Schemaläggning för barpersonal i barer och klubbar
Ställ så många personer bakom baren som de timmar kräver som faktiskt drar in pengar, håll serveringstillståndets villkor inne i schemat och fördela dricksen från timmar som registrerades i stället för att kommas ihåg.
Bemanna de timmar som drar in pengarna
En bar drar in en stor del av veckan mellan nio och midnatt under två kvällar. Resten är förberedelse, källararbete och en tyst lokal. Ett schema som sprider ut folk jämnt över sju dagar betalar för den tysta lokalen och lämnar en kö på två led vid disken på fredagen.
Tillståndets villkor som bor i schemat
Vem som får servera alkohol, vem som får arbeta efter midnatt, vem som är gammal nog för vilken uppgift och vem som är serveringsansvarig den kvällen. Det här är inte önskemål att väga mot varandra, det är villkoren stället drivs under.
Timmar som dricksen kan fördelas från
Serviceavgift och dricks delas utifrån arbetade timmar, och bråket om dem börjar i samma stund som de timmarna är ungefärliga. Ett kvitto avgör det inte. En notering om vem som var i tjänst och hur länge gör det.
Täckning klockan sju en fredagskväll
Någon kommer inte in och dörrarna öppnar om två timmar. Stället behöver ingen telefonkedja, det behöver att passet ligger framför alla som kan ta det innan första gästen kommer in.
Börja med gratisplanen
Ingen tidsbegränsning. Få full tillgång till kärnfunktioner och uppgradera när du är redo.
Läs hela guiden om schemaläggning för barpersonal
En barvecka har tre former, inte sju dagar
Det finns den tysta vardagen, där två personer och en leverans till källaren är hela verksamheten. Det finns den fulla kvällen, där lokalen fylls mellan nio och midnatt och kön vid disken är det enda någon minns av natten. Och det finns undantaget: en match, ett slutet sällskap, en helgdag, årets första varma kväll.
Nästan varje bemanningsmiss i en bar kommer av att de tre behandlas som en enda vecka som upprepas. Den tysta tisdagen är överbemannad för att mönstret säger så, och lördagen som spelade roll saknade en person för att ingen tittade på matchprogrammet.
Att publicera tidigt är värt mer än det ser ut
Bakom baren står folk med föreläsningar, extrajobb och liv som behöver två veckors framförhållning. Ett schema som sätts upp på onsdagen för fredagen är den vanligaste anledningen till att en bra bartender går till stället längre ner på gatan. Att publicera två veckor i förväg kostar ingenting och tar bort halva omsättningen.
Tillståndet är en schemabegränsning
Ett ställe drivs under vissa villkor, och flera av dem är frågor om vem som står på vilket pass. Vem som får sälja alkohol. Vem som är gammal nog för uppgiften. Vem som är serveringsansvarig den kvällen. Om den som stängde klockan två ska öppna klockan tio.
Hållna utanför schemat blir de sådant någon kontrollerar redan i dörren på väg ut. Hållna inne i schemat slutar schemat helt enkelt erbjuda pass som inte får arbetas, och chefen slipper hålla fyra separata regler i huvudet i slutet av en lång natt.
Dricksen fördelas från timmar, så timmarna måste vara riktiga
Varje tvist om dricksfördelning är i själva verket en tvist om timmar. Någon stannade till halv två och listan säger midnatt. Någon täckte en timme i början av ett pass som ingen skrev upp. Så snart siffrorna under är ungefärliga går andelen inte att försvara, och bråket kommer tillbaka varje månad.
Stämpling bakom baren och godkännande av veckan gör siffrorna lika för alla. Lön och dricksfördelning räknas från en och samma uppsättning timmar, det sena avslutet efter sista beställning räknas med, och samtalet flyttar från vad som hände till vad regeln är, vilket är ett samtal som faktiskt går att avsluta.
Kostnad medan veckan fortfarande går att redigera
Fredagens lönerad är värd att se på tisdagen. Sedd i lönekörningen är den ett faktum. Sedd med schemat öppet är den ett beslut, och ofta är beslutet bara att den fjärde personen börjar nio i stället för sju.
Kvällen då planen brister
Den brister de flesta veckor. Någon blir sjuk klockan fem inför en start klockan sju, ett slutet sällskap bokar sent, en leverans kommer mitt i serveringen. Det som skiljer ut ett ställe som klarar det är inte en bättre plan, det är en kortare väg mellan att få veta och att åtgärda.
Ett enda drag lägger det öppna passet framför alla som får ta det. Den som tackar ja bekräftas av ansvarig chef, och de berörda ser ändringen i telefonen i stället för att höra om den när de kommer. Shiftons funktionspaket håller schemat, stämplingen, aviseringarna och rapporterna i ett konto.
Mer än en lokal
En grupp av ställen delar personal oavsett om någon planerade för det. Bartendern som jobbar torsdagar på en bar och lördagar på en annan finns på två scheman och en lönelista, och timmarna går ihop bara om båda ställena tittar på samma kort.
En skärm för gruppen löser det och några saker till på köpet. Ett mönster som fungerar i en full lokal kopieras till det nyare stället, bemanningen för ett slutet sällskap tas från dem som är lediga i hela gruppen, och kostnaden för en helg jämförs mellan ställen i stället för att sättas ihop för hand.
Vad detta inte är
Det här är inget kassasystem, inget lagersystem och ingen bordsbokningsplattform, och ett ställe av vilken storlek som helst kör redan sådana. Det här håller personerna: vem som är i tjänst, vad de är godkända för, vilka timmar de faktiskt arbetade och vad veckan kostade. Barer börjar titta åt det hållet när laget passerar ett dussin personer och gruppchatten slutar vara ett schema.
Så kommer man igång
Upp till tio personer finns ingen avgift och ingen tidsgräns, och det täcker en liten bar helt: schemat, den grundläggande stämplingen, telefonappen och rapporterna. Över det läggs moduler till en i taget för 0,50 dollar per anställd och månad, var och en med upp till 60 dagars prövotid, så ett ställe hinner köra en hel säsong genom rapporteringen innan det binder upp sig på något.
Källaren hör hemma i schemat
Ölledningsrengöring, en leverans, ett gasbyte: inget av det sker mitt i serveringen och allt kräver någon som vet vad den gör. Utelämnat ur planen blir det en timme någon stannade kvar för, eller en söndagseftermiddag ingen egentligen gick med på, och båda är pålitliga sätt att förlora en bra källarperson.
Lagt i schemat som ett eget pass blir arbetet synligt, betalt och knutet till den som är upplärd på det. Det gör också något annat tydligt som stället helst inte tittar på, nämligen att bara en enda person i huset kan det just nu.
Ordningsvakterna och överraskningen klockan tio
De kvällar som kräver dem hör ordningsvakterna hemma i samma schema som baren, oavsett om de är direkt anställda eller inhyrda. Ett ställe som håller dem på en separat lista upptäcker vid tio på kvällen att bolaget skickade en person dit tillståndet väntar sig två.
Vanliga frågor
Vad gör schemaläggning för barpersonal?
Den bygger barens schema kring de timmar då det faktiskt säljs, håller de ålders- och tillståndsvillkor stället drivs under, registrerar timmarna som arbetades bakom baren och visar löneraden så länge veckan fortfarande går att ändra.
Klarar den sena avslut och delade pass?
Ja. Stängning klockan två planeras som stängning klockan två, en delad dag är två pass i stället för ett långt, och vilan någon har rätt till efter ett sent avslut respekteras när nästa pass läggs.
Hur hjälper den med dricks och fördelningen av den?
Andelen räknas från godkända timmar och inte ur minnet. Personalen stämplar in bakom baren, chefen godkänner timmarna, och samma siffror matar både löneexporten och beräkningen av dricksfördelningen.
Hur täcks ett pass med kort varsel?
Det öppna passet går i ett enda drag ut till alla som får arbeta det, den som tar det bekräftas av chefen, och det rättade schemat når laget innan dörrarna öppnar.
Fungerar den för en grupp av ställen?
Ja. Varje bar ligger på en skärm, de som arbetar på flera ställen finns på ett kort i stället för flera, och ett mönster som fungerar på ett ställe kopieras till ett annat i stället för att ritas om.
Bemanna fredagskvällen redan före fredagen
Tio personer utan avgift och utan tidsgräns, täckning timme för timme, tillståndets villkor hållna i schemat och dricks fördelad från timmar som faktiskt registrerades.