Phần mềm xếp lịch cho công ty cung ứng nhân lực

Điều gì làm xếp lịch ở công ty cung ứng nhân lực khác đi

Công ty cung ứng nhân lực xếp lịch cho những tổ chức mà mình không điều hành. Khách hàng quyết định ca vào lúc nào, cần bao nhiêu người và họ phải có chứng chỉ gì, còn công ty chỉ có vài giờ để tìm ra người. Chính sự đảo ngược đó tách việc xếp lịch ở đây khỏi việc hoạch định nhân sự thông thường.

Từ đó sinh ra khác biệt thứ hai còn nặng hơn. Bảng chấm công vừa là hóa đơn vừa là chứng từ trả lương. Một giờ ghi sai sẽ bị xuất hóa đơn sai và trả lương sai, và cả hai lỗi đều lộ ra trước mặt khách hàng hoặc người lao động chứ không phải trong nội bộ.

Một người, nhiều khách hàng

Vấn đề cấu trúc rất dễ mô tả và cũng rất dễ làm sai. Một người làm ba nơi trong một tuần phải tồn tại đúng một lần trong hệ thống và xuất hiện trên ba bảng lịch. Những hệ thống lấy khách hàng làm gốc rốt cuộc tạo ra ba bản sao của cùng một người, ba bộ giờ và một phép cộng tay vào cuối tuần.

Một hồ sơ cho mỗi người, với các ca gắn vào dự án khách hàng, xử lý được cả hai chiều. Người điều động nhìn thấy tất cả những chỗ mà một người đã nhận. Báo cáo cho khách chỉ hiện đúng khách đó. Không ai phải cộng gì bằng tay.

Đơn điều người chưa có tên

Đơn đã chốt mà chưa gắn tên ai là mục quan trọng nhất trên bảng của một công ty cung ứng nhân lực, đồng thời dễ rơi rụng nhất. Giữ nó ở dạng ca trống làm nó nằm ngay trước mắt người phải bố trí, cho tới khi có người nhận.

Một người, một hồ sơ, ba khách hàng.

Bài toán hủy ca

Mọi thứ trong nghề này dồn nén vào mấy giờ trước ca. Một người rút lúc bảy giờ, khách hàng chờ người lúc chín giờ, và người điều động bắt đầu gọi điện. Nút thắt nằm ở các cuộc gọi chứ không ở chuyện thiếu người: người phù hợp thường vẫn rảnh, chỉ là chưa ai hỏi tới.

Đưa ca ra cho tất cả những ai đang rảnh và đủ điều kiện làm đảo ngược tình thế đó. Lời mời phát đi một lần, ai nhận trước thì được, và hệ thống lưu lại đã hỏi những ai. Thời gian còn lại của người điều động dành cho cuộc trao đổi với khách hàng chứ không cho danh bạ điện thoại.

Lịch rảnh được đánh dấu trước làm cơ chế đó sắc hơn nữa, vì lời mời chỉ tới tay những người thật sự có thể nhận.

Một bộ giờ, hai chứng từ

Ngay khi công ty giữ giờ để xuất hóa đơn và giờ để tính lương ở hai chỗ khác nhau, hai con số bắt đầu lệch. Giờ nghỉ ghi một kiểu cho hóa đơn và một kiểu cho phiếu lương. Một giờ tăng ca được duyệt tại chỗ mà bộ phận lương không hề hay biết. Mỗi khoản chênh là một cuộc nói chuyện với người đang khó chịu.

Ghi giờ vào và giờ ra thật sự theo dự án khách hàng, giờ nghỉ để riêng, khiến cả hai chứng từ cùng một gốc. Khi khách hỏi về thứ Ba, câu trả lời nằm trong chính bản ghi đã sinh ra phiếu lương.

Chứng chỉ nằm ngay chỗ điều người

Những nơi đòi giấy phép hay chứng chỉ không chấp nhận lời xin lỗi. Giữ ngày hết hạn trên hồ sơ người lao động, hiển thị cho người đang điều động, chuyển việc kiểm tra về đúng lúc nó có ích thay vì để tới một cuộc thanh tra sau này. Hệ thống giữ ngày tháng, phần phán đoán vẫn thuộc về người điều động.

Chọn công cụ dưới góc nhìn của công ty cung ứng nhân lực

Phần mềm quản lý ứng viên lo tuyển và dừng lại ở lúc đưa người vào việc. Hệ thống quản lý nhà cung cấp phục vụ phía khách hàng của các hợp đồng lớn. Nền tảng trọn gói làm mọi thứ và giá cũng tương xứng. Nằm dưới tất cả vẫn là một câu hỏi hẹp: ai đứng ca nào ở khách hàng nào, và số giờ có đúng không.

Vài phép thử thực tế: một người có giữ được hai đơn điều động trong một tuần mà không sinh bản sao không, ca trống có đẩy được tới một nhóm đã lọc không, giờ kế hoạch và giờ thực tế có lưu tách nhau không, báo cáo có gom theo khách hàng mà không cần xuất dữ liệu trước không.

Nút thắt là các cuộc gọi, không bao giờ là chuyện thiếu người.

Tuân thủ nằm ngay trong bảng lịch

Nghề cung ứng nhân lực mang những nghĩa vụ mà quan hệ lao động thông thường không có. Giới hạn giờ làm tính trên tất cả khách hàng mà một người phục vụ, chứ không tính riêng từng nơi. Thời gian nghỉ giữa hai ca vẫn phải bảo đảm ngay cả khi hai ca thuộc hai khách khác nhau. Người được xếp bốn mươi giờ ở ba khách hàng là đang làm bốn mươi giờ, bất kể ba hệ thống rời rạc nghĩ gì.

Một hồ sơ cho mỗi người chính là thứ làm điều đó hiện ra. Người xếp ngày thứ Tư nhìn thấy cả thứ Hai và thứ Ba, kể cả những ca thuộc về khách hàng khác, và đó đúng là thông tin mà ba bảng tính rời rạc sẽ giấu đi.

Khách hàng cần một báo cáo

Khách lớn thường yêu cầu số giờ theo từng điểm làm việc và theo từng kỳ, phần lớn theo định dạng do họ tự chọn. Dựng báo cáo đó từ chính những bản ghi nuôi bảng lương chỉ mất một bộ lọc và một lần xuất dữ liệu chứ không mất cả buổi chiều, và điều đó có nghĩa con số khách nhìn thấy với con số trả cho người lao động không thể lệch nhau.

Bắt đầu từ quy mô nhỏ

Shifton miễn phí tới 10 người và không giới hạn thời gian, đủ cho một công ty mới mở hoặc một bàn điều phối. Xếp lịch, chấm công cơ bản, ứng dụng di động và báo cáo đều có sẵn. Các mô đun được thêm từng cái một từ 0,50 đô la mỗi nhân viên một tháng, mỗi cái dùng thử tới 60 ngày.