Phần mềm quản lý nhân sự cho chi nhánh ngân hàng

Một ngày ở chi nhánh không hề bằng phẳng

Lượng khách tới theo từng đợt gần như đoán trước được hoàn toàn và gần như không bao giờ được chuẩn bị. Nửa giờ đầu sau khi mở cửa, giờ nghỉ trưa, ngày trợ cấp và lương hưu về tài khoản, những ngày làm việc cuối tháng, tuần trước một kỳ nghỉ lễ. Giữa các đợt, quầy vắng còn lịch hẹn thì kín những cuộc gặp lẽ ra đã có thể xếp vào giờ khác.

Các chi nhánh vẫn vẽ tuần bằng phẳng vì làm cách khác bằng tay tốn nhiều thời gian hơn phần thời gian mà bất kỳ ai còn lại vào chiều thứ Sáu. Mức phủ theo nửa giờ, hai vai trò tách bạch và quy tắc về việc ai được đứng một mình ở quầy đều là những câu hỏi có lời đáp, chỉ là không đáp được trong bảng tính.

Hai bảng ca trong một toà nhà

Quầy giao dịch và bộ phận tư vấn chung nhau một cánh cửa và hầu như không chung gì khác. Bên này bị chi phối bởi độ dài hàng đợi và phải được phủ theo từng phút. Bên kia bị chi phối bởi lịch hẹn đặt trước nhiều ngày, nơi một ô trống là một cuộc trò chuyện vay vốn đã mất chứ không phải một hàng đợi.

Xếp cả hai thành một nhóm chung chính là lý do một chuyên viên đứng ở quầy lúc chín giờ rưỡi trong khi khách hẹn mười giờ vẫn ngồi chờ. Tách chúng ra, trên cùng một màn hình, mỗi bên có ngưỡng tối thiểu riêng, đó là toàn bộ khác biệt.

Giờ mở cửa

Việc mở cửa cần đúng một cặp người chứ không phải hai người bất kỳ. Bảng ca biết ai giữ chìa và ai giữ quyền phê duyệt sẽ tránh được buổi sáng mà tất cả những người có mặt đều đủ tiêu chuẩn cho mọi thứ trừ việc mở khoá cửa.

Ràng buộc chứ không phải sở thích

Nghiệp vụ tiền mặt kèm theo những yêu cầu mà một bảng ca hoặc là tôn trọng, hoặc là lặng lẽ phá vỡ: kiểm soát kép ở kho quỹ, chữ ký thứ hai khi vượt ngưỡng, một kỳ nghỉ liên tục mỗi năm để không điều gì bị giấu có thể duy trì lâu. Không điều nào là chuyện tuỳ thích và tất cả đều bị kiểm tra.

Nằm bên trong bảng ca, chúng chỉ là những ràng buộc bình thường và tuần được vẽ quanh chúng. Nằm trong trí nhớ của một trưởng phòng, chúng nổi lên sau mười tám tháng dưới dạng kết luận thanh tra, phát hiện từ chính những bản ghi lẽ ra đã ngăn được nó.

Trả lời cho một ngày cụ thể

Câu hỏi không bao giờ là hôm nay bảng ca ghi gì. Câu hỏi là ngày mười bốn tháng Ba nó ghi gì, ai đã chấm công theo nó, và ai đã sửa nó sau đó. Đó là bài toán lưu trữ, và chỉ giải được trước khi có người hỏi.

Tiền nằm ở cấp vùng

Một chi nhánh đơn lẻ không tự sửa được nhân sự của chính mình. Một vùng thì có thể. Hàng đợi ở nơi này và buổi chiều rảnh ở nơi kia là cùng một vấn đề, và cả hai đều đang được trả tiền trong lúc không ai nhìn chúng cùng lúc.

Một bảng dùng chung cho thấy điều đó ngay buổi sáng nó xảy ra, và đó là buổi sáng duy nhất còn làm được gì đó. Một chuyên viên phủ cho chi nhánh khác trong một ngày, ngày đào tạo bắt buộc được lên kế hoạch thay vì bị nuốt mất, và mẫu lịch chạy tốt ở nơi này được sao chép thay vì nghĩ lại từ đầu. Bộ tính năng của Shifton gom bảng ca, chấm công, cảnh báo và báo cáo về một tài khoản duy nhất.

Những người không ngồi ở bàn của mình

Người của chi nhánh đứng ở quầy, ngồi trong phòng tiếp khách hoặc đang trên đường tới điểm khác. Bảng ca có ý nghĩa với họ là bảng nằm trên điện thoại, và thay đổi có ý nghĩa là thay đổi tới được với họ trước khi họ lên đường.

Đổi ca, đơn xin nghỉ và những ca chưa có người phải nằm cùng chỗ với chính bảng ca. Thứ trước đây là một tờ in, một cuộc gọi và một cuộc tranh cãi xem bản nào mới nhất trở thành một bản ghi duy nhất mà tất cả cùng đọc.

Những việc phần mềm này không làm

Đây không phải hệ thống ngân hàng lõi và nó không bao giờ chạm vào hồ sơ khách hàng. Nó giữ con người, giờ công, năng lực và chi phí. Các tổ chức thường bắt đầu tìm kiếm khi mạng lưới vượt khoảng bốn điểm giao dịch, hoặc khi một cuộc kiểm toán đặt ra câu hỏi mà bảng tính không trả lời nổi.

Bắt đầu thế nào

Mười người đầu tiên miễn phí và giữ nguyên miễn phí, đã gồm bảng ca, chấm công cơ bản, ứng dụng điện thoại và báo cáo. Vượt mức đó, các mô-đun có giá 0,50 đô la cho mỗi nhân viên mỗi tháng, mỗi mô-đun kèm thời gian dùng thử tới 60 ngày, đủ dài để chạy trọn một quý với các kỳ cuối tháng qua báo cáo chi phí trước khi quyết định bất cứ điều gì.

Tổng đài và quầy giao dịch là một lực lượng

Phần lớn tổ chức lập kế hoạch cho hai bên tách rời rồi lại thắc mắc vì sao một chuyên viên ngồi không lúc mười một giờ trong khi hàng đợi điện thoại chạy tới chín phút. Thường thì đó là cùng một nhu cầu đi vào bằng một cánh cửa khác, và những người có thể xử lý nó lại đang giữ đúng cùng một mức phân quyền.

Đặt cả hai lên một bảng không hợp nhất hai đội và không đổi ai báo cáo cho ai. Nó chỉ làm phần chồng lấn hiện ra: giờ mà chi nhánh vắng còn đường dây thì không, buổi chiều mà một người đã được đào tạo có thể nhận cuộc gọi ngay tại bàn thay vì chờ một khách vãng lai mà thời tiết đã huỷ từ trước.

Những ngày lặp lại đều đặn mỗi tháng

Ngày trợ cấp và lương hưu về tài khoản, hai ngày làm việc cuối cùng, thứ Hai đầu tiên sau kỳ nghỉ lễ. Không ngày nào tới bất ngờ, và mỗi ngày đều xứng đáng có một mẫu lịch đã lưu thay vì một cuộc bàn bạc mới về nhân sự để rồi đi tới đúng kết luận của tháng trước.