hơn.

Cần thử gì trước khi quyết

Hãy cho bất kỳ ứng dụng xếp lịch khách sạn nào chạy qua một tuần thật trước khi quyết. Dựng buồng phòng, lễ tân và ca đêm từ đầu rồi bấm giờ xem mất bao lâu. Nhập một ca đêm và kiểm tra xem nó có được tính vào đúng ngày với đúng mức không. Cố tình đẩy một người vượt trần giờ và xem có nhận được cảnh báo hay không. Sau đó xuất báo cáo và xác nhận giờ phụ cấp được tách riêng chứ không cộng gộp, vì đó chính là con số mà tổng giám đốc sẽ bị hỏi tới.

Shifton miễn phí cho tối đa mười thành viên và không giới hạn thời gian, đủ phủ trọn một cơ sở nhỏ, còn các gói trả phí tính theo mỗi nhân viên mỗi tháng khi đội ngũ lớn lên; trang giá cho thấy từng module nằm ở đâu. Nhập danh sách nhân viên, dựng một tuần cho một bộ phận, phát hành nó và xem bao nhiêu phần việc hành chính quanh bảng lịch biến mất.