お金が入る時間帯に人を置く
バーは週の売上の大半を、二晩の九時から深夜零時までの間に稼ぎます。それ以外は仕込みと地下の作業と静かな客席です。七日間に人を均等にばらまくシフト表は、静かな客席に人件費を払い、金曜には二重の行列を残します。
シフト表の中に置かれた営業許可の条件
誰が酒を提供できるか、誰が深夜零時を過ぎて働けるか、どの業務にどの年齢が必要か、その晩は誰が個人許可を持っているか。これらは調整すべき希望ではなく、その店が営業できる条件そのものです。
サービス料の配分に使える時間記録
サービス料やチップは働いた時間に応じて分けられ、その時間があいまいになった瞬間から言い争いが始まります。レジの伝票では決着しません。誰がいつからいつまで入っていたかの記録が決着させます。
金曜の夜七時に穴を埋める
来られない人が出て、開店まであと二時間。店に必要なのは電話を順にかけることではなく、最初の客が入る前に、その枠を入れる全員の目の前へ届けることです。
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バーの一週間は七日ではなく三つの形
静かな平日があります。二人と地下への納品でその日の営業がすべて回ります。忙しい夜があります。九時から零時にかけて席が埋まり、その夜について誰もが覚えているのはカウンター前の行列だけです。そして例外があります。試合の日、貸切、祝日、その年で最初に暖かくなった晩です。
バーの人員配置の失敗はほとんど、この三つを繰り返す一週間として扱うところから生まれます。静かな火曜は型がそう言うから人が余り、本当に大事だった土曜は誰も試合日程を見なかったせいで一人足りません。
早く公開することは見た目より価値がある
バーの仕事をしているのは、授業があり、掛け持ちの仕事があり、二週間前の連絡を必要とする生活を持つ人たちです。金曜の枠を水曜に貼り出すシフト表は、腕の良いバーテンダーが通りの先の店へ移る最も多い理由です。二週間先まで公開しても費用はかからず、離職の半分は消えます。
営業許可はシフトを組むうえでの制約
店には営業の条件があり、そのいくつかは誰がどの枠に入るかという問いそのものです。誰が酒を売れるのか。その業務に必要な年齢に達しているのは誰か。その晩、個人許可を持っているのは誰か。二時に閉めた人に十時の開店を頼んでいないか。
これらをシフト表の外に置くと、誰かが店を出る間際に確認する項目になります。中に入れておけば、シフト表は単に入れない枠を提示しなくなり、責任者は長い夜の終わりに四つの別々の規則を頭の中で抱えずに済みます。
配分は時間から決まるので、時間は本物でなければならない
チップの配分をめぐる争いは、実際には時間をめぐる争いです。ある人は一時半までいたのに用紙には零時と書いてある。ある人はシフトの頭の一時間を代わったのに誰も書き留めていない。土台の数字があいまいになった時点で配分は守れなくなり、同じ言い争いが毎月戻ってきます。
カウンターの中で打刻し、週をまとめて承認すれば、数字は全員で同じになります。給与も配分も同じ時間の集合から計算され、ラストオーダー後の閉め作業も数えられ、話は何があったかから規則はどうなっているかへ移ります。こちらの話であれば実際に決着します。
まだ直せるうちに見る費用
金曜の人件費は火曜のうちに見る価値があります。給与計算で見ればそれは動かせない事実です。シフト表が開いているうちに見ればそれは判断であり、多くの場合その判断は、四人目を七時ではなく九時から入れるという程度のことです。
計画が崩れる夜
ほとんどの週で崩れます。七時入りの人が五時に体調を崩す、貸切が直前に入る、営業中に納品が来る。持ちこたえる店を分けるのは、より良い計画ではなく、気づいてから直すまでの距離の短さです。
一度の操作で、空き枠はその仕事に入れる全員の前に並びます。受けた人は当日責任者が承認し、影響を受ける人は出勤してから聞くのではなく手元の画面で変更を見ます。Shiftonの機能一式は、シフト表、打刻、通知、レポートを一つのアカウントにまとめて置きます。
客席が一つとは限らない
複数の店を持つグループは、誰が計画したかにかかわらずスタッフを共有します。木曜はこちらの店、土曜はあちらの店で働くバーテンダーは、二つのシフト表と一つの給与の上に存在し、両方の店が同じ記録を見ていなければ時間は合いません。
グループを一つの画面にまとめると、それといくつかの問題が同時に片づきます。忙しい客席でうまくいった型は新しい店へ複製され、貸切の人員はグループ全体で空いている人から集められ、週末の費用は手作業で足し合わせるのではなく店舗どうしで比較されます。
これが担当しないこと
これはレジのシステムでも、酒類の在庫管理でも、席の予約システムでもありません。どの規模の店でもそれらはすでに動いています。これが受け持つのは人です。誰が入っているか、何をしてよい人か、実際に何時間働いたか、その週にいくらかかったか。バーがこうした道具を探し始めるのは、たいていチームが十二人ほどを超えて、グループの連絡がシフト表の役目を果たさなくなったときです。
始め方
十人までは料金も期限もなく、小さなバーならそれで全部まかなえます。シフト表、基本の打刻、スマートフォンのアプリ、レポートまで含みます。それを超えたら、機能は一つずつ、従業員一人あたり月0,50ドルで追加でき、それぞれ最長60日の試用期間が付きます。ですから店は何かを決める前に、一シーズン分をレポートに通して確かめられます。
地下の作業もシフト表に載せる
ビールラインの洗浄、納品の受け取り、ガスの交換。どれも営業中には起きず、どれも勝手を知っている人を必要とします。計画から外れたままだと、それは誰かが居残った一時間になるか、実際には誰も同意していない日曜の午後になり、どちらも良い地下担当を失う確実な方法です。
シフト表に独立した枠として置けば、その作業は目に見え、賃金が付き、研修を受けた本人に結び付きます。同時に、店があまり見たがらない事実も明らかになります。今この建物でその作業ができるのは一人しかいない、という事実です。
入口の警備と十時の誤算
必要とされる夜には、入口の警備担当もバーと同じシフト表に載ります。直接雇用でも、外部から来る場合でも同じです。彼らを別の名簿で管理している店は、夜十時になって、許可が二人を求める場所へ会社が一人しか送っていないと気づきます。
よくある質問
バースタッフのシフト管理ソフトは何をしてくれますか。
実際に商売になる時間帯を軸に店のシフト表を組み、その店が守るべき年齢と営業許可の条件を保持し、カウンターの中で働いた時間を記録し、週をまだ直せるうちに人件費の行を表示します。
深夜の閉店や分割シフトにも対応しますか。
します。二時閉店は二時閉店として組まれ、分割した一日は長い一本ではなく二本のシフトになり、深夜に閉めた人が取るべき休息は次の枠を置くときに守られます。
チップやサービス料の配分にはどう役立ちますか。
配分は記憶ではなく承認済みの時間から計算されます。スタッフはカウンターの中で打刻し、責任者が時間を承認し、同じ数字が給与データにも配分の計算にも使われます。
急に空いた枠はどうやって埋めますか。
空き枠は一度の操作で、その仕事に入れる全員へ提示されます。受けた人は責任者が承認し、直したシフト表は開店前にチーム全員へ届きます。
複数店舗のバーグループでも使えますか。
使えます。各店舗が一つの画面に並び、店をまたいで働く人は複数ではなく一つの記録として現れ、ある店でうまくいった型は描き直さずに別の店へ複製できます。
